MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y FISCALIZACIÓN DE

CONTRATOS

2017
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do� Ganadería,
. Acuacultura y Pesca

Contenido
Presentación: 4
Administradores de Contratos y Fiscalizadores de Obras 4
Responsabilidades y Obligaciones de los Administradores de Contratos en
contrataciones de bienes, servicios, obras y consultorías: 5
Condiciones generales: 5
Plazo - Contratos complementarios 6
Pagos 7
Garantías 7
Multas 7
Actas 7
Responsabilidades y Obligaciones del Fiscalizador en contratación de obras: 8
Responsabilidades y Obligaciones del Administrador - Fiscalizador en
contrataciones de obras: 9
Condiciones generales: 10
Plazo 11
Pagos 11
Garantía de Buen Uso del Anticipo 12
Multas 12
Designación: 12
Notificación y envió del contrato 12
Creación de usuario administrador 13
Documentos generados por el administrador del contrato 14
Información relevante que debe ser publicada en el portal Institucional del
SERCOP 15
Garantías 16
Renovación de Garantías 17
Devolución de las Garantías 18

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Suspensión del Plazo 18
Multas 19
Actas de Entrega Recepción (Art. 81 de LOSNCP - 123 y124 del RGLOSNCP) 19
Bienes y Servicios 20
Para el caso de obras: 21
Para el caso de consultorias: 21
Pagos 22
Contratos Modificatorios Art. 72. LOSNCP 22
Contratos Complementarios Art. 85. LOSNCP 22
Rubros Nuevos (Solo para Obras) 23
Diferencia de Cantidades (Solo para Obras) 23
Terminación de Contrato por Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales. 23
Terminación de Contrato por Mutuo Acuerdo de las Partes Art. 93 LOSNCP 24
Terminación Unilateral del Contrato Art. 94 LOSNCP 24
Documentación que debe enviar el administrador del contrato al área jurídica para
iniciar mediación, laudo o juicio pertinente 25
Presentación:

El presente manual ha sido elaborado por la Dirección de Contratación Pública, con el

objetivo de dar a conocer a los administradores y fiscalizadores de contratos del Ministerio
de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, los fundamentos técnicos, legales,
funciones. deberes y procedimientos para la correcta ejecución de los contratos.

Administradores de Contratos y Fiscalizadores de Obras

En todo contrato se designará un administrador, quien será el encargado de velar por el

cumplimiento de todas las obligaciones que se deriven del contrato.

Tanto los administradores de contratos como fiscalizadores deberán ser técnicos afines al
objeto contractual y tener conocimiento suficiente del objeto contractual. Son además
encargados de controlar, supervisar y vigilar la ejecución de los contratos, a fin de
garantizar el fiel cumplimiento del mismo.

En los contratos de obra el consultor que realizó los estudios de ingeniería y diseño
definitivo deberá suscribir un contrato de asesoramiento, a fin de asesorar
permanentemente al constructor, fiscalizador y administrador del contrato, durante toda la
construcción.

La fiscalización de obras.- Pueden ser ejercidas tanto por personas naturales asl como
jurldicas, siempre que estas sean contratadas a través de los procedimientos de
consultorla. Sin embargo de esto, en caso de tener el Ministerio de Agricultura, Ganadería,
Acuacultura y Pesca un profesional dentro de la entidad, podrá designarlo como
fiscalizador.

Las responsabilidades de los administradores y fiscalizadores de contratos dependiendo

de la gravedad pueden ser administrativas, civiles y penales según corresponda.

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Acuacultura y Pesca

Responsabilidades y Obligaciones de los Administradores de Contratos en

contrataciones de bienes, servicios, obras y consultorías:

Entre las responsabilidades y obligaciones más importantes de los administradores de

contratos están:

Condiciones generales:
• Velar por el cabal y oportuno cumplimiento del contrato, conforme lo establecido en el
pliego, oferta adjudicada y demás documentos que forman parte del proceso
precontractual.

• No permitir la realización de actos violatorios a la ley.

• No exigir ni recibir dinero, premios o recompensas.

• Coordinar con las áreas o personal del Ministerio de Agricultura, Ganadería,

Acuacultura y Pesca que tengan relación con el contrato.

• Autorizar el inicio de cualquier trabajo no contemplado inicialmente.

• Aprobar informes que emita el contratista.

• Revisar conjuntamente con el contratista el cumplimiento del objeto contractual, de

acuerdo con el cronograma establecido en la oferta.

