PERFIL DE CARGO Versión 1 TH-DA01

DESCRIPCIÓN GENERAL
NOMBRE DE CARGO Auxiliar Documental y Control
AREA A LA QUE PERTENECE Registro y Control
JEFE INMEDIATO Jefe de Registro y Control
CARGOS QUE SUPERVISA Ninguno

COMPETENCIA REQUERIDAS
EDUCACIÓN Tecnólogo en Gestión Documental o Secretariado
EXPERIENCIA 2 años en cargo similares
FORMACIÓN Técnica en Gestión Documental ó Secretariado
( EDUCACIÓN NO FORMAL)

HABILIDADES DESDE EL SER Y EL HACER

COMPETENCIAS ORGANIZACIONES
ACTITUD DE SERVICIO
ORIENTACION AL LOGRO
PROACTIVIDAD / RECURSIVIDAD
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
TOLERANCIA AL ESTRÉS
MANEJO DE CONFLICTOS
COMPROMISO Y SENTIDO DE PERTENENCIA

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar el proceso de llevar el registro y control del estado académico de todos los estudiantes de los programas ofrecidos
por la universidad directamente o a través de convenios; dar solución de las inconsistencias que se presenten, expedir
certificaciones académicas y controlar la documentación de los expedientes de los estudiantes.

RESPONSABILIDADES
No DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
1 Elaborar planilla de asistencia de cada grupo y entregarla a cada docente. TRIMESTRAL
2 Expedir certificados de estudio, EPS, notas, costos, contenidos y cartas de presentación SIEMPRE
3 Realizar seguimiento de inasistencia de estudiantes SIEMPRE
4 Manejar y custodiar las carpetas de los estudiantes antiguos y nuevos SIEMPRE
5 Archivar en el sistema los documentos requeridos para la matrícula y hacer seguimiento de los SIEMPRE
faltantes.
6 Verificar cambios de número de cédula, lugar de expedición, nombres completos e inscripción SIEMPRE
de asignaturas de los estudiantes de la institución y de convenio.
7 Archivar documentación de los estudiantes de fase practica y fase lectiva SIEMPRE
8 Recepción de pagos de estudiantes cuando la Auxiliar Administrativa y Contable no se SIEMPRE
encuentre.
9 Entrega de papelería de estudiantes retirados o egresados SIEMPRE
10 Entrega o préstamo de material didáctico y/o papelería SIEMPRE
11 Organizar libros de matricula TRIMESTRAL
12 Enviar a realizar los carnet de los estudiante TRIMESTRAL
13 Alimentar plataforma SIET (ministerio de educación – matrícula en línea) TRIMESTRAL
14 Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato o demás directivas. SIEMPRE
Elaborado por: Revisador por: Aprobado por:
 PERFIL DE CARGO Versión 1 TH-DA01

AUTORIDADES
Ninguna

ELEMENTOS O ACTIVOS A CARGO

DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Computador 1
Diadema 1
Impresora 1

CONTRO DE CAMBIOS DEL PERFIL

VERSIÓN FECHA DESCRPCIÓN DEL CARGO
01 06/05/2012 Creación Descripción del cargo

Elaborado por: Revisador por: Aprobado por: