INFORME ESCRITO CON EL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA LAS

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS, TENIENDO EN CUENTA

COTIZACIÓN, NEGOCIACIÓN, ORDEN DE PEDIDO, RECEPCIÓN DE
MATERIALES, DESCRIPCIÓN DEL MANEJO Y MANIPULACIÓN DE RECIBO DE
MATERIAS PRIMAS E INSUMOS Y PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA
LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES.

PRESENTADO POR:

DEIVID LEONARDO GALLO PASCAGAZA.

GABRIEL ARGEMIRO BUITRAGO HERREÑO.
JORGE ALBEIRO OSPINA ERAZO.
MIGUEL ANGEL GUZMAN CARREÑO.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO

CAPITAL
CENTRO DE GESTION INDUSTRIAL
TECNOLGIA GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN INDUSTRIA
FICHA 1566272
BOGOTA
2019
 INFORME ESCRITO CON EL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA LAS
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS, TENIENDO EN CUENTA
COTIZACIÓN, NEGOCIACIÓN, ORDEN DE PEDIDO, RECEPCIÓN DE
MATERIALES, DESCRIPCIÓN DEL MANEJO Y MANIPULACIÓN DE RECIBO DE
MATERIAS PRIMAS E INSUMOS Y PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA
LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES.

PRESENTADO POR:

DEIVID LEONARDO GALLO PASCAGAZA.

GABRIEL ARGEMIRO BUITRAGO HERREÑO.
JORGE ALBEIRO OSPINA ERAZO.
MIGUEL ANGEL GUZMAN CARREÑO.

Instructor
JORGE JIMENEZ

informe escrito con el procedimiento documentado para las actividades del

proceso de compras, almacenamiento y estudio de proveedores.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO

CAPITAL
CENTRO DE GESTION INDUSTRIAL
TECNOLGIA GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN INDUSTRIA
FICHA 1566272
BOGOTA
2019
 1.Contenido
1. INTRODUCCION................................................................................................4
2. OBJETIVO..........................................................................................................5
a. Objetivo general..............................................................................................5
b. Objetivos específicos......................................................................................5
3. GLOSARIO.........................................................................................................6
4. MARCO CONCEPTUAL.....................................................................................8
4.1. Actividad de Compras.....................................................................................8
4.1.1. Gestión de las compras de una empresa................................................8
4.1.2. Política de compras..................................................................................8
4.1.3. Proceso de compras de una empresa.....................................................9
4.1.4. Orden de Compra...................................................................................12
4.1.5. Proveedor...............................................................................................14
5. PROCESO DE COMPRAS..................................................................................15
6. RECEPCIÓN DE MATERIALES.........................................................................19
6.1. Manejo y manipulación de materia prima e insumos...................................19
7. PROVEEDORES..............................................................................................20
8. CONCLUSIÓN..................................................................................................23

3
 1. INTRODUCCION

Mediante el siguiente informe se pretende dar a conocer el procedimiento de las

actividades de compras, teniendo en cuenta cotización, negociación, orden de
pedido, recepción de materiales, descripción del manejo y manipulación de recibo
de materias primas e insumos de la empresa LAC IMPRESORES S.A.S.

A su vez tener clara la información y procedimientos específicos, junto con la

documentación para la selección, evaluación y certificación de proveedores.

4
 2. OBJETIVO

a. Objetivo general

Identificar el procedimiento de las actividades de compras de la empresa L.A.C.

IMPRESORES S.A.S.
b. Objetivos específicos

 Identificar cotización, negociación y orden de pedido

 Identificar descripción del manejo y manipulación de recibo de materias
primas e insumos.
 Identificar procedimientos y documentación para la selección, evaluación y
certificación de proveedores

