DISEÑO DE UN PLAN MAESTRO DE LOGÍSTICA COMERCIAL PARA LA

EMPRESA PROCOLCACAO DEL PRODUCTO CHOCOLATE DE MESA, CON UNA

MIRADA INTEGRAL QUE FACILITE EL ACCESO A MERCADOS
INTERNACIONALES

Grupo Logística Integral 2020

Francy Carolina Díaz López

Eucaris María Shaik Díaz

Reinel Hernando Vargas Rodríguez

Actividad 11

Evidencia 3: Propuesta estructuración del sistema de trazabilidad

Instructora

Diana Yamile Contreras Londoño

SENA-VIRTUAL

2020
 Propuesta de Estructuración del Sistema de Trazabilidad para Procolcacao

Objeto Social

Procolcacao es una Organización cuyo propósito principal es la producción y comercialización de

chocolate elaborado en forma artesanal, y de su gama de productos hemos seleccionado para

nuestro proyecto de trabajo el chocolate de mesa.

Procolcacao realiza operaciones de comercio exterior con productos de muy alta calidad que

provienen de procesos mejorados de producción, integrando servicios técnicos especializados

para elevar la calidad, la sostenibilidad económica y social de la actividad productora del cacao,

actuando bajo principios de responsabilidad social y mercado justo, que le permite el acceso a

mercados internacionales.

 Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras, luego señale todas sus

partes, determinando la estructura bajo la cual fue creado dicho código, además de indicar

a qué corresponde cada grupo de números que lo conforman.

 Código de barras

País Código Código Dígito

Empresa Producto Verificación

EAN -13

Procolcacao generalmente se apoya utilizando el sistema EAN-13 es la versión más difundida a

nivel mundial: · Consta de un código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8

posiciones que se utiliza cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño.

Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la Organización de las

codificación de la cual surge el número (ej. 770 es Colombia).

Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa.

Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al producto.

La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las cifras precedentes

han sido correctamente leídas.

 A través de un operador logístico o una empresa de distribución acceda a una

etiqueta de un producto de importación o exportación (preferiblemente de exportación) e

identifique cada una de las partes que la componen.

Para Procolcacao es de gran importancia conocer los lineamientos establecidos por cada

mercado a fin de seguirlos. Generalmente la información del producto a exportar posee puntos

comunes tales como:

 Nombre comercial del producto.

 Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y distribuidor.

 País de origen.

 Registro ante la autoridad competente.

 Peso neto, cantidad del producto, volumen.

 Instrucciones de uso y e almacenamiento.

 Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.

 Lote

.
 Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus

funciones

En Procolcacao realizamos operaciones de comercio exterior con productos de muy alta

calidad que provienen de procesos mejorados de producción, integrando servicios técnicos

especializados para elevar la calidad, la sostenibilidad económica y social de la actividad

productora del cacao, actuando bajo principios de responsabilidad social y mercado justo,

buscando fortalecer los lazos de confianza con nuestros proveedores, generando estrategias

que permitan establecer relaciones sostenibles a través del tiempo dentro de un contexto

innovador.
 Entre nuestros clientes tenemos:

 Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.

Los procesos que conforman el accionar de PROCOLCACAO en el territorio colombiano son:

la conceptualización, la planificación y la ejecución ordenada. A partir de ellos se orienta la

actividad productiva del mejor cacao fino de sabor y aroma. De esta forma se promueven y

desarrollan mejores prácticas de cosecha y post cosecha del cacao colombiano.

Promovemos iniciativas de desarrollo integral, personal y colectivo de las personas y familias

productoras de cacao en el territorio nacional, en atención de la protección de sus derechos

fundamentales.

Impulsamos la organización de formas asociativas solidarias como instrumentos generadores

de trabajo digno en torno a la producción del cacao, la producción de bienes y servicios y el

empoderamiento social y comunitario, en el marco de iniciativas productivas de economía

solidaria.
 Lideramos y realizamos con nuestros recursos y con apoyo de entidades de cooperación

internacional programas de formación y capacitación técnica productiva y administrativa

destinados a asociados, dirigentes y gestores de las organizaciones solidarias y comunitarias

 Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus

funciones

Procolcacao cuenta con varios canales de distribución; el canal tradicional que son las tiendas;

el canal de autoservicios que son las grandes superficies (supermercados); puntos de venta

directos ubicados en las principales ciudades de Colombia; y los distribuidores que se

encargan de atender los puntos de venta donde la red de distribución propia de la Organización

no tiene cubrimiento.

La red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Organización pues le permite

conocer las necesidades de los clientes y asegurar la exhibición de los productos en la mayor

cantidad de puntos de venta, esta fortaleza permite la conservación del producto en el

mercado.

 Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y sus componentes

Mediante Tecnologías estandarizadas Procolcacao implementó la herramienta de

trazabilidad, a fin de mejorar la seguridad, el control de calidad, minimizar el fraude,

 asegurando un procedimiento en el que obtenemos información precisa, que permite

aumentar la productividad mejorar el servicio o bien localizar un producto defectuoso.

Adicionalmente nos brinda la posibilidad de realizar seguimiento y rastrear todas las

etapas de la cadena productiva, transformación y distribución de nuestro producto

chocolate de mesa, brindándonos las siguientes oportunidades de optimización:

 Administración de calidad

 Manejo del riesgo

 Administración de la información

 Flujos Logísticos

 Ventajas Comerciales

 Evaluación de las demandas de administración

Actividades como servicio al cliente, Transporte, Gestión de inventarios, Procesamiento de

pedidos son claves en la buena ejecución de la trazabilidad:

Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los eslabones desde el

inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar cuáles son los tiempos para cada una

de las operaciones y se le debe solicitar a cada una de las partes en la colaboración del suministro

de información de una manera organizada y constante. ¨El mejor sistema de trazabilidad para una

empresa es aquél que encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita registrar

información necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar

detenidamente el sistema de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la

información que el sistema genera¨ (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el proceso de

caracterización del procedimiento de trazabilidad de importación y exportación, se separó por

etapas, identificando en cada uno de ellos cuáles eran los datos más relevantes, para efectos de

simplificación los procesos tanto de importación como de exportación quedaron establecidos

dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido a una factura comercial, la cual

a su vez tiene un número consecutivo que es que la identifica dentro del proceso de rastreo de

despachos. Para el proceso de importación se identificaron tres fases principales las cuáles dentro

de las cuáles se deben establecer los parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento, los

cuales se establecieron de la siguiente forma.

Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que el proceso es

diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los despachos 21 son

determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte de los clientes externos y la

disponibilidad de producto por parte de producción.

Estudio de los tiempos de entrega MRQ La estandarización de los tiempos de entrega dentro de

las compañías consiste en evaluar cada uno de los tiempos que se están tomando los procesos en

ser realizados.

Al final el tiempo acumulado de cada uno de los procesos constituye entonces la promesa de

entrega final. Tanto para las exportaciones como para las importaciones. La importancia de los

Lead Times de una empresa radica en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se

encuentran los tiempos controlables y los nos controlables.

 Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior .

A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una relación entre el

flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder establecer quién es

responsable dentro de cada uno de los puntos de información.

El sistema de trazabilidad implementado en Procolcacao en su fase de ejecución está determinado

por las siguientes acciones:

 Evaluación de la información

Inicialmente se realizó una revisión de los formatos existentes dentro de la Organización, para

actividades distintas a la trazabilidad, pero que pueden ser involucrados en el proceso.

 Revisión de experiencias y bibliografías

Se realizó una revisión de diferentes elementos involucrados en el proceso de trazabilidad e

información requerida para la implementación de la misma.

 Diseño y Adecuación de formatos

Continuamos con la adecuación de formato y diseños de los mismos, teniendo en cuenta los

procesos desde la recepción de materia prima hasta la distribución final.

 Creación del Manual de trazabilidad

Se realizó la documentación requerida para la implementación, especificando en este manual

todos los procedimientos a seguir desde el recibo de la materia prima hasta la entrega del

producto al consumidor.
Una vez finalizada esta etapa Procolcacao está lista para realizar seguimiento a la

trazabilidad desde la recepción de la materia prima hasta la distribución final de cada

producto.

El diseño de los formatos ha sido de gran simplicidad a fin de que el entendimiento sea de

fácil entendimiento para todos los involucrados en el proceso, entre los formatos

implementados tenemos:

 Recepción de materias primas e insumos

 Listados de insumos de producción

 Adición de productos a producción

 Trazabilidad en el proceso

 Productos y distribución de productos terminados