1Planeación de la auditoria administrativa

Jorge Eliecer Rojas Giraldo

Tutor: Solange Forero Medina

Fundación Universitaria Área Andina

Administración de Empresas- Modalidad Virtual.
Auditoria Administrativa
Bogotá 2020.
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción _________________________________________________ 3
Misión ______________________________________________________ 4
Visión _______________________________________________________ 4
Política de calidad _____________________________________________ 4
Objetivo general ______________________________________________ 4
Actividad económica ___________________________________________ 5
Composición de capital _________________________________________ 5
Planta física __________________________________________________ 5
Auditoria de producto __________________________________________ 6
Auditoria de cartera de producto _________________________________ 6
Objetivo _____________________________________________________ 6
Auditoria de presencia de producto _______________________________ 6
Auditoria de precio ____________________________________________ 6
Auditoria de promoción ________________________________________ 7
Auditoria de plaza _____________________________________________ 7
Procesamientos disposiciones legales _____________________________ 8
Normas personales o generales __________________________________ 8
Normas relativas a la ejecución del trabajo _________________________ 8
Normas relativas a la preparación de los informes ___________________ 8
Planeación de auditoria por áreas ________________________________ 9
Formatos para llevar a cabo la auditoria ___________________________ 20
Conclusión ___________________________________________________ 22
Referencias __________________________________________________ 23
 
 INTRODUCCION

La finalidad del trabajo es la de conocer las herramientas las cuales son muy importantes en el
momento de las auditorias, buscando siempre el mejoramiento de las áreas de trabajo con el
cumplimiento de las normas y procesos para el desarrollo de las empresas.

La Auditoría basa su funcionamiento emitiendo una opinión acerca de la marcha de la empresa,

el cual evalúa sus metas, examina su gestión e integrantes de la empresa recomendando cambios,
para el cumplimiento de sus objetivos.

Con este trabajo buscamos tener las bases para ayudar a preparar una auditoría financiera,
comercial, producción gestión de lo administrativo, gestión global, apoyándonos siempre en la
misión, visión y valores corporativos, compartimos un ejemplo de auditoria interna por la empresa
Concesionario La Floresta. 
 Concesionario la Floresta

MISIÓN

Brindar las mejores soluciones en comercialización de vehículos y servicio posventa para el

transporte personal e institucional y como alternativa de inversión en el sector del transporte;
beneficiando con nuestra labor a nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas y
comunidad.

VISIÓN

Ser el concesionario de vehículos número uno en ventas y en servicio posventa en el país,

ofreciendo a nuestros clientes una experiencia memorable para lograr exceder sus expectativas
generando relaciones a largo plazo.

Contamos con un equipo humano altamente calificado que busca el mejoramiento continuo de
nuestra organización para la satisfacción integral de nuestros clientes, proveedores, accionistas,
colaboradores y la sociedad.

POLÍTICA DE CALIDAD

Concesionario La Floresta es una compañía orientada hacia el servicio, brindamos las mejores
soluciones en comercialización de vehículos y servicio posventa para el transporte personal e
institucional. Estamos comprometidos con los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud en el trabajo; reconociendo la importancia del capital humano y asegurando el
cumplimiento de los requisitos aplicables.

Buscamos el mejoramiento continuo de nuestra organización a través de la satisfacción integral de

nuestros clientes, proveedores, accionistas, colaboradores y la sociedad.

La alta dirección garantiza los recursos para proteger a todas las personas vinculadas directa o
indirectamente con la organización, mediante la mejora continua del sistema de gestión de
calidad, de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.

Objetivo general

Determinará los desempeños de rediseño para la determinada área que en su evaluación no este
adecuada al procedimiento de los requerimientos por gerencia, el seguimiento y reformas más
esenciales determinaran las posteriores adecuarnos de estrategias y desempeños administrativos
a la toma de decisiones posteriores.
Actividad económica

Comercio de vehículos de automotores nuevos

Segunda actividad: comercialización de partes, accesorios de lujo,

Otras actividades: reparación y mantenimiento de vehículos y automotores.

