Matriz de Servicio No Conforme

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARCELIANA SALDARRIAGA
Formando ciudadanos dignos en el ser, el saber y el hacer
CÓDIGO: EM-DI-01 MATRIZ DE SERVICIO NO CONFORME VERSIÓN: 1
IDENTIFICACIÓN / CRITERIOS DE SERVICIO NO RESPONSABILIDAD /

ACCIONES / CONTROL REGISTRO
NATURALEZA CONFORME AUTORIDAD
GESTION DIRECTIVA
Error de confirmación de la
agenda, no cumplir con  Ofrecimiento de disculpas y
Incumplimiento de
programación de eventos o no reprogramación de
una actividad de la
informar sobre cambios en un actividades. Calendario Institucional Rector/a
agenda.
tiempo prudente, afectando con  Ajustar programación de
ello la jornada o el desarrollo de eventos
clases
GESTION ADMISIONES Y REGISTRO
Los documentos requeridos para
Recibir papelería la matrícula de familias  Se genera lista de personas
incompleta para seleccionadas en el proceso de y documentos faltantes Control de entrega de
Secretaria
matrícula admisiones se encuentran  Solicitar documentación documentos para matrícula
incompletos. faltante a padres de familia
Se establece un protocolo para

Incumplimiento en la
el proceso de elaboración y
entrega de
Los certificados o documentos entrega de certificados y el
certificados o
nos son entregados a tiempo a proceso de cancelación de Secretaria
papelería de
los padres y/o acudientes. matrícula.
cancelación de
matricula
GESTION DISEÑO CURRICULAR Y FORMACION PEDAGOGICA


En las pruebas de periodo no se
dio el tiempo estipulado para su
desarrollo, debido a que se
Incumplimiento en el  Cumplir con las directrices
acordó hacer las evaluaciones de
tiempo estipulado de institucionales sobre el
todas las áreas en un tiempo  Planeador de Clase  Educadores
las pruebas de proceso de las pruebas de
específico, generando en los
periodo periodo.
estudiantes mayor presión frente
al tiempo, disminución de la
calidad al leer la prueba.
La autoevaluación es un proceso  Cumplir con los criterios
participativo y permanente que establecidos en el SIEPE
realiza el propio estudiante al para la elaboración de la
interior de las clases, con el fin de autoevaluación.
identificar el nivel de desarrollo de  Hacer una reunión con los
Incumplimiento de sus competencias y al hacerlas a docentes recordándoles la
directrices para la la par con la prueba de periodo importancia de la  Planeador de clase
realización de no hubo una retroalimentación de autoevaluación en el
 Cuaderno del estudiante  Coordinación Académica
planillas (Proyecto ésta al entregarse en un mismo proceso formativo del
 Sistema de notas  Educadores
de aula, prueba de momento para hacer las de todas estudiante.
periodo, las áreas/ asignaturas  Seguimiento al sistema
autoevaluación) De igual manera el cumplimiento MASTER para identificar los
de todas las valoraciones docentes que a las fechas
(conceptual, procedimental, de calendario escolar de
actitudinal y autoevaluación) de cierre académico no han
acuerdo a lo establecido en el cumplido con la valoración
SIEE. total de los estudiantes.

 Rectificar los datos en
secretaría.
 Notificar el error a la
Errores en el Cuando en los boletines de
coordinación académica  Boletines corregidos
informe de notas desempeño académico de  Coordinadora Académica
 Elaborar nuevamente el  Autorización de cambio
entregado a P.F estudiantes se presentan errores  Secretaria académica
informe valorativo de notas en el sistema
en las valoraciones dadas.
 Ofrecer disculpas a
estudiantes y padres de
familia.
 Solicitar a la SEMI el
Educador del área de
artística
En el seguimiento a la ejecución  Conversación con el
de plan área grado de Artística educador para definir plan
Atraso en la
desde la coordinación académica, de mejoramiento.
elaboración y
se identifica un atraso en la  Manejo de horas extras para - Plan Área Grado - Coordinación académica.
ejecución del plan
elaboración del plan a causa de la elaboración del plan
área grado.
ausencia de Educador iniciando  Generación de espacios
el año. adicionales para el
desarrollo de los temas
atrasados en los diferentes
grados.

