1.

Políticas y procedimientos administrativos relacionados con la

motivación y la formación del personal
Hoy día y en el ámbito empresarial se le está dando mucha importancia a la formación de los
trabajadores dentro de una organización.

En el tema anterior hemos estudiado cómo se selecciona al personal, seguro que en ese
momento la empresa eligió a la persona adecuada para el puesto de trabajo, pero esa persona
debe estar en continuo aprendizaje…

¿por qué?; porque aunque dicha persona esté altamente cualificada quizá deba adquirir
nuevos conocimientos de ese puesto de trabajo específico; bien porque lleve mucho tiempo
en ese puesto y deba aprender nuevos métodos; bien porque la tecnología cambia
continuamente y hay que estar actualizándose.

Por todo ello, es necesario que la empresa comience una serie de procesos de adaptación y
complementación de los conocimientos de los trabajadores y los adecue a las exigencias del
puesto de trabajo que ocupan o que van a ocupar, es decir, la empresa debe comenzar un
proceso de formación.

Pero… ¿qué es la formación en el mundo laboral?. Este tipo de formación puede estar
enfocada al aprendizaje de nuevas competencias o a actualizar aprendizajes ya adquiridos. Un
término muy moderno para este concepto podría ser “reciclaje profesional”.

También y, por otro lado, la podríamos definir como “la adquisición de conocimientos,
capacidades y actitudes por parte de los trabajadores y trabajadoras para que adquieran más
cualificación y así puedan desarrollar sus actividades de forma más eficiente.

Así, podemos afirmar que la formación en la empresa reporta una serie de beneficios tanto
para los empleados como para el empresario. Veamos algunos de ellos:

Beneficios para los trabajadores que reciben formación:

✓ Aumenta sus posibilidades de promoción y ascenso, posiblemente a puestos de

trabajo más interesante que el anterior.
✓ Se reduce la posibilidad de despido por parte del empresario, puesto que al estar más
cualificado/a mejor realizará su trabajo.
✓ Se incrementa la posibilidad de mejoras en su salario.
✓ Aumenta considerablemente la satisfacción laboral y la autoestima, etc.

Beneficios para el empresario que hace posible la impartición de formación:

✓ Al estar el empleado más satisfecho aumentará su productividad

✓ Añade o mejora la calidad de sus productos y/o servicios
✓ Se reducen los tiempos en que los trabajadores realizan sus trabajos
✓ Se modera o reduce la posibilidad del absentismo laboral
✓ Aumenta la flexibilidad y capacidad de los trabajadores con lo que el empresario
tendrá más facilidad de introducir cambios en la empresa.
✓ Al tener más interés el trabajador/a, aumentará su compromiso con la empresa
1.1POLITICAS DE FORMACION
Políticas de formación:
Pero… ¿cómo sabe el empresario que sus trabajadores necesitan formación?. Para ello, existen
una serie de

métodos para detectar qué necesidades de formación necesitan los empleados, a saber:

1.Los cuestionarios: un cuestionario es un instrumento de investigación que consiste en una

serie de preguntas. Los cuestionarios pueden ser enfocados, bien a los trabajadores, bien a los
clientes de la empresa (para obtener información acerca de qué es lo que esperan de los
trabajadores de esa empresa).

2.La observación directa: el empresario debe estar en continua observación de la realización

de sus actividades, ya que, ello le permite detectar fallos y errores que pueden ser subsanados
a través de cualquier curso de formación.

3.Comités: estos comités pueden estar formados tanto por la dirección, como por los
directores de todos los departamentos, por empleados del mismo nivel,…

4.Reuniones: con todos los miembros de un mismo departamento, sin tener en cuenta el nivel
jerárquico; de esta forma se podrá obtener información de la marcha de ese departamento
desde diferentes puntos de vista.

Una vez que el empresario ha obtenido una valoración o diagnóstico de la situación real de la
empresa, es cuando debe comenzar a elaborar las políticas de formación, indicando cuáles
serán los objetivos a conseguir, tanto generales como particulares, de esa acción formativa.

