EJEMPLOS DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS EN LA EMPRESA

CONVOCATORIAS:
Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un
lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la
publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a
sus empleados. (en tablón de anuncios o particular) Se indica el lugar, la hora, y el orden
del día por apartados.

ACTAS.
Documento por medio del cual se da fe de los hechos o de lo sucedido en reuniones, así
como de los acuerdos tomados en las mismas y previamente han sido convocadas con
carácter oficial. La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que
figurará en la convocatoria a esa reunión.
Es el secretario por medio de su firma el que se encarga de dar fe de ese documento por
medio de su firma y la de los restantes miembros que conforman el órgano que convoca
la reunión.
Suelen reflejarse en el libro de actas o registro, actualmente también son informatizadas.

El acta suele ser del siguiente modo:

|ACTA                                                                                                               |
|En la ciudad de .... siendo las..... horas del día..... del ..... de 2004, se reúnen ................. en  
|
|....................con el siguiente orden del día.                                                               |
|                                                         |
|-Primero: _________________________________________________________________________________ 
|
|-Segundo:    _______________________________________________________________________              
|
|-Tercero:     _______________________________________________________________________               
|
|                                                         |
|Se abre la sesión..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente.....                                      
|
|Se abre un nuevo diálogo.... y se acuerda.....                                                                     |
|                                                         |
|Ruegos y preguntas:.............................          

 |Y al no haber más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ...... horas, y yo secretario
doy fe.             |
AUTORIZACIONES:
Petición que hace un empleado a su jefe. Puede obedecer a varios motivos. No existe un
formato o estilo normalizado para este documento, simplemente hay que expresarlo con
claridad, brevedad   y concisión.

AVISOS Y ANUNCIOS

Informaciones o noticias de carácter general que afecta a la organización y, por tanto, al

personal de la empresa. Se suele colocar en el tablón de anuncios. Debe confeccionarse
de forma clara y concisa, expresando el anuncio con claridad.

BOLETÍN O REVISTA

Suele confeccionarse en imprentas y contiene información referente al ocio y a la cultura

ligadas directamente con la empresa que la edita.

MEMORIAS

Redacción de las actividades que se han llevado a cabo del programa de principio de
temporada. Reflejan los datos y actividades llevados a cabo por la empresa, suele hacerse
con carácter anual.
No debemos confundir este tipo de memorias con las memorias de cuentas anuales que
son anotaciones contables que forman parte del libro de cuentas anuales.

NOTA INTERIOR

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos de una empresas se

comuniquen entre si incidencias, peticiones, etc.
Partes de las que consta:
    - Inicio: nombre de la empresa y fecha en formato corto. La palabra DE: y a continuación
el cargo de la persona que emite la nota. La palabra A:   y el   cargo y departamento de la
persona a la que va dirigido. La palabra ASUNTO: y un resumen del motivo del
documento.
    - Contenido: se especifica el motivo de la nota, su redacción debe ser breve y concisa. La
exposición del documento ha de ser directa.
    - Final: firma de la persona que envía el mensaje.

|   ASINQUE                                                                                                                       |
|Empresa de publicidad                                                                                                           |
|                                                                |
|Fecha: 24-03-2004                                                                                                               |
|DE: Jefe de departamento de contabilidad.                                                                                  
|
|A: jefe de departamento de ventas.            |Asunto: petición de extractos de
cuentas.                                                                                       |
|                                                                |

|Te ruego nos remitas cuanto antes los extractos de cuentas de este trimestre, así como
todo lo relativo al estado general de las cuentas trimestrales susceptible de ser incluido en
la declaración del segundo trimestre.                                                           |
|         |                                                      |
|         |                                                      |
|         |                                                      |
|         |                                                      |

Se hace con lenguaje que denote compañerismo (Te ruego...)

DOCUMENTOS EXTERNOS DE LA EMPRESA.

