Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

Reunión de Apertura

Memorando reunión de apertura auditoria

Para: “Responsable del proceso” / Copia “Alta Gerencia”

De: “Responsable de ejercer la auditoria”

Fecha: “Fecha del memorando”

Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado

actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión
Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión

Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.

Criterios de Auditoría:

- Sistema de Gestión de Calidad

- Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía
 - Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”

Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
“Fecha de la reunión de apertura”
“Hora de inicio de la reunión de apertura”

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del

proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho
proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en
el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de
Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y la de su
equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal
a cargo.

En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la

documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.

Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados

bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra

diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compañía de la cual todos haces parte.

Cordialmente,

Control Interno de la Compañía.

Indicadores

- Indicador de Rotación Personal

- Indicadores de Gestión

Procedimientos a Auditar

- Contratación de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal

Responsable de Auditar:

“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno para

realizar la Auditoría”

Asistencia

No. Nombre Cargo Área Firma

1 ___________ __________ __________ __________
2 ___________ __________ __________ __________
3 ___________ __________ __________ __________
4 ___________ __________ __________ __________
5 ___________ __________ __________ __________
6 ___________ __________ __________ __________
7 ___________ __________ __________ __________

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

Revisión Estándares Iso, Actualización y
1 Política de Contratación
posibles oportunidades de mejora.
Evaluación Conocimientos Comprensión y conocimiento de la
2
Política de Calidad y Objetivos política de calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratación
Revisión de hojas de vida al azar y su
3 (evidencias: hojas de vida de
debida estandarización de calidad.
funcionarios)
 Procedimiento de bienestar y
salud ocupacional (evidencias: Estandarización los de los documentos y
4
Plan de bienestar, soportes de referenciados en los procedimientos.
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formación de
Personal (evidencias: formatos
Estandarización los de los documentos y
5 de asistencia de
referenciados en los procedimientos.
capacitaciones, plan de
formación)
Revisión de formatos de retiro y hojas de
Liquidación y Finalización de
6 vida al azar y su debida estandarización
Contratos
de calidad.
Procedimiento de afiliación de
Revisión de planillas de afiliación de los
7 personal (soportes: afiliaciones
últimos tres meses.
y planillas de afiliación)

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en

cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si
se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoría.

Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.
e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: 01 Junio de 2016 Auditor(es): Grupo Auditor

Proceso auditado: “Gestión Humana” Auditado(s): “Dueño del proceso”
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
Se evidencia que la
Procedimiento de Política de contratación de los
X
1 Contratación contratación funcionarios se está
realizando acorde.
Se evidencia que un
Conocimiento y 40% de los
Evaluación
comprensión de funcionarios que
Conocimientos
2 la política y interactúan en el X
Política de Calidad
objetivos de proceso n cuenta
y Objetivos
calidad con el conocimiento
requerido.
Se evidencia la
empleación de
Estandarización
formatos que no se
los de los
Procedimiento de encuentran
documentos y
3 bienestar y salud estandarizados y X
referenciados en
ocupacional adicional no son
los
referenciados en el
procedimientos.
procedimiento
matriz.
El procedimiento se
Estandarización ejecuta de acuerdo
los de los con lo
Procedimiento
documentos y documentado, y sus
4 Formación de X
referenciados en documentos se
Personal
los encuentran
procedimientos. debidamente
estandarizados.
Se evidencia que no
Revisión de
existe formatos ni
formatos de retiro
Liquidación y entrevistas de
y hojas de vida al
5 Finalización de retiros de X
azar y su debida
Contratos funcionarios de
estandarización
acuerdo con .el
de calidad.
procedimiento
 Revisión de La afiliación de los
Procedimiento de planillas de funcionarios se
6 afiliación de afiliación de los hace a tiempo y en X
personal últimos tres los términos
meses. requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría:

+ Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de

actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.

+ Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la

política de calidad y los objetivos.

+ Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de

acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.

+ Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía,

los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.

+ Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y

finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con
lo documentado.

+ Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la

auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que
se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con
sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check
list con cada criterio Iso y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo
debe ser debidamente soportado.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Conclusiones:

El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y

sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.

Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más
disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio
beneficio.

La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente
establecidos.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades
unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.