INSTRUCTIVO DE USO

PORTAL WEB DE
PRESTADORES
 INGRESO PORTAL DEL PRESTADOR

Ingrese a la página: https://www.syc.com.co/coomeva

Para solicitar usuario, haga clic en “Registrarse, se habilitará un formulario en el

cual se deben diligenciar los datos requeridos:
Al finalizar del formulario debe adjuntar en formato PDF los siguientes documentos:

 Autorización: Carta dirigida a COOMEVA EPS, en la cual debe estar la información

de tipo y número de documento, nombres y apellidos del o los funcionarios a los
cuales se les va a solicitar la creación del usuario; esta carta debe ir firmada por el
gerente de la IPS o el representante legal.
 RUT: Registro Único Tributario
 Cámara de comercio.: Para E.S.E. ó persona natural, debe adjuntar certificado de
parafiscales o planilla de aportes (PILA).

Para cargar los documentos haga clic en “seleccionar archivo”, el sistema le habilitará una
ventana adicional para ubicar la ruta del archivo el cual debe estar en formato .pdf.

Para finalizar, haga clic en el botón “Solicitar”. El sistema mostrará que la solicitud fue
creada con éxito y recibirá la notificación al correo electrónico que diligenció en el
formulario.
Restablecer Contraseña

Si olvido su contraseña de acceso, la puede restablecer de la siguiente manera:

Diligencia el número de usuario y haga clic en: ¿Olvidó su contraseña?

Se habilitará la siguiente ventana donde deberá digitar el correo electrónico de registro:

NOTA. Una vez diligenciado el dato requerido, se enviará un correo electrónico

informando la nueva contraseña.
 MODULOS DEL PORTAL WEB

En el portal web, podrá realizar todo el proceso de radicación de cuentas, el cual

incluye: Radicación, reingreso de Devoluciones, Consultas de Estados de las
facturas y actualización de datos de IPS y facturación.

A continuación, se explicará cada uno de los módulos y su función.

1. CARGUE DE ARCHIVOS

En este libro se encuentran los siguientes módulos:

 Configuración
 Cargue de archivos
 Archivos de soporte
 Cargue individual

Módulo 1.1: Configuración.

En este módulo se realizará la configuración de prefijos para unidades

documentales. Se debe dar un nombre a cada tipo documental que conforme la
cuenta médica, Ej.: FACTURA o FACT.
Módulo 1.2: Nuevo Cargue de Archivos.

Para iniciar radicación de cuentas médicas, es necesario hacer un cargue exitoso

de archivo plano, este debe estar en formato (.txt) y comprimido en Zip. Los
archivos planos que pueden cargar en el portal del prestador son: Plano IPS y
RIPS, de la siguiente manera:

 Tipo de Archivo a Cargar: El sistema habilitará un menú de selección de

acuerdo al tipo de archivo que desea cargar.

Al seleccionar el tipo de archivo, el sistema habilitará el siguiente botón que abrirá

una ruta de búsqueda para seleccionar el archivo, este debe estar comprimido en
.zip, como se muestra a continuación:
 Informe de Archivo con Errores: Cuando el plano que se cargó tiene
errores, el sistema informará la cantidad de errores y entregará un informe
en Excel detallando cada una de las líneas inconsistentes, de la siguiente
manera:

 ¿Cómo hacer varios cargues? El sistema le permitirá realizar varios

cargues, lo importante es esperar a que el primer cargue realizado inicie su
proceso de validación, para proceder a realizar el siguiente, puede cargar
tipos de archivos diferentes, plano y RIPS, como se muestra a continuación:

 Informe de Cargue Exitoso: Cuando el plano que se cargó NO tiene errores, el

sistema informará el número de radicado y un mensaje CARGADO
EXITOSAMENTE y entregará un documento .pdf como certificado del cargue
realizado, de la siguiente manera.
 Certificado de cargue exitoso:

Módulo 1.3. Cargue de Soportes.