• Determinar los documentos que prevalecerán en la ejecución contractual, que no

consten en el contrato, en caso de que el contratista descubriere discrepancias entre
los mismos.

• Entregar información solicitada por el contratista.

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00 Agricuttura, G.anaderia,
Acuacultura y Pesca

• Vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad pertinente (señalética, letreros de

peligro, precaución, etc.).

• Requerir de manera justificada al contratista, el reemplazo de cualquier integrante de

su personal que lo considere incompetente o negligente, en iguales o mejores
condiciones a las ofertadas.

• Reportar al Ministro o su delegado, su gestión debiendo comunicar todos los

aspectos operativos, técnicos, económicos y de cualquier naturaleza que pudieren
afectar al cumplimiento del objeto del contrato.

• Registrar en el portal Institucional del SERCOP www.compraspublicas.gob.ec toda la

documentación que se genere en la etapa de ejecución contractual, para lo cual, el
área de Contratación Pública creará un usuario y clave de acceso.

Plazo-Contratos complementarios (Art. 85 LOSNCP, reformado con la Ley Orgánica

para la Eficiencia en la Contratación Pública -132, 144 y 145 del RGLOSNCP).

1. Adoptar las acciones necesarias para evitar retrasos injustificados.

2. Aprobar la ampliación del plazo o contratos complementarios.

3. El administrador del contrato, queda facultado para conceder y autorizar las prórrogas
de plazo que considere necesarias durante la ejecución del mismo, salvo que la
misma excediere el plazo total, en cuyo caso, se estará a la decisión del señor
Ministro o su delegado, previo informe del administrador.

4. Reprogramar y actualizar el cronograma de ejecución contractual, por razones

debidamente justificadas no imputables al contratista.

5. Gestionar la elaboración de contratos complementarios.

6. No inducir al Ministro o su delegado, a suscribir contratos complementarios o

modificatorios sin justificación técnica, económica o juridica, utilizando
documentos o informes que no respondan a la verdad.

7. El administrador del contrato, informará al área requirente de la contratación para

que la misma solicite a los contratistas o al servidor público que elaboraron los
estudios precontractuales, emitan un informe si existe justificación técnica para la
firma de contratos complementarios, órdenes de trabajo, diferencias de cantidades
de obra que superen el 15% del valor del contrato principal.

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Pagos

1. Recomendar al Ministro o su delegado mediante un informe la procedencia de los

pagos de conformidad a lo estipulado en el contrato, una vez cumplídas las
condiciones, adjuntando la documentación de soporte.

2. Entregar al área encargada de Contratación Pública copia del CUR de pago.

Garantías (Art. 73, 74, 75, 76 y 77 LOSNCP-117, 118 y 119 del RGLOSNCP)

1. De forma conjunta con el área financiera correspondiente (Tesorería) del Ministerio

de Agricultura, Ganadería, AcuaculbJra y Pesca tendrán a su cargo la
administración de las garantías a fin de que se asegure la vigencia de las mismas
durante la ejecución del contrato.

2. Entregar al área encargada de Contratación Pública copia de la renovación de la

garantía correspondiente.

3. Verificar que el valor del anticipo haya sido depositado en una institución financiera
estatal, o privada de propiedad del Estado en más de un cincuenta por ciento.

4. Una vez cumplido el contrato, solicitar al área financiera proceda con la devolución
de las garantías correspondientes.

Multas (Art. 80 LOSNCP-116 RLOSNCP)

Aplicar las multas o penalidades que por incumplimiento se haya hecho acreedor el
contratista.

Actas (Art. 81 LOSNCP -124 RLOSNCP)

1. Previo a la suscripción de actas entrega sea de adquisición o instalación, se

deben efectuar los protocolos de prueba.

2. Elaborar actas de entrega recepción, parciales, provisionales y definitivas.

3. No suscribir las actas de entrega recepción si existieran bienes defectuosos,

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 servicros incompletos o inconformidad en la ejecución de las obras, por
negligencia, descuido o cualquier otra causa injustificada por parte del contratista.

4. Incorporar en las actas de entrega-recepción, sean parciales o definitivas. la

declaración del contratista respecto del cumplimiento del Valor Agregado
Ecuatoriano ofertado.

Responsabilidades y Obligaciones del Fiscalizador en Contrataciones de Obras:

Las responsabilidades y obligaciones del fiscalizador, serán remitidas y aprobadas

previamente por el administrador del contrato, las mismas que se detallan a continuación:

1. Velar por el cabal y oportuno cumplimiento de las normas legales y de todas y cada
una de las obligaciones contractuales.

