SECRETARIA DE GOBIERNO CODIGO: 150.

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ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA: DESPACHO ALCALDE

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: DESPACHO DEL ALCALDE

2. Fecha de última asignación de funciones: 01/01/2020

3. Acto administrativo: DECRETO 070 DE 2019

4. Funciones:
Definir políticas, planes, programas y acciones de manera participativa, que propendan por la
eficiencia en la prestación de los servicios públicos asignados al municipio, la construcción de
obras que demande el progreso local, el ordenamiento del desarrollo del municipio, la
promoción de la participación, el mejoramiento social y cultural de los habitantes de Plato y de
desarrollo local y dirigir la ejecución de los mismos de conformidad con la Constitución, leyes y
demás normas.

5. Unidades documentales que tramita:

- SECRETARIA PRIVADA
-ASESORES JURIDICOS
-CONTROL INTERNO
-INSPECCION DE TRANSITO

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI SI NO

7. Sistema de organización de los archivos de gestión

- CRONOLOGICAMENTE (Por año y mes)
- POR ORDEN NUMERICO SEGÚN CONSECUTIVO
- ALFABETICAMENTE

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 100 metros lineales (aprox).

Anualmente la producción documental de esta unidad va ligada a la producción de las depencias

que están ligadas a ella:

-Secretaria de Despacho :100.000 originales y 300.00 copias

-Asesores jurídicos: 24.586 ( contratos originales) 30.000 (copias de expedientes)
Resoluciones: 150 (mensualmente)
-Control Interno:

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

ELABORO: Contratista VERIFICO: Secretario de Gobierno APROBO: Alcalde
CONTACTOS:
SITIO WEB: www.platomagdalena.gov.co
Correos: secretariadegobierno@platomagdalena.gov.co - contactenos@plato-magdalena.gov.co
Dirección: Carrera 12 N.º 3-39 Plato Magdalena
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1. Oficina productora ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2. Nombre de la Unidad Documental ___________________________________________

_________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

3. Función de la oficina que la genera o la tramita__________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

4. Caracteres externos:

4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO

Papel Expediente

Cinta Magnética Libro

Microfilme Documento simple

Otro
¿Cuál? ____________________________________________________________ ____

4.3 Ordenación ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

4.4 Estado de conservación ____________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

ELABORO: Contratista VERIFICO: Secretario de Gobierno APROBO: Alcalde

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6. Trámite Original ______________________________

Número de copias ______________________

6. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra

SI NO

¿En cual o cuales? ___________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? ____________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental ?

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual 10.4 Otra

¿Cuál? _______________________________________________________________

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina

12.2 Otras Oficinas

12.3 Otras Entidades

12.4 Personas Naturales

12.5 ¿Por qué la consultan? _____________________________________________

¿Cuáles? ______________________________________________________________

¿Cuáles? ______________________________________________________________

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13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros

¿Cuáles? ______________________________________________________________

_____________________________________________________________________

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan? _____________________________________

_____________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ______________________________________________

14.2 ¿Qué años? ______________________________________________________

15 ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad

documental?
__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

16 OBSERVACIONES
__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo: ______________________________________________________

____________________________________________________________________

Nombre y cargo: ______________________________________________________

____________________________________________________________________

Funcionario que diligencia la encuesta:

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Nombre y cargo: _______________________________________________________

Nombre responsable del archivo: __________________________________________

Ciudad y Fecha: _______________________________________________________

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