Código X

PROCEDIMIENTO PARA LA Versión 01

CONSERVACION DE DOCUMENTOS Aprobó x
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión,

aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización
en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

2. ALCANCE

Todos los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años,
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador
con La Cooperativa San Luis.

El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros

exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los
trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y
salud en el trabajo.

3. RESPONSABLE

4. TERMINOS Y DEFINICIONES.

4.1. P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y

Actuar.

4.2. GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades Administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

4.3. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. El medio de

soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los
documentos pueden ser (procedimientos, instructivos, formatos,
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planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre

otros.

4.4. DOCUMENTO INTERNO: Es aquel elaborado por los procesos de la

Cooperativa incluidos los registros, para que la entidad demuestre el
cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la
eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

4.5. DOCUMENTO EXTERNO: Es aquel elaborado por entes externos a

la Cooperativa pero que inciden en la ejecución de los procesos y
procedimientos del Sistema de Gestión. Entre los documentos
externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos,
resoluciones, manuales entre otros.

4.6. ELABORACIÓN: cuando se reúne la información y se prepara el

borrador del documento.

4.7. REVISIÓN: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para

que sean versión inicial (o cuando sea necesario).

4.8. APROBACIÓN: Aceptación de un documento que garantiza su

aplicación desde el punto de vista del cumplimiento y coherencia con
el Sistema Integrado de Gestión.

4.9. PUBLICACIÓN: Es el proceso que permite dar a conocer un

documento.

4.10. DISTRIBUCIÓN: Es la actividad por medio de la cual un documento

aprobado se entrega a los interesados para su aplicación.

4.11. MODIFICACIÓN: Mecanismo a través del cual se realizan cambios

necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

4.12. DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que ha perdido su

vigencia en fecha o contenido.

4.13. COPIA CONTROLADA: Es el documento copia del original, sobre el

cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las
actualizaciones que se realicen.
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4.14. COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original en medio

físico o magnético entregado a un tercero con fines de información.
Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO
CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización.

4.15. PLAN ESTRATÉGICO: Es un instrumento que debe reflejar la misión,

visión, objetivos, indicadores, estrategias y orientaciones generales
del sector y de la Cooperativa para dar respuesta a las políticas
definidas.

4.16. PLAN DE ACCIÓN: Es un instrumento que articula estratégicamente

las acciones de la Cooperativa permitiendo la identificación
sistemática de sus acciones a fin de cumplir con los Planes
Estratégicos.

4.17. POLÍTICA: Directriz o lineamiento general que sirve

fundamentalmente para orientar la acción institucional y facilitar el
proceso de toma de decisiones.

4.18. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.

4.19. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: Documento usado para

describir la estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su
objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de
acuerdo con el ciclo P.H.V.A.

4.20. INDICADORES: Herramientas para clarificar y definir, de forma más

precisa, objetivos e impactos y son medidas verificables de cambio o
resultado de actividades o acciones desarrollados por la entidad.

4.21. PLAN: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las

metas, estrategias, directrices y técnicas en tiempo y espacio, así
como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para
llegar a los fines deseados.
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4.22. PROGRAMA: Son documentos escritos que definen con claridad los
objetivos de una organización y describe los métodos que se van a
emplear para alcanzar dichos propósitos.

4.23. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una

actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos
definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y
cómo.

4.24. INSTRUCTIVO: Documento que describe de forma secuencial y con

alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas.

4.25. GUÍA: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece

recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema
específico.

4.26. ANEXO: sección de información adicional que amplía la información

de un documento. Puede presentar formatos particulares como
gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

4.27. FORMATO: Documento diseñado para la recolección de información

y que proporciona evidencia de una acción.

4.28. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

5. METODOLOGIA

Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es
uno de los aspectos que garantiza la efectividad del sistema. La Cooperativa
San Luis garantiza que los documentos sean legibles, fácilmente
identificables y accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
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5.1. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÒN DE LOS DOCUMENTOS

INICIO
1. Revisar y analizar documentos para definir su tiempo de
almacenamiento
1. Revisión de • El documento debe estar de acuerdo con los propósitos de la
los documentos Cooperativa
• Los cambios planteados no deben afectar la eficacia del SGSST.
2. Elaboración 2. El encargado del SG-SST, elabora una matriz de documentos, donde
de Matriz se define cuáles son los registros a conservar durante 20 años
caracterizados según su criticidad (Registros de Ley).