2. Proporcionar cuando considere necesario, instrucciones, planos y documentos

suplementarios o de detalle, para realizar satisfactoriamente el proyecto.

3. Ordenar la demolición y reemplazo a cuenta del contratista si los trabajos realizados o

en ejecución fueren defectuosos, por causas imputables al contratista, por el empleo
de materiales de mala calidad o no aprobados, por no ceñirse a los planos.
especificaciones correspondientes o a las instrucciones impartidas por la
fiscalización, ésta ordenará las correcciones y/o modificaciones a que haya lugar.

4. Asegurar el debido y estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas de diseño

y materiales por parte del contratista, debiendo en todo momento observar las que
forman parte de los diseños definitivos y el contrato.

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11
5. Analizar con el contratista el avance de los trabajos, de acuerdo con el cronograma
establecido.

6. Reprogramar y actualizar el cronograma de trabajos por razones no imputables al

contratista.
7. Autorizar a pedido del contratista el remplazo del personal.

8. Requerir de manera justificada al contratista, el reemplazo de cualquier integrante de

su personal que lo considere incompetente o negligente, en iguales o mejores
condiciones a las ofertadas.

9. Calcular el reajuste de precios provisional. aplicando fórmulas que se indican en el

contrato y realizar el reajuste definitivo una vez que se publiquen los indices del I NEC
que sean aplicables.

1 O. Verificar el origen de los bienes y servicros teniendo en cuenta las facturas

entregadas por el contratista y la planiHa de aportes al IESS del personal de la obra.

11. Efectuar en conjunto con el contratista previo aprobación de planillas, mediciones o

volumen de las cantidades de obra ejecutadas.

12. Revisar la presentación de planillas relacionadas con el cumplimiento del origen de

los rubros y el detalle de su ejecución por parte del subcontratista, de ser el caso.

13. Aceptar los trabajos realizados por el contratista a conformidad, a fin de continuar con
el trámite pertinente para el pago.

14. Realizar inspecciones periódicas entre la recepción provisional y definitiva con la

finalídad de comprobar el buen funcionaruento de la obra.

15. Canalizar y coordinar con el contratista y los integrantes de la Comisión de Recepción

para la correspondiente suscripción del acta provisional y definitiva.

Responsabilidades y Obligaciones C1el Administrador Fiscalizador en

contrataciones de obras:

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Condiciones generales:
1. El administrador y el fiscalizador, deberán tener el conocimiento suficiente para la
ejecución, operación y mantenimiento de la obra.

2. El administrador del contrato, velará para que la fiscalización actúe de acuerdo con
las especificaciones del pliego y el contrato.

3. El administrador del contrato es el responsable de la coordinación de las actividades

de construcción y de las acciones del fiscalizador.

4. El administrador y el fiscalizador podrán solicitar información y documentación

pertinente al contratista.

5. El administrador y el fiscalizador coordinarán su trabajo entre sí.

6. El expediente respecto de la administración y fiscalización, deben estar completos y

ordenados cronológicamente, a fin de que esta información esté disponible para la
toma de decisiones oportunas.

7. En el caso de existir diferencias entre la fiscalización y el contratista, éste último

podrá solicitar la intervención del administrador del contrato a fin de que dirima la
situación.

8. En caso de que el contratista descubriere discrepancias entre los distintos

documentos, deberá indicarlo inmediatamente al fiscalizador. a fin de poner en
conocimiento del administrador del contrato para que establezca el documento que
prevalecerá sobre los demás.

Página 1 O de 25 A, Eloy Al'•

11
9. El administrador en coordinación con la fiscalización del contrato, autorizarán al
contratista reemplazar, sustituir o cambiar a los subcontratistas; así como podrán
solicitar la sustitución del o los eubcontratistas, únicamente en el caso de
incumplimiento o retraso en la ejecucl(>n de los rubros subcontratados que afecte el
avance de la obra.

1 O. Exigir de ser necesario tratamiento especial para bienes que se coloquen sobre
plataformas o supeñicies firmes o bajo cubierta, o que se almacenen en sitios o
bodegas cubiertas.

