DOCUMENTO DE DIAGNÓSTICO DE PROCESO

Este documento se utiliza para realizar la evaluación de alto nivel de la automatización del proceso existente. Este documento
identificar si el proceso es un buen candidato para RPA.

INSTRUCCIONES
1) Las columnas adicionales deben añadirse al final. Esta hoja contiene fórmulas para calcular valores NO DEBEN INSERTARSE
2) Revise las INSTRUCCIONES actualizadas en los encabezados de columna antes de rellenar la parte correspondiente. Consult
3) NO INTENTE HACER CORRECCIONES EN ESTE DOCUMENTO
4) Fila n.° 7 (fila en verde) de la hoja de detalles del proceso Contiene una descripción de los encabezados de columna para fa

Anexos

N.° de FTE Mencione el número de FTE que respaldan actualmente el proceso

¿Proceso manual y
repetitivo? Naturaleza del proceso: consulte las opciones en el desplegable

Inserte "Sí" o "No".

¿Proceso basado en
reglas? Información adicional (si procede) que se debe actualizar en la columna
adicional de comentarios
 Inserte "Sí" o "No".
Información adicional (si procede) que se debe actualizar en la columna
¿Entradas estándar?
adicional de comentarios

Inserte "Sí" o "No".

¿Incluye el proceso la
Información adicional (si procede) que se debe actualizar en la columna
lectura de texto libre? adicional de comentarios

¿Se espera que el

Si el proceso o el sistema muestra tendencia a cambiar en los próximos 3-
proceso o el sistema 6 meses, actualice "SÍ" en caso contrario "NO"
cambie en los próximos
3-6 meses?

% de excepciones % de excepciones desconocidas (% de transacciones donde el proceso no

desconocidas está definido)
 ENTO DE DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
el proceso existente. Este documento servirá de ayuda para que los equipos obtengan una visión general y puedan

INSTRUCCIONES
cular valores NO DEBEN INSERTARSE COLUMNAS EN EL MEDIO DE LA TABLA.
nar la parte correspondiente. Consulte también la parte de Anexos.

de los encabezados de columna para facilitar su comprensión.

Anexos

1) Manual y repetitivo: un proceso ejecutado por un usuario y en el que la mayor parte de los pasos son
los mismos para todos los casos o transacciones.
2) Semimanual y repetitivo: un proceso ejecutado por un usuario y que
también implica algún mecanismo de automatización como macros, complementos de Outlook, etc.
3) Automatizado: un proceso que ya ha sido
automatizado. Specify using what in comments
4) Manual, pero no repetitivo: un proceso ejecutado
por un usuario y cuyos pasos de procesamientos no son iguales en cada caso.

Basado en reglas "Sí": el agente/usuario no utiliza su experiencia para analizar ni tomar decisiones durante
el procesamiento de un caso.
Basado en reglas "No": el agente/usuario toma decisiones utilizando su propia experiencia durante el
procesamiento de un caso.
Nota:
¿Qué es el tipo de entrada? - Documentos (PDF, Word, Excel, etc.), cola de aplicación, correo electrónico,
etc.
¿Qué es una entrada? El contenido de los tipos de entradas. Por ejemplo, en una factura: número de
factura, fecha, importe, nombre, etc. Por decidir si las entradas son estándar o no, consultar más abajo.
1) Las entradas son estándar: las entradas son estándar si el contenido está ubicado en el mismo sitio
incluso si los tipos de entrada son distintos. Ej.: la posición de los detalles de una factura como número de
factura, fecha, importe, nombre, etc. en un tipo de entrada (PDF, Word, etc.) es siempre fija.
2) Las entradas NO son estándar: las entradas se consideran no estándar cuando la posición del contenido
varía en los tipos de entrada.

Ej: lectura de comentarios, notas del usuario, historial de comentarios, instrucciones, etc.

¿Van a cambiar los procesos o las aplicaciones utilizadas para procesar un caso en los próximos 3 - 6
meses?

¿Qué % del volumen total recibido no se puede procesar sin un factor externo (consulta/aprobación)? Es
decir, los pasos en los que no se ha definido una acción siguiente
 Asignación de preguntas, solo para
Respuesta detallada relacionada con la descripción
formación

Métricas del proceso

Proceso

En caso de x % basado en reglas e y % no, ¿por decidir?