5
 3. GLOSARIO

Clientes: Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio,

producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor.
Diagnostico logístico: El diagnostico logístico es una mirada global externa de
los procesos de la empresa que busca detectar oportunidades de mejora
inmediata y orientar la toma de decisiones de futuras inversiones.
Distribución: La distribución es aquel conjunto de actividades, que se realizan
desde que el producto ha sido elaborado por el fabricante hasta que ha sido
comprado.
Empresa: Es un sistema integrador de capital, administración y trabajo dedicados
a satisfacer una necesidad en el mercado.
Fabricación: Manufactura o fabricación es una fase de la producción económica
de los bienes. El término puede referirse a un rango de actividad humana, desde
la artesanía hasta la alta tecnología.
Indicadores: Dato o información que sirve para conocer o valorar las
características y la intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura.
Inventario: El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los
elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado.
Mercancías: Una mercancía es todo "aquello que se puede vender o comprar",
usualmente el término se aplica a bienes económicos.
Materias primas: Se conoce como materia prima a la materia extraída de la
naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que más tarde se
convertirán en bienes de consumo.
Negocios: El negocio es una operación de cierta complejidad, relacionada con los
procesos de producción, distribución y venta de servicios y bienes, con el objetivo
de satisfacer las diferentes necesidades de los compradores y beneficiando, a su
vez, a los vendedores.
Proceso: está definido como la sucesión de actos o acciones realizados con
cierto orden, que se dirigen a un punto o finalidad

6
Proceso de almacenamiento: El almacenaje o almacenamiento es una parte de
la logística que incluye las actividades relacionadas con el almacén; en concreto,
guardar y custodiar existencias que no están en proceso de fabricación, ni de
transporte.
Producto: Es todo aquello que resulta de la transformación de materias primas e
insumos
Proveedores: Un proveedor es una empresa o persona física que proporciona
bienes o servicios a otras personas o empresas. Por su función existen tres tipos
de proveedores para las empresas.
Sistema: Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el
funcionamiento de un grupo o colectividad.
Compra: Cuando adquirimos los materiales.
Precio: Generalmente se denomina precio al pago o recompensa asignado a la
obtención de bienes o servicios o, más en general, una mercancía cualquiera. 
Adquisición: Cosa o bien que se adquiere.

7
 4. MARCO CONCEPTUAL

4.1. Actividad de Compras

Uno de los pilares fundamentales a la hora de controlar la producción de la

empresa es la gestión de las compras en la organización. Para poder producir
nuestros productos es necesario contar con todos los elementos necesarios para
su producción. En caso contrario, se paralizaría el proceso productivo de la
empresa y se interrumpiría la actividad empresarial, provocando unas
consecuencias muy negativas a la organización, ya que podría ocurrir que no
cumplir abastecer la demanda que tenemos. Para evitar estos problemas es
necesario realizar con una correcta organización de las compras de la empresa y
de todo el departamento encargo de ello.

4.1.1. Gestión de las compras de una empresa

Una buena gestión de las compras de una empresa en fundamental para

garantizar su eficiencia y competitividad. Esta se encarga de que se disponga de
todos las materias primas y materiales que sean necesarios para poder llevar a
cabo el proceso de producción. La finalidad de la organización de las compras
reside en encontrar los proveedores que nos ofrezcan los productos de mayor
calidad, al mejor precio posible y que los tengamos disponibles en el momento que
los necesitemos.
Por todo esto, cabe destacar la relación directa que posee el departamento de
compras con la mayoría de departamentos de la empresa. Ya que la organización
de las compras depende directamente del proceso de producción, del
departamento de contabilidad, financiero, etc. Este departamento adquiere una
mayor importancia dentro de los mercados globalizados en los que nos
encontramos, donde la guerra de precios hace que las empresas ajusten al
máximo los costes empresariales que derivan de la actividad de la empresa. Es
ahí donde la búsqueda de unas mejores condiciones económicas a la hora de
comprar los productos necesarios, y una buena logística de aprovisionamiento es
vital para reducir costes y tener una mayor eficiencia.

4.1.2. Política de compras

Las compras en la empresa de materias primas u otros productos son básicas

para una empresa. De este tipo de tareas se encarga el departamento comercial.
Esto significa que son la puerta de entrada de proveedores, así como la forma de
canalizar las relaciones entre las empresas.

