Web2Project

Manual Bsico

Autor:
Diego Fernando Navarro

Septiembre 26 de 2010
Universidad ICESI

Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIN......................................................................................................................... 3
2. REQUISITOS PREVIOS ............................................................................................................... 3
3. CONFIGURACIN DE UN PROYECTO ......................................................................................... 4
3.1 Entorno Grafico................................................................................................................... 4
3.2 Verificacin de Roles .......................................................................................................... 6
3.3 Crear una Empresa ............................................................................................................. 7
3.4 Crear un Proyecto ............................................................................................................... 8
3.5 Crear una Tarea .................................................................................................................. 9
3.6 Crear un Evento ................................................................................................................ 14
3.7 Usuarios ............................................................................................................................ 15
4. COMO HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO .......................................................................... 17
4.1 Registro de Tiempos ......................................................................................................... 17
4.2 Valor ganado en las tareas ............................................................................................... 18
5. Bibliografa.............................................................................................................................. 18

1. INTRODUCCIN
Web2Project es un negocio libre de cdigo abierto orientado a Project Management
System (PMS), construido para el futuro. Siguiendo el concepto de una aplicacin de
Internet sofisticadas (RIA) que se proporciona de manera interactiva y eficaz de la
gestin de proyectos.
Algunas de las caractersticas clave de web2Project son:

Una infraestructura segura basada en web capaz de gestionar cualquier

nmero de proyectos, empresas, departamentos y usuarios;
Una ventanilla nica para toda la informacin del proyecto para evitar confusin
y reducir los riesgos;
sistema de permisos basado en roles para dar el control de Project Manager de
grano fino a travs de datos sensibles;
Proyecto y diagramas de Gantt para todo el grupo;
Un calendario unificado - con el apoyo de iCalendar - que muestra todas las
tareas pertinentes y eventos;
Una infraestructura modular que permite la adicin o eliminacin de mdulos
para personalizar las caractersticas de acuerdo a sus necesidades.

2. REQUISITOS PREVIOS
En primer lugar, web2project no es una aplicacin de escritorio, que est basado en
web. Por lo tanto no hay ningn archivo ejecutable para ejecutar localmente. Esta
aplicacin se ejecuta en un servidor web y se utiliza a travs de un navegador
web. Esto permite a su equipo para compartir la informacin independientemente del
sistema operativo. Mac, Windows, Linux, Solaris, no nos importa.
Despus, usted necesita una computadora con el siguiente software configurado:
Servidor web con PHP
Este es el servidor de software que controla la comunicacin entre la web de host del
servidor Web (Web de hardware de servidor) y cada cliente Web (navegador del
usuario). Todas las versiones de apoyo web2project Apache (v2 o ms se recomienda)
y todas las versiones desde v1.2.2 (enero 2010) han apoyado IIS 7 y anteriores.
Como web2project de v2.0, debe utilizar PHP 5.2 o superior.
Si est utilizando IIS, es muy recomendable utilizar PHP 5.3 o superior.
Base de datos del servidor

Todava estamos unidos a MySQL para el servidor de base de datos de back-end, pero
web2Project por razones tcnicas requiere como mnimo muy usar MySQL versin 5.0
(o superior).
Navegador del usuario
Tomamos en consideracin los principales motores de navegacin alrededor de todos
y tomamos un paso adicional en el suministro y la compatibilidad funcional visual con
los siguientes navegadores: Firefox 3.5 (o superior), Internet Explorer 7 (IE8 se
prefiere), Opera 9.2 (o superior) y Safari 3 (o superior).

3. CONFIGURACIN DE UN PROYECTO
Al momento de iniciar un proyecto se debe tener en cuenta:

3.1 Entorno Grafico

Pgina inicial del Web2Project para el inicio de sesin. Se incluye el nombre del
usuario y su contrasea.

Una vez el usuario a iniciado sesin se muestra la siguiente pantalla:

En el primer recuadro rojo se incluyen todas las opciones de men brindados por
Web2Project. En cuanto al segundo recuadro rojo se incluyen las especificaciones
diarias.
Para acceder a los proyectos que estamos administramos vamos a la opcin de
ProjectDesigner del men superior.

En la opcin de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto que

queremos administrar.

La ventana general que nos despleg incluye

3.2 Verificacin de Roles

Antes de comenzar a administrar el proyecto se debe asegurar que se posee un buen
conocimiento acerca del entorno grafico de la aplicacin. Una vez se halla adaptado al
entorno procederemos los roles de los usuarios de la siguiente forma:
1. Damos clic en la opcin System Admin

2. Seleccionamos la opcin User Roles:

3. Nos aparecer una lista con todos los roles de los usuarios por grupo, si
deseamos modificarlos seleccionamos el icono del candado, el cual nos dar
acceso a los mdulos para cambiar y administrar los permisos de los usuarios.

Mdulos que se pueden administrar:

Si se desea cambiar los permisos para un usuario en especfico, seleccionamos

la opcin User Admin del men superior y para el usuario que deseamos
modificar seleccionamos el candado:

Seleccionamos la pestaa de los Roles y cambiamos dependiendo de la opcin

que se desee.

3.3 Crear una Empresa

1. Para crear una empresa damos clic en la opcin Companies del men superior.

2. Nos abrir una ventana y seleccionamos la opcin new company.

3. Llenamos los datos requeridos como nombre, email y creador, y presionamos

submit para finalizar.

3.4 Crear un Proyecto

1. Para crear un proyecto damos clic en la opcin Projects del men superior.

2. Nos abrir una ventana y seleccionamos la opcin new Project.

3. Llenamos los datos requeridos y presionamos submit al terminar.

3.5 Crear una Tarea

1. Vamos a la opcin de ProjectDesigner del men superior.

2. En la opcin de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto

que queremos administrar.

3. Nos mostrar la ventana general que incluye toda la informacin del proyecto.
Para agregar una nueva tarea seleccionamos la opcin new task.

4. Llenamos los campos solicitados como el nombre de la tarea y adems los

campos que se encuentren bajo las etiquetas Details, Dates y Human
Resources.

5. En la pestaa de Details se debe ingresar los siguientes datos:

Task Owner, se selecciona de la lista y se refiere al usuario que creo la
tarea.
Task Type, que puede ser Administrative (administrativa) u Operative
(operativa).
Access, es conveniente que se escoja Participant, para que de esta
forma solo aparezca en el calendario de los involucrados, o tambin
puede ser de acceso Public por si en algn momento otro integrante
desea saber cmo va el progreso, as l no sea el responsable.
Task Parent, este campo se debe llenar si tiene una tarea macro y la
tarea que se est creando es una subtarea.
Description, en este campo van las instrucciones para que los
responsables se guen de lo que deben hacer.

6. En la pestaa de Dates se incluye:

Start Date: fecha en la que se inicia la tarea.
Finish Date: fecha en la que finaliza la tarea. Este campo representa la
fecha en la que se estim que la tarea culminara. Si la tarea no se
cumple en la fecha estimada la tarea se reporta como atrasada.
Start Hour: es la hora en la que se inicia la tarea.

Finish Hour: antes de esta hora debe estar terminada la tarea, se debe
tener muy en cuenta, que si el responsable va a trabajar en ella el da de
finalizacin pero despus de la cinco de la tarde aparece como
atrasada, porque en Web2Project maneja horas hbiles de 8 am hasta
las 5pm, entonces es mejor ponerla para el da siguiente para que se
pueda trabajar en esas horas, y despus la tarea no aparezca como
atrasada.

7. La pestaa de Dependencies se utiliza para asociar las tareas que van

relacionadas, es decir definir que tareas se deben terminar antes de comenzar
otras.

8. Por ltima la pestaa de Human Resources, se utiliza para asignar los

responsables de cada tarea y el porcentaje de la tarea que deben realizar. Para
asignar una persona se selecciona del lado izquierdo y se escoge el porcentaje
que se desea que cumpla, una vez se ha establecido esto se presiona la flecha
de la izquierda y la persona asignada a la tarea aparece en el cuadro de la
derecha con el respectivo porcentaje que se le asigno.
El campo de comentarios, es informacin adicional que aparecer en el correo
que se enva a los responsables. Para notificar por correo a los responsables se
selecciona la opcin debajo del cuadro de Comments.

