Manual de Inventarios 010914 v1.0 PDF

Inventarios
Documentación Intelisis. Copyright & Licensing: Intelisis Software.

Inventarios
1 Introducción
1.1 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 4
1.2 Diagrama de Integración 5
1.3 Diagrama de Proceso 6
2 Configuración
2.1 Configuración General 8
2.2 Configuración de Módulos 9
2.3 Configuración de Usuarios 11
3 Cuentas
3.1 Artículos 14
3.2 Almacenes 15
4 Funcionalidad
4.1 Solicitud 17
4.2 Entrada Diversa 23
4.3 Traspaso 25
4.4 Tránsito 30
4.5 Transferencia 35
4.6 Ajuste 39
5 Herramientas, Reportes y Exploradores
5.1 Herramientas 41
5.2 Reportes 46
5.3 Exploradores 50
Introducción
Inventarios - 3 Copyright & Licensing: Intelisis Software

Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
El módulo de Inventarios se utiliza para registrar la información y actividades

involucradas en el manejo de materia prima y artículos terminados que
comercializa la empresa con el fin de satisfacer las demandas del cliente.
Entre las ventajas que proporciona el módulo de inventarios se encuentran:
• Ejercer medidas de protección física (controles) y llevar una contabilización

eficaz.
• Monitorear transacciones y registros históricos creados desde cualquier
lugar del sistema, incluye seguimiento por Lote / Serie.
• Generar reportes y consultas sobre el valor y la disponibilidad del inventario.
• Hacer conteos físicos para verificar las cantidades disponibles de inventario.
• Mantener el registro y control de entradas, transferencias y salidas diversas
no planeadas.
• Seguimiento detallado de cualquier artículo facilitando el trabajo de otras
áreas.
• Manejo fácil y seguro de existencias en almacenes.
• Registro y asignación de almacenes.
• Facilita la consulta de los movimientos ralizados dentro del almacén
mediante reportes específicos que refejan el comportamiento diario de
cada actividad.

Diagrama de Integración

Diagrama de Proceso

Configuración

Configuración General
El módulo Inventarios ya está integrado por default en el sistema, por lo que no

es necesario realizar ningún proceso para activarlo.

Configuración de Módulos
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar Empresa | Menú Edición | 2:

Configuración de Módulos | Pestaña Inventarios
De acuerdo a las características de cada empresa y el nivel de control que quiera

tener de los inventarios, se habilitarán los checks necesarios, destacando los
siguientes:
1. Forma Costeo. Selecionar Artículo.

2. Moneda Costeo. Seleccionar Pesos o la que se maneje en la empresa.
3. Tipo Costeo. Seleccionar Promedio.
4. Series/VIN´s Lotes/Partidas. Activar el check para tener control sobre este
tipo de artículos,
5. Cuando se termina de configurar la pestaña, dar click en Guardar y Cerrar.

Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar Empresa | Menú Edición | 2:
Configuración de Módulos | Pestaña Inventarios (2)
De acuerdo a las características de cada empresa y el nivel de control que se

quiera tener de los inventarios, se habilitarán los checks necesarios y al final dar
click en Guardar y cerrar.
Nota. Es necesario reiniciar Intelisis para ver reflejados los cambios

hechos en la configuración.

Configuración de Usuarios
Intelisis reconoce que dentro de las empresas hay roles que cumplen funciones
específicas, por ello permite configurar el acceso a ciertas acciones a los usuarios
del ERP. A continuación se explica el procesos de accesos de usuarios.
Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos
1. Seleccionar al usuario a configurar.

2. Abrir el bloque de accesos a configurar.
3. Una vez configurados todos los accesos, dar click en Cerrar.
Menú Principal
1. Seleccionar los rubros que se encuentran en la lista de disponibles.
2. Dar click en Agregar para pasarlos a la Lista en Uso.
3. Dar click en Aceptar para guardar la configuración.
Nota. El mismo proceso aplica en la configuración de los Movimientos de

Edición y Consulta, Movimientos Unicamente Consulta, Reportes
Especiales y Movimientos Autorizar.

Cuentas

Artículos
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Nuevo
1. Clave. Proporcionar al artículo una clave, misma que debe ser única
2. Opciones. Si el artículo lleva ocpiones, señalarlo en este apartado.
3. Tipo. Seleccionar el tipo de Artículo (normal, servicio, serie, lote, juego o
estructura).
4. Estatus. Seleccionar Alta para poder utilizar el artículo.
5. Descripción. Nombre del artículo
6. Moneda Venta / Moneda Costo. Moneda en la que se comercializa el artículo
7.% IVA. Porcentaje de IVA.
Nota. Estos son los rubros básicos requeridos para dar de alta los artículos
a inventariar, para mayor control se sugiere llenar la mayor cantidad de
datos posible.

Almacenes
Ruta: Cuentas | Almacenes | Nuevo
1. Clave. Capturar una clave que identifique al Almacén, esta debe ser única.