Composición del capital

Que el capital de sociedad es: No de acciones Valor Nominal

Autorizado 220.000.000 220 1.000.00

Suscrito 220.000.000 220 1.000.00

Pagado 220.000.000 220 1.000.00

Planta fisica

Direccion: Carrera 68 # 98 D 15 B/ la Floresta

Bogota Colombia

Caracteristicas de la empresa

Automotores La Floresta, se une a la red en un escenario donde se presenta el portafolio completo

de Mercedes-Benz:, Automóviles, vehículos comerciales de carga, vans y buses, además de una
zona exclusiva para la línea deportiva AMG.

Sus amplias y modernas instalaciones ofrecen un servicio integrado de venta y posventa, dentro
del que se destaca el Express Service: una respuesta ágil a las necesidades de nuestros clientes.

Mision

Automotores La Floresta, encamina todos sus esfuerzos a la satisfacción de las necesidades de

nuestros clientes, ofreciendo una efectiva asesoría en la compra y venta de vehículos particulares,
comerciales, servicios de reparación y mantenimiento, así como en el servicio de reparación de
colisiones; mejorando continuamente nuestros procesos de seguridad y confort, desarrollando el
mejor Talento Humano, generando valor a los accionistas y contribuyendo al crecimiento y
desarrollo del País.
Vision.

Mantenernos como el concesionario número uno de la Red Mercedes Benz en Colombia, en la

venta de vehículos particulares, vehículos comerciales, la prestación de servicios de reparación y
mantenimiento, y en la venta de repuestos, convirtiéndonos en el modelo a seguir de la red de
concesionarios Mercedes-Benz, por sus altos estándares en Seguridad, Calidad e Innovación en
todas sus operaciones, su cumplimiento Ético y Legal, su alto compromiso con la Satisfacción del
Cliente, la Responsabilidad Ambiental y Social.

Valores Corporativos

 Etica
 Excelencia en el servicio
 Confianza
 Transparencia
 Calidad
 Satisfacion

Estructura organizacional

GERENTE GENERAL

AREA DE AREA DE AREA DE ALAMCEN

PRODUCION DISTRIBUCCION Y Y BODEGA
VENTA
OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Los motivos que llevan a esta adutoria administrativadentro de la empresa son las siguientes:

 Aumentar la Eficiencia y Eficacia en las actividades de produccion, distribucion y venta.

 Mejorar la calidad en el servicio brindando una atencion mas cercana al cliente.
 Aumentar la utilidad mediante la optimizacion de actividades y aplicación de recursos en
toda la empresa.

Cronograma de la auditoria

Elaboracion propia. Grafica de Gantt

Auditoria de producto

Para la auditoria se requiere una serie de elementos que han llevado a la marca a ser una de las
grandes compañías preferidas en el mercado

Auditar el producto

Para una excelente evaluación de la cartera de producto determinando las falencias en la

normatividad y especificaciones requeridas.

En busca de una nota aprobatoria de certificación de calidad

Auditoria de cartera de producto

Se establece que el producto cumpla con las especificaciones oficiadas al mercado objetivo
manifestando las opciones de desempeño.

Determinar si la cartera de producto es lo suficiente para cubrir la necesidad de los usuarios

Objetivo

Se determina la finalidad de determinar si se debe realizar cambios al producto, innovación,

calidad, rediseño de proceso internos y externos, modificando a la gama de producto.

Auditoria de presencia de producto

Concluir si la oferta esta adecuada a las exigencias que se deben tener al enfoque administrativo

Se definirán las estrategias y tácticas para que las referencias de producto sean las adecuadas en
los procesos de producción resaltando la diferenciación.

Auditoria de producto a la calidad

Se verificara que el producto cumpla con los estándares de calidad y seguridad que exige la norma
Auditoria de precios

Ejecutar que el costo de los productos sean los adecuados para ser competitivos

Auditar la producción e inventarios determinando los costos de venta, llevando el adecuado

control de auditoria se establecerá una apropiada disposición de precio.