Para realizar cargue de las imágenes correspondientes a las facturas que se
desean radicar, el sistema permite que se realice de manera individual o de
manera masiva, de la siguiente manera:

 Cargue individual: Seleccione el módulo Facturas con soportes

incompletos, el sistema mostrará cada una de las facturas registradas en el
archivo plano. Realice la búsqueda de la factura a la cual cargara los
soportes y de clic en “Ver soportes”, el sistema desplegara en la parte
inferior los tipos documentales.
Seleccione el tipo documental al que necesite cargar el soporte y el sistema
mostrará la ruta para realizar el cargue del archivo, este debe estar en formato .pdf

Una vez haya cargado todos los soportes correspondientes a la factura, proceda a
radicarla, dando clic en el botón “Radicar”

 Inactivar Factura: Esta opción sirve para los casos cuando desee inactivar
alguna factura que fue registrada en el archivo plano por error, a la cual NO
desee cargar soportes. El sistema habilitara el siguiente menú de selección,
para identificar el motivo por el cual inactiva la factura:

 Descargar Facturas: El sistema descargará el informen en Excel,

consolidando las facturas que se encuentran pendientes por radicar.
  Cargue Masivo: Este módulo le permite radicar masivamente, se debe
crear una carpeta por cada factura a radicar, nombrándola con el número
de factura, si tiene prefijo es necesario incluirlo separándolo con guion bajo,
Ejemplo F1_1234. Los soportes deben estar en formato .pdf nombrados
según el tipo documental que corresponda, el nombre debe ser igual a los
asignados en el módulo Configuración “Tipos Documentales”, Ej.: Factura,
Autorización, etc.

En caso de no tener prefijo, deberá nombrar la carpeta solo con el número de la

factura. Ejemplo: 1234

NOTA: Para realizar el cargue masivo de soportes es necesario comprimir las

carpetas en un archivo .zip

Una vez realizado el cargue de las imágenes, el sistema asignara un numero de

cargue para su seguimiento.
RADICACIÓN DE FACTURAS

 Radicación de Factura Individual:

Ingrese al módulo Facturas por radicar y cheque la factura que desea radicar y
seleccione la opción Radicar Seleccionado, de la siguiente manera:

Nota: Para radicar la cuenta debe realizar mínimo el cargue del documento
correspondiente a la factura.

 Radicación de facturas Masiva:

En el módulo Facturas por radicar seleccione la opción Radicar Todo de la

siguiente manera:
NOTA: utilizando cualquiera de los dos tipos de radicación, el sistema le pedirá
que seleccione el tipo de factura (Pos – No Pos).

Cuando se confirma el tipo de factura, podrá ver el siguiente mensaje:

MODULO 1.4. Cargue Individual:

Este módulo está diseñado para realizar cargue de archivos planos para facturas
de un solo ítem, y el que cumplan las siguientes características:

 Facturas tipo de cuenta: Evento, PyP Evento, Honorarios

Evento, Honorarios sin VoBo, Paquete programa, que tengan solo un
paciente o un ítem.

Los datos que se diligencian en este módulo, corresponden a los mismos campos
(56) del archivo plano IPS entregado en .txt.
Una vez se diligencien los datos en el módulo, se debe seleccionar la opción
ENVIAR, el sistema mostrará el siguiente mensaje, el cual confirma que el registro
del archivo plano fue cargado con éxito y se puede proceder a radicar la factura:

CONSULTAS
En este libro se encuentran los siguientes módulos:

 Certificados de radicación
 Facturas
 Histórico cargue planos
 Histórico soportes

Modulo 2.1: Certificados de radicación

En este módulo se pueden generar los certificados de radicación de las cuentas
presentadas ante la EPS en formato .pdf. Debe seleccionar el rango de fechas
correspondiente a las facturas que desea certificar, luego seleccionar el botón
Descargar Certificado.
Módulo 2.2: Consulta Facturas
En este módulo se pueden consultar todas las facturas radicadas ante la EPS. El
sistema muestra el consolidado de facturas por año y mes, también muestra cada
uno de los estados en que estas se encuentran.
Los estados que se muestran para las facturas son los siguientes:
 En proceso
 Rechazadas
 Devueltas
 Glosadas
 Pagadas
 Todas

Para descargar informes de facturas, se tienen dos opciones: Descargar

consolidado anual y descargar facturas (mes). Cualquiera de estos informes
solicitados, son enviados al correo electrónico del usuario, de la siguiente manera:
Módulo 2.3: Histórico cargue planos
En este módulo se pueden consultar todos los archivos planos IPS y RIPS
cargados. El sistema muestra cuando el cargue fue errado o exitoso,
seleccionando el rango de fecha de los cargues a consultar, de la siguiente
manera:

 Descargar Inconsistencias: Cuando el plano tiene errores, el sistema

entrega un informe en Excel detallando cada uno con los campos que se
deben corregir.
Descargar Certificado: Cuando el plano no tiene errores y el cargue es exitoso, el
sistema entrega certificado en .pdf, detallando cada una las factura relacionadas
en el plano.