Los objetivos de cualquier política de formación deben ser claros y precisos, puesto que nos
dirán lo que se espera obtener de los trabajadores que van a recibir la formación, además de
que será una orientación para los profesionales que diseñen el plan de formación.

Cabe decir que, dichos objetivos deben ser “alcanzables”, estar en estrecha relación con las
necesidades de la empresa y su consecución podrá ser evaluada.

¿Cuáles serán esos objetivos?. Los objetivos los podemos clasificar según tres variables:

✓ Conceptuales o cognitivos (conceptos): en este tipo de objetivos se describirán “las

cosas” que deben saber los trabajadores.
✓ Procedimentales (procedimientos): éstos se refieren a las “cosas que deben saber
hacer” los trabajadores.
✓ Actitudinales (actitudes): la disposición, el talante, la conducta, etc., que se quiere
fomentar en los trabajadores.
1.2DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE FORMACION
Una vez que el empresario se ha marcado unos “objetivos”, el siguiente paso sería empezar a
diseñar el plan de formación; para ello se tendrán que tomar diversas decisiones, como por
ejemplo:

Organización de la formación:

1. ¿Cuál será el tema de la formación?: es decir, ¿qué cursos se van a impartir?, ¿cuál será
su contenido?
2. ¿Con qué presupuesto cuenta la empresa?
3. ¿Quién va a impartir la formación?: ¿formadores internos a la empresa, externos,…?
 4. ¿Quiénes van a recibir la formación?: habrá que establecer el número y tipo de
trabajadores, es decir, seleccionar a los trabajadores que participarán en la formación.
¿La participación será voluntaria u obligatoria?.
5. ¿Qué metodología se va a aplicar?
6. ¿Dónde se va a impartir la formación?: ¿en los locales de la empresa, se contrata una
institución exterior?
7. ¿Qué material e instrumentos de aprendizaje se necesitarán?
8. ¿Cuándo y cuánto durará la formación?: se establecerá el calendario y el horario de cada
una de las acciones formativas.
9. Confeccionar el listado de los participantes
10. Comunicación del comienzo del curso de formación a los participantes informándoles
de todo lo concerniente al curso.
Impartición de la formación:

1. Comienzo de la formación: citar a los trabajadores, presentar a los formadores y la acción

formativa a llevar a cabo.
2. Se entregará a los participantes la programación de los contenidos de dicha formación,
calendario, horario y el material didáctico que se utilizará para la realización del curso.
3. Durante la impartición de la formación se llevará un seguimiento y control del curso de
formación mediante algún sistema como, por ejemplo: un inspector, hojas de control de
asistencia, cuestionarios de satisfacción
Evaluación y control del curso de formación:

1. Para evaluar tendremos algún sistema de recogida de información. Se trata de comparar

lo logrado con los objetivos propuestos, de modo que se pueda conocer en qué medida
se han alcanzado dichos objetivos.

2. La evaluación se puede realizar:

✓ En relación a los participantes: para averiguar si han obtenido los conocimientos,

destrezas, actitudes los cuales eran los objetivos de la implantación del curso.
✓ En relación al formador: para saber si el curso se ha impartido de forma amena,
completa, adecuada,…

3.Confección de un informe indicando cada una de las conclusiones obtenidas de la

evaluación. De esta forma el empresario podrá deducir si ha sido positivo o no la impartición
del curso de formación en cuestión.
2.PLANES DE CARRERA
Planes de carrera:

Otro tipo de formación son los “Planes de carrera” que consisten en planificar un plan de
formación individual continuo con uno o varios trabajadores de la empresa con la finalidad de
capacitarles más y mejor y de esta forma crear empleados eficientes y con posibilidad de
mejorar en su profesión.

