Herramientas para el monitoreo y control del proyecto

Primera parte: Técnicas de monitoreo y control del

proyecto
Para que un proyecto llegue a buen término es importante controlar que el trabajo que está comprometido se
realice. Pero es imprescindible supervisar también cómo se hace.

En las etapas iniciales y durante la planificación, el director de proyecto y los

interesados elaboran el plan con las líneas base de alcance, tiempo y costo que se
utilizan para medir el desempeño del proyecto y realizar los cambios necesarios
para corregir las desviaciones.

El Director de Proyecto es responsable de monitorear y controlar que el proyecto se

realice de acuerdo al plan. Esto es:

- El inicio y término de las actividades en la fecha planificada.

- Disponer de los recursos requeridos en calidad y cantidad.
- Asignación recursos humanos con la dedicación acordada.
- Asegurar que los recursos humanos trabajen en actividades del proyecto y que
los recursos físicos se utilicen en el proyecto.
- Controlar y medir el desempeño del cronograma y costo.
- Producir resultados con la calidad requerida.
- Controlar los cambios al alcance.
- Controlar y resolver los problemas que surjan durante el curso del proyecto.
- Control y supervisión de los riesgos, adquisiciones, comunicaciones y la
participación de los interesados.

El monitoreo y control permite rastrear, revisar el progreso y regular el desempeño del proyecto.

En esta clase, revisaremos los conceptos de monitoreo, control y las técnicas que puede utilizar para supervisar y
controlar el proyecto, como alertas y desviaciones.

1.- Monitoreo

El propósito de monitorear el proyecto es detectar durante el ciclo de vida del proyecto lo siguiente:

Desviaciones del presupuesto.

Retraso del cronograma.
Falta de entregables.

Las preguntas claves del monitoreo son:

¿Qué y cuándo debemos medir?

¿Con qué anticipación debemos saber esto?

Monitorear las actividades del proyecto implica asegurar que el trabajo comprometido para cada actividad se realice
en las fechas y plazo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida.

Dado todo lo anterior, tenemos que monitorear y controlar el proyecto implica:

Medir el avance de las actividades del proyecto: ¿Dónde estamos?

Comparar los valores reales contra los valores planificados del proyecto: ¿Dónde deberíamos estar?
Medir el desempeño del proyecto con respecto la línea base del proyecto: ¿Cómo estamos haciendo uso de los
recursos?
Identificar las acciones correctivas para solucionar problemas y mitigar riesgos adecuadamente: ¿Cómo nos

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ponemos al día?
Controlar y gestionar la implementación de los cambios aprobados al proyecto.

Es necesario distinguir claramente la diferencia entre monitorear y controlar, ya que entre ambos procesos existe una
retroalimentación.

El proceso de monitoreo mide y el proceso de control corrige para mantener el proyecto en curso y dirección hacia el
objetivo.

Las preguntas claves del monitoreo son:

• ¿Qué y cuándo debemos medir?

• ¿Con qué anticipación debemos saber esto?

En el mundo real, las cosas no suelen suceder de acuerdo al plan y esto se debe fundamentalmente a que todo está
en permanente cambio. Algunos problemas que pueden surgir y que impactan en el proyecto son:

Entrega temprana o tardía de los artículos adquiridos.

Cambios en los requisitos del propietario.
Cambios en la productividad del trabajador y del equipo.
Oposición de la comunidad a las condiciones de proyecto (ruido, polvo u otra contaminación, entre otros).
Planificación pobre (supuestos inadecuados).
Las inclemencias del tiempo, las condiciones geográficas imprevistas, problemas de localización, entre otros.

El director del proyecto debe recabar información acerca del desempeño (histórico, actual y proyectado) y de las
desviaciones que se van produciendo en el mismo:

Retrasado respecto al plan, línea base cronograma.

Con sobrecostos respecto a la línea base de costos (presupuesto).
Los entregables que no están según la especificación o la calidad está por debajo de la solicitada en la línea
base del alcance.
La productividad es menor a la planificada.

El Director de Proyecto no debe quedarse sólo con los valores de los indicadores para el alcance, tiempo y costo del
proyecto. En esta tarea de monitorear también debe identificar los riesgos y problemas que pueden causar

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desviaciones y un bajo desempeño del proyecto. Algunos de los factores más comunes son:

Subestimar los plazos y fecha de término.