11. En caso de que el administrador del contrato o fiscalizador cesen en funciones en el

Ministerio de Agricultura, Ganaderla, Acuacultura y Pesca o por disposición del
Ministro o su delegado fuese reemplazado, se realizará un Acta de Entrega
Recepción suscrita por el administrador o fiscalizador saliente y el nuevo
administrador o fiscalizador, previo Informe pormenorizado del administrador o
fiscalizador indicando el estado en el que se encuentra la ejecución del mismo.
Plazo
1. El fiscalizador está autorizado para realizar las gestiones de pedidos de prórroga,
cuya aprobación definitiva, de ser procedente, corresponderá al administrador del
contrato.

2. El fiscalizador presentará los informes que requiera el administrador del contrato.

3. Solo contando con la autorización del administrador del contrato e informe del
fiscalizador, el contratista podrá ejecutar las obras adicionales por costo más
porcentaje, aumento de cantidades de Obra y contratos complementarios.

Pagos
1. El administrador del contrato revisar6 y autorizará las planillas aprobadas por la
fiscalización para la correspondiente gestión de pago.

2. En los procedimientos de Licitación de Obras para asegurar y evidenciar el

cumplimiento de los resultados del Eatudio de Desagregación Tecnológica, el
administrador y el fiscalizador constata,.n, validarán y exigirán que en las planillas
de ejecución de trabajos o avance de obra, se incluyan los resultados de
verificación del origen de los componentes y elementos (mano de obra,
materiales, equipos y servicios) utilizados para la ejecución de los trabajos a ser
planlllados, con base a la supervisión in situ de los trabajos, las facturas de
provisión de materiales y servicios, y formularios de pago de aportes al Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social - IESS de la mano de obra.
3. Las planillas deberán suscribirse de forma conjunta entre el administrador del

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 contrato, el fiscalizador y el contratista.

4. Todos los pagos se efectuarán previa la aprobación de la fiscalización y del

administrador del contrato.

Garantía de Buen Uso del Anticipo (Art. 75 LOSNCP)

El administrador o el fiscalizador del contrato verificarán que los movimientos de la
cuenta correspondan estrictamente al proceso de ejecución contractual.

Multas (Art. 71 LOSNCP-121 RLOSNCP)

El fiscalizador adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos
injustificados e informará sobre las multas y sanciones a que hubiere lugar, particular
del que comunicará al administrador del contrato a fin de que sean aplicadas al
Contratista.

A más de las obligaciones y responsabilidades establecidas en este manual, los

administradores de contratos y fiscalizadores de obra, deberán cumplir las funciones
establecidas en la Norma de Control Interno No. 408-17, 408-18, 408-19 de la Contraloria
General del Estado, publicadas en el Suplemento del Registro Oficial Nro. 87 del 14 de
diciembre de 2009.

Designación·

Los administradores de los contratos y fiscalizadores serán sugeridos por las áreas
requirentes con la información pert.inente establecida en los TDRs - ET y designado en la
respectiva resolución de adjudicación. La designación se la realizará a la persona y no al
cargo.

Notificación y envió del contrato (Art. 95 LOSNCP)

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Suscrito el respectivo contrato entre el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y
Pesca y el contratista, el área encargada de Contratación Pública mediante memorando
notificará al administrador y al fiscalizador la suscripción del contrato para lo cual
adjuntará:

Copia de los TDRs - ET.

Copia del pliego.
Copia de la oferta adjudicada.
Copia de las garantías en caso de h8berlas
Copia del contrato.

Creacion de usuario administrador

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Una vez que el servidor público ha recibido la notificación de la designación como

administrador de contrato, realizará las siguientes actividades:

1. Mediante Quípux o correo electrónico dirigido al área de Contratación Pública, el

administrador del contrato solicitara • creación de un usuario para poder ingresar
al proceso de contratación a través del portal Institucional del SERCOP, en el cual
se incluirá los siguientes datos:

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10 ECHA INICIO DE FUNCIONES

2. Autorizada la solicitud de creación de usuario, se asignará a un servidor del área

de Contratación Pública, para que realice el trámite respectivo.

3. Generado el usuario y contraseña en el portal Institucional del SERCOP se remitirá

dicha información al administrador del contrato mediante Quipux o correo
electrónico.

4. El administrador del contrato será responsable de forma exclusiva del uso del
usuario y contraseña asignados.

Documentos generados por el administrador del contrato.

Solicitud de designación de un técnico que formará parte de la cormsron de

recepción: Mediante memorando el administrador del contrato solicitará al Ministro o su
delegado la designación de un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución
del contrato, para la suscripción de las actas de recepción, provisional, parcial y
definitivas según corresponda. (Articulo 124 RGLOSNCP).

