Código Versión

CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 1 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos técnicos para el control, manipulación y trazabilidad de todas las
muestras para análisis, recibidas en el laboratorio.

2. ALCANCE

Aplica para todas las muestras que requieran análisis fisicoquímico y microbiológico de aguas
potables, aguas superficiales, aguas residuales, alimentos y suelos desde la recepción hasta la
generación de resultados.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Es responsabilidad de Recepción de Muestras, Gerente de Calidad, Coordinador de Microbiología y

analistas, verificar las condiciones o los registros bajo los cuales son tratadas las muestras antes de
realizar los análisis contratados. El Gerente administrativo debe garantizar la confidencialidad del
cliente para evitar parcialidad en resultados finales.

4. DEFINICIONES

Muestra: Porción representativa de algo que se desea analizar

Contra muestra: Porción de muestra, la cual se guarda como seguro en caso de requerir análisis
posteriores a fin de certificar los primeros

Trazabilidad: Es la metodología establecida en un proceso que permite obtener el rastro en

cualquier etapa de este sobre el estado del producto o de la muestra

5. CONDICIONES GENERALES

Las muestras pueden requerir un tratamiento previo en vista a facilitar su conservación o facilitar la
realización de los análisis de acuerdo con las características de los ensayos contratados.

6. DESCRIPCIÓN

- Para las muestras de agua o alimentos a las cuales deben hacerse análisis fisicoquímicos el
laboratorio puede enviar al cliente los envases para facilitar su recolección.

- Para el caso de las muestras de aguas en el análisis fisicoquímico y microbiológicos, el

Coordinador de muestreos y/o Recepción de Muestras y Técnicos de muestreos, con base
 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 2 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

en la información suministrada por el (los) asesor(es) comercial(es) y/o Gerente Comercial

a través de la Cotización (Dropbox/Cotizaciones) seleccionan los recipientes y realizan el
tratamiento respectivo de acuerdo con la Matriz de Acondicionamiento de Envases para
Muestreo de Aguas (F-CM-01). Los Analistas de laboratorio o personal capacitado, prepara
soluciones de ácido nítrico al 10% y ácido sulfúrico al 10%, las cuales son almacenadas como
reserva. La preparación de dichas soluciones depende del consumo de estas.

- Para la toma de las muestras se debe seguir los instructivos y procedimientos de muestreo
(P-CM-02, I-CM-S-01, I-CM-Q-01, I-CM-M-03).

- En caso de que el cliente insista en tomar la muestra, el laboratorio no se hace responsable

de los resultados y se deja claro “Muestra tomada por el cliente” para cuyo caso se puede
informar del respectivo procedimiento de toma de muestra por medios electrónicos y/o
físicos.

- Para los casos que el cliente tome la muestra, BIOPOLAB cuenta con el servicio adicional de
entrega de material de muestreo (vidriería y envases), el cual se realiza de la siguiente
manera:

• Aguas Residuales, Superficiales y Potables (servicio completo): El material

correspondiente se entrega en nevera de Icopor junto con geles refrigerantes.
• Agua Potable (servicio básico): El material correspondiente (envases) se entrega en
bolsa Ziploc.

Nota: La persona responsable de la entrega es el encargado de recepción de muestras junto

con el asesor comercial correspondiente. Todo material se entrega con el formato de
cadena de custodia.

- Las muestras de microbiología son tomadas por personal capacitado del laboratorio. El
personal utiliza para tomar la muestra envases y utensilios previamente esterilizados
elementos de protección personal, transporta las muestras que necesiten almacenarse en
refrigeración (2°C - 6°C) en neveras con pilas de geles refrigerantes. Las muestras de
alimentos como semillas, frutos secos o deshidratados se transportan a temperatura
ambiente para no afectar su humedad.

- En el momento de la toma de la muestra, las muestras se identifican con marcador

permanente de color que resalte en el envase, con el nombre del cliente, fecha y punto de
captación.

- Adicional a la marcación de la muestra se diligencia la orden de servicio según corresponda

el tipo de producto (F-AG-27 “Agrícola”, F-AG-28 “Control de Procesos”, F-AG-29
 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 3 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

“Alimentos”, F-ER-Q-01 “Registro de análisis en campo para aguas potables y piscinas” F-

CM-12 “Formato de Campo para aguas residuales y superficiales”).

- Para confirmar la capacidad del laboratorio en la realización de los análisis por parte de
Recepción de muestras y aprobadas por el Gerente Técnico y el Coordinador de
Microbiología, se realiza la exportación (semanal o cuando se requiera) desde el software
VEOLAB a las platillas de los siguientes formatos de capacidad para la prestación del servicio;
F-AG-07 (Suelos), F-AG-08 (Aguas), F-AG-09 (Microbiología) F-AG-18 (Alimentos).

- Es importante tener en cuenta al momento de recepcionar las muestras verificar la cantidad

de muestra recolectada con el fin de comprobar si cumplen con los requerimientos de los
ensayos a realizar y/o solicitados por el cliente. Para las muestras recolectadas por personal
del laboratorio y en para el caso en que las muestras sean recolectadas y transportadas por
el cliente se verificará la cantidad de muestra con la ayuda de la balanza* (peso) y el
volumen con la ayuda de la denominación volumétrica del recipiente.

*Nota: Para la balanza utilizada en el proceso de verificación del gramaje de las muestras,
se realizará la verificación utilizando el JUEGO DE MASAS CLASE F1 (1 mg - 500 g) identificada
con el código: BIOPOLAB 201, con una frecuencia mensual y se registrarán los resultados en
el formato F-CE-32 Verificación de balanzas.

- Estas son recepcionadas y luego ingresadas al Sofware VEOLAB, por el Módulo

Ventas/Presupuestos se busca el cliente y se selecciona la cotización relacionada en el plan
de muestreo. Se definen los parámetros que se van a realizar y en caso de que se requiera
subcontratar estás se identifican en el sistema con un asterisco y/o número como deben
estar identificadas en la cotización. Las muestras se subcontratan con los laboratorios
especificados en la cotización, la subcontratación se realiza máximo 24 horas después de
ingresada la muestra. El personal de ingreso de muestras es el encargado de realizar esta
actividad.

Pantallazo 1: Registro VEOLAB Recepción de muestras:

 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 4 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

Pantallazo 2: Generación Orden de Servicio VEOLAB

 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 5 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

- Del software se exporta la información de identificación de muestra de acuerdo con el

formato Identificación de Muestras F-CM-DI01, donde se encuentra la siguiente
información: # de muestra, orden de servicio, temperatura muestra, código cliente (código
asignado por el VEOLAB al momento de ingresar el cliente al sistema), fecha de recepción.
Posteriormente al ingreso de la muestra se imprime la Orden de Servicio que debe contener
toda la información sobre la muestra, a esta se le adjunta el plan de muestreo junto con el
formato de campo o la remisión enviada por el cliente. Estas órdenes se archivan en las
carpetas Ordenes de Servicio Alimentos y Aguas Potable y otra para Aguas residuales para
su posterior control.

- El Gerente Técnico, Coordinador de Microbiología y Analistas consultan en el Software la

información de las órdenes de servicio y exportan por parámetro los análisis a realizar de
donde obtienen la siguiente información: fecha, # de muestra, # orden de servicio,
parámetro y todos los registros que se deben dejar por cada parámetro. Cada orden de
servicio y generan las planillas por parámetro para analizarlas.

- En el sitio de muestreo el personal del laboratorio diligencia los siguientes formatos; Orden
de Servicio de acuerdo a la matriz (F-AG-27 “Agrícola”, F-AG-28 “Control de Procesos”, F-
AG-29 “Alimentos”, F-ER-Q-01 “Registro de análisis en campo para aguas potables y
piscinas” F-CM-12 “Formato de Campo para aguas residuales y superficiales”) donde se
plasma la información de la muestra, este documento es firmado por el cliente y con esto
autoriza al laboratorio a realizar los análisis allí especificados a la muestra recolectada y
“Cadena de Custodia” F-CM-08.