Para poder llevar a cabo este “plan”, el trabajador o los trabajadores en cuestión deben estar
de acuerdo con el empresario, implicarse, mostrar interés,…

Por otra parte, para que el “plan” llegue a buen fin es necesario que el ambiente empresarial
sea favorable, es decir, que el trabajador/a tenga estabilidad en su empleo, que los superiores
apoyen dicho plan, que los recursos sean los necesarios,…

Como hemos visto anteriormente en la organización de una acción formativa, para realizar un
plan de carrera también es necesario analizar aspectos como: la organización de la empresa,
planificar las prioridades, fijar objetivos a corto y largo plazo,…

Para organizar un “plan de carrera” tendremos en cuenta:

✓ Trabajador/es que lo llevarán a cabo

✓ Edad, estudios, interés, nivel de implicación, responsabilidad,…
✓ Puesto de trabajo que desempeña en la empresa y el puesto que podría desempeñar
una vez realizado el plan de carrera.
✓ Objetivos a conseguir: establecer las necesidades de la empresa y adecuarlas a la
capacitación de los implicados.
✓ Tutor/responsable: persona que estará en estrecha relación con los empleados que
participen en el plan para controlar que se está llevando a cabo lo establecido.
✓ Evaluación

3.PRINCIPALES TECNICAS DE FORMACION EMPRESARIAL

Las técnicas de formación son “cómo se van a hacer las cosas”, es decir, establecen las pautas
a seguir en un determinado proceso de formación. Existen diferentes y variadas técnicas de
formación, así que, habrá que elegir la más acorde a la formación que se

pretende impartir, teniendo en cuenta el número de trabajadores, edades, nivel académico,

nivel cultural, etc. Las técnicas de formación más utilizadas hoy día son:

Técnicas aplicadas a la formación en el puesto de trabajo:

a. Tutoría, Mentoring, Experiencia guiada: esta técnica consiste en nombrar un tutor al

trabajador, que será el que le aconseje, enseñe, guíe,…, normalmente estos tutores suelen ser
personas con mucha experiencia en la empresa.

b. Rotación de tareas o Roting: consistente en que los trabajadores escogidos para la

formación vayan rotando por diferentes puestos de trabajo, aprendiendo cada uno de ellos de
forma práctica.

c. Reemplazo: es una técnica en la que la persona que se está formando realiza las tareas
de su superior durante un tiempo.
d. Formación como aprendiz: cuando entra un nuevo trabajador a la empresa como
aprendiz se le asigna un trabajador con la categoría de oficial, sirviendo de asistente. Cuando
finaliza el aprendizaje se promociona a la persona a oficial.

Técnicas aplicadas a la formación fuera del puesto de trabajo:

a. Clase magistral, formación tradicional: esta técnica consiste en impartir el curso de

formación en algún “lugar” fuera del entorno de trabajo. Se nombra a un formador o profesor
que será el encargado de la acción formativa. No hay que decir, que estas clases deben ser
activas, amenas, atractivas, entretenidas, etc.

b. E-learning: este tipo de formación no se realiza en un lugar concreto, sino que se lleva
a cabo “a través” de Internet. Se confeccionan unos contenidos que se “suben” a una
plataforma, se nombra a un tutor/a para la resolución de dudas, la comunicación se realiza
mediante foros, chats,…

c. Outdoor training: esta técnica es utilizada por los grandes directivos, consistente en la
realización de actividades lúdico-deportivas, de aventura,… Con esta técnica se pretende
desarrollar las relaciones y fomentar el trabajo en grupo o en equipo.

d. Coaching: se trata de una técnica en la que se le hace entrevista s individuales a los

trabajadores, realizadas por un coach (entrenador); el trabajador elige un tema que le
preocupa, el coach lo escucha para irle guiando a encontrar la solución por sí mismo.

e. Seminario: un seminario es un conjunto de actividades que se realizan entre

profesores y alumnos, cuyo objetivo es el de estudiar una serie de cuestiones; es una técnica
que utiliza la interactividad para favorecer el desarrollo de los objetivos.

4.ENTIDADES DE FORMACION
Según la Fundación Tripartita para la formación en el empleo el Sistema de Formación
Profesional en España está integrado por dos subsistemas:

1. La Formación Profesional reglada o inicial, que depende del Ministerio de Educación y

de las comunidades autónomas, es decir, este tipo de formación profesional es la que estáis
estudiando vosotros/as.

2. Subsistema de Formación para el empleo, adscrito al Ministerio de Empleo y Seguridad

Social a través del Servicio de Empleo Estatal y a las comunidades autónomas. Este es el
subsistema que a nosotros/as nos interesa.