Realizar seguimiento al precio de venta. Para la consecución de crecimiento de la marca

Se establecerá el seguimiento al área contable para confrontar el proceso de costos

administrativos.

Auditoria de promoción

Se realizara seguimiento a las actividades, de ofertas y descuentos que se realicen.

 Rifas
 Descuentos sobres el precio
 Sorteos
 Auditoria a interacciones Online
 Auditoria a intervenciones off line

Se audita

 La efectividad de los eventos

 Impacto
 Información dada por los promotores
 Participación

Auditoria de plaza

 Por estándares de calidad

 Confianza hacia el cliente
 Disponibilidad de producto
 Asesoría
Procesamientos disposiciones legales

Aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA): El informe debe

expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a los PCGA. Esta norma requiere
que el auditor conozca los principios de contabilidad y procedimientos, incluyendo los métodos de
su aplicación

 Normas personales o generales

 Normas relativas a la ejecución del trabajo
 Normas relativas a la preparación de los informes

Normas personales o generales

 Entrenamiento y capacidad profesional

 Cuidado y diligencia profesional
 Independencia

Normas relativas a la ejecución del trabajo

 Planeación y supervisión
 Estudio y evaluación del control interno
 Obtención de la evidencia suficiente y competente

Normas relativas a la preparación de los informes

Aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA

Consistencia en la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados

 PLANEACION DE AUDITORIAS POR AREAS

PLAN DE AUDITORIA COMERCIAL

Empresa para Auditar: Concesionario La Floresta

Razón social: Comercializadora de vehículos la Floresta

Proceso Para Auditar: área comercial

Elaboración del Plan: 2020-08-25

Auditor: Jorge Eliecer Rojas Giraldo

OBJETIVO:

Verificar situación real con dos enfoques análisis de la actualidad e informar y sugerir cambios
para automatización de procesos, e implementación de nuevas tecnologías.

Recoger información

Análisis del mercado

Dialogo con el personal de ventas

Visita a instalaciones

Revisar resultados de venta y los canales

Sistemas de información base de datos el manejo como se realiza

SEGUIMIENTO

 Análisis

 Lluvia de ideas

 Plan de acción

REVISAR
  Remuneración (comisiones, porcentajes)

 Plan de incentivos

Realizar encuesta de satisfacción cliente interno

Formación (capacitaciones)

Se le entregara a Concesionario La Floresta después de la auditoria un informe sobre conclusiones

y plan de acción

 Planes de acciones

 Aumento de ventas

 Nuevos planes de incentivos

Se sugiere estrategias y actividades para mejorar la eficiencia en la compañía

 Falencias en los procesos actuales

 Detención de fallas en la cadena del proceso del negocio

 Mejorar procesos en posventa

 Nuevas opciones de negocio nuevas necesidades

 Evaluar la efectividad de exhibición en vitrinas del producto

 Propuesta de investigación de mercados si es del caso.

PLAN DE AUDITORIA FINANCIERA

Empresa Concesionario La Floresta

Razón social: Comercializadora de vehículos la Floresta

Proceso Para Auditar: Área Financiera

Elaboración del Plan: 2020-08-25

Su conformación

Por escritura pública n 4.379 otorgada en la notaria 11 de Bogotá en febrero 28/2004 registrada
bajo el número 14800 se constituyó una sociedad comercial anónima Comercializadora de
vehículos La Floresta SA. Se halla disuelta y su duración es hasta 28/noviembre de 2054.

Objeto de la sociedad.

Compra y venta importación y exportación, distribución de vehículos automotores de cualquier

clase y de repuestos.

La prestación de servicio de taller en reparación y mantenimiento,

Operaciones con establecimientos de crédito y compañías aseguradoras.