- En caso de muestras tomadas y traídas al laboratorio de Biopolab directamente por los

clientes, recepción de muestras verifica las condiciones de llegada (temperatura,
preservación de la muestra, días de toma de la muestra y recipientes utilizados), con el fin
de identificar posibles interferencias que puedan afectar los resultados de los análisis
solicitados. Cuando Recepcion identifica alguna anomalía se consulta con el Gerente Técnico
si las características de la muestra son viables para dar ingreso y realizar el análisis,
informando al cliente que los resultados emitidos no tendrán la misma confiabilidad de una
muestra tomada por Biopolab.

- Para el ingreso de las muestras traídas por el cliente, recepción ingresa los datos al software
VEOLAB y solicita al cliente diligenciar los siguientes formatos; “orden de servicio” de
acuerdo a la matriz (F-AG-27 “Agrícola”, F-AG-28 “Control de Procesos”, F-AG-29
“Alimentos”, F-ER-Q-01 “Registro de análisis en campo para aguas potables y piscinas” F-
CM-12 “Formato de Campo para aguas residuales y superficiales”), haciendo entrega de un
copia del formato diligenciado y “Cadena de Custodia” F-CM-08. Este punto aplica también
para muestras recogidas por personal del laboratorio.
 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 6 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

- Todas las muestras que llegan al laboratorio deben ser marcadas por recepción de muestras
y/o Técnicos de muestreo (muestras tomadas por Biopolab), con un Sharpie donde se
identifica el nombre del cliente y fecha de muestreo, luego este es rotulado con la
información exportada del software VEOLAB de acuerdo con el formato F-CM-DI01.

Control de la muestra testigo o contra muestras:

- Las contra muestras se almacenan por periodos de tiempo según la sensibilidad de los
ensayos contratados de acuerdo al tipo de muestra, como sigue:

Análisis Fisicoquímicos:
Agua: dependiendo del tipo de análisis referenciado en la matriz de preservación de
muestras y selección de envases (F-CM-05).
Alimento: 15 días
Análisis Microbiológicos
Agua: 24 horas
Alimento: 15 días

Estos tiempos pueden variar según el requerimiento del cliente externo.

Las muestras se almacenan en las neveras de recepción de muestras adecuadas para cada
matriz así:

Aguas residuales y piscinas

Alimentos y agua potable sin procesar
Muestras procesadas (microbiológicas)

En el laboratorio de Aguas residuales se adecuaron neveras para las Aguas residuales y

piscinas ya procesadas al igual que en el laboratorio de Alimentos.

Una vez se cumple el tiempo de almacenamiento establecido por cada matriz se disponen
de las neveras.

- Los técnicos de muestreo y/o recepción de muestras informan al Gerente Técnico sobre la
llegada de muestras para análisis inmediato, en caso contrario al día siguiente los analistas
consultan el software y planean sus análisis de acuerdo con las planillas exportadas por cada
parámetro.

- Recepción de muestras, el coordinador de muestreos y técnicos de muestreo confirman que

se haya ejecutado la matriz de preservación de muestras; en caso de que la matriz lo indique
la muestra pasa a refrigeración o al laboratorio para su análisis inmediato. Las contra
muestras se tratan de acuerdo al proceso de conservación respectivo inmediatamente.
 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 7 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

- Diariamente el Gerente administrativo o a quien el designe exporta del Software VEOLAB la

información correspondiente al formato “Control tiempo de análisis vs oferta comercial” (F-
AG-21) para gestionar y controlar la elaboración de los informes, en este formato se
registra; nombre del cliente, orden de servicio, fecha recibido, fecha envío de informe
(correo/físico), Factura, Tiempo (real/prometido), Tipo de muestra, Laboratorio, Análisis
subcontratado, Firma recibido.