Este subsistema, nos sigue informando la web de la Fundación, “es el conjunto de

instrumentos y acciones cuyo objeto es impulsar y extender entre las empresas y los
trabajadores ocupados y desempleados una formación que responda a sus necesidades y que
contribuya al desarrollo de una economía basada en el conocimiento”.

Así, podemos definir que las Entidades y Centros de Formación Profesional para el Empleo son
aquellas que se encuentran acreditadas para la impartición de formación orientada a la
obtención de Certificados de Profesional o Acciones Formativas. Este tipo de formación podrá
ser de modo presencial, semipresencial, a través de Internet (on line) o mixta. Todo ello
siguiendo los requisitos establecidos por la ley.
¿Qué es la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo?: es una entidad privada
estatal de derecho público y sin ánimo de lucro, que colabora con el Servicio Público de
Empleo Estatal en la planificación, programación, gestión, evaluación, seguimiento y control de
este tipo de iniciativas.

¿Cómo se financia este subsistema?: los recursos que financian la formación profesional
proceden de la recaudación de las cuotas de formación profesional que realiza la Seguridad
Social, de las ayudas del Fondo Social Europeo y de las aportaciones específicas establecidas en
el presupuesto del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

¿Cuáles son los fines de esta Fundación?: según describe la misma Fundación, los principales
fines que persigue son:

✓ Favorecer la formación a lo largo de la vida de los trabajadores desempleados y

ocupados, mejorando su capacitación profesional y desarrollo personal.
✓ Proporcionar a los trabajadores los conocimientos y las prácticas adecuados a las
competencias profesionales requeridas en el mercado de trabajo y a las necesidades
de las empresas.
✓ Contribuir a la mejora de la productividad y competitividad de las empresas.
✓ Mejorar la empleabilidad de los trabajadores, especialmente de los que tienen
mayores dificultadespara el mantenimiento del empleo o para su inserción laboral.
✓ Promover que las competencias profesionales adquiridas por los trabajadores tanto a
través de procesos formativos, como de la experiencia laboral, sean objeto de
acreditación.

4.1 FORMACION SUBVENCIONADA Y BONIFICADA

Por su parte, la ley 3/2012 de 6 de julio de medidas urgentes para la reforma del mercado de
trabajo ha incluido el derecho del trabajador a 20 horas anuales de formación vinculadas al
puesto de trabajo y el deber del empresario de formar a los trabajadores para adaptarlos a las
modificaciones de dicho puesto; pretendiendo mejorar, de esta manera, la inserción laboral y
la

cualificación de los jóvenes combinando trabajo y formación.

¿En qué consiste la formación subvencionada?: consiste en que las acciones formativas que
van dirigidas directamente a los trabajadores ocupados y desempleados se financien a través
de subvenciones. Los cursos de formación los ofrecen, de manera gratuita, las organizaciones
empresariales y sindicales, y entidades de formación debidamente inscritos y acreditados.

La solicitud de subvención y gestión de estas ayudas se realiza a través de una aplicación

telemática que facilita y agiliza los trámites y garantiza la seguridad y confidencialidad de las
comunicaciones. También existen becas y ayudas para la manutención y desplazamiento de las
personas desempleadas que participen en los planes y programas de formación.

¿En qué consiste la formación bonificada?: las empresas que desarrollen las competencias y
cualificaciones de sus empleados disponen de una ayuda económica que se hace efectiva
mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

De esta manera, las empresas deciden qué formación necesitan, cómo y cuándo la realiza y
organizarla bien por sí misma, bien agrupándose con otras empresas, delegando todos los
trámites en una entidad organizadora. De hacerlo así, las empresas autorizarán a sus
trabajadores para que cursen los estudios con acreditación oficial.

¿Cómo se calculan estas ayudas?: las ayudas se calculan aplicando un tanto por cien a la
cantidad que la empresa ingresa en la Seguridad Social en concepto de Formación Profesional
y en el ejercicio anterior al que se solicita; teniendo, además, en cuenta la plantilla (nº de
trabajadores) media del año anterior al que se realiza la formación.

