UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Programa de Administración de Empresas

Curso: Control Administrativo
Material de apoyo a la docencia.

EL CICLO DE OPERACIONES, HERRAMIENTA DE GESTION

EMPRESARIAL.

Introducción

El conocimiento de los Procesos Administrativos (tema central de este momento #1) y

de la teoría del Control (momentos 2 y 3) tienen un inicio en la fundamentación que el
estudiante tenga alrededor del conocimiento pleno de la empresa.

En ese sentido y en complemento, el

curso aborda en esta parte el
concepto de Ciclo de Operaciones,
para que, a través de él, el estudiante
identifique la relación entre Empresa y
Negocio, entendiendo su diferencia.
Para ello el Ciclo de Operaciones
permitirá al estudiante comprender de
forma detallada la manera cómo
funciona un negocio y cómo se comporta el flujo de efectivo de acuerdo a sus fases y
más adelante, identificar las zonas críticas del mismo, formando en él un criterio
sólido para aplicar posteriormente herramientas de control.

1. Conceptos de Empresa y Negocio… ¿Es lo mismo?

Empecemos entonces por recordar que la Empresa es una unidad económica que esta
constituida por diversos recursos, unos físicos (el local, la bodega, la oficina), otros
tecnológicos (la maquinaria, los computadores), financieros (el capital de trabajo $$$)
y los humanos (las personas), recursos que son necesarios administrar para lograr
ciertos objetivos pre establecidos como generar rentabilidad para sus dueños y
ofrecer a la sociedad, productos y servicios para satisfacer sus necesidades.
Para que esta empresa funcione correctamente debe tener definida su estructura, sea
lineal, matricial, funcional, staff, divisional, etc. Igualmente debe tener bien
definidos los niveles jerárquicos (estratégico, táctico y funcional), necesarios para
garantizar el orden, las funciones y la correcta comunicación y debe contar con una
estructura organizacional (burocracia, división del trabajo, especialización, cadena de
mando y jerarquización, entre otros). La empresa representa tu ámbito de gestión.

De otro lado está el término “negocio” y para definirlo no hay mejor forma que decir
que este es la actividad productiva, comercial o de servicios a que se dedica la
empresa.

Por eso no son lo mismo…Empresa y Negocio son distintos, aunque están

estrechamente relacionados. Tanto asi que una empresa puede tener varios negocios.

Tomemos el ejemplo de un
equipo de futbol. En esencia el
equipo de futbol no es una
empresa..es un negocio de una
empresa que se puede llamar
por ejemplo “Club Deportivo
Los Arrayanes”.

Esta empresa puede tener

varios negocios:

- Negocio # 1: Equipo de futbol de primera y segunda división: “Los Arrayanes

FC”, de aquí obtienen ingresos por venta de boletería y abonados.
- Negocio # 2: Bolsa de Jugadores. Este negocio le permite a la empresa
comprar y vender “pases” de jugadores de futbol con y a otros clubes y por ello
también percibe ingresos.
- Negocio # 3: Tiendas deportivas “Los Arrayanes FC”. Estos almacenes
especializados en “fashion deportivo”, se apoyan en la imagen de marca del club
de futbol y ofrecen a su fanaticada toda clase de artículos: camisetas,
uniformes, mugs, chaquetas, cachuchas, portavasos, agendas, etc.) …buena
fuente de ingresos.
- Negocio # 4: Club deportivo “Hacienda Arrayanes”: este complejo deportivo de
propiedad de la empresa, ofrece al público en general actividades deportivas y
de recreación al aire libre. (canchas, piscinas, zona húmeda, restaurante,
parapente, etc.) obteniendo ingresos por estos conceptos.

Como ves “Empresa” y “Negocio” son diferentes…

 Una definición inicial de “control” podría decir que se trata de “el proceso de
determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas
necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes

Esta definición simple nos acerca a elementos de relevancia hacia el interior de las
organizaciones, como el contar con
estándares predeterminados que
permitan a través de la comprobación,
verificar su correcto cumplimiento,
elementos sin los cuales ningún
administrador podría ejercer la función
de control. El no puede medir si sus
colaboradores están realizando sus
funciones en la forma deseada a menos
que tenga un plan, ya sea, a corto, a
mediano o a largo plazo. Generalmente,
mientras más claros, completos, y
coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo
podrá ser el control.