8
De esta manera, una empresa selecciona sus proveedores siguiendo un mismo
criterio. Es decir, se aplica lo que podríamos denominar política corporativa de
compras. Normalmente se suelen regir por características como:
 Precio
 Calidad
 plazos de entrega
 capacidad técnica.
Debemos tener en cuenta que cada vez es más complejo realizar las compras. El
motivo es la naturaleza y la diversidad de servicios que encontramos en el
mercado. A esto debemos de sumarle los constantes cambios tecnológicos, así
como las cada vez mayores exigencias de calidad. De ahí que sea importante. En
este sentido, algunas de las responsabilidades son:
 Mantener una continuidad en el suministro de productos y servicios que
necesita nuestro negocio.
 Que estos suministros cumplen los principios de calidad establecidos.
 Obtener los productos al menor coste posible.
 Prever las variaciones de precios, así como las tendencias existentes en el
mercado.
En definitiva, la política corporativa de compras es una herramienta imprescindible
para tomar las decisiones correctas a la hora de qué comprar, cómo, a quién y a
cuando. Esta decisión influirá en el desarrollo del producto, la satisfacción de los
clientes, etc.

4.1.3. Proceso de compras de una empresa

El procedimiento de compras en la empresa es vital para la misma. En la mayoría

de las compañías es el departamento comercial quién se encarga del suministro
para el correcto funcionamiento del negocio. Pero, además, representa el 50% del
valor del producto que se vende. Esto dependerá del tipo de empresa en cuestión.
Teniendo en cuenta esto, no es difícil de supones que entre un 20 y un 30% de los
beneficios de una empresa se debe a los ahorros generados en el departamento
de compras de nuestra empresa. Con una buena gestión comercial se puede
ahorrar cerca de un 2%, además de aumentar los beneficios de la empresa y
condicionar el resultado final de nuestro producto.

9
- Datos del fabricante
- Número y denominación
- Lista de formatos con imágenes y códigos
- Propiedades
- Breve descripción funcional
- Esquema de conexiones. Habitualmente es un anexo con indicaciones
detalladas
- Tensión de alimentación, consumo
- Condiciones de operación recomendadas
- Tabla de especificaciones, tanto en corriente continúa como alterna
- Esquemas
- Circuito de prueba
- Información sobre normas de seguridad y uso

4.1.3.1. Fases del procedimiento de compras

Veamos a continuación en cuál es el procedimiento de compras de una empresa.

En concreto las tareas a realizar son:
 Previsión de las necesidades de materiales
 Planificación del suministro con tiempo suficiente.
 Adquisición de dichos materiales.
 Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el
tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado.
 Gestión administrativa del suministro. Esto es se encarga de los pagos.

Todas estas tareas se realizan siguiendo un procedimiento de compras de una

empresa. Este último podemos dividirlo en:
 Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades, determinar la
cantidad a adquirir, así como la modalidad de aprovisionamiento.

 La compra: Cuando adquirimos los materiales.

10
 Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de productos,
aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer las
reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas
condiciones).

 Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos

proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

Hemos mencionado las distintas operaciones, pero no el cómo funcionan las

compras de una empresa. Estas a su vez están compuestas por subprocesos.
Estos son los siguientes:
 Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y
decidir cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las
operaciones previas a las compras.

 Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que

han de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más
adecuados en función de la política de precios y la calidad de la mercancía.

 Especificar las características a los proveedores que necesitamos que cumplan

nuestros suministros.

 Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían

abastecernos.

 Evaluación de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles

candidatos realizar una selección en función de los criterios de calidad, precios
y plazos de entrega.

 Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si

el abono se realizará a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecerá un plazo
de entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad que
hayamos establecido.

 Negociar los precios. Uno de procesos dentro de cómo funcionan las compras
de una empresa es la negociación de precios. Consiste en obtener el mejor
precio con el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede
hacer algún tipo de descuento.

11
 Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué necesitamos,
cuánta cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya solo queda
realizar la compra. Esto significa que el departamento de compras es el
encargado de emitir las órdenes de compra.

 Realización de contratos de suministro. A veces el suministro está ligado a

un contrato por el plazo de meses o años, en el que podemos conseguir un
mejor precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de
bienes muebles y están sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un
contrato.

4.1.4. Orden de Compra

Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor;

indica cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de
pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Cuando el proveedor acepta la orden de compra se
configura un contrato de compra vinculante.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.
Un ejemplo de una orden de compra puede ser como él se muestra a
continuación:

12
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

 Número de orden de compra

 Nombre y dirección del proveedor

 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

 Términos de entrega y de pago

13
  Cantidad de artículos solicitados

 Número de catálogo

 Descripción

 Precio unitario y total

 Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.

 Costo total de la orden

 Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.

4.1.5. Proveedor

Un proveedor es una persona o empresa que abastece a otra persona o empresa

de materias primas, productos para transforma o productos para distribuir.
Las empresas, deben tener varias cosas en cuenta antes de elegir a sus
proveedores. Cada empresa dará más relevancia a una u otra característica del
proveedor, pudiendo fijarse más en la calidad de los productos o servicios, en los
precios o en la disponibilidad y tiempos de entrega.
Dependiendo del tipo de mercancía o servicio que nos preste nuestro proveedor,
podremos diferenciarlos en 3 tipos:
 Proveedor de bienes: éste sería el encargado de proveer a la empresa de
artículos y objetos tangibles, por ejemplo, en una carpintería sería el proveedor
de la madera.
 Proveedor de servicios: este tipo de proveedor no aporta material, sino que
presta un servicio o actividad para que sus clientes puedan a su vez
desempeñar sus funciones en la empresa. Por ejemplo, como proveedores de
servicios genéricos que toda empresa necesita estarían las compañías
telefónicas, de agua y luz.

 Proveedor de recursos: éstos serían los encargados de cubrir las necesidades

económicas de la empresa, por ejemplo, bancos y entidades de crédito o
financieras.

14
 5. PROCESO DE COMPRAS

La empresa LAC IMPRESORES S.A.S, al no contar con espacio suficiente de

almacenamiento, y llevar un procedimiento histórico respecto al procedimiento de
compras de materiales para la línea de producción, ya que se basan
específicamente en el monto a producir, según la cantidad de producto pedida por
el cliente.
Para su proceso de compra el cual es responsable el jefe de producción, es
necesario seguir los parámetros adecuados ya establecidos por la empresa para
hacer una compra eficiente,
1. verificar la orden de compra, la cual cumpla con los parámetros de producción y
política de la empresa, es decir que el producto pedido por el cliente pueda ser
desarrollado por la empresa

15
2. verificar el inventario del almacenamiento, en el cual podrá saber con qué
material e insumos cuenta y que le hace falta para su producción.

inventario de almacenamiento
BODEGA
MATERIALES
CANTIDAD UBICACIÓN
PAPEL PROPALCO

PAPEL ESMALTADO

PAPEL POLICROMIA

PAPEL COUCHE

PAPEL PROPALMATE

PAPEL BOND

PAPEL AUTOADHESIVO

PAPEL RECICLADO

CARTON PRENSADO

CARTON PROPAL

CARTON PLASTIFICADO

CARTON ESMALTADO

TINTAS

ALCOHOL ISOPROPILICO

SOLUCION

QUIMICOS

PEGANTE

PLASTICO

16
3. ya después de tener la respectiva información anteriormente mencionada, el
jefe de producción solicita al gerente general la autorización para la realización
de la compra del material faltante para la línea de producción.
Teniendo ya la autorización, se procede a acceder a los siguientes pasos para la
compra.
Cotización:
La empresa realiza las respectivas investigaciones, con los proveedores de más
confianza y solicita sus respectivos precios de materiales, con el fin de valorar y
estudiar uno por uno para encontrar al proveedor que de mejores garantías en el
precio, calidad y puntualidad

COTIZACION
Nombre fecha codigo:
PRODUCTO CANTIDAD PRECIO

total

TIEMPO DE ENTREGA X DIAS HABILES RECIBE:

ENTREGA : Maria Perez
OBSERVACION

17
Negociación:
Al terminar la investigación y selección del proveedor, por parte del jefe de
producción junto con el director general, se procede al llamar al proveedor para
acordar los parámetros de entrega y las formas de pago del material

Diagrama de flujo para compras

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 6. RECEPCIÓN DE MATERIALES

Al ya haber encontrado o seleccionado al proveedor adecuado y terminada la

negociación de compra, se plantea la recepción de materiales o el recibido, el cual
podrá ser ejecutado por coordinador u operario capacitado, que conozca el
material, para empezar el procedimiento de recepción.
Será con la revisión exhaustiva del material o materia prima, esto se ara frente al
proveedor o la persona encargada de entregar el material, con el fin de llevar un
proceso transparente, además se realizará un contero o peso de la mercancía
para la confirmación de que el material esta completo.