Objetivo General

Informar sobre la gestión contable entre el periodo 01/01/2019 hasta 31/12/2019

Evaluar procesos en área financiera

Personal encargado de la auditoría financiera

NOMBRE CARGO FUNCION

Jorge Eliecer Rojas Giraldo AUDITOR PRINCIPAL SUPERVISOR

PAOLA JARA AUDITOR PRINCIPAL AUDITORA ENCARGADA

EDWIN ECHEVERRY ASISTENTE DE AUDITORA INTEGRNATE1

María Rodríguez ASITENTE DE AUDITORIA INTEGRANTE2

Elaboración propia

OBJETIVOS
  Inspección

 Observación

 Indagación

 Confirmación

Demostrar evidencia física y documentada con sugerencias e innovación

Gestión

Inventarios, disponibles, patrimonio, rentabilidades, activos pasivos.

Procesos de pagos cuentas por cobrar otras cuentas

Propósito

Emitir reporte con hechos por mejorar o por implementar a la gerencia.

Innovar en los procesos

Propuestas para mejoras dentro de la organización

Fechas y entrega de informes

Inicio Terminar Total días /auditoria

PLANIFICACIÓN 1/09/2020 25/09/2020 15

PLAN/PARA EJECUTAR     5

PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR ACABO   5

INFORME FINAL 25/10/2020  
Elaboración propia

La entrega de informes
Se realizara con propuesta de optimización de recursos con recomendación para mejora de los
procesos para el aprovechamiento de los recursos dela organización, con miras a satisfacer el
cliente interno comunidad medio ambiente proveedores y superando expectativas del cliente con
el fin de dar calidad y eficiencia y rentabilidad como bien lo reza la misión de la compañía.

La auditoría financiera se realizara con el cumplimiento de la norma y estándares de calidad.

PLAN AUDITORIA DE TALENTO HUMANO

Empresa para Auditar: Concesionario La Floresta

Razón social: Comercialización de vehículos

Proceso Para Auditar: Gestión del Talento Humano

Elaboración del Plan: 2020-08-25

Objetivo: Verificar la implementación y conformidad del sistema de gestión del talento humano
dentro de la compañía de acuerdo con lo estipulado en las normas de Gestión y demás aspectos
legales.

Alcance: Aplica a toda el área del Talento Humano, sus requisitos, políticas, registros y
documentación.

Criterios: Leyes establecidas en CST, y normativas consagradas en el sistema de Gestión ISO

9001:2015

Auditor: Edwin Echeverry

Técnicas de investigación:

* Observación.

* Encuestas.

* Entrevistas.

Actividades planteadas.

Reunión de apertura
  Incluir equipo directivo, equipo de Sistema de Salud y Seguridad, medio ambiente,
representante del COPASST y representante del sindicato o representante de los
trabajadores

 Socialización del plan de auditoria

Tour General del Sitio

 Oficinas e instalaciones donde labora el personal.

 Algunas entrevistas se llevarán a cabo por el auditor durante el recorrido para

conocimiento del Ambiente laboral actual.

Departamento del Talento Humano

 Expedientes de los empleados- contratos de trabajo.

 Salarios y beneficios, horas de trabajo, Revisión de documentos y registros: registros de

tiempo, registros de nómina.

 Prácticas disciplinarias.

 Revisión de hojas de vida y perfiles del personal

 Revisión de cumplimiento procedimental de labores

 Revisión de rutinas de trabajo

Políticas.

 Verificar Políticas establecidas para la efectiva administración del talento humano de la

compañía; Motivación, promoción e incentivos.

 Revisar planes de acción y avances del año.

 Consultar Misión, Visión y Valores de la empresa y el conocimiento de estos por parte del
personal.

 Consultar reglamento de trabajo interno.

  Se solicitará Plan Operativo de la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin de
evaluar la gestión del Proceso gestión del Talento Humano.

 Revisar estrategias para la mitigación de Riesgos psicosociales.

 Revisión documental Sistema de Gestión salud y seguridad

 Evaluación del riesgo y procedimientos de seguridad

 Entrenamientos y capacitaciones

 Certificados.