Una vez se ha terminado de realizar todo los cambios seleccionamos save para
guardar la tarea.
9. Para que el usuario pueda ver las tareas que se le han sido asignadas
selecciona la opcin Task del men superior y con ayuda del Task Filter puede
observar con ms facilidad sus tareas.

Tambin con ayuda del calendario puede observar sus tareas.

3.6 Crear un Evento

1. Vamos a la opcin de ProjectDesigner del men superior.

2. En la opcin de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto

que queremos administrar.

3. Nos mostrar la ventana general que incluye toda la informacin del proyecto.
Para agregar una nueva tarea seleccionamos la opcin new event.

4. Llenar los campos requeridos como el nombre del evento, el tipo, la

descripcin, la fecha - hora de inicio y fecha hora finalizacin, el nmero de
veces que se va a realizar y los miembros que van a participar en el evento.

5. Una vez se han llenado todos los datos presionamos submit para guardar

3.7 Usuarios
1. Para registrar un usuario vamos al men superior y presionamos la opcin
UserAdmin.

2. Nos mostrara una nueva ventana y presionamos add user.

3. Aparecer el siguiente formulario en donde debemos ingresar todos los datos

del usuario, los campos resaltados son los que se deben llenar, el nombre del
usuario debe ser: [inicial del primer nombre][inicial segundo nombre (si lo
tiene)][primer apellido]. Una vez se haya terminado de llenar todos los campos
presionamos submit.

4. COMO HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO

4.1 Registro de Tiempos
Es una parte muy importante para la administracin de un proyecto, de acuerdo a
estos se puede generar los informes para sacar conclusiones sobre el rendimiento
del grupo, el cumplimiento de tareas, el progreso realizado y si las estimaciones
fueron acertadas.
Para registrar tiempos ingrese en la tarea en la que desea realizarlo, y en la parte
inferior de clic en new log.

En esta ventana se incluye todo el progreso de la tarea, quienes han trabajado en ella, que
hicieron, el tiempo total que se ha trabajado en la misma, por esta razn facilita mucho llevar
el control de las tareas en progreso. En el caso de que se desee editar la tarea vamos a edit
this task y en caso de que se desee eliminar vamos a delete task.
Si se va hacer un registro de una tarea entonces ingresa a new log.

En este formulario se debe llenar el progreso que es el valor ganado de la tarea, las horas que
se trabaj, la descripcin de lo que hizo para que los dems responsables tengan una idea y
los encargados del seguimiento puedan mirar que falta y si presento algn problema se
notifica en la opcin de problema, para que la persona de soporte lo pueda resolver.
Si no se registran tiempos o no se pone el valor ganado en 100% al terminar la tarea y ya
alcanza la fecha planeada para la finalizacin se pone en ROJO, esto es una mala indicacin
porque quiere decir la tarea est atrasada.

4.2 Valor ganado en las tareas

Esto s es definido por el lder de calidad del grupo dependiendo de la tarea que se est
realizando.
Pero puede ser recomendado trabajarlo dependiendo el tipo de tarea realizado:
Documentacin
Desarrollo (Diseo)
Codificacin
Miscelneos (actividades que no estn en la anterior)
Tipo

Inicio

1 Entrega

Revisin

Documentacin
Desarrollo
Codificacin
Miscelneos

0%
0%
0%
0%

33%
33%
33%
0%

33%
33%
33%
0%

Revisin y aceptacin de la
correccin
33%
33%
33%
0%

Terminacin
100%
100%
100%
100%

A las tareas se les pueden adjuntar ficheros pero no es recomendable, porque para eso hay
un espacio destinado que es el SVN (para conocer su organizacin y uso consultar el manual:
Manual Administracin del SVN)

5. Bibliografa

Wiki Web2Project. http://wiki.web2project.net/

Pgina Oficial Web2Project. http://web2project.net/