PROCEDIMIENTO DE CU STODIA DE HISTORIAS CL ÍNICAS

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PRESENTACIÓN
PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA DE HISTORIAS CLÍNICAS

a. Definición - ¿Qué es?

El procedimiento de custodia de historias clínicas

es el documento mediante el cual la empresa plasma
lo establecido por la Resolución 2346 de 2007referente a las historias clínicas, dando a conocer la
reserva que tienen este tipo de documentos por su contenido y permitiendo relacionar las entidades
a cargo de la historia clínica de cada trabajador.

b. Alcance - ¿Para qué sirve?

El diligenciamiento y/o modificación del presente documento permite empleadores

a los demostrar el
cumplimiento de uno de los ítems contemplados por la Resolución 0312 de 2019, evidenciando el
control, protección y custodia de las historias clínicas de los trabajadores
y la entidad que está a cargo
de las historias clínicas de cada trabaja
dor.

Se recomienda a las empresas divulgar el presente procedimiento con la finalidad de dar a conocer
los derechos y obligaciones frente a la historia clínica a su personal y de esta manera, prevenir que se
filtre información, se dé un mal manejo de historia
la clínica y/o se viole la reserva legal que ostentan

este tipo de documentos.

Este documento corresponde a un ejercicio de estandarización realizado por Gómez Morad & Código: SG.SST-PRO-28 Asociados S.A.S. El
diligenciamiento y/o modificación es responsabilidad única, directa y exclusiva Versión: 01 de quién lo implemente. (La impresión de este
documento se considera copia no controlada) Fecha de Aprobación: Nov-2020
 PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA DE HISTORIAS CLÍNICAS
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PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA DE HISTORIAS CLÍNICAS (NOMBRE

DE LA EMPRESA).

ARTÍCULO 1. El presente procedimiento de custodia de historias clínicas de (Nombre de la

empresa) tiene como fin conocer quien tiene la responsabilidad de la historia clínica ocupacional, la
reserva que debe mantenerse sobre esta y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de
salud que interviene en su atención de los trabajadores o el personal de (Nombre de la empresa).
(Indicar finalidad del procedimiento).

ARTÍCULO 2. (Nombre de la empresa) establece los siguientes objetivos para el procedimiento de

custodia de historias clínicas: (Indicar objetivos del procedimiento).

1. Identificar quien tendrá la custodia de historias clínicas ocupacional de los trabajadores de

(Nombre de la empresa).
2. Conocer la importancia de la custodia de historias clínicas ocupacionales de todos los
trabajadores y el personal de (Nombre de la empresa).
3. Informar de la reserva que tienen las historias clínicas ocupacionales al personal de
(Nombre de la empresa) garantizando sus derechos.

PARÁGRAFO. Los objetivos descritos en este documento son enunciativos y podrán modificarse,
eliminarse o añadirse por (Nombre de la empresa) en cualquier momento, de conformidad con los
requerimientos de la empresa y la normatividad vigente.

ARTÍCULO 3. El presente procedimiento aplica para todo el personal que ingrese, sea parte de la
organización, o se retire de (Nombre de la empresa). (Indicar alcance del procedimiento).

ARTÍCULO 4. (Nombre de la empresa) tendrá en cuenta las siguientes definiciones consagradas en

la resolución 2346 de 2007 para el presente procedimiento: (Indicar definiciones que se tendrán en
cuenta en el presente procedimiento).

Examen médico ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador,
con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de
consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con
énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de
laboratorio, imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un
diagnóstico y las recomendaciones.

Historia clínica ocupacional: La historia clínica ocupacional es el conjunto único de documentos

privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las
condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por
el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más
evaluaciones médicas T

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diligenciamiento y/o modificación es responsabilidad única, directa y exclusiva Versión: 01 de quién lo implemente. (La impresión de este
documento se considera copia no controlada) Fecha de Aprobación: Nov-2020
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PARÁGRAFO. Las definiciones descritas en este documento son enunciativas y podrán modificarse,
eliminarse o añadirse por (Nombre de la empresa) en cualquier momento, de conformidad con la
normatividad vigente.

ARTÍCULO 5. La responsabilidad de las custodias de historias clínicas estará en cabeza de la

Institución Prestadora de Salud (IPS), Entidad Prestadora de Salud (EPS), centro médico ocupacional
que realice los exámenes ocupacionales del trabajador o personal de (Nombre de la empresa).

ARTÍCULO 6. (Nombre de la empresa) llevará un control de las Entidades que tienen a su cargo las
historias clínicas ocupacionales de sus trabajadores, mediante el presente formato: (Indicar los
trabajadores y las entidades encargadas de realizar las evaluaciones médico-ocupacionales, en caso
de ser la misma indicar quien es la responsable y la evidencia que se tendrá como prueba).

ENTIDADES A CARGO DE HISTORIAS CLÍNICAS

TRABAJADORES ENTIDADES DE SALUD EVIDENCIA

ARTÍCULO 7. De conformidad con lo establecido en el Artículo 16 de la Resolución 2346 de 2007 la

reserva de historia clínica ocupacional, la historia clínica ocupacional y, en general, los documentos,
exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas que allí reposen son estrictamente confidenciales y
hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo
los siguientes casos:

1. Por orden de autoridad judicial.

2. Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con fines
estrictamente médicos.
3. Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la
realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del trabajador,
para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.
4. Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida de la
capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.
5. En ningún caso, (Nombre de la empresa) podrá tener acceso a la historia clínica
ocupacional.

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documento se considera copia no controlada) Fecha de Aprobación: Nov-2020
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ARTÍCULO 8. Las entidades enunciadas en el artículo 6 del presente procedimiento y en general

cualquier persona jurídica o natural que realice exámenes ocupacionales, deberá entregar a
(Nombre de la empresa) un diagnóstico general de salud de la población trabajadora que valore, el
cual se utilizará para el cumplimiento de las actividades de los subprogramas de medicina
preventiva y del trabajo implementados.

ARTÍCULO 9. De conformidad con el Artículo 18 de la Resolución 2346 de 2007 el contenido del

diagnóstico al cual (Nombre de la empresa) tendrá acceso, será:

1. Información sociodemográfica de la población trabajadora (sexo, grupos etarios,

composición familiar, estrato socioeconómico).
2. Información de antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de riesgos
ocupacionales.
3. Información de exposición laboral actual, según la manifestación de los trabajadores y los
resultados objetivos analizados durante la evaluación médica. Tal información deberá estar
diferenciada según áreas u oficios.
4. Sintomatología reportada por los trabajadores.
5. Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas complementarias a los
exámenes físicos realizados.
6. Diagnósticos encontrados en la población trabajadora.
7. Análisis y conclusiones de la evaluación.
8. Recomendaciones.

PARÁGRAFO. Dicho diagnóstico no podrá contener datos personales ni individualizados de cada

uno de los trabajadores o personal de (Nombre de la empresa).

ARTÍCULO 10. El presente procedimiento será publicado en (Indicar lugar de publicación), con el fin
de informar a los trabajadores sobre sus derechos y respetarlos.

FECHA DE APROBACIÓN:

FECHA DE PUBLICACIÓN:

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Representante Legal de (Nombre de la empresa)
NIT:

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