TGA-001

INFORME FINAL ETAPA PRÁCTICA

Villavicencio, 26 de mayo de 2020

ELABORADO POR: Kevin Barrios Lemus

OBJETIVO:

Poner en práctica los conocimientos teóricos-prácticos adquirido en la etapa

formativa en el área “Tecnólogo Gestión Administrativa”, bajo las condiciones
reales de un ambiente laboral.

Resumen.

El 16 de diciembre del 2019 empecé mi etapa práctica en la empresa compañía

vital de Colombia s.a.s identificada con NIT: 900-229-438-1 Esta empresa fué
constituida como SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA y se dedica a
Actividades de administración empresarial De acuerdo como lo señala la Agencia
Nacional en el Decreto 1073 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Administrativo EL PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA DE COLOMBIA En desarrollo de la facultad contenida en el numeral
11 del artículo 189 de la Constitución Política y, CONSIDERANDO ARTICULO
1.2.1.1.3.1.
INFORME FINAL ETAPA PRÁCTICA 2

La empresa compañía Vital de Colombia S.A.S es un grupo empresarial y

Nuestras operaciones están encaminadas al cumplimiento de estándares de
seguridad, cumpliendo con la normatividad legal vigente en la prestación de
nuestros servicios.

Contamos con excelente infraestructura, instalaciones propias y adecuadas con

tecnología de punta para brindar un excelente servicio a cada uno de nuestros
usuarios con el objetivo de satisfacer sus necesidades.
Nuestros pilares fundamentales son la generación de empleo la atención oportuna
a los requerimientos de nuestros clientes y la prestación de un servicio amable y
seguro por parte del equipo humano de la compañía.
INFORME FINAL ETAPA PRÁCTICA 3

ACTIVIDADES A DESAROLLAR.

Durante el periodo de prácticas realizado en la Empresa Compañía vital de

Colombia S.A.S identificada con Nit: 900-229-438-1.Los funcionarios de la entidad
nos dieron la inducción con respecto a procesos realizados en la diferente área de
trabajo.

Durante el mes de Diciembre y Enero en la oficina de la esperanza administre la

documentación contable de la empresa (notas contabilidad y comprobantes
egresos) el cual se debe organizar a medida que se van solicitando documentos y
realizando trámites; teniendo en cuenta el número consecutivo que lleva los
documentos se iba ordenando y empastando.

Figura 1. Archivo del área de

contabilidad y tesorería
Después de organizar y empastar el archivo contable
VISITA A LA ELECTRIFICADORA DEL META 2

El recorrido estuvo a cargo por la funcionaria Yadira Ardila, Ingeniera de

Sistemas, donde se realizó la visita al área de ventanilla Única; oficina donde se
gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción,
radicación, distribución de los documentos enviados y recibidos y la
implementación de la herramienta Orfeo que es un sistema de gestión Documental
que está orientada principalmente a proteger la libre distribución y uso de
software.

Se manejan la PQRS es una herramienta que nos permite conocer las

inquietudes, manifestaciones que tienen los grupos de interés para tener la
oportunidad de fortalecer el servicio.

El 2004 se creó el comité de archivo que fue fundado por el Gerente de la EMSA
y la Secretaria del comité; en el comité se fijan las políticas y lineamentos, se
aprueba las Tablas Retención Documental (TRD), el programa de gestión
documental. También tiene un Pinal (plan Institucional Archivos) estos hace
proyectos de Gestión Documental a corto, mediano y largo plazo y manejan su
software llamado Orfeo que es un herramienta Gestión Documental creada por la
superintendencia de servicios públicos domiciliarios, lo que hace esta herramienta
es apoyar la directiva presidencial 005 del tema cero papel.

El Archivo de Gestión, oficina que está encargada por las funcionaras Andrea
Mar y Andrea Pacheco que se encarga de todos los documentos que se reciben
en la ventanilla única en donde se separa los documento por dependencias. El
almacenamiento de los documentos en trámite debe hacerse en los archivadores
o los computadores de las respectivas dependencias. Una vez se van cerrando los
expedientes, los documentos deben ser enviados al archivo de gestión
centralizado reglamentado por la Empresa.
VISITA A LA ELECTRIFICADORA DEL META 3

Las cajas están organizadas como están en la Tablas Retención Documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales y las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
así mismo la tienen establecida por departamentos. Cuando se lleva las cajas al
Archivo central se le quita el rotuló.
Se realiza un proceso de reclasificación y verifican que tenga los 220 folios se
sacan los documentos que estén repetidos, cuando ya esté todo listo hacen un
inventario y hacen la transferencia documental al archivo central.

El Archivo Central donde hay más seis mil ( 6000) cajas del año 1980 hasta el
2017 donde se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite y aplicada la Tabla de
retención documental.

Toda la información que está en el Archivo Central se encuentra en el inventario

documentales donde se hace un control de la información que tiene el Archivo
Central para una búsqueda de información y no podría dejar Perder ningún
documento, porque si se le perdía se le abría una investigación disciplinaria.

En las historias laborales, es una serie documental de manejo y acceso reservado

por parte de los funcionarios de la Unidad de Talento Humano, en donde se
conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo
relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la
entidad. va organizado de acuerdo a la circular 004 del 2003, según como lo
estipula el archivo general de la nación y debe tener unos parámetros
documentales como hoja de vida certificado de antecedentes

La EMSA maneja una carpeta de historias laborales de gran tamaño que tiene
una capacidad de 220 folios cada pestaña, en la primera se encuentra el paz y
salvo y en la segunda formación y desempeño y en el tercero va las novedades
penales y en la cuarta va vacaciones, permisos y licencias e incapacidades.

VISITA A LA ELECTRIFICADORA DEL META 4

Manejan una base de datos con la información de los funcionarios de la entidad y

personal retirado, aprendices Sena, para garantizar una conservación de 80 años
a partir de que le persona se retire de la entidad.

CONCLUSION:

La visita a la electrificadora de Meta S.A (EMSA) aporto a mis conocimientos y

Pude aprender a relacionarme de una manera directa con el proceso de gestión
de los Archivos EMSA lo cual me sirve de experiencia según como lo estipule
cada empresa.

KEVIN BARRIOS LEMUS

Aprendiz

Transcriptor: Kevin Barrios Lemus