Pagos: Con memorando solicitará al respectivo ordenador de gasto se realice el pago

oportuno de las obligaciones previstas en el contrato, para lo cual adjuntará la factura
correspondiente, el informe y acta respectiva.

Informes para contratos modificatorios o complementarios: Mediante memorando

solicitará al área pertinente la elaboración de los contratos modificatorios o
complementarios según corresponda, adjuntando los informes técnicos y documentación
habilitante respectiva.

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Prórroga o ampliación de plazo: Mediante comunicación dirigida al contratista se pondrá
en conocimiento de la prórroga o ampliaci6n de plazo contractual. Elaborar un informe al
señor Ministro o su delegado en caso de que la prórroga o ampliación de plazo excediera
del plazo total.

Suspensión de plazo: Mediante comunicación dirigida al contratista, el administrador del

contrato notificará sobre la suspensión de la ejecución del contrato, para lo cual adjuntará
el informe respectivo.

Remplazo o incremento del personal del contratista: Solicitud dirigida al contratista si

se detecta durante la ejecución contractual inconvenientes para cumplir con las
obligaciones establecidas en el pliego y el contrato.

Cambio de administrador: En caso de producirse el cambio de administrador de

contrato o fiscalizador, será el nuevo administrador o fiscalizador quién notifique al
contratista sobre su designación.

Informe de Avance del Contrato: Docul1Wlto realizado por el administrador de Contrato

que describe el estado y situación real de ejecución del contrato.

Liquidación económica contable: El administrador del contrato deberá solicitar al área

financiera la correspondiente liquidación económica contable, a fin de incluir la misma en
el acta entrega recepción definitiva.

Informe Final de Administración de Contrato: Informe final del cumplimiento del

contrato, que será remitido al Ministro o su delegado para su conocimiento.

Información relevante que debe ser publicada en el portal Institucional del SERCOP.

En la fase contractual y de ejecución de los procesos de contratación pública, se

publicarán en el portal Institucional del SERCOP los documentos considerados como
relevantes establecidos en el articulo 10 de la Resolución No. RE-SERCOP-2016-

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de Agricuttura, Ganadería,
AcuocultJ.r.l y Pesca

0000072, Codíficación y actualización de las resoluciones emitidas por el servicio

Nacional de Contratación Pública.

Para el registro de la información, en el portal Institucional del SERCOP se deberá seguir

los pasos que se indican en cada uno de los manuales para la fase contractual emitidos
por el SERCOP.

Garantlas

El administrador del contrato de forma conjunta con el área financiera correspondiente

(Tesorería) del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, tendrán a su
cargo la administración de las garantías a fin de que se aseguren la vigencia de las
mismas durante la ejecución del contrato.

a) Garantía técnica y Vigencia Tecnológica.

En caso de ser necesaria la aplicación de cualquiera de estas garantlas, el administrador

del contrato mediante oficio solicitará al contratista la aplicación de las mismas.

b) Fiel cumolimlento

El administrador de contrato podrá hacer uso de la garantía de fiel cumplimiento para:

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1. Contratos de obra y los integrales a pr9cio fijo, para garantizar el cumplimiento del
contrato, la debida ejecución de la obra, Galidad de los materiales y las obligaciones
contraídas a favor de terceros, aseguranclo con ello las reparaciones o cambios de
aquellas partes de la obra en la que se desoubran defectos de construcción, mala calidad
o incumplimiento de las especificaciones imputables al contratista.

2. Efectivizar las multas que le fueren impuestas al contratista.

c) Buen uso del anticipo:

El administrador del contrato deberá verificar la amortización del anticipo entregado al

contratista en cada una de las planillas.

d) Asesoramiento.

En caso de existir un contrato de asesoramiento, producto de la consultorf a de estudios y

diseños de ingeniería de obras, el administrlldor de este contrato verificará que se haya
presentado la garantía respectiva.
Renovación de Garantías.

a) El administrador del contrato en conjunto con el área financiera o de tesorería,

darán seguimiento para asegurar la vigencia de las garantías, a fin de que se
proceda con la renovación de las mismas.

Página 17 de 25
 b) Una vez renovadas las garantías, el administrador del contrato remitirá una copia
de las mismas al área de Contratación Pública.