3.Documentos de Ley- 20 AÑOS

3.1. Si, los documentos de Ley son del colaborador van a la hoja de vida,
3.
los cuales son:
Documentos
de Ley • Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los
trabajadores, conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de
retiro de los colaboradores.
• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

3.2. Si, los documentos de Ley que no van a la hoja de vida, estarán
custodiados en la carpeta del SG-SST - Física y digitalizada, como son:
SI 3.1.- 3.2 Registros de asistencia, Resultados de mediciones y monitoreo a los
NO 3.3. ambientes de trabajo, resultado de los programas de vigilancia y control
de los peligros y riesgos en SST, inspecciones de los puestos de trabajo,
actas del COPASST, actas del Comité de convivencia laboral, Registros
de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST,
Investigaciones de accidente, reportes de accidente,
4. Recepción de
los documentos
3.3. Los documentos estarán custodiados en la carpeta del SG-SST -
Física y digitalizada.
Según la matriz de conservación se definirá el tiempo de
almacenamiento para los documentos no críticos
5. Consulta de
los 4. Todos los documentos serán almacenados en el archivo de la
documentos Cooperativa garantizando la preservación de la información.
5. El líder del SG-SST- Administrara el Sistema de forma electrónica y
física, en caso que se requiera un documento físico se realizará la
6. Archivo solicitud escrita para preservar la trazabilidad de la información.

6. La documentación se encuentra custodiada en el archivo

FIN
Fin del Proceso
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5.2. ESTRUCTURA DE FORMATO Y PRESENTACION DE

DOCUMENTACION.

5.2.1. ELEMENTOS COMUNES

Elementos comunes Todos los documentos que conforman el SG-SST
deben tener uniformidad en su encabezado y sección de control de
cambios según se establece a continuación.
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un
encabezado que consta de:
- Logotipo de COOSANLUIS, al lado izquierdo del recuadro.
- Título del documento centrado (en mayúscula sostenida y negrita).
- Código del documento al lado superior derecho de la página.
- Versión actual del documento al lado superior derecho de la
página debajo del código.
- Aprobó al lado superior derecho de la página debajo de la versión, debe
tener las siglas del área que aprobó
- Fecha de la versión debajo de la versión, indicando el mes en letras.
- Páginas del documento
Debe estar en tipo de letra Arial, tamaño 12.
Se muestra a continuación:
Código
PROCEDIMIENTO, GUIA, MANUAL, Versión
PROTOCOLO, FORMATO, ETC. Aprobó
Fecha:
Pagina:

El documento debe estar en tipo de letra Arial, tamaño 12 y texto justificado; cada
título debe estar número, en mayúscula sostenida y negrita.

5.3. TABLA DE CONTROL.

TIPO DE DOCUMENTO CONTROL DE CONTROL DE

CAMBIOS CAMBIOS
Manual X X
Caracterizaciones X X
Procedimientos X X
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Tramite NA NA
Instructivos X X
Guía X X
Programas X X
Planes X X
Formatos X X
indicador X X
Otros documentos X X

5.4. CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION.

Tipo De Objetivo Alcance Términos y Metodología Requerimiento Anexo

Documento definiciones

Manual X X NA NA NA X
Caracterización X X NA NA NA NA
Procedimientos X X X X X X
Trámite NA NA NA NA NA X
Instructivos X X X X X X
Programas X X X X X X
Planes X X X X X X
Formatos NA NA NA NA NA NA
Indicador X X NA NA NA NA
Otros NA NA NA NA NA NA
documentos

5.5. RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y

REVISIÓN DE DOCUMENTOS AL SG-STT

 Líder del SG-SST

 Comités de apoyo
 Empresa de apoyo para realización del SG-SST
 Área de jurídica
 Representante legal

5.6. CODIFICACION DE PROCESOS

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Ilustración 1 Codificación de documentos

6. ANEXOS
Matriz de conservación de documentos.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO.

FECHA DE ELABORACIÒN: RESPONSABLE: Líder de la ejecución del

29-Marzo-2019 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
en el trabajo
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Inicial Identificación Versión Final
Del Cambio