 Diálogo permanente con el
educador.
 Apoyo y asesoría a la
realización de documentos
- El educador se demora para solicitados por parte de la
Entrega de
entregar la documentación instancia.
documentación
solicitada por alguna instancia en  Ponerse al día con la -Seguimiento a Educador - Coordinador/a
requerida, fuera del
la Institución. documentación solicitada en
tiempo establecido
la mayor brevedad posible.
 Registro en el seguimiento a
Educador del
incumplimiento.
 Banco de talleres de
ausencia.
 Entrega de talleres de cada
Educador responsable
- En la ausencia de un educador,
No reemplazo en el área/grado y proyecto. - Horarios de clase
no se efectúa el reemplazo
aula del educador en  Asignar un Educador de - Talleres - Coordinador/a de Jornada
correspondiente, ni se desarrolla
su ausencia apoyo para la realización del
el taller requerido
taller en el grupo con
educador ausente
 Desarrollar contenidos y
actividades propuestos

Reemplazo del - Cuando un educador se retira  Solicitar a la SMI la

educador durante el de la Institución durante el vinculación del educador. Líderes del SGC y
Protocolo de Inducción
periodo periodo académico, afectando el  Realizar inducción Coordinador/a
normal desarrollo de la asignatura institucional.
El educador se demora para  Se establece criterio de
ingresar las notas al master ingreso notas en el sistema
El no ingreso de
incumpliendo con el tiempo en un tiempo no mayor a 8
notas al sistema Coordinadora Académica
estipulado por la institución e días hábiles. Informes de Master
Master por parte del Secretaria Académica
impidiendo que estudiantes y P.F  Seguimiento y control de
Educador.
accedan a las mismas cumplimiento para el ingreso
oportunamente. de notas.
Los docentes no  Generar formaciones con
poseen las los docentes para mejorar la
herramientas y Cuando el educador debe competencia en atención a
Actas y registros de
conocimiento atender población con NEE y no estudiantes con NEE.
formación
teórico-práctico para cuenta con la suficiente formación  Acompañamiento al Coordinadora Académica
trabajar con para prestar el servicio educativo docente en estrategias Orientadora Escolar
Consolidado de estrategias
estudiantes NEE y a los estudiantes con alguna pedagógicas por parte de la
pedagógicas
talentos barrera de aprendizaje. coordinación académica y
excepcionales. orientación escolar para
intervenir estudiantes con NEE.

En los planes de periodo  Enviar pruebas Pruebas diferenciales a Coordinadora Académica
aparecen estudiantes con NEE y directamente a coordinación estudiantes con NEE. Orientadora Escolar
estrategias a desarrollar, entre académica para revisión y Consolidado de estudiantes Docente
ellos los ajustes a las pruebas de ajuste. con NEE.
periodo, ya sean en tiempos,  Se ajusta el formato de Lista de asignación de
tamaño de letra, mejora en la pruebas en el encabezado de acompañamientos a
profundidad de las preguntas manera que se personalice la estudiantes con NEE.
entre otras. prueba con el nombre del
estudiante y se anote si
requiere o no acompañamiento.
Inconsistencia en la  Se elabora consolidado
atención a de pruebas de NEE, por
estudiantes con estudiante, grupo y docente,
NEE, en las que permita controlar y
evaluaciones evidenciar las pruebas
diferenciales del preparadas por los docentes.
primer periodo.  En concordancia con
orientación escolar se hace un
tamizaje de los estudiantes que
verdaderamente requieren
acompañamiento y se procede
a asignarlo con el apoyo de
proyecto del servicio social
estudiantil.
 Se entregan las pruebas
de estudiantes con NEE, a los

docentes correspondientes para
que ellos se encarguen
directamente de asegurar que
éstos obtengan el servicio de
manera eficaz.
Interrupción del Interrupción del desarrollo normal  Acoger resolución de Resolución MEN o SEM MEN –SEM
desarrollo normal de de clases (Tiempo Calendario), MEN o SEM que formaliza los Calendario académico Rectoría
clases (Tiempo por parte de docentes de las tiempos a recuperar del Paro de Circular informativa Coordinación académica
Calendario) jornada mañana o tarde, debido a actividades académicas. Reporte a la SEM Coordinación de jornada
que se adhirieron al paro  Modificación del Publicación en redes sociales
Nacional, 2017. calendario académico con las institucionales.
fechas del servicio educativo.
 Organización de los
tiempos a compensar por cada
docente y ajuste en la
programación de las clases.
 Información a los
estudiantes sobre los ajuste de
programación de clases.
 Reporte a la SEM de los
tiempos a compensar por cada
docente.
 Reunión y Circular
informativa a padres de familia
sobre la modificación al

calendario escolar (fechas y
horario a recuperar clases).
Algunos docentes no abordan  Los docentes reportan a Plan Periodo Coordinadora Académica
indicadores de desempeño para coordinación los indicadores de Seguimiento docente Docente
un periodo académico por desempeño no abordados y las Correo electrónico
diversas circunstancias internas y causas que originaron el SNC. Consolidado de indicadores
externas de orden institucional.  La coordinación
académica elabora un
consolidado con los indicadores
reportados presentados por los
No se abordan los docentes.
indicadores de  Se hacen los ajustes en
desempeño los planes de periodo, en el
programados en el campo de observaciones.
plan de periodo para  En el periodo siguiente la
un periodo coordinación académica revisa
académico. los cuadernos de los
estudiantes para constatar que
los indicadores se prioricen y al
mismo tiempo evidenciar su
tratamiento.
 La coordinación
académica consigna en el
registro de seguimiento a