Subestimar el esfuerzo del equipo de trabajo.
Olvidar o Ignorar stakeholders.
No considerar los tiempos necesarios para la formación y aprendizaje del equipo de trabajo.
Dificultades de comunicación entre los grupos de trabajo.
Falta de compromiso de los miembros del equipo.
Gestión inadecuada de los cambios.
No realizar una gestión de los conflictos.

2.- Control

El propósito de controlar el proyecto es corregir, durante todo el ciclo de vida del proyecto, las desviaciones en
presupuesto, cronograma y calidad.

Se debe asegurar que el proyecto va de acuerdo al plan. En ocasiones se deberá incluso revisar el plan para alinearlo
al desempeño.

El monitoreo del proyecto entrega información acerca de qué acciones correctivas realizar sobre el mismo. El control
se realiza sobre los recursos, sobre las características del proyecto o una combinación de estas dos variables:

a) Control mediante los recursos del proyecto: Ajuste de los recursos o las “4M” del proyecto:

Money - ¿Más dinero?

Manpower - ¿Más y mejor Mano de Obra?
Materials - ¿Más y Mejores materiales?
Machinery (Equipamiento) - ¿Más y Mejores equipos?

O bien,
b) Control mediante características del proyecto: Ajustando las
características del proyecto para:

Reducir el tamaño del proyecto.

Reducir el alcance.
Cancelar o Terminar el proyecto.

El Director del Proyecto debería lograr el control y colocar en curso el proyecto, ajustando una o bien una
combinación de estas variables.

3.- Indicadores y buenas prácticas para control del proyecto.

Para saber cuándo debe realizar este control, el director de proyecto puede utilizar alertas generales, desviaciones
respecto a la línea base y los indicadores que proporciona la técnica del valor ganado.

3.1.- Alertas Generales

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de siguientes situaciones o alertas:

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Desempeño

Surgen problemas técnicos inesperados.

Faltan recursos o no están disponibles cuando son necesarios.
Problemas de Calidad o confiabilidad.
Propietario/cliente requiere cambios en las especificaciones funcionales.
Surgen conflictos y complicaciones con otras áreas o stakeholders.
Se producen cambios en el mercado que hacen que aumenten/disminuyan los costos del proyecto.

Costo

Dificultades técnicas que requieren más recursos.

Aumenta el alcance del trabajo.
El monto de la propuesta ganadora resultó ser demasiado bajo.
La entrega de los resultados del monitoreo es pobre o llega muy tarde.
Los flujos de pago para el contratista no están bien hechos.
Cambios en los precios de mercado son utilizados como base para las estimaciones.

Cronograma

Dificultades técnicas que requieren más tiempo para resolverse.

Aumenta el alcance de trabajo.
Secuenciación de tarea no bien realizada.
Material, mano de obra/equipo no disponible cuando son necesarios.
Tareas claves no fueron terminadas a tiempo.

Alcance y calidad

Los entregables no cumplen con las especificaciones.

La calidad es inferior a la solicitada.
Los entregables están incompletos.

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de

situaciones o alertas. Hay varios tipos de ellas.

3.2.- Comparativos contra la línea base:

Los comparativos contra la línea base permiten contrastar el avance a la fecha contra el avance según el plan. Es
importante realizar un control al proyecto cuando el comparativo está indicando que:

Los recursos utilizados difieren del plan o línea base. Ejemplo:

El uso de las horas de equipamiento a la fecha, es mayor que el planificado.

El uso de horas de mano de obra a la fecha (actual) es mayor que el planificado.
El concreto usado a la fecha (actual) es mayor que el planificado.

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Las actividades están tomando más tiempo o menos tiempo de lo previsto. Ejemplo: La duración real de
actividades a la fecha (Actual) es mayor que la planificada (Plan) para las actividades 1 y 2. La duración de la
actividad 3 es menor que la planificada y comenzó después de la fecha de inicio del plan.

• Los Costos del proyecto a la fecha difieren del presupuesto.

Ejemplo: Los costos acumulados a la fecha(Progreso) son menores al presupuesto en un 20%.

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En Resumen...
El director de proyecto es quien realiza el monitoreo y control del proyecto.
Monitorear es medir el avance real con respecto a lo planeado.
Controlar significa tomar acciones para corregir las desviaciones y colocar el
proyecto en curso.
Se utilizan alertas de desviación en cronograma, costo y alcance.
Se utilizan técnicas de monitoreo y control, como reportes de avance,
semáforos, valor ganado.
La reuniones se utilizan para informar el avance y tomar decisiones de cambio,
resolver incidencias y controlar las tareas de equipo de proyecto.

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