• El administrador y/o el fiscalizador del contrato, respecto de la garantla de buen uso del
anticipo, verificarán que los movimientos de la cuenta correspondan estrictamente al
proceso de ejecución contractual.

Devolución de las Garantías. {Art. 77 LOSNCP -118 RLOSNCP)

El administrador del contrato remitirá al área financiera o de tesorería el acta entrega

recepción definitiva para la devolución de las garantías correspondientes.

10.- Reajuste de precios. (Art. 83, 841 85 LOSNCP-127 RLOSNCP)

En caso de existir reajuste de precios, el administrador del contrato se sujetará a lo que

establece las normas aplicables y el propio contrato.

11.- Prórroga de Plazo (Art. 121 LOSNCP)

El administrador velará para que se cumpla con el plazo establecido en el contrato.

a) El contratista mediante oficio motivado solicitará al administrador del contrato y/o al

fiscalizador de la obra prórrogas del plazo de ser necesario.

b) El administrador del contrato mediante oficio notificará al contratista la aceptación

de las prórrogas, siempre y cuando no comprometan el plazo total del objeto del
contrato.

En caso de que las prórrogas modificaren el plazo total de ejecución contractual, el

administrador del contrato mediante informe correspondiente recomendará al
Ministro o su delegado la aprobación de prórrogas de plazo.

Con la aprobación o no por parte del Ministro o su delegado, el administrador del

contrato mediante oficio notificará al contratista, adjuntando una copia del mismo
al área de Contratación Pública.

12.- Suspensión del Plazo (Art. 121 LOSNCP).

El administrador del contrato mediante comunicación debidamente motivada y justificada

dirigida al contratista pondrá en conocimiento de la suspensión del plazo contractual de
ser pertinente.

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13.- Multas (Art. 121 LOSNCP)

El administrador del contrato, es el encargado de imponer las multas correspondientes en

caso de incumplimiento en las obligaciones establecidas en el contrato y por existir
retardo en la ejecución del mismo.

a) El administrador del contrato calcularé las multas correspondientes que deban ser
aplicadas al contratista.

b) El administrador del contrato mediante oficio notificará al contratista su

incumplimiento indicándole el valor de la multa respectiva.

c) En el informe de satisfacción de entrega o en el acta de recepción parcial,

provisional o definitiva, se indicará el valor total por concepto de multas.

Actas de Entrega Recepción (Art. 81 de LOSNCP - 123 y124 del RGLOSNCP).

Las actas de recepción provisional, parcial, total o definitiva, serán suscritas por el
contratista y los integrantes de la comisión designada por el Ministro o su delegado,
conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecución del contrato.

a) Las actas recepción establecidas en la LOSNCP son las siguientes:

Provisional o Parcial: En las contrataciones en que se pueda receptar las obras,

bienes o servicios por etapas o de manera sucesiva, podrán efectuarse
recepciones parciales y suscribir las actas correspondientes conforme al
cronograma previsto en el contrato.

En las recepciones provisionales o parciales, se hará constar como antecedente

los datos relacionados con ta recepción precedente. La última recepción parcial o
provisional incluirá la información sumaria de todas las anteriores.

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de Agricúttura, Ganadería,
Acuacultura y Pesca

Definitiva: Documento que será suscrito por las partes, en el plazo previsto en el
contrato y constituye el instrumento legal que avala el fiel cumplimiento del
contrato.

Para el caso de contratación de obras, será suscrita al finalizar la ejecución de la

obra y a partir de la cual la recepción definitiva procederá una vez transcurrido el
plazo previsto en el contrato.

El administrador del contrato deberá solicitar al área financiera la correspondiente

liquidación económica contable, a fin de incluir la misma en el acta entrega
recepción definitiva.

b) Las actas contendrán:

Antecedentes;
Condiciones generales de ejecución;
Condiciones operativas;
Liquidación económica;
Liquidación de plazos;
Constancia de la recepción;
Cumplimiento de las obligaciones contractuales;
Reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia
que se estime necesaria.
Cumplimiento del Valor Agregado Ecuatoriano ofertado o cumplimiento del
porcentaje de la Desagregación Tecnológica ofertada en los procedimientos de
licitación de obras.

c) Procedimiento de entrega

El procedimiento respectivo para la suscripción de actas de entrega recepción son los

siguientes:

Bienes y Servicios

a) El contratista solicitará por escrito al administrador del contrato para que proceda
con la recepción correspondiente.

b) Mediante memorando el administrador del contrato solicitará al Ministro o su

delegado la designación de un técnico que no haya intervenido en la ejecución
contractual, a fin de conformar la comisión de recepción.

e) Una vez conformada la comisión se procederá a la verificación e Inspección del

objeto contractual.