 Control de proveedores / subcontratistas

Reunión de cierre

 Socialización de Resultados e instrumentos de recolección de datos utilizados

 Conclusiones

 Fin de la auditoria

PLAN DE PRODUCCIÓN Y SERVICIOS

Empresa para Auditar: Concesionario La Floresta

Razón social: Comercialización de vehículos

Proceso Para Auditar: Área de producción y servicios

Elaboración del Plan: 2020-08-25

Objetivo: Verificar la implementación de planes y sistemas de producción, programas, tiempos,

riesgos, diferencias de inventarios, gestión de la calidad y conocimientos sobre los procesos en el
que intervienen la comercialización de vehículos, venta de repuestos y mantenimiento de
vehículos.
Alcance: Aplica a toda el área de almacén, venta de servicios, repuestos, gestión de la calidad y
Taller mecánico.

Criterios: Normativas consagradas en el sistema de Gestión ISO 9001:2015

Auditor: Edwin Echeverry

Técnicas de investigación:

 Observación.

 Inventarios.

 Encuestas.

 Entrevistas.

Actividades planteadas.

Reunión de apertura

 Incluir equipo directivo, Departamento de calidad, Supervisores y Jefe de Producción.

 Socialización del plan de auditoria

Tour General del Sitio

 Oficinas e instalaciones donde se lleva a cabo la comercialización de los productos,

mantenimiento y almacén.

 Revisión y estado de las instalaciones

 Algunas entrevistas se llevarán a cabo por el auditor durante el recorrido para

conocimiento del proceso productivo.

Inventarios

 Se hará corte de documentos en el área de almacén, taller y centro de ventas (ultimo

repuesto vendido, último vehículo reparado, último vehículo vendido)

 Se llevará a cabo un conteo físico que deberá coincidir con las cantidades registradas en el
sistema en almacén.
  Se llevará a cabo un conteo físico de los vehículos disponibles para venta que deberá
coincidir con el registrado en sistema.

 Revisión del estado físico del inventario

 Se revisará la rotación del inventario y su costo.

Gestión de la calidad

 Se verificarán sistemas que garanticen controles de procesos.

 Se revisarán políticas y modalidades para la organización física de productos.

 Consultar Misión, Visión y Valores de la empresa y el conocimiento de estos por parte del
personal.

 Se revisarán sistemas implementados para disminuir tiempos perdidos.

 Se solicitará Planes de mantenimiento de equipos y vehículos.

 Se revisarán estrategias de producción y sistemas que garanticen la calidad del producto.

Riesgos

 Análisis de riesgos

 Socialización de Planes de acción para control de riesgos

 Revisión de Capacitaciones a talento humano sobre riesgos.

Revisión documental.

 Revisión de cronogramas de mantenimiento y su cumplimiento

 Se revisarán históricos de inventarios internos

 Certificados.

 Se revisarán controles de proveedores.

 Manuales de uso de elementos para mantenimiento de vehículos.

 Revisión de Rutinas de Trabajo

 Pólizas de seguros de materiales y producto.

  Programa de control de Riesgos

Reunión de cierre

 Socialización de Resultados e instrumentos de recolección de datos utilizados

 Conclusiones

 Fin de la auditoria

PLAN AUDITORIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

 Empresa: Concesionario La Floresta

Razón Social: comercialización de vehículos

Elaboración del Plan: 28-09-2020

Alcance: Se desea llevar a cabo un análisis  administrativo para identificar las áreas con mayor
problemática y así dar soluciones que ayuden a mejorar las situaciones.

Objetivo: establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional y brindar

los elementos necesarios para mejorar el funcionamiento

Auditor: Edwin Echeverry

 Técnicas de investigación a utilizar:
 La observación
 La investigación
 La encuesta
 La entrevista

Aspectos a examinar
 
 Documentos Legales: actas de asambleas de accionistas y consejo de administración,
contratos celebrados, contratos colectivos de trabajo, situación fiscal, informes dirigidos a
dependencias gubernamentales, informes dirigidos a cámaras.

 Elementos Administrativos: Manuales de Organización, políticas, análisis de puestos,

procedimientos, métodos, registro de firmas y autorizaciones.