- El Gerente Tecnico, el Coordinador de Microbiología y los analistas se encuentran

autorizados mediante una clave para ingresar al Software VEOLAB. Dependiendo del cargo
el perfil de autorización es diferente y este permite ver solo la información requerida para
la realización de los análisis e ingreso de los resultados. A través del Software y mediante
diferentes colores se identifican los parámetros que deben ser analizados y cada analista
dependiendo de su especialidad realiza su plan de trabajo e ingresa los resultados
directamente al software.

- El Gerente Técnico, el Coordinador de microbiología y los analistas, antes de dar inicio a

cada análisis solicitado confirma que el número de la orden de servicio y número de muestra
a procesar coincida con la información plasmada en formato de Identificación de muestras
(F-CM-DI01).
 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 8 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

- Los análisis se llevan a cabo de acuerdo con los procedimientos operativos estándar
aplicables y en todo momento que se realicen diluciones o se tomen porciones de la
muestra se registra en el recipiente que lo contenga el número de muestra utilizando
marcadores con tinta indeleble. Lo anterior para garantizar la trazabilidad de las muestra.

Registro de Resultados:

El registro de los resultados los realiza cada analista y por cada parámetro realizado en el Software
identificando el # de muestra, allí se registra toda la información del análisis como también los
controles de calidad ejecutados, el VEOLAB realiza el cálculo respectivo para obtener el resultado
de los análisis. Previamente se ingresó al Software los cálculos requeridos mediante una plantilla de
Excel.

Los informes de resultados se generan y se obtienen del Software el cual genera un numero
inequívoco por cada informe generado, si a un cliente se le generan varios informes sobre una
misma muestra este los identifica con número diferente.

Pantallazo 4: Elaboración y aprobación de Informes

 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 9 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

El Gerente Administrativo o persona designada, se encarga de transcribir los resultados para la

entrega al cliente. Los resultados se entregan de acuerdo al formato de informe de resultados (F-
ER-01) y de acuerdo con el procedimiento de entrega de Resultados (P-ER-03).

7. REFERENCIAS

P-ER-03. Entrega de resultados

8. ANEXOS
F-CM-01 Matriz de acondicionamiento de envases para muestreo de aguas
I-CM-S-01 Toma de muestra de suelos y foliares
I-CM-Q-01 Toma de muestra de aguas
I-CM-M-01 Muestreo de aguas para determinación de calidad microbiológica
I-CM-M-02 Muestreo de suelos para determinación de calidad microbiológica
I-CM-M-03 Muestreo de alimentos para determinación de calidad microbiológica
F-AG-27 Orden de servicio Agrícola.
F-AG-28 Orden de servicio Control de Procesos.
F-AG-29 Orden de servicio Alimentos.
F-ER-Q-01 Registro de análisis en campo para aguas potables y piscinas
F-CM-12 Formato de Campo
F-CM-DI01 Identificación de muestras
P-AG-01 Actas de reunión
F-AG-07 Revisión capacidad para prestación del servicio de suelos
F-AG-08 Revisión capacidad para prestación del servicio de aguas
 Código Versión
CONTROL DE MUESTRAS
P-CM-01 10
CONTROL, MANIPULACIÓN Y TRAZABILIDAD DE Fecha Página
MUESTRAS PARA ANALISIS FISICOQUIMICOS Y
12/04/2019 10 de 10
MICROBIOLOGICOS DE AGUA, SUELOS, Y ALIMENTOS

F-AG-09 Revisión capacidad para prestación del servicio de microbiología

F-AG-18 Revisión capacidad para prestación del servicio de alimentos
F-CM-05 Matriz de preservación de muestras y selección de envases
F-CM-08 Cadena de Custodia

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Luis Alexander Torres.
Pablo Milian Mindiola. Liliana Olmos R.
Coordinador de Muestreo y
Gerente Gestión de Calidad Gerente Técnico
Gestión de Informes