Así, y a modo de ejemplo en la siguiente tabla se te presentan los porcentajes aplicables; y si te

fijas bien en la tabla observarás que, a menor número de trabajadores, mayor es el porcentaje
de ayuda.

5.CONTROL DE LAS COMPENSACIONES , LOS INCENTIVOS Y LOS

BENEFICIOS DEL PERSONAL
Para que una organización empresarial funcione de forma eficaz es necesario que sus
trabajadores y trabajadores estén contentos y satisfechos para lo que la dirección deberá
encontrar un sistema de “compensar el trabajo” realizado por los mismos.

Las compensaciones no son más que recompensas al trabajo realizado, es decir, es todo
aquello que los trabajadores reciben a cambio de su trabajo; pudiendo ser las siguientes
compensaciones:

✓ Económicas
✓ En especie: coche, casa, guardería, colegio, seguro médico, plan de pensiones,
✓ Reconocimiento personal
✓ Valoración de su trabajo
✓ La conciliación laboral y familiar Reducciones en la jornada laboral
✓ Flexibilidad en el horario, etc.
✓ Comisiones por consecución de objetivos
✓ Mejora en las condiciones ambientales del lugar del trabajo
✓ Participación en las acciones de la empresa
Por ello, otra misión que podría realizar el departamento de RRHH sería el establecer un
sistema de compensación para los trabajadores que pueda conseguir los mejores resultados.
Este sistema podría ser negociado y discutido con los representantes de los trabajadores para
establecerlo para todos los trabajadores de la empresa, según categorías y niveles
profesionales.

Existe aún la mentalidad de que los trabajadores trabajan simplemente por el sueldo no
importando su motivación; mentalidad totalmente errónea, porque realmente los
trabajadores necesitan el sueldo para poder subsistir, pero por otro lado, la misma persona
necesita ser también alimentada, motivada, recompensada.

Al compensar a los trabajadores la empresa también están obteniendo beneficios… ¿por

qué?... porque si un trabajador que realiza sus tareas de forma óptima, rápida, eficaz,…, la
empresa no necesitará contratar a más personal con lo que está ahorrando dinero y esfuerzos.

El sistema de compensación para los trabajadores deberá realizarse en función de las

inquietudes, necesidades, preocupaciones de los trabajadores de la empresa para que sea
acorde a las compensaciones que realmente intereses a aquellos.

Así, cuando el empresario decide confeccionar un sistema de compensaciones no debe

realizarlo sin seguir una serie de cuestiones que deberá analizar antes de su confección.
Veamos cuáles son…

5.1 SISTEMA DE COMPENSACIONES

Pasos a seguir para elaborar un “eficaz” sistema de compensaciones:

La dirección, a la hora de confeccionar un sistema de compensaciones, deberá utilizar una

serie de principios, herramientas, procesos de administración, etc., ya que al usar estos
instrumentos traerá consigo una serie de beneficios en el bienestar y ambiente laboral.

Si por el contrario, el empresario lleva una inadecuada administración de las compensaciones

al personal en su empresa, traerá consigo una serie de “precios” que habrá de pagar por la
insatisfacción de sus trabajadores, puesto que éstos sienten que no son correspondidos “a la
dedicación que tienen ellos a la empresa”.

La empresa cuando decida confeccionar un sistema de compensaciones para su personal

deberá seguir los siguientes pasos, a saber:

1. En primer lugar, adecuará los puestos de trabajo agrupándolos en diferentes niveles.

2. Registrará los objetivos de cada puesto de trabajo, haciéndose preguntas como, por
ejemplo, ¿qué actividades realiza?
3. Determinará la prestación o prestaciones que añadirá a las actuales, debiendo ser
éstas reales y alcanzables.
4. Instaurará normas, reglas, procedimientos, condiciones,…, para poder disfrutar de
dichas percepciones de forma clara y entendible para toda la plantilla de la empresa.
5. Comunicar ese sistema de compensaciones a sus trabajadores. Esta comunicación
puede ser de forma individual o colectiva.