 Registros Contables: presupuestos, balance General, aplicación de recursos e informes

comparativos de ventas.

 General: atención al cliente, empleados, proveedores, planta, sucursales y forma de

ejecuta una operación.
Análisis y evaluación de la información obtenida
 
 Se analiza para para conocer la eficiencia con que la empresa está logrando sus objetivos.

Cronograma auditoria por Áreas

Elaboración Propia
 FORMATOS DE EJECUCION AUDITORIA

CRONOGRAMA DE
TRABAJO DE
AUDITORIA
1 P En proceso
2 E Ejecutado

OBJETIVO
 

PROYECTO, SEPTIEMBRE
PROGRAMA O   S1 S2 S3 S4
PLAN:
RESPONSABL RECURSO OBSERVACIÓ ESTATUS
ACTIVIDAD E S N (%)
P E P E P E P E

                         
                         
                         
                         
                         
                         
                         
                         
                         
                         
                         
EVALUACION DE AUDITOR

1. DATOS GENERALES
Fecha de la auditoria:  
Proceso auditado:  
Nombre del auditor:  
Responsable de la evaluación:  
             
Convenciones: E= Excelente, B= Bueno, R= Regular, D=Deficiente
2.EVALUACION DE LA AUDITORIA
CALIFICACIÓN
ASPECTO
E B R D
1. Cumplimiento del horario (reuniones de auditoria y
presentación de informes).        
2. Claridad de las preguntas realizadas durante la
entrevista.        
3. Orden y coherencia de las preguntas de la auditoria.        
4. Conocimiento sobre las actividades, documentación y
funcionamiento del proceso.        
5. Eficiencia en el uso del tiempo de auditoria.        
6. Claridad en la explicación de los hallazgos y
conclusiones de la auditoria.        
7. Ecuanimidad y respeto en el trato con los
entrevistados.        
             
3. OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS

 
 CONCLUSIÓN
La auditoria administrativa es una evaluacion detallada de la administracion que opera un
organismo mediante un analisis detallado de los departamentos o areas que lo integran, asi como
sus componentes como los son los planes, politicas, programas, cultura organizacional, con el
objetivo de emitir juicios justificados sobre el desempeño de la orgnizacion asi como la de
identificar todo aquello que se pueda mejorar para contribuir con el cumplimiento optimo de los
objetivos propuestos y que estos sean congruentes con la mision y la vision de la organización.

El proceso administrativo se compone de cuatro fases: Planeacion, Organización, Direccion y

Control. De la fase de control se deriva la auditoria administrativa, esta es una herramienta muy
poderosa que ayuda a una organización a detectar sus puntos debiles y propone alternativas de
solucion.

Uno de los principales objetivos de una empresa es lograr una buena administracion, tanto de sus
recursos humanos, Financieros, Tecnicos y Materiales; para lograr el manejo eficiente de estos
recursos requiere de una administracion que se apoyo de manera importante de la fase de
control, en la que surge la necesidad de detectar las deficiencias e inconsistencias y a su vez buscar
las posibles soluciones.

En el ejercicio práctico se aplicó una auditoria administrativa a la empresa Concesionario La

Floresta donde en la presentación del informe se puede concluir que es una empresa con un
desempeño Aceptable, sin embargo hay muchas áreas que requieren mejoras. [ CITATION
Mar09 \l 9226 ]
 REFERENCIAS

https://www.gestiopolis.com/normas-de-auditoria-generalmente-aceptadas-que-son-y-
cuales-son/

http://www.duxis.com.ar/es/index.php?id=57&seccion=auditorias-de-promociones

http://disseny.ivace.es/es/desarrollo-de-producto/conocer-el-mercado/866.html

https://prezi.com/odpgeqg475qf/auditoria-de-producto/

https://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/tgcontaduria/article/viewFile/323614/
20780769

http://laezurysadaygil.blogspot.com/2015/07/ejemplo-de-planeacion-de-una-
auditoria.html