EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS

DE ANDES S.A E.S.P

ENCUESTA ADMNINISTRATIVA
Fecha: 03 de mayo de 2017

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. Nombre de la dependencia

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Dirección administrativa,

financiera y comercial

2. Fecha de última asignación de funciones: 30 de diciembre de 2017

3. Acto administrativo: acuerdo 002 del 30 de diciembre de 2017

4. Funciones:

5. Unidades documentales que producen: comunicaciones oficiales,

informe diario de recaudo (1), recibos de caja (2 originales), listado de
suspensiones, matriculas, reinstalaciones y reconexión (formatos),
desviaciones, ordenes de revisión de servicios (formatos) de
desviaciones, notificación de medidores (formato).

6. ¿Realizan selección y descarte documental?

o SI
o NO xxx

7. Sistema de organización de los archivos de gestión: comunicaciones

oficiales (consecutivo-cronológico) cronológicos todos

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 7

metros lineales.

II. Unidad documental

Elaboró: Tatiana Montoya Flórez, Aprobó: Tatiana Montoya Flórez,
Revisó: Rafael Antonio Ramírez
Técnica Administrativa de Archivo y Técnica Administrativa de Archivo y
Vanegas, Jefe de Control Interno
Documentación Documentación

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ANDES S.A E.S.P

Nit. 900.691.110 – 0 / Calle 51 No. 53-03 / Teléfono 841 84 47
E-mail: archivo@epandes.gov.co / Página web: espempresaspublicas.andes-antioquia.gov.co
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1. Oficina Productora:_______________________________________

2. Nombre de la unidad
documental:_____________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

3. Función de la oficina que la genera o la tramita (función básica que

aparece en el manual de
funciones):______________________________________________
_______________________________________________________

4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE
o Papel xxx
o Cinta Magnética
o Microfilme
4.2 FORMATO
o Expediente
o Libro xx informes
o Documento Simple xx (comunicación de acumabiente)
o Otro ¿Cuál?____________

4.3 Ordenación:___________________________________________

4.4 Estado de conservación: buena

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la

conservación:____________________________________________
_______________________________________________________

6. Trámite
Elaboró: Tatiana Montoya Flórez, Aprobó: Tatiana Montoya Flórez,
Revisó: Rafael Antonio Ramírez
Técnica Administrativa de Archivo y Técnica Administrativa de Archivo y
Vanegas, Jefe de Control Interno
Documentación Documentación

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 Original__1__
 Número de copias__1__

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o

condensada en otra:
o SI ¿Cuál?
o NO xxxxx
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
_______________________________________________________
_____________________________________________

9. Oficinas que tienen alguna relación con el

trámite:________________________________________________

10. ¿Con qué periodicidad se produce?

o Diaria x informes diario de recaudo y recibos de caja
o Semanal
o Mensual suspensión y reinstalaciones, reconexión, revisión,
desviaciones
o Otra ¿Cuál? Matriculas ocasionalmente

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y

quién lo establece? Siempre se ha conservado

12. En el archivo de gestión, la consultan

o La misma oficina xxxx
o Otras oficinas ¿Cuáles?
______________________________________
o Otras entidades ¿Cuáles?
_____________________________________
o Personas naturales

Elaboró: Tatiana Montoya Flórez, Aprobó: Tatiana Montoya Flórez,

Revisó: Rafael Antonio Ramírez
Técnica Administrativa de Archivo y Técnica Administrativa de Archivo y
Vanegas, Jefe de Control Interno
Documentación Documentación

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o ¿Por qué la consulta?

______________________________________

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de

transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
o Central
o Histórico
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?

14 En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad

documental?
14.1 ¿Con qué frecuencia?_________________________________
14.2 ¿Qué años?_________________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite
y conservación de esta unidad documental?
________________________________________________________
______________________________________________

16. OBSERVACIONES
________________________________________________________

Funcionarios entrevistados: ANGELA MARIA SANCHEZ GOMEZ

Nombre y cargo: TECNICA ADMINITRATIVA DE FACTURACIÓN Y
CARTERA
Ciudad y fecha: ANDES, 31 / 05/ 2017

Elaboró: Tatiana Montoya Flórez, Aprobó: Tatiana Montoya Flórez,

Revisó: Rafael Antonio Ramírez
Técnica Administrativa de Archivo y Técnica Administrativa de Archivo y
Vanegas, Jefe de Control Interno
Documentación Documentación

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