6.1. Manejo y manipulación de materia prima e insumos

Principalmente se encarga del cuidado de los materiales y materia prima, el jefe

de producción y coordinador, teniendo en cuenta que los operarios tienen también
la responsabilidad y el acceso de su manipulación.
Adicionalmente se establecen espacios de almacenamiento para el cuidado del
material, el cual no se exponga a humedad, suciedad, deterioro, etec.
Los operarios son los encargados de toda la línea de producción, guiados por el
coordinador, con el fin de cumplir los tiempos y estándares de cálida.
A Continuación, se muestra un diagrama de flujo, mostrando todo el proceso de
producción de la empresa LAC IMPRESORES S.A.S.

19
 DIAGRAMA DE OPERACONES PARA SISTEMA PRODUCTIVO POR PROCESO

Nombre del proceso: Elaboración de cuadernos, plegables y rompecabezas

Diseño a solicitud del cliente (1 a 3 dias)

1

Prensa (Grabado en planchas metalicas) (1 dia)

2

Montaje de planchas en maquina (C.M.Y.K) (2 horas)

3

CUADERNO PLEGABLE ROMPECABEZAS

Poner 1 tinta a las hojas Imprimir la pasta dura Montar papel Montar papel
en plancha de un color 1 en hoja mate o brillante 1 1 1 (30 minutos)

(30 minutos) (30 minutos)

(30 minutos) Imprimir en sustrato Imprimir en sustrato
Cortar las hojas para Pegar al carton 2 2 (2 horas)

2 2
tamaño final Girar el papel al reverso Esperar tiempo de secado
(1 dia)
(4 horas) Pegar guarda del lado interno para impresión doble cara 3 3 (2 horas)

Perforar esquinas de de la pasta 3 Poner plastificado

argollado 3 Poner plastificado 4 (5 horas)
(1 dia) 4
(1 1/2 hora) Perforar esquinas de argollado Colaminar
4 Cortar en la maquina para(5 horas) 5 (5 horas)

Ensamble de piezas (5 horas) dar tamaño 5 Pegar en carton

6 (2 horas)
(2 horas)
Poner argollado 5 Plegar las caras en maquina Poner en maquina de pegado
o manual 6 7 (2 horas)
(2 horas)

Cerrar argollado (2 horas) Esperar tiempo de secado

6 8
Fajillar (2 horas)
(2 horas) 7
Retiro de pegamento (2 horas)
Troquelado de piezas
y sobrantes 7 inspeccion 9 (2 horas)
8
(2 horas) Separar piezas
(5 horas)
EVENTO SIMBOLO Empaque 10
Operación (30 minutos) 9 Empaquetado en cajas
Inspeccion 11 (5 horas)
10
Almacenamiento (1 dia)

11 (2 a 3 dias)

Transporte y entrega
7. PROVEEDORES.

20
Para la clasificación y selección de los proveedores de materia prima, materiales e
insumos de la empresa LAC IMPRESORES S.A.S. se realiza un estudio
específico el cual se divide en dos partes, el proveedor y el producto, con el fin de
encontrar la mejor opción al momento de tener una eficiencia en los principales
productos de la empresa LAC IMPRESORE, tanto de calidad como en costos de
producción.
La empresa cuenta con un formato de evaluación de proveedor, el cual muestra
específicamente los puntos más importantes al tener en cuenta para la selección
del proveedor.

21
Para tener un panorama más específico en cuanto a la selección de proveedores
de la empresa LAC IMPRESORES S.A.S, SE presenta un diagrama de flujo
explicando el proceso de selección de los principales proveedores para la línea de
producción de la empresa:

22
 8. CONCLUSIÓN

Por medio del informe anteriormente presentado, se logra identificar los principales
procedimientos, los cuales son los de compra de materiales e insumos, recepción,
manipulación y adicionalmente la selección, evaluación y certificación de
proveedores.

Teniendo en cuenta la documentación o formatos como evidencia de dichos

procedimientos, se presentan diagramas de flujo para una mayor explicación de
los distintos procesos.

23