CASO PRÁCTICO N° 1

DIGITALIZACIÓN DE LA OFICINA CENTRAL DE

RECURSOS HUMANOS DE LA UNAP

Origen de la situación:

Más de 100 metros lineales de documentación, toda la extensión que corre

Usain Bolt, folios unos detrás de otros, aproximadamente cerca de 1.000.000
de páginas, y eso si solo están impresos a una página.

• Bastantes metros lineales de documentos ocupando espacio necesario de

personal ya no presente en la empresa, jubilados, despedidos, etc. Y no se
suele consultar.
• En ocasiones el documento que se busca, no se encuentra. ¿pérdida?¿lo tiene
otro compañero en su mesa? No hay testigos de préstamo. Si lo tiene alguien
no lo devuelve después de usarlo, sino cuando tiene que volver al archivo.
• No hay control de acceso a la información, todo el mundo puede entrar y no
hay un seguimiento de la documentación extraída y prestada.
• El archivo físico no se encuentra cerca de donde están los trabajadores, en el
traslado se tarda bastante tiempo.
• Las condiciones del archivo físico no son las idóneas respecto a temperatura,
el acudir al mismo no es agradable.
• Incluso dentro de los expedientes, se puede encontrar fauna.
• La ordenación de los expedientes es alfabético, teóricamente, ya que la falta
de espacio provoca saltos ilógicos.
• El único punto de acceso es el primer apellido, pero Alfredo de la Fuente,
¿por dónde indiza? ¿Por de? ¿Por la? ¿Por Fuente? Según las normas sería
por de ,¿ pero lo sabe todo el mundo, lo sabía quién creó la carpeta colgante?
• Generalmente se pierde un tiempo precioso en encontrar lo que se busca, y
eso cuando se encuentra. Genera malestar, desconfianza, mal humor al que
le toca ir al archivo, que no es un archivo, es realidad es un depósito o casi
un trastero.

¿Te suena esta situación? ¿Tenemos soluciones? Plantee objetivos y

soluciones al caso.