Integración de a2 Administrativo hacia a2 Contabilidad.

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Para efectuar la integración desde a2 Herramienta Administrativa hacia a2 Contabilidad, se
deben seguir los siguientes pasos:

 Instalar la contabilidad.
 Crear una empresa.
 Crear el plan de cuentas completo.
 Ejecutar a2sistema.exe y definir cual es la carpeta donde se encuentra la contabilidad,
desde la opción “Datos de la Empresa”, y por supuesto, usuario por usuario.

 Seleccionar la empresa con la cual se va a integrar.

 Si se trabajará con centros de costo, se deberá activar las políticas (Avanzadas) respectivas
de los usuarios, por cada tipo de transacción, de manera tal que, al efectuar la misma, me
pida el centro de costo.

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 Luego en a2 sistema se ejecuta la opción de “Configurar Los Comprobantes Contables” que

se ejecutaran en la integración. Aquí no se toma en cuenta los bancos, ya que al efectuar las
transacciones bancarias, se activará el comprobante en línea.

Básicamente, lo que se integra, o se deben generar comprobantes es por:

 Ventas, Devoluciones sobre ventas, Apartados.

 Compras, devoluciones sobre compras.
 Operaciones de Cuentas por Cobrar.
 Operaciones de Cuentas por Pagar.
 Operaciones de Inventario.

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Para Crear el Comprobante.

Tipo de Comprobante: puede ser: Inventario, Compra, Venta, Cuenta Por Cobrar y Cuenta por
Pagar.

Prefijo: Prefijo que se utilizara en la numeración del comprobante, para identificar, si se quiere, el
tipo de comprobante que es.

Descripción: descripción del comprobante.

Detalle: Descripción detallada del comprobante.

Activo.: Si el comprobante se tomara en cuenta la integración.

Detallar movimiento: Se desea que se detalle cada transacción o que se sumarice (resuma).
Al pulsar ACEPTAR, se incluirá este tipo de comprobante. Luego quedara la parte donde se definirá,
cuales son los asientos que se registraran en este comprobante. Para eso se pulsa el botón de
Incluir.

Para incluir el asiento:

Tipo de Operación:
 De ventas: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones
 De compras: Compra de Mercancía, Devoluciones sobre compras.
 Inventario: Cargos, Descargos, Transferencias, Ajustes de existencias positivos y ajustes
de existencia Negativos.
 Cuentas por Cobrar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de débito, notas de
crédito.
 Cuentas por Pagar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de débito, notas de
crédito.

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Origen Monto: De donde se obtendrá el monto del asiento.

 De ventas: Monto bruto, ventas gravable, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento 1,
Descuento 2, Descuento Cuadre, Flete en ventas, Impuesto1, Impuesto2, Costo de venta,
Comisiones de venta, Saldo de Operación, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo,
Cheque, Tarjeta de débito y crédito), Retención, Forma de pago no monetaria 1,,2,3 y 4,
Adelantos aplicados, apartados aplicados.
 De compras: Monto bruto, compras gravable, compras exentas, Descuento 1, Descuento 2,
Flete en Compras, Impuesto1, Impuesto2, Saldo de Operación, total Cancelado, Forma de
pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de débito y crédito), Retención, Adelantos aplicado.
 Inventario: Monto de la operación.
 Cuentas por Cobrar: Monto Operación, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1,
Impuesto2, Monto en Comisiones, Total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque,
Tarjeta de débito y crédito), Retención, Adelantos aplicados.
 Cuentas por Pagar: Monto Operación, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1,
Impuesto2, Total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de débito y crédito),
Retención, Adelantos aplicados

Acumulado por:
o Ventas: General, Departamentos (de Inventario), Depósitos, Inventario,
Clasificación, Clientes, Monedas, Tipo de Cliente, Serie Activa, Zonas, Vendedores,
Autorizados, Corte Z (Punto de venta), Centro de Costo.
o Compras: General, Departamentos (de Inventario), Depósitos, Inventario,
Clasificación, Proveedores, Monedas, Tipo de Proveedor, Centro de Costo.
o Inventario: General, Departamentos (de Inventario), Depósitos, Inventario,
Clasificación, Centro de Costo.
o Cuentas por Cobrar: General, Clasificación, Tipo de Documento, Clientes,
Monedas, Tipo de Cliente, Zonas, Vendedores, Autorizados.
o Cuentas por Pagar: General, Clasificación, Tipo de Documento, Proveedores,
Monedas, Tipo de Proveedor.

Guardar como: indica si el asiento es por el DEBE o por el HABER (Débito o Crédito)

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Cuenta General: Se utiliza cuando el asiento se va a llevar a una cuenta general o lo que
algunos denominan cuenta pote; por ejemplo: Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar, Caja,
Impuesto por Pagar,

Cuenta Particular: Se utiliza cuando es necesario detallar en varia cuentas el monto del
asiento, dependiendo de por donde se acumule el monto. Ejemplo: el listado de clientes o
proveedores, Inventario, etc.