 Generar Plano IPS desde RIPS

Se tiene habilitada la opción que una vez cargado un archivo RIPS Exitoso, el
sistema permite generar Archivo Plano IPS de las facturas incluidas en el RIPS. La
generación se puede hacer por factura ó de manera masiva.

A continuación, se muestra un ejemplo:

Megaplano: El sistema permite generar en un archivo .txt todas las facturas

cargadas inicialmente en el RIPS.

Se habilita una ventana, la cual pide que se registre el rango de facturas que desea
generar en el archivo Plano IPS. Luego debe seleccionar la opción CONFIRMAR. El
sistema generará la descargar del archivo en.zip.
Módulo 2.4: Histórico de soportes
En este módulo se pueden consultar todos los cargues de imágenes que se hayan
realizado. Se debe seleccionar el rango de fecha de los cargues a consultar, el
sistema muestra cuando el cargue fue errado o exitoso de la siguiente manera:

 Procesado con errores: Cuando se generan errores al cargar los soportes

el sistema los muestra en un archivo Excel la siguiente información:

 Procesado exitosamente: Cuando el cargue de imágenes es exitoso, el

sistema muestra en un archivo Excel la siguiente información:
 3. DEVOLUCIONES

En este módulo se encuentran todas aquellas facturas que presentan

inconsistencias en datos, imágenes, valores e información que impide su exitoso
procesamiento. Para realizar el reingreso de las facturas, es necesario llevar a
cabo los siguientes pasos:

Seleccione: Cuentas Médicas/Devoluciones:

Al ingresar en este libro, encontrará las siguientes opciones:

Para realizar el reingreso de las facturas, es necesario llevar a cabo los

siguientes pasos:

 Ingrese al módulo: Devoluciones.

En este libro podrá consultar la causal de devolución de cada factura, la
búsqueda se realiza por año y mes, seleccionando Periodo de Radicación ó
periodo de Devolución. Debe dar clic en el año y mes deseado, se mostrará la
lista de facturas correspondiente. Si desea buscar por número de radicado o
número de factura lo puede hacer en la opción Buscar

La consulta realizada por año y mes, consolida las facturas Devueltas.

La consulta muestra las siguientes opciones, que se enumeran a continuación:

A. Ver la cantidad de devoluciones que hay para el mes seleccionado.

B. Ver la información de la factura y la causal de la devolución.

NOTA. Al dar clic encima de esta información se desplegará una observación

adicional.

C. Inactivar Devolución: Este botón permite eliminar del listado aquellas facturas a
las que no se les vaya a dar ningún trámite o no se requieran reingresar. Es
decir, el sistema omitirá dicha factura y no se hará ningún proceso a la misma.
También se cuenta con una opción de Inactivar masivamente las facturas, solo con
chequear la parte lateral de cada una, y dando clic en INACTIVAR
SELECCIONADOS así:

D. Reingreso: Este botón permite reingresar la factura para su respectivo

procesamiento. Se debe utilizar únicamente cuando se vaya a subsanar el error
por el cual fue devuelta. El reingreso de la factura se finaliza una vez
seleccionado el botón RADICAR y esta no volverá a visualizarse como
devolución.

Los libros que se visualizan son las imágenes que están cargadas en el portal o
pendientes por cargar, las de color blanco corresponden aquellos documentos que
se encuentran digitalizados y los que están de color gris corresponde a los libros que
no tienen imágenes y que podemos entrar a cargar si de soportes se requiere como,
por ejemplo: contestar aquella devolución pendiente por nota crédito, una orden de
servicio, historia clínica etc.

Al dar clic en el libro donde se requiere adjuntar la imagen faltante les traerá la
ventana para adjuntar el documento en formato PDF.