ANUNCIOS

|ASINQUE                                                       |
|Empresa de publicidad                                         |
|                               |
|Editor artístico:                                             |
|Para ingresar en plantilla inmediatamente.                     |
|Se requiere ser mayor de 25 años, tener la titulación         |
|apropiada y al menos un año de experiencia en un puesto similar.                                        
|
|Se ofrece contrato indefinido a jornada completa y sueldo anual de 15.000$                        
|
|                               |
|Interesados enviar currículo a Avenida de la Gaviota 5, 7ºJ   |
|04008 Almería, adjuntar foto y carta de presentación.         |

Es el modo de publicar determinadas noticias que pueden ser de interés fuera de la

empresa. Los motivos del anuncio pueden ser diversos, unas veces es obligatorio (oferta
pública de adquisición) y otras veces es voluntario. El medio de difusión de los anuncios
son los diarios.

Partes de las que consta

    - Logotipo de la empresa, razón social, la palabra AVISO o ANUNCIO, motivo que lo
origina, localidad y fecha de emisión, antefirma y firmado.
No hay modelo

normalizado de anuncio.

CARTA CIRCULAR

Se utiliza principalmente para hacer el papel de carta comercial para anunciar algún
evento a otras empresas o personas (cambio de domicilio social, inauguraciones,
lanzamiento de productos..). por otro lado también sirve para dar instrucciones,
procedimientos u órdenes sobre algún tema. En este caso es normal que vayan
enumeradas correlativamente. Su presentación suele ser bastante sobria.

|ASINQUE                                                                                         |
|Empresa de publicidad                                                                           |
|Avd. Gaviota 5, 7º J                                                                             |
|04008 Almería.                                                                                   |
|                                                |
|Señor Adolfo Martínez Ruiz                                                                       |
|Calle Paloma 6                                                                                   |
|04008 Almería                                                                                   |
|                                                |
|24 de marzo de 2004                                                                             |
|                                                |
|Estimado señor Martínez,                                                                         |
|Nos dirigimos a usted para notificarle el reciente cambio de domicilio de nuestra
empresa.       |
|Actualmente estamos situados en la calle Gaviota número 5, 7º J, en Almería.                    
|
|Esperamos poder seguir ofreciéndole nuestros servicios y recibiendo su confianza desde
nuestras |
|nuevas instalaciones.                                                                           |
|                                                |
|Le agradecemos la atención prestada.                                                             |
|Cordialmente                                                                                     |
|                                                |

|ASINQUE.                                                                                         |
|                                                |
|Directora
Gerente.  |Ruth Manzanares Ruiz.                                                                           |

TARJETAS:

Pueden ser de dos tipos; de VISTA o COMERCIALES.

Las primeras sueles ser de tamaño pequeño y rectangular y su contenido suele tener la
identificación de la persona o empresa que la entrega, así como su dirección, teléfono, fax
y otros datos de contacto.
El segundo tipo de tarjetas, las comerciales, son tarjetas de respuesta comercial y el
franqueo está pagado.

INVITACIONES.
Documento por el cual un anfitrión invita a otra persona a asistir a algún tipo de acto o
evento. Si el acto es público, la invitación se enviará a empresas o personas relativas a
estas y es costumbre utilizar el SALUDA. Para actos privados o familiares suele hacerse
por medio de invitaciones-

|                                             |
|ASINQUE                                                                                   |
|                                             |
|Se complace en invitarles al acto de inauguración de sus nuevas oficinas que tendrá
lugar |
|el próximo día 1 de abril en la nueva sede situada en la calle Gaviota, número 5, 7-j de   |
|Almería, a las 17 horas.                                                                   |
|Rogamos confirmen asistencia.                                                             |
|24 de marzo de 2004                                                                       |

SALUDA.
Documento utilizado en la empresa o cargos públicos para comunicar nombramientos,
tomas de posesión de cargos, invitaciones a eventos, agradecimientos... Suele escribirse
en tamaño A4 o A5.
Partes de las que consta:

    - INICIO: descripción del cargo de la persona que emite el documento en el centro y la

palabra SALUDA en el centro mas abajo.
    - CONTENIDO: a... seguido de la persona con nombre, apellidos y cargo a la que va
dirigido y con una breve exposición del motivo.
    - FINAL: nombre y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en
el siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. El lugar de emisión y la
fecha.
Frase de cortesía para el despido:
aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida.

NO se firma, se redacta en 3 PERSONA, NO se escribe la dirección del destinatario y no

hay sello de la empresa.

Los márgenes: Izquierdo: 2 centímetros. Derecho 2 centímetros. Centrado por igual arriba
y abajo.