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d) Verificado el cumplimiento del objeto contractual se suscribe el acta entrega

recepción definitiva.

Para el caso de obras:

En el periodo entre la recepción provisional y la definitiva, el administrador del

contrato deberá elaborar un informe del estado de la obra.

De detectarse algún problema. el administrador del contrato mediante oficio

notificará al contratista, a fin de que este proceda con su corrección inmediata o
asuma las responsabilidades correspondientes.

El contratista mediante oficio comunicará al administrador del contrato que los

problemas han sido subsanados.

Mediante un informe el administrador del contrato establecerá que los problemas

fueron subsanados, a fin de proceder con la suscripción del acta entrega recepción
definitiva.

Verificado el cumplimiento del objeto contractual se suscribe el acta entrega

recepción definitiva.

Para el caso de consultorías:

Los términos establecidos a continuación podrán ser mayores de acuerdo a lo establecido

en el contrato.

a) El consultor mediante oficio entreganl al administrador del contrato el informe final

provisional.

El administrador del contrato dentro del término de 15 dlas revisará el informe final
provisional y de ser el caso mediante oficio emitirá observaciones.

El consultor mediante oficio dentro del término de 15 días adicionales absolverá

las observaciones correspondientes y presentará el informe final definitivo.

Mediante informe el administrador del contrato establecerá que las observaciones

fueron subsanadas, a fin de proceder con la suscripción del acta entrega recepción
definitiva.

b) Verificado el cumplimiento del objeto contractual se suscribe el acta entrega recepción

definitiva.

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15.- Pagos (Art. 101 LOSNCP)

Los pagos de un contrato se realizarán con cargo a los fondos propios provenientes del
presupuesto del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.

El administrador elaborará un informe de cumplimiento del objeto contractual.

Elaborará el acta de recepción parcial, provisional y definitiva.

Mediante memorando el administrador del contrato enviará al área financiera con copia al
área de Contratación Pública, la factura entregada por el contratista, a fin de que se
proceda con el pago.

Una vez realizado el pago al contratista el administrador del contrato enviará una copia
del CUR de pago al área de Contratación Pública, a fin de que se incorpore en el
expediente.

En caso de retención de pagos por el funcionario o empleado al que corresponda el pago

de planillas u otras obligaciones se aplicará lo dispuesto en el articulo 101 de la LOSNCP.

16.- Contratos Modificatorios. (Art. 72. LOSNCP)

Son aplicables únicamente para corregir errores manifiestos de hecho, de transcripción o

de cálculo que se hubieren producido de buena fe en las cláusulas contractuales.

a) A solicitud del contratista mediante oficio dirigido al administrador y/o fiscalizador

del contrato o por petición del administrador del contrato se solicitará la
elaboración del contrato modificatorio.

b) El administrador del Contrato elaborará el informe técnico respectivo que justifique

el error por el cual se va a realizar el contrato modificatorio al contrato principal, en
el que además deberá recomendar lo procedente.

c) Mediante memorando se solicitará al área correspondiente la elaboración del

contrato modificatorio, adjuntando el requerimiento enviado por el contratista (de
ser el caso) y el informe técnico elaborado.

17.- Contratos Complementarios (Art. 85. LOSNCP, reformado con la Ley Orgánica
para la Eficiencia en la Contratación Pública -132,144 y 145 RLOSNCP)

Son aplicables siempre y cuando sea necesario ampliar, modificar o complementar una
obra o servicio determinado por causas imprevistas o técnicas, debidamente motivadas.

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El procedimiento para la solicitud de contratos complementarios será el establecido en el

numeral anterior.

