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Suministros Especializados Del Caribe SAS área de logística

Procesos y procedimientos de los funcionarios del área de Logística

01 de octubre del 2019

Ingreso de mercancía

Servicio a la carga

Salida de mercancía

“La reproducción total o parcial de este documento

Podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso
De la jefatura de almacenamiento y dándole el crédito correspondiente

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Contenido
1. Introducción...............................................................................................................................4
2. Objetivo general........................................................................................................................5
3. Identificación de procesos.........................................................................................................5
4. Mapa de procesos......................................................................................................................5
5. Descripción de los procedimientos...........................................................................................6
5.1 Nombre del procedimiento......................................................................................................6
5.1.1 Ingreso de mercancía a bodega.............................................................................................6
5.1.2 Objetivo.................................................................................................................................6
5.1.3 Alcance..................................................................................................................................6
5.1.4 Responsabilidades.................................................................................................................6
5.14.1 Jefe de bodega................................................................................................................6
5.1.4.2 Auxiliar logístico.............................................................................................................6
5.1.4.3 Agente de carga..............................................................................................................6
5.1.5 Insumos.................................................................................................................................7
5.1.6 Resultado..............................................................................................................................7
5.1.7 Método de trabajo................................................................................................................7
5.1.7.1 Política............................................................................................................................7
5.1.7.2 Desarrollo.......................................................................................................................7
5.1.7.3 Diagramación.................................................................................................................8
5.1.2 Servicio a la carga................................................................................................................10
5.1.2.1 Objetivo............................................................................................................................10
5.1.2.2 Alcance.............................................................................................................................10
5.1.2.3 Responsabilidades............................................................................................................10
5.1.2.3.1 Jefe de bodega..........................................................................................................10
5.1.2.3.2 Auxiliar logístico........................................................................................................10
5.1.2.4 Insumos............................................................................................................................10
5.1.2.5 Resultados........................................................................................................................10
5.1.2.6 Método de trabajo...........................................................................................................11
5.1.2.6.1 Política.......................................................................................................................11
5.1.2.6.2 Desarrollo..................................................................................................................11

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 5.1.2.7 Diagramación...............................................................................................................11
5.1.3 Salida de mercancía.............................................................................................................13
5.1.3.1 Objetivo............................................................................................................................13
5.1.3.2 Alcance.............................................................................................................................13
5.1.3.3 Responsabilidad...............................................................................................................13
5.1.3.1 Jefe de bodega.............................................................................................................13
5.1.3.2 Auxiliar logístico...........................................................................................................13
5.1.3.4 Insumos............................................................................................................................13
5.1.3.5 Resultados........................................................................................................................13
5.1.3.6 Método de trabajo...........................................................................................................14
5.1.3.6.1 Política.......................................................................................................................14
5.1.3.6.2 Desarrollo..................................................................................................................14
5.1.3.7 Diagramación...............................................................................................................14

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 1. Introducción
Suministros especializados del caribe se ha preocupado por tratar de mantener un buen puesto en
el mercado, caracterizándose por prestar al máximo un buen servicio el cual no puede ser posible
sin el talento humano que lo conforman, dicho lo anterior las personas vinculadas a los diferentes
cargos de la compañía requieren estar seguros de las tareas que deben desempeñar y conocer la
manera correcta en la que deben de realizar las actividades para las que fueron contratadas.

El siguiente manual de funciones y procedimientos es una herramienta técnica y procedimental

necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos, contiene
de forma ordenada y sistemática información sobre aspectos organizacionales necesarios para la
mejor ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman
la planta global de personal.

Cabe destacar que el “Manual de procesos y procedimientos del área logística” es de

cumplimiento obligatorio para todos los involucrados en el área.

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 2. Objetivo general

Mejor y mantener los niveles de eficiencia de cada uno de los procesos internos en el área de
logística mediante el desarrollo de los procesos y procedimientos descritos en el presente manual.

3. Identificación de procesos
 Ingreso de mercancía
 Servicio a la carga
 Salida de mercancía

4. Mapa de procesos

Logística suministros especializados del

caribe
Legalización de
Envió de ingreso ante
documentos Zona Franca

Ingreso de mercancía

Proceso de
etiquetado y
Requerimiento
separación de
del cliente
bultos

Servicio a la carga

Legalización
Envió de salida ante
documentos Zona Franca

Despacho de mercancía

Satisfacción del cliente

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 5. Descripción de los procedimientos

5.1 Nombre del procedimiento

5.1.1 Ingreso de mercancía a bodega

5.1.2 Objetivo
Determinar el procedimiento adecuado para la realización de formulario de ingreso para
mercancía de clientes, mejorando el proceso de recibo de mercancía estableciendo prioridades
de trabajo en la bodega.

5.1.3 Alcance
Afecta a todo el personal de logística de la empresa Suministros especializados del caribe así
como también al agente de carga que realizara el traslado de puerto a Zona Franca

5.1.4 Responsabilidades

5.14.1 Jefe de bodega

Asimilar con compromiso y responsabilidad el presente manual asegurando la implementación en
el equipo de trabajo a su cargo de tal forma que lo conozca y lo coloque en práctica.

5.1.4.2 Auxiliar logístico

Elaborar el formulario de ingreso para dar acceso al contenedor con la mercancía así como
coordinar las actividades concernientes al descargue de la mercancía.

5.1.4.3 Agente de carga

Facilitar la fecha y hora de traslado de contenedor permitiendo así que el auxiliar logístico pueda
programar y coordinar todo lo concerniente al recibo y descargue de la mercancía.

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5.1.5 Insumos
Parta iniciar el procedimiento el auxiliar debe contar con inducción para el sistema Piciz utilizado
por Zona Franca para la elaboración del formulario, solicitar a la agencia de aduanas elegida por el
cliente para la realización de trámites portuarios lo siguientes documentos:

 BL liberado
 Factura comercial
 Lista de empaque
 Cuenta de gastos
 Planilla de traslado

Una vez cuente con lo anteriores documentos proseguir con la elaboración de formulario de
ingreso y una vez diligenciado enviar copia al agente de carga que realizara el traslado para que
pueda tener acceso a Zona Franca

5.1.6 Resultado
Alto nivel productivo para la empresa, concientizando cada vez más a las personas involucradas la
prioridad de una buena coordinación buscando todos como finalidad la satisfacción del cliente.

5.1.7 Método de trabajo

5.1.7.1 Política
La realización del formulario solo podrá efectuarlo el auxiliar con conocimientos en Piciz, la
programación de recibo dependerá de la toma de citas por parte del agente de carga responsable
por el traslado, en ocasiones dependiendo el tipo de carga no se podrá realizar el descargue sin
presencia de un verificador el cual es proporcionado por el usuario operador

5.1.7.2 Desarrollo
Cuando el auxiliar logístico en cargado cuente con la documentación requerida para la elaboración
del formulario de ingreso se elaborara este, luego será enviado al agente de carga para que lo
anexe a la planilla de traslado y lo presente en la portería de Zona Franca para su registro y
posterior ingreso, cuando el vehículo haya ingresado se le indicara el muelle donde deberá
parquear para realizar el descargue de la mercancía, el auxiliar logístico encargado del descargue
de la mercancía, le solicitara la documentación al conductor con la cual comparara las dados
documentales con lo físicos como lo es el número del contenedor y los sellos que trae la carga.

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Si no se presenta inconsistencia en ninguno de estos se procederá con la apertura del contenedor
y el posterior descargue de la mercancía, realizando un registro fotográfico a medida que se valla
vaciando el contenedor para luego enviárselas a los clientes para que tengan presente el estado
en el cual llego la mercancía.

5.1.7.3 Diagramación

Inicio

Recibir documentos
por parte del
trasportador

Verificar número de
contenedor y sellos
con los descritos en
planilla

Establecer
mecanismo de
descargue

No

Montacargas

Descargue manual
Si

Si No
Empleados o
Indicar sitio proveedor
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 Supervisar
labor Coordinar con
auxiliares de
bodega
Bajar
productos del
contenedor

Transportar la
carga en la
bodega

Colocar en sitio
de
almacenamiento

Arrumar la
mercancía

Anotar
cantidades de
los productos

Reportar
ingreso

Ejecutar
formulario
de ingreso

Fin

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5.1.2 Servicio a la carga

5.1.2.1 Objetivo
Realizar de la mejor forma los requerimientos emitidos por el cliente para el manejo de la carga,
mediante la utilización de pautas organizacionales que permitan brindarle un valor agregado a los
clientes.

5.1.2.2 Alcance
Afecta a todo el personal del área logística así como también al personal suministrado por los
proveedores

5.1.2.3 Responsabilidades

5.1.2.3.1 Jefe de bodega

Asimilar con compromiso y responsabilidad el presente manual asegurando la implementación en
el equipo de trabajo a su cargo de tal forma que lo conozca y lo coloque en práctica.

5.1.2.3.2 Auxiliar logístico

Coordinar y gestionar la organización del personal suministrado por el proveedor para la
realización de las actividades correspondiente a la solicitud emitida por los clientes con referente
al manejo a la carga

5.1.2.4 Insumos
Se iniciara el procedimiento con el correo donde se detallan las intrusiones del cliente, materiales
necesarios para el embalaje de la mercancía, estibas de madera si se requiere una separación de
bultos, montacargas para la movilización de la mercancía y la lista d empaque para la identificación
de la mercancía.

5.1.2.5 Resultados
Excelente resultado en el manejo de la carga, alto grado de responsabilidad para la realización de
los requerimientos del cliente otorgando un alto nivel productivo y sostenibilidad en las
operaciones logísticas

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5.1.2.6 Método de trabajo

5.1.2.6.1 Política
El procedimiento se deberá realizar bajo la supervisión de un auxiliar logístico, el personal de
apoyo no deberá extralimitarse de sus funciones, terminada la operación el jefe de bodega deberá
darle visto bueno para proceder a enviarle los resultados al cliente.

5.1.2.6.2 Desarrollo
El jefe de bodega le entrega al auxiliar el correo con las instrucciones por parte del cliente sobre el
trabajo que le debe realizar a la carga, establecerá un espacio para realizar la labor, se ubicara la
mercancía para que luego el montacargas la trasporte al área seleccionada para realizar la labor,
ya habiendo ubicado la mercancía el personal de apoyo solicitado a el proveedor bajo las
instrucciones del auxiliar procederá a manipular la carga y realizar la labor correspondientes la
cual puede ser separación de bultos, inspección de mercancía y etiquetado de carga.

A medida que la operación se va realizando se debe realiza registro fotográfico de la operación, la

cual servirá de soporte para enviárselo al cliente y pueda apreciar él trabaja realizado, al culminar
la operación la mercancía se ubicara nuevamente en su puesto de almacenamiento identificándola
con un hablador.

5.1.2.7 Diagramación

Inicio

Revisar solicitud del

cliente

Entregar solicitud al
auxiliar

Ubicar espacio para

la operación

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 Ubicar la carga

Mecanismo para
mover la carga

No
Personal de apoyo
Montacargas
Si

Alistar la mercancía
 Separación
de bultos
 Etiquetado
 Conteo Realizar operación
 Toma de
muestras

Registro fotográfico

Ubicar la mercancía

Fin
Inicio

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5.1.3 Salida de mercancía

5.1.3.1 Objetivo
Garantizar que el proceso de entrega de mercancía cumpla con los mayores estándares de calidad,
disminuyendo al máximo los errores en las entregas.

5.1.3.2 Alcance
Afecta a todo el personal del área logística así como también al personal suministrado por los
proveedores

5.1.3.3 Responsabilidad

5.1.3.1 Jefe de bodega

Asimilar con compromiso y responsabilidad el presente manual asegurando la implementación en
el equipo de trabajo a su cargo de tal forma que lo conozca y lo coloque en práctica.

5.1.3.2 Auxiliar logístico

Coordinar y gestionar de la mejor forma el despacho de la mercancía según especificaciones del
cliente para mitigar de esta forma errores en las entregas y desajustes en el inventario.

5.1.3.4 Insumos
Se realizara el procedimiento con el requerimiento del cliente donde especifica la carga y la
cantidad a despachar, se gestionara dependiendo la carga el modo de cargue ya sea con el
montacargas o manual, se diligenciara el formato de despacho de suministros especializados del
caribe para el control de la mercancía que sale de la bodega.

5.1.3.5 Resultados
Obtención del mínimo error en proceso de despacho, gran capacidad para cubicaje de vehículos,
mayor optimización de espacio para que la carga no corra ningún riesgo, una operación confiable
para nuestros clientes.

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5.1.3.6 Método de trabajo

5.1.3.6.1 Política
El procedimiento se deberá realizar bajo la supervisión de un auxiliar logístico, el personal de
apoyo no deberá extralimitarse de sus funciones, terminada la operación el jefe de bodega deberá
darle visto bueno para proceder a enviarle los resultados al cliente.

5.1.3.6.2 Desarrollo
El jefe de bodega le entrega al auxiliar el requerimiento de despacho solicitado por el cliente, este
ubica la mercancía en la bodega y selecciona el medio de cargue preciso para realizar la operación,
se realiza un registro fotográfico a medida que se realiza el cargue del vehículo para soporte al
cliente, cuando se finaliza el cargue el personal de apoyo realizara el cierre del vehículo.

El auxiliar encargado del despacho le entregara la documentación al encargado de realizar la salida

ante Zona Franca donde identificara cantidades y peso de la carga en el sistema, este a su vez le
entregara la documentación correspondiente para que el conductor no presente inconvenientes
en el viaje.

5.1.3.7 Diagramación

Inicio

Recibe solicitud del

cliente

Entrega solicitud al
auxiliar

Ubicar la mercancía
Seleccionar la
en la bodega
mercancía

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 Mecanismo para
cargue

No

Montacargas Personal de apoyo

Si

Cargue de mercancía

Cierre de vehículo Registro fotográfico

Legalizar salida ante

Zona Franca

Entrega
documentación al
conductor

Salida de vehículo

Fin
Inicio

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