Cuando se utiliza “Acumulado por:” GENERAL, se utilizará una cuenta General o cuenta
Pote. Pero si el acumulado es por Cliente, Centro de Costo, Inventario, Serie, Depósito, etc. Se
deberá utilizar la cuenta particular. Y aquí la cuenta particular variará se acuerdo a la selección del
Acumulado. Si seleccionó Cliente, en particular aparecerá la lista de clientes de a2 y a cada uno se
le debe asignar una cuenta contable. Si selecciona inventario, entonces al seleccionar PARTICULAR
aparecerá la lista de los artículos de Inventario y a cada uno se le debe asignar una cuenta contable.
En este caso no se utilizaría la cuenta GENERAL.

También se pueden utilizar las cuentas General y particular al mismo tiempo. Por ejemplo, si
se tiene inventario de 100 productos, pero solo se desea saber el movimiento de 3 de ellos, se
coloca en la general, la cuenta pote que se refiera al inventario de mercancía y en particular las 3
cuentas de los 3 artículos de inventario. Al efectuar la integración, se discriminaran los 3 artículos a
sus respectivas cuentas y el resto a la cuenta general.

Otro caso, es el que se desee, por ejemplo, es si se desea comparar el impuesto cobrado a
los clientes factura por factura, en un comprobante. Y luego imprimir el comprobante y compararlo
con algún reporte de a2. En este caso, se indica en un comprobante de venta, Acumulado por
Cliente, origen monto IVA, la cuenta particular seria la misma cuenta contable de IVA para todos los
clientes.

También es importante saber que la integración se efectúa por fecha. Si usted en la mañana
del 25 de Enero efectúa una integración, los asientos que se efectuaron en la tarde no podrán ser
integrados ya para a2, el 25 ya se integró. Es preferible esperar al 26 para integrar hasta el 25.

Si hay necesidad de mover los asientos, se pueden cambiar de lugar, arrastrándolos con el
Mouse.

Ejemplo:
Para Incluir los movimientos del comprobante, se deben definir el asiento. Esto lo haremos
con un ejemplo:

Suponiendo una venta al contado.

El asiento es:

1.-CAJA Por el debe

2.- Venta de contado Por el Haber
3.- Impuesto a las ventas Por el haber

1.- Primer asiento

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Comenzamos con el asiento de CAJA.

Definimos el tipo de operación, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados,
Devoluciones) Esto se limita por el hecho de que el comprobante se definió de venta.

Para el ejemplo Tipo de Operación: Facturas.

Para el ejemplo: General.

Guardar como: (Débito, Crédito)

Para el ejemplo: Debito.

Origen Monto: De donde se obtendrá el monto del asiento.

(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2,
Descuento Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de
Venta, Saldo de la Operación, total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de
Crédito, Tarjetas de Débito, Retenciones , No Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados
Aplicados.

Para el ejemplo: Total Cancelado

Cuenta General y Cuenta Particular.

Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de CAJA. (Activo)
Pulsa Aceptar y ya se tiene el primer asiento.

2.- Segundo asiento

Venta al contado.

Definimos el tipo de operación, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados,
Devoluciones) Esto se limita por el hecho de que el comprobante se definió de venta.

Para el ejemplo Tipo de Operación: Facturas.

Para el ejemplo: General.

Guardar como: (Débito, Crédito)

Para el ejemplo: Crédito.

Origen Monto: De donde se obtendrá el monto del asiento.

(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2,
Descuento Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de
Venta, Saldo de la Operación, total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de
Crédito, Tarjetas de Débito, Retenciones , No Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados
Aplicados.

Para el ejemplo: Monto Bruto

Cuenta General y Cuenta Particular.

Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de Venta de Contado. (Ingreso)

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3.- Tercer asiento
Impuesto a las Ventas

Definimos el tipo de operación, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados,
Devoluciones) Esto se limita por el hecho de que el comprobante se definió de venta.

Para el ejemplo Tipo de Operación: Facturas.

Para el ejemplo: General.

Guardar como: (Débito, Crédito)

Para el ejemplo: Crédito.

Origen Monto: De donde se obtendrá el monto del asiento.

(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2,
Descuento Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de
Venta, Saldo de la Operación, total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de
Crédito, Tarjetas de Débito, Retenciones , No Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados
Aplicados.

Para el ejemplo: Impuesto 1

Cuenta General y Cuenta Particular.

Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de Impuesto por pagar (Pasivo)

La cuenta particular se refiere por ejemplo a CXC clientes:

El acumulado por: seria Cliente.

Y en la cuenta particular, aparecerá cada cliente de a2, para anexarle la cuenta contable
correspondiente a cada uno de ellos.