Un administrador puede igualmente estudiar el desempeño de los planes

correspondientes a periodos anteriores con el objeto de identificar a dónde y cómo
fallaron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y de esta forma, tomar las medidas
necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los mismos errores. Sin embargo, el mejor
control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas, logrando así evitar
desgaste administrativo, reprocesos, mala utilización de recursos tanto físicos como
humanos y posible deterioro en el estado financiero de la organización.

El control como cuarta función del proceso administrativo tiene razón de ser en la
medida de que su carácter preventivo prevalezca. Su naturaleza debe ser proactiva y
en lo mínimo posible, reactiva, tema en el cual la gerencia de la empresa tiene una
responsabilidad enorme, ya que, en esencia, el objetivo final de todo proceso de
control es el de anticipar y corregir las fallas y los errores de su organización.

1. ELEMENTOS DEL CONTROL.

  Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación.
 Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
 Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
 Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.

1.1 Importancia.

El control es de vital importancia dado que:

 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
planes exitosamente.
 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Localiza a los responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

1.2 Principios del control.

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

1.2.1 Del control delegado: A cada grupo o área

a la cual se le deleguen funciones, también
debe proporcionársele el grado de control
correspondiente. De la misma manera que
la autoridad se delega y la responsabilidad
se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos de
 control suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

1.2.2 De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos,
es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos con anterioridad por la Gerencia.

1.2.3 De la oportunidad. Para que sea eficaz, el Control necesita ser oportuno, es
decir, debe aplicarse a tiempo y antes de que se efectúe el error. De tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

1.2.4 De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en

relación con los planes pre establecidos, deben ser analizadas detalladamente,
de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de
tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

1.2.5 Costeabilidad. La implementación de un sistema de control debe justificar el

costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que este ofrezca a la empresa en términos de previsión y/o corrección
posterior.

1.2.6 De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.
1.2.7 De la función controlada. La función controlada por ningún motivo debe
comprender a la persona que la controla, ya que pierde efectividad el control.
Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

2. PROCESO DE CONTROL.

2.1 Establecimiento de estándares.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que
los objetivos definidos de la organización.

2.1.1 Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la

empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el
capital empleado en cada una de las funciones.
2.1.2 Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de
algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadologicas.
2.1.3 Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de
producción, sino para todas las áreas de la empresa.
2.1.4 Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía
en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.
2.1.5 Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la
gerencia, y su efectividad.
2.1.6 Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que
el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar,
objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

2.2 Tipos de estándares.

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo
con las necesidades específicas del área donde se implementen:
2.2.1 Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con base en
el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de
empresa competidoras.
2.2.2 Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la
ejecución personal es de gran importancia.
2.2.3 Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un
estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica.

2.3 Medición de resultados.

Consiste en medir la ejecución la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de

unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El
establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas
con aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de
información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente
de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, con
unidades de medida apropiada y fluida.

2.4 Corrección

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar
las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función
de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en

donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

2.5 Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que, a través de la retroalimentación, la

información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente

el sistema.
2.6 Implantación de un sistema de control

Por último, es necesario, mencionar antes de establecer un sistema de control se

requiere:

a. Cortar con los objetivos y estándares que sean estables.

b. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
c. Q u e l o s r e s u l
objetivos.
d. Evaluar la efectividad de los controles:
 Eliminando aquellos que no
sirven.
 Simplificándolos.
 Combinándolos para
perfeccionarlos.

2.7 Características del proceso de Control

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este
debe reunir ciertas características para ser efectivo:

2.7.1 Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de

actividad que desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de
control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el
departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de
producción.

2.7.2 Oportunidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar
su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean
accesibles para las personas a las que se van a ser dirigidos. Las técnicas muy
complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

2.7.3 Ubicación estratégica

Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo
que es necesario establecerlos en áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
 3. FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad
Tiempo.
Costo.
Calidad.
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica,
es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a

través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado
como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se
determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la calidad se refiere a
las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de
la empresa.

Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los
cuatro factores, ya que esto depende del área controlada, verbigracia, el control de
inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias
de los artículos o de la materia prima que debe tener almacenada, y el tiempo, en
cuanto a la fecha necesaria para reponer el material.

Mg. Carlos A. Pinilla M

PTC Programa de Administración de Empresas
UCC