Definición propuesta para procesos basados en reglas
La definición puede resultar confusa, porque todos loe
SME utilizan su experiencia para hacer las cosas (quizá
podamos utilizar la definición dada en las diapositivas Proceso
del producto:
Actividades con instrucciones de procesamiento claras
(dirigidas por plantillas), con toma de decisiones basada
en reglas predictivas y normalizadas
 Datos de entrada

Se cuenta como Sí, aunque haya 1 paso entre 40 Proceso

Proceso

La definición puede resultar confusa. Se aplica más a la

parte final: "Es decir, los pasos en los que no se ha Proceso
definido una acción siguiente"
Variables que influyen en la Variables que influyen en los
complejidad del proceso beneficios

sí

sí

sí
sí sí

sí sí

sí

sí

6 variables 7 variables
 Mencione el nombre
Nombre del CdE
del equipo

CdE Nombre del equipo Nombre del proceso

 Describa brevemente el proceso Número de FTE que respaldan
actualmente el proceso

Descripción del proceso de alto nivel N.° de FTE

 Total de transacciones
Tiempo necesario para
procesadas (o) volumen
procesar/completar cada
según frecuencia. Escriba Frecuencia del
caso/transacción. Actualice
solo el recuento de proceso/volumen: consulte las
la duración en
volumen y seleccione la opciones en el desplegable.
formato HH:MM:SS
frecuencia en la columna
de frecuencia del proceso

Número de casos o Tiempo medio de gestión

Frecuencia del proceso
transacciones por caso/transacción
 Inserte "Sí" o "No".
Inserte "Sí" o "No".
Naturaleza del proceso: Información adicional (si procede)
Información adicional (si procede)
consulte las opciones en que se debe actualizar en la
que se debe actualizar en la
el desplegable columna adicional de comentarios
columna adicional de comentarios

¿Proceso manual y
¿Proceso basado en reglas? ¿Entradas estándar?
repetitivo?
 Tipo de datos de
entrada. Ej.: PDF,
Inserte "Sí" o "No". imagen, texto,etc. En Tipos de
Información adicional (si caso de haber más de entrada
procede) que se debe una entrada, aplicables en
En caso afirmativo,
actualizar en la columna mencione todas las caso de haber
indíquelos
adicional de que procedan, los más de una
comentarios tipos de entrada en la entrada de
columna de datos
comentarios sobre
entradas de datos

¿Requiere este proceso

Entradas de la lectura de imágenes
¿Incluye el proceso la
Entradas de datos datos, digitalizadas o de
lectura de texto libre?
comentarios documentos escritos a
mano?
 Mencione cualquier
restricción de
Si el proceso/sistemas muestra sistema/tecnología Mencione los pasos
tendencia a cambiar en los próximos 3- relacionada con el proceso automatizados y las
6 meses, actualice "SÍ" en caso o la herramienta que se aplicaciones/herramientas/utili
contrario "NO" utilice en el proceso. dades utilizadas para su
Consulte la hoja de automatización.
instrucciones para ver las
directrices

¿Hay algún paso del proceso

¿Se espera que el proceso/sistemas Restricciones de
que ya esté automatizado con
cambie en los próximos 3-6 meses? sistema/tecnología
alguna herramienta o utilidad?
 Si el entorno de ¿Se accede a las
% de excepciones
pruebas está aplicaciones utilizadas en el Mencione el N.° total
desconocidas (%
disponible, actualice proceso a través de nombre de la de pasos
de transacciones
"SÍ" en caso Citrix/escritorio remoto? aplicación del
donde el proceso
contrario "NO" Consulte las instrucciones proceso.
no está definido) si necesita más detalles

¿Acceso a la aplicación a
% de excepciones ¿Hay disponible un través de Citrix/escritorio Nombre de N.° de
desconocidas entorno de pruebas? aplicación pasos
remoto?
 Defina el estado como completado y el resto de los campos se
Actualice los comentarios adicionales si los hay
automáticamente

Complejidad Ahorro calculado Beneficios

Comentarios Estado
del proceso de FTE
 l resto de los campos se calcularán
amente

Cuadrante
 Basado Entrada Texto
en reglas estándar libre

0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Tipo Complejidad Porcentaje final de
complejidad

0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%
0 28% 28%