docentes la anotación del
cumplimiento.
 Atención de la SQRF
 Diálogo con docentes y
Relación Se presentan dificultades en estudiantes para fortalecer las
docente/estudiante relación al trato cordial y dialógico relaciones y el trato respetuoso. -SQRF Rectoría
que se establecen entre los  Remisión a rectoría -Tratamiento SQRF Coordinación académica
docentes y los estudiantes en los cuando la queja a un docente -Hoja de vida del docente Educador
tiempos de clase. es reiterativa.
 Establecimiento de
compromisos de ambas partes.
GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Equipos, instalaciones
y demás implementos Cuando equipos e instalaciones,
para la prestación del requeridos para el servicio no se - Reporte de la necesidad de
- Reporte de necesidades de
servicio educativo en encuentran en buen estado y no mantenimiento en la mayor Rector/a
mantenimiento
mal estado y sin se ha reportado la necesidad de brevedad posible
reporte para su mantenimiento
mantenimiento.
Los docentes no Cuando el educador no cuenta  Entregar con regularidad Contrato de compra de Rector
cuentan con la con el material didáctico por parte de la institución insumos para la prestación
dotación de suficiente y en buen estado para con el material didáctico del servicio.
implementos y la prestación del servicio necesarios para la
material didáctico prestación del servicio.
suficientes y de buena  Comprar material

didáctico suficiente y en
calidad para la
buen estado a las
prestación del
diferentes áreas para la
servicio.
prestación del servicio.
Mal estado del parque
infantil, impidiendo su Parque infantil en mal estado  Plan de mantenimiento
uso por los poniendo en riesgo la vida de los preventivo para las Plan de mantenimiento
Rector
estudiantes de grados estudiantes de los grados instalaciones del parque preventivo
inferiores y con riesgo inferiores. infantil.
de accidentes.
En las instalaciones de la  Notificar a la secretaria Cartas enviadas a la Rector
Excremento de Institución Educativa se ha de salud del municipio la Secretaría de Salud Coordinador Administrativo
animales (Palomas y identificado el ingreso de situación que se está
Gatos) en los animales que contaminan el presentado en las
espacios ambiente de trabajo e instalaciones del colegio
institucionales e implementos con sus con el ingreso de
implementos que excrementos. animales y sus
afectan la prestación excrementos que afectan
del servicio. la salud de la población
estudiantil y personal
interno.
 Tomar medidas
preventivas de aseo que
mitiguen la propagación
de infecciones.
 Realizar adecuaciones

básicas a la planta física
que mitigue el ingreso o
estadía de los animales
a la planta física de la
institución.
GESTION CIUDADANIA Y CIVILIDAD
Incumplimiento de Cuando algunos orientadores de
directriz grupo y algunos coordinadores, Cumplir con los parámetros
institucional para la autorizan la asistencia de establecidos en el acuerdo de
Lista de firmas, observador
asistencia de padres personas diferentes al padre, a convivencia para cada una de Coordinador/a de jornada
de procesos formativos del
de familias o la madre o al acudiente de los las actividades donde deba Educador
Estudiante
acudiente a las estudiantes en la entrega de asistir el padre de familia o
actividades informes y actividades acudiente
institucionales institucionales
Cuando un educador muestra
una actitud permanente de
Incumplimiento de
inconformidad frente a las
directriz a seguir en  Dialogo con la educadora
directrices para el buen
el acompañamiento que incumple dicha directriz.
funcionamiento del Restaurante
de los estudiantes al  Seguimiento y control a la Bitácora Coordinador/a de jornada
Escolar, intimidando a los
restaurante escolar directriz establecida.
responsables que registran en la
por parte de un
bitácora del restaurante las
educador
novedades que se presentan con
los grupos que acompañan.
El cambio de Jornada Cuando un educador falta por  Solicitar reemplazo por Horas Extras Rector/a
por ausencia de un incapacidad o permiso se cambia horas extras para no

la jornada de los estudiantes
incumpliendo con el horario
Educador. afectar el servicio.
ofrecido por la institución desde el
inicio de año.
Dilatación en tiempo Cuando los procesos
 Controlar en comité de
para la atención de convivenciales pierden vigencia
convivencia escolar los Actas y registros de atención Coordinadora de Jornada
procesos por la demora en la
tiempos de atención a los a la convivencia Comité de convivencia escolar
convivenciales implementación de los tiempos
casos convivenciales.
delicados. del debido proceso.
No se informa
oportunamente a los Cuando se inicia un proceso  Remitir al director de
docentes de grado convivencial a un estudiante grupo el registro con las
desde la coordinación desde la coordinación de jornada acciones tomadas frente Coordinador de Jornada
Registro convivencial
de jornada los y no se avisa al titular de grupo a la situación Docente de grado
estudiantes que de las acciones tomadas con el convivencial del
inician proceso estudiante. estudiante.
convivencial.

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