Al dar clic en el botón Radicar, se muestra la siguiente pantalla para agregar la

observación del reingreso y seleccionar el motivo que corresponda:

Al dar clic en Confirmar aparecerá el siguiente mensaje:

Al dar clic en Aceptar, la factura será reingresada con un nuevo número de
radicado y el sistema mostrará el mensaje de radicación exitosa:

E. Descargar consolidado Anual: Esta opción entrega un informe de todas las

facturas Devueltas por año, mejorando notoriamente la efectividad y los tiempos
de la entrega del resultado.

F. Descargar Facturas: esta opción genera un informe en Excel que detalla

todas las facturas del mes seleccionado, con su respectiva causal de
Devolución.

NOTA: Cualquiera de estos informes solicitados, son enviados al correo

electrónico del usuario, de la siguiente manera:

DEVOLUCIONES INACTIVADAS:

En este libro se podrán consultar todas las facturas que alguna vez estuvieron
en estado Devolución y fueron inactivadas por la IPS.
Para realizar la búsqueda se deben establecer los rangos de fecha a consultar. Al
dar clic encima de la factura, se despliega información adicional como: fechas y el
nombre del usuario que realizó el proceso.
 4. DASHBOARD

Herramienta de consulta por medio de la cual se muestran los indicadores,

estadística y monitoreo en tiempo real de todas las cuentas médicas que ha
radicado la IPS ante la EPS. La IPS podrá saber Cantidad y Valor de todas sus
facturas y los estados en los que se encuentran
El módulo se consolida la siguiente información:

 Cartera en proceso EPS: La información que se muestra en esta consulta

es actualizada cada 1 hora, mostrando los datos en tiempo real. Aquí se
visualizarán todas las facturas con valores totalizados y el porcentaje,
divididas por rangos, así:

 0 – 90 días
 90 – 180 días
 Más de 180 días

 Facturas radicadas: Muestra los estados en los cuales se encuentran las

factura ante la EPS, de acuerdo a su procesamiento desde el momento de
radicadas, los estados son los siguientes:

 En proceso SyC
 Pendiente Glosa
 Glosa con respuesta
 Devolución
 Pagadas
 En proceso EPS
 5. DATOS DEL PRESTADOR

En este libro se encuentran los siguientes módulos:

 Datos del prestador

 Soportes IPS
 Rango de facturación
 Cargue Tarifas

5.1 Datos del prestador.

En este módulo se debe mantener actualizado el correo electrónico al cual se
enviarán las notificaciones y actualizaciones del portal web. El diligenciamiento se
realizará de la siguiente manera:
5.2 Soportes IPS

Este módulo está diseñado para que las entidades prestadoras puedan agregar
o actualizar sus soportes de Cámara de Comercio, RUT, Aportes Parafiscales y
Certificaciones Bancarias según la solicitud de la ARL.

El sistema le mostrará una ventana donde se verá reflejado el listado de

documentos que se han subido al portal. Para hacer un cargue nuevo se debe
dar clic en la opción Agregar Soporte.

1. Seleccione una tipificación de soporte: puede escoger entre Cámara de

Comercio, RUT, Aportes Parafiscales y Certificaciones Bancarias
2. Seleccionar archivo: se abrirá una ventana donde podrá buscar la ubicación del
archivo .pdf que se va a cargar.
3. Confirmar: clic en este botón para guardar el soporte.

NOTA: Si se desea se puede escribir una observación al respecto del soporte.

5.3 Rangos de facturación.
Este módulo está diseñado para que el prestador registre y mantenga actualizada
su numeración consecutiva de factura de venta. Los datos requeridos son: Prefijo,
rango de facturación, fechas de rango. De esta manera, sus cuentas médicas de
acuerdo a lo definido como prestador ante la DIAN quedarán correctamente
radicadas y presentadas ante la EPS, evitando devoluciones por diferencia en
prefijo y número de factura.

A continuación, se detalla cómo realizar dicho registro:

 Ingrese al módulo Rango de Facturación y seleccione el botón Registrar

nuevo Rango:

El sistema habilitará un siguiente formulario, se deben diligenciar los siguientes

datos correspondientes al rango de su facturación: (En caso de no manejar
Resolución DIAN para el rango de facturación, des chequee la opción marcada por
defecto: Usa Rango)

 NIT: Por defecto el correspondiente a la IPS

 Fecha Inicio: Fecha de inicio de la facturación vigente
 Prefijo: El asignado a la factura. En caso de no manejar prefijo, des
chequee la opción marcada por defecto: Con Prefijo
 Número Inicial: Con el cual inicia el rango de facturación
 Número Final: Con el que finaliza el rango de facturación
Este es un ejemplo de cómo diligenciar el formulario:

Una vez diligenciados los campos, seleccione la opción Registrar. El sistema

mostrará el siguiente mensaje:

En la bandeja de registros se consolidan los consecutivos registrados, para

control y conocimiento del prestador, así:

Cuando se ingrese por equivocación algún rango que ya se encuentre registrado,

el sistema mostrará el siguiente mensaje:

IMPORTANTE: Una vez el sistema identifique que se cumplió con el rango de facturación
registrada inicialmente, mostrará un mensaje de alerta solicitando que se debe actualizar la
información para continuar radicando.
5.4 CARGUE DE TARIFAS.
Con el fin de actualizar y estandarizar las tarifas pactadas con la EPS, se dispone
de un módulo en el portal web por medio del cual se puede realizar cargue de la
información, bajo una estructura ya definida.

Esta información debe ser cargada en un archivo Excel cuya estructura cuenta con
14 campos, de los cuales de acuerdo a la información registrada se define su
obligatoriedad.

A continuación, se detalla el paso para cargue de tarifas:

 Descargue la estructura de tarifas el archivo Excel, desde la siguiente

opción:

 El s i s t e m a e n t r e g a r á el siguiente documento, en el cual debe ser

diligenciado de acuerdo a lo requerido en cada columna:
 Tabla de Validaciones – Tarifas
TIPO DE
NOMBRE DEL CAMPO LONGITUD OBLIGATORIEDAD OBSERVACIÓN
DATO
INFORMACIÓN Vacío Vacío Vacío Vacío
Sin Digito de verificación, sin separador de
NIT PRESTADOR Numérico 15 Obligatorio
miles.

DEPARTAMENTO Numérico 2 Obligatorio Asignar de acuerdo a la tabla. (Ver Anexo)

Asignar de acuerdo a la tabla. (Ver Anexo)

MUNICIPIO Numérico 3 Obligatorio
Diligenciar de acuerdo a la siguiente
información:
EPS Alfanumérico 6 Obligatorio Código Descripción
EPS016 Coomeva

Diligenciar de acuerdo a la siguiente

información:
Código Descripción
P Procedimiento
TIPO DE PRESTACION Cadena 1 Obligatorio M Medicamento
I Insumos

NOTA: Las consultas se deben catalogar

como procedimientos.

CODIGO HEON Numérico 10 Opcional

CÓDIGO DE
Códigos utilizados por la IPS para la
FACTURACIÓN Alfanumérico 50 Obligatorio
facturación
PRINCIPAL (ITEM)

CODIGO DE
Obligatorio cuando Solo se diligencia cuando se agrupen a un
PRESTACIÓN DE Alfanumérico 50
sea sub-ítem. procedimiento principal
DETALLE (SUB-ITEM).

Descripción del procedimiento principal o

DESCRIPCIÓN Alfanumérico 1000 Obligatorio
detalle
Ejemplo:
TARIFARIO (ISS- ISS
Cadena 6 Obligatorio
SOAT- PROPIA ) SOAT
Propia
Obligatorio cuando
AÑO TARIFARIO Numérico 4 diligencie ISS o SOAT Ejemplo: 2016

Ejemplo:
0 cuando es tarifa plena
Alfanumérico Obligatorio cuando
% ADICIONAL 4 +15
con signos diligencie ISS o SOAT
+45
-10
Ejemplo:
ISS
VALOR TARIFA Numérico 10,2 Obligatorio
SOAT
Propia
Ejemplo de cómo se debe diligenciar la plantilla de para cargue de tarifas:

NOTA. Recuerde que el campo “Código de prestación detalle”, únicamente se

diligencia para relacionar componentes de Procedimientos Quirúrgicos.

Cargue Inconsistente: Cuando la validación de tarifas sea inconsistente, el

sistema retornara el siguiente mensaje y de inmediato generara un archivo en
Excel, resaltando en color Naranja las columnas que se deben corregir, Ejemplo:

Cargue Exitoso: El sistema validará las tarifas y retornará un mensaje de cargue

exitoso, informando cuantos registros fueron insertados y cuantos registros ya se
encontraban cargados con anterioridad, Ejemplo: