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Planear (PHVA)
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Módulo 6 Planear (PHVA)
Planear (PHVA)
INTRODUCCION
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Módulo 6 Planear (PHVA)
(Foro Internacional de Acreditación) que suministra las directrices para los auditores
encargados de realizar las auditorias de otorgamiento y mantenimiento.
Mi correo electrónico está disponible con el objeto de poder perfeccionar este documento
y complementarlo con sus ideas, para que las generaciones futuras puedan contar con
mejores herramientas de análisis y planeación.
HJ & ASOCIADOS
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1 PLANEACIÓN
1.1.1 OBJETIVO:
La planeación de la auditoria es fundamental para poder emplear el tiempo asignado a
cada proceso de manera eficiente con el objeto de realizar una revisión sistemática
confiable y poder encontrar oportunidades de mejora en su sistema de gestión.
Se busca realizar una revisión detallada del grado de implementación del sistema de
gestión integral, de una organización dentro de un tiempo límite relativamente corto de
tiempo, empleando técnicas de muestreo, rastreo de registros, observación de la
operación y entrevistas a personal operativo y directivo. Se puede mejor hablar de
valoración del sistema de gestión de una organización, de acuerdo con los conceptos del
Autor Hoyle, relacionado en la bibliografía, y cuya amplia experiencia ha logrado convertir
el concepto de auditorías en asesorías de mejoramiento, más que en inspecciones para
detectar fallas en la disciplina de las organizaciones.
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1.1.2 INSTRUMENTO:
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Comprende el negocio y las Puede establecer y comprender los riesgos del negocio
condiciones de seguridad y las condiciones de seguridad física y de seguridad
industrial. Tiene conciencia de las expectativas de las
partes interesadas, los requisitos reglamentarios y los
requisitos exigidos por los clientes para la compra de
los servicios prestados por la organización. (1)
Manejo del proceso de Puede explicar en forma positiva los resultados de las
evaluación. evaluaciones y puede proponer líneas de tiempo para
realizar las acciones correctivas.
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(2) El auditor debe de aplicar las muestras mínimas confiables a partir del
empleo de las tablas militares para asegurar una confiablidad del 95% en sus muestras.
Por ejemplo, si la empresa tiene 100 trabajadores, la muestra mínima confiable con 6%, es
decir 6 hojas de vida con sus soportes deben ser visualizadas por el auditor y registradas
en su informe para tener una muestra confiable. Si por ejemplo se presentan debilidades
en la información de dos trabajadores, el auditor reporta: “se evidencia 2 / 6 trabajadores
no tienen sus hojas de vida completas conforme al requisito XX de la norma YYY”
La disciplina básica de una empresa cuando cuenta con sistemas de gestión, consiste en
poder contar con los documentos requeridos para poder atender los requisitos de las
normas en una auditoria de certificación o de mantenimiento. Para poder cumplir con el
requisito de auditoria, la empresa debe tener establecidos los siguientes documentos e
información documentada:
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AUDITORIA INTERNA
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AUDITORIA INTERNA
positiva.
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Muchas empresas en el pasado por esta razón tenían sistemas de gestión de papel, no
muy operativos, más bien se contaba con un certificado que era útil a nivel comercial. Esto
llevó a la organización ISO a evaluar la posibilidad de incluir un requisito que exija a las
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El programa de auditoría describe las fechas de las auditorías internas sin entrar en
detalles. Están establecidas las fechas para la realización de la auditoria de cada proceso y
se cuenta con la asignación de recursos para poder llevarlas a cabo. Por lo general se
emplea un código de colores para establecer el estado de las auditorias:
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El tiempo asignado a una auditoria interna normalmente corresponde a un día o dos para
cada proceso y se busca emplear lo mejor posible el tiempo de los auditores realizando el
trabajo de entrevistas, observación y análisis de registros (información documentada) en
los sitios de trabajo. Por otra parte, antes de realizar esa labor de auditoria en el sitio, los
auditores deben leer toda la documentación de la empresa relacionada con el proceso
que van a auditar, lo cual se conoce como fase 1, estudio documental o auditoria de
suficiencia.
Normalmente las organizaciones cuentan con otro formato llamado plan de auditoria en
el cual describen en detalle el empleo del tiempo el día asignado en el programa para
realizar la auditoria.
ISO27001:9.2
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12 M
15 P.M.
Notas: El plan de auditoría detalla la manera de llevar a cabo el manejo del tiempo
durante el día los días asignados para la auditoria.
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De acuerdo con la norma ISO19011, la amplitud del programa de auditoría puede variar
de acuerdo con el tamaño de la empresa, su naturaleza y complejidad, y con aspectos
como: el objetivo del programa de auditoría, la frecuencia de las auditorias, la
normatividad legal, las necesidades de certificación de la empresa, los cambios
significativos de procedimientos, y otros aspectos relevantes.
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En la siguiente página se presenta el protocolo que debe seguirse para realizar una
auditoría a un sistema de gestión. Cabe recordar que el protocolo es igual para las
auditorías de sistemas de gestión basados en normas como la ISO9001, ISO14001,
ISO17025, ISO27001, ISO45001, ISO37001, ISO39001, ISO22000, ISO28000, ISO29001 para
solo mencionar algunas de las normas más empleadas en el mundo actual. El lector puede
completar la información consultando la dirección de Internet: htt:\www.iso.ch.
EXPERTOS TÉCNICOS
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Los auditores trabajan sobre un formato denominado “notas de campo” que es explicado
a continuación:
ISO27001:9.2
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
CRITERIO DE AUDITORIA:
NORMA
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ISO27001:9.2
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ISO27001:9.2
Notas:
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“¿Cómo sabe que ese elemento de protección personal está en buen estado?”
y finalizar con las preguntas: “¿Cómo reporta una falla en el programa de
computador?”. El lector puede comprobar que el auditor sigue en sus
preguntas todo el ciclo de vida del servicio, en el ejemplo, el servicio prestado
al cliente, desde su ingreso hasta retiro del servicio. Finalmente, los auditores
pueden tomar una muestra de la población que están auditando, basados en
las tablas militares, para poder revisar registros, esto se llama rastreo. Al revisar
registros se revisa la evidencia objetiva de cumplimiento, lo cual garantiza que
la organización cumpla. Por ejemplo, se revisa el 6% de las hojas de vida de los
equipos que la empresa tiene en su inventario y que tienen que tener
mantenimiento periódico. El 6% viene de la tabla militar para una población de
100 equipos con una confiabilidad media de 96 a 98%. El auditor por esta
razón tiene siempre a mano las tablas militares y conoce los valores más
comunes en las muestras de 0 a 50, 51 a 100, 100 a 300 y el rango de 301 a
500 que son los más usuales. Siempre se emplea una confiabilidad media
porque el tiempo es apremiante y no permite niveles de confianza de las tablas
de 99%.
▪ Notas del auditor: Se diligencian mientras conduce la auditoria,
razón por la cual se explican en el próximo capítulo de ejecución de las
auditoras.
▪ NCF: Si el auditor detecta una discrepancia con
relación a los requisitos de la norma, emite una no conformidad que es un
formato explicado en el próximo capítulo de ejecución de auditorías. Este
formato obliga a los auditados a llevar a cabo una acción correctiva para
corregir la desviación detectada. Normalmente en la auditoria interna se
establece un plazo máximo de 15 días para llevarla a cabo.
▪ La última sección permite registrar los nombres, identificaciones y cargos de las
personas que fueron entrevistadas, lo cual es muy importante para el informe
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final que se presenta a la dirección. Tenga cuidado de escribir bien los nombres
de las personas, pues es posible ofender a alguien al escribir mal su nombre en
el informe a la dirección, recuerde que los nombre no tienen ortografía. Por
ejemplo, existe Marta y Martha. Por la misma razón, el cargo es algo
importante que quede conforme la empresa lo tiene establecido, no es lo
mismo director de gestión integral que jefe de dirección integral. Esta sección
se diligencia durante la auditoria
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Tatiana Caro
Directora HSEQ
“Siempre en mi programa anual de auditoria aseguro que los auditores internos por lo
menos tengan un día en mi oficina para planear la auditoria, dedicados a leer documentos
y observar indicadores de gestión, sin celular, sin interrupciones de su trabajo cotidiano,
pues de la buena calidad de la planeación, depende que hagamos una auditoria efectiva.”
“Un auditor debe conocer a fondo el proceso que va a auditar y en la medida de las
posibilidades espero que haya observado registros, acciones correctivas y demás
información documentada relacionada, por ejemplo, las quejas que puedan presentarse o
los resultados de los informes sobre las encuestas de satisfacción que se hayan realizado.
La verdad es que un auditor bien informado puede llevar a cabo un buen trabajo.”
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nosotros muchos años como empleado, la idea es que vuelva a leer el documento y
recuerde los conceptos básicos de la auditoria.”
“La rutina hace que las personas a veces pierdan la objetividad y en algunas ocasiones se
vuelvan permisivos, por eso siempre hago una auditoria interna a cargo de un contratista,
de un auditor externo que pueda ser imparcial y llevar a cabo la presentación de un
informe sin consecuencias.”
ISO9001:9.2
1.1.7 OBJETIVO
Planear, ejecutar y llevar a cabo el seguimiento de las auditorías internas integrales
para lograr un análisis sistemático del Sistema de Gerencia integral.
1.1.8 VOCABULARIO
NO hay
1.1.9 DESARROLLO
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Notas:
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“El siguiente es el plan de auditoria establecido para poder manejar el programa anual de
auditoria establecido en el día asignado para llevar a cabo la revisión sistemática
planteada.”
ISO45001:9.2
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trabajadora social
12 M Almuerzo No aplica
Notas: El plan de auditoría detalla la manera de llevar a cabo el manejo del tiempo
durante el día los días asignados para la auditoria.
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OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
NORMA
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El lector debe establecer su programa de auditoria anual, su plan de auditoria y sus listas
de chequeo conforme al protocolo de auditoria establecido.
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BIBLIOGRAFÍA
Ángel Pola Maseda. ISO9000 y las auditorías internas del sistema de calidad.
Documentación práctica. Ediciones Granica S.A.: Colección de bolsillo. España, Barcelona.
1997.
David Hoyle. ISO9000. Manual de valoración del sistema de calidad. ISO9000. Editorial
Paraninfo, 1998.
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http://www.captio.net/blog/identificar-y-elaborar-el-mapa-de-procesos-de-la-empresa
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