18.- Rubros Nuevos {Solo para Obras) �Art. 186 LOSNCP, reformado con la Ley
Orgánica para la Eficiencia en la Contratacion Pública)

Es aplicable la creación de rubros nuevos hasta el 2% del presupuesto del valor

actualizado o reajustado del contrato principal, sin que se deba suscribir contrato
complementario alguno; empleando la modalidad de costo más porcentaje.

a) A solicitud del contratista mediante oficio dirigido al administrador y/o fiscalizador o

por petición del administrador del contrato se solicitará la creación de rubros
nuevos. Para la creación de rubros nuevos se deberá contar con la
correspondiente certificación presupuestaria.

b) El administrador del Contrato elaborará un informe técnico que justifique la

aplicación de rubros nuevos.

c) La aprobación y la certificación presupuestaria de rubros nuevos se enviarán con

copia al área de Contratación Pública.

d) Mediante oficio dirigido al contratista el administrador del contrato aprobará o

negará la aplicación de rubros nuevos

19.- Diferencia de Cantidades (Solo para Obras) (Art. 88 LOSNCP, reformado con la
Ley Orgánica para la Eficiencia en la Contratación Pública)

Es aplicable la diferencia de cantidades hasta el 5% del presupuesto del valor actualizado

o reajustado del contrato principal, sin que se deba suscribir contrato complementario
alguno; empleando la modalidad de costo más porcentaje. El procedimiento para la
diferencia de cantidades de obra será el establecido en el numeral anterior.

20.- Terminación de Contrato por Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales

(Art. 92 LOSNCP - 146 RLOSNCP)

a) Cumplido con el objeto contractual, el administrador del contrato, procederá

conjuntamente con los miembros que conforman la comisión de recepción a
suscribir el acta de entrega recepción correspondiente.

b) El administrador de contrato publicaré a través del portal Institucional del SERCOP

el acta con sus respectivos informes y demás documentación relevante.

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c) El administrador del contrato mediante memorando enviará al área de Contratación

Pública una copia del acta de entrega recepción correspondiente, solicitando la
finalización del procedimiento y la desactivación de usuario del portal Institucional
del SERCOP (De ser el caso).

21.- Terminación de Contrato por Mutuo Acuerdo de las Partes (Art. 93 LOSNCP •
146 RLOSNCP).

a) A solicitud del contratista mediante oficio dirigido al administrador y/o fiscalizador o

por petición del administrador del contrato se solicitará la imposibilidad de
continuar con la ejecución del contrato.

b) El administrador del contrato elaborará un informe técnico económico que justifique

la correspondiente terminación de mutuo acuerdo.

c) El administrador del contrato mediante memorando recomendará y solicitará la

autorización correspondiente al señor Ministro o su delegado la terminación por
mutuo acuerdo.

d) Con la autorización del señor Ministro o su delegado el administrador del contrato

solicitara al área correspondiente de la elaboración del acta de terminación por
mutuo acuerdo.

22.- Terminación Unilateral del Contrato Art. 94 LOSNCP - 146 RLOSNCP).

a) El administrador del contrato elaborará un informe técnico y económico que

justifique la correspondiente terminación unilateral del contrato por parte del
Ministerio de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca.

b) El administrador del contrato enviara el informe técnico económico al área de

Contratación Pública, a fin de que mediante oficio dirigido al Contratista se indique
la intención de terminación unilateral de contrato para lo cual se adjuntara el
informe correspondiente, con una anticipación de 10 días término, sobre la
decisión de terminar unilateralmente el contrato.

La notificación señalará el incumplimiento o mora en que ha incurrido el contratista

y le advertirá que de no remediarlo en el término señalado, se dará por terminado
unilateralmente el contrato.

Si el contratista no justificare la mora o no remediare el incumplimiento, en el

término concedido, el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca

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continuará con el trámite correspondiente para proceder con la terminación

unilateral.

c) El administrador del contrato mediante memorando recomendará y solicitará la

autorización correspondiente al seftor Ministro o su delegado, para continuar con
el trámite pertinente para la correspondiente terminación unilateral del contrato.

d) Con la autorización del señor ministro o su delegado, el administrador del contrato

solicitará al área correspondiente, le elaboración de la resolución de terminación
unilateral.

e) Con la resolución administrativa de terminación unilateral suscrita por el señor

ministro o su delegado, el área encargada de Contratación Pública deberá notificar
por escrito al contratista y a la aseguradora de ser el caso, adjuntando una copia
de la resolución de terminación unilateral.

23.- Documentación que debe enviar el administrador del contrato al área jurídica
para iniciar mediación, laudo o juicio pertinente.

El administrador del contrato remitirá al área jurídica:

1. Copia certificada del expediente, el cual deberá estar debidamente foliado.

2. Informe de liquidación (financiero, técnico y económico contable).
3. Informe de daños y perjuicios,
4. Notificación con la respectiva recepción y la resolución de terminación unilateral de
ser el caso.

Cada uno de los documentos deberán estar actualizados a la fecha de la presentación.

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