GUIA PARA LA VALORACION Y Fecha de Creación: 25-10-2019

ADMINISTRACION DE LOS RIESGOS Fecha Actualización:

Código: GUIA CDC/DMC-GC-005

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA

Versión: 01

Unidad Administrativa: Departamento de Mercadeo y Certificación

GENERALES

I. Objetivo

I.1. Establecer una guía que nos permita valorar y administrar de manera continua los riesgos derivados de las diferentes
actividades del Departamento de Mercadeo y Certificación. En la cual se explica el proceso, los roles y
responsabilidades y la forma de documentación

II. Alcance

II.1. Esta guía será utilizada para mantener el control de los riesgos que puedan surgir durante la
realización de las tareas en los diferentes procesos de las diferentes divisiones del Departamento de
Mercadeo y Certificación.

III. Áreas Responsables

3.1 Gestión de calidad
3.2 Departamento de Mercadeo y Certificación
3.2 Laboratorio Raúl H. Melo
3.4 División de Verificación

IV. Base Legal y Normativas

IV.1. Ley No. 246-17, que crea el Instituto Dominicano del Café.

V.Definiciones
5.1.1. Riesgo: "Posibilidad de daño" bajo determinadas circunstancias” ante esto se define riesgo como un posible
potencial de perjuicio o daño para las unidades o personas, organizaciones o entidades. Cuanto mayor es la
vulnerabilidad mayor es el riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro.

5.1.2. Imparcialidad: Criterio que sostiene que las decisiones deben tomarse atendiendo a criterios objetivos,
5.1.3. Sin influencia de sesgo, prejuicio o tratos diferenciados por razones inapropiadas.
5.1.4. Estrategia: Es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr
un determinado fin o misión.

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V.Definiciones
5.1.5. Planificación: La planificación es la base de un proceso que sirve de teniendo en cuenta la situación actual y los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos en un futuro deseado,

VI. Políticas

6.1

VII. Documentos y Aplicaciones Informáticas

7.1 INTE/ISO/IEC 17020: Evaluación de la conformidad-Requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de organismos
que realizan la inspección.
7.2 INTE/ISO/IEC 17065: Evaluación de la conformidad-Requisitos para organismos que certifican procesos y productos.
7.3 Wiki pedía ® es una marca registrada de la Fundación Wiki medía, Inc.
7.4 GUIA II para la valoración y administración del riesgo.

VIII. Descripción del Procedimiento:

Responsables Actividad
Gestión de calidad, 8.1 1 Identificación del riesgo:
Departamento de
Mercadeo y 8.2 4.1.1 No debe perderse de vista que los juicios sobre riesgos son estimaciones de algo que
Certificación,
Laboratorio Raúl H. puede llegar a suceder y, no declaraciones sobre hechos cumplidos, Cuando los hechos tienen
Melo,
División de lugar ya no se habla de riesgo, sino de siniestro ,es decir, los daños ya se han producido.
Transacciones
Comerciales y 8.3 los análisis deben ser efectuados por grupos de personas familiarizadas con los objetivos, la
Certificación,
División de naturaleza de las operaciones y el entorno en que estas se llevan a cabo, La razón principal de
Verificación
esta consideración es el reconocimiento de que excepto en áreas muy técnicas de ciertas

operaciones, por ejemplo, financieras, Inspecciones, Certificaciones, se hace necesario la

participación de los dueños de dichos procesos para identificar o tratar de medir la importancia

o gravedad de los riesgos detectados.

8.4 4.1.3 La identificación de los riesgos es el primer paso para valorar su gravedad, tomar

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medidas para mitigarlos y asignar responsabilidades para la gestión de tales riesgos.

8.5 4.1.4 Los riesgos a la imparcialidad deben ser considerados cuando ocurran eventos que

puedan tener relación con la imparcialidad del organismo y su personal.

8.6 Se debe describir cualquier relación que pudiera afectar su imparcialidad a un grado relevante,

utilizando diagramas organizacional u otros médios.

8.7 4.1.6 Los riesgos a la imparcialidad pueden ser identificados en cualquier parte del

proceso , y estos pueden ser originados tanto por factores internos como factores externos.

8.8 4.1.7 Se debe de considerar la Oficina de acceso a la informacion, las redes sociales(Facebook,

Twitter, Instagram, You tube, y el portal de CODOCAFE, como fuentes donde se originan

riesgos.asi como las visitas directas que los inspectores realizan a las instalaciones.

8.9 La identificacion puede registrarse en el formulario correspondiente: Form. CDC/DMC-DV-

129,Verificaciòn de fincas de café con D.O “Cafè de Valdesia”,Form.CDC/DMC-DV-130;

Verificación de Beneficio Húmedo de café con D.O. “Café de Valdesia”; Form.CDC/DMC-

DV-131; Verificación de Beneficio Seco de café con D.O. “Café de Valdesia”;

Form.CDC/DMC-DV-069; Verificación de Tostaduría de Café Con DO/IG, Form.CDC/DMC-

DV-067; Verificación de fincas de café con DO/IG; Form.CDC/DMC-DV-068, Verificación

de Beneficio Húmedo de café con DO/IG. O puede enviar su hallazgo al departamento de

gestion de calidad para su registro.

8.10Es responsabilidad de las cada unidad organizacional y el personal con experiencia y

conocimiento de las operaciones y el entorno, la tarea de identificar los riesgos.

al identificar un riesgo es deber del gestor de calidad documentar acorde a lo estabelecido

tanto en las Normas la norma ISO/IEC-17020, e ISO/IEC-17065.

8.11Tratamiento de los Riesgos

8.12En cumplimiento a la norma ISO/IEC-17020 Cada riesgo identificado, como parte de la

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evaluación se debe registrar en la matriz Form. CDC/DMC-GC-161 analizando los siguiente

puntos: fecha de identificación del riesgo, unidad en la que fue detectado, relación con la

actividad, factor del riesgo, registrar si podría darse una afectación a la

Imparcialidad, tipo de riesgo identificado, las acciones para su mitigación y el número de la

acción.

8.13Cada encargado de proceso es responsable de incluir dentro de su programa de capacitacion en

temas relacionados al sistema, la guía para la valoración y administración de los riesgos.

8.14El personal responsable de identificar los riesgos a la imparcialidad anota los riesgos

identificados en el formulario correspondiente: Form. CDC/DMC-DV-129,Verificaciòn de

fincas de café con D.O “Cafè de Valdesia”,Form.CDC/DMC-DV-130; Verificación de

Beneficio Húmedo de café con D.O. “Café de Valdesia”; Form.CDC/DMC-DV-131;

Verificación de Beneficio Seco de café con D.O. “Café de Valdesia”; Form.CDC/DMC-DV-

069; Verificación de Tostaduría de Café Con DO/IG, Form.CDC/DMC-DV-067; Verificación

de fincas de café con DO/IG; Form.CDC/DMC-DV-068, Verificación de Beneficio Húmedo

de café con DO/IG.

8.15La identificación de los riesgos a la imparcialidad es efectuado en forma sistemática y

constante, es analizado por el responsable del sistema integrado de gestión de calidad y

personal involucrado, asentando dichos riesgos en el formulario Form.CDC/DMC-GC-161

MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS A LA IMPARCIALIDAD. Su

desarrollo debe comprender la realización de un "mapeo" del riesgo, que incluya la

especificación de los dominios o puntos claves del organismo, la identificación de los objetivos

generales y particulares, y las amenazas y riesgos que se pueden tener que afrontar.

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8.16 Repuestas a los riegos.

8.17 Para cada riesgo se deben registrar aquellas decisiones sobre acciones de mitigación las

cuales pueden ser preventivas y correctivas, siguiendo el procedimiento DMC PS-09-003

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

8.18 Las opciones de tratamiento deben quedar formalizadas en planes de acción o de mitigación

de riesgos en los cuales se incluyan: acciones, insumos, estimaciones de tiempo, costo y

responsables para cada opción de tratamiento.

8.19 La máxima autoridad ejecutiva tiene la responsabilidad de tomar decisiones sobre recursos y

otros insumos para poner en marcha los planes de acción.

8.20 Como parte de la implementación de los planes de acción se debe diseñar actividades de

control que aseguren la efectividad de las opciones de tratamiento, para cada riesgo tratado.

8.21 Información y Rendición de cuenta.

8.22Los principales medios y sistemas en que se apoya la valoración de riesgo del departamento

de mercadeo y certificación son: Servicio al cliente , Oficina de acceso a la información

(OAI), Redes sociales, procesos del laboratorio Raúl H.Melo, Auditorías internas y externas,

Revisión por la dirección, Inspecciones, supervisiones, Asistencia Técnica a las instalaciones

Finca, beneficio Húmedos, Beneficio Seco, tostadurias, exportadores, tecnología, estas fuentes

permitan disponer de información confiable y oportuna para el proceso de la gestión del riesgo.

8.235.2 Cada mes se tratara en los puntos de la agenda, el tema de los riesgos en la reunión de

seguimiento del Departamento de Mercadeo y certificación. Está previsto reportar la

identificación de nuevos riesgos o las limitaciones para ejecutar las opciones de tratamiento

concertadas.

8.24Monitoreo.

8.25Serán incluidos en los criterios de auditoria la valoración de la gestión del riesgo con el fin de

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monitorear la efectividad de las acciones y controles implementados como respuesta al riesgo.

8.26 como resultado de los hallazgos de las auditorias se deberá actualizar la matriz con el fin de

evaluar la vigencia de la gravedad de los riesgos identificados y la aparición de nuevos

objetivos y riesgos originados en cambios u otras circunstancias.

8.27 Clasificación de los riesgos:

8.28 Acorde a la norma ISO/IEC-17020 en el punto 4.1.3 Una relación que compromete la

imparcialidad del organismo de inspección puede resultar de factores tales como la propiedad,

la gobernabilidad, la dirección, el personal, los recursos compartidos, las finanzas, los

contratos, el marketing (incluidas las marcas comerciales), y el pago de una comisión por

ventas u otros incentivos para la remisión de nuevos clientes.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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IX. Anexos
9.1 Form.CDC/DMC-DV-129,Verificación de fincas de café con D.O. “Café de Valdesia”
9.2 Form.CDC/DMC-DV-130,Verificación de Beneficio Húmedo de café con D.O. “Café de Valdesia”
9.3 Form.CDC/DMC-DV-131,Verificación de Beneficio Seco de café con D.O. “Café de Valdesia”
9.4 Form. CDC/DMC-DV-069 Verificación de Tostaduría de Café Con DO/IG
9.5 Form.CDC/DMC-DV-073,Verificación de lotes
9.6 Form.CDC/DMC-GC-161, Matriz para la identificación de Riesgos a la Imparcialidad

X. APROBACIÓN

Elaborado por:

10 Frankelis Edwardo Marte Ramos

Responsable del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

Revisado por:

Aprobado por:

10.1 Omar Peña.

Encargado del Departamento de Mercadeo y Certificación.

10.2 Gladys Romero

Encargada del Laboratorio.

10.3 Yanilca Esther Mercedes Ureña.

Encargada de la División de Verificación.

XI. CONTROL DE MODIFICACIONES

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APROBACIÓN DEL
REV. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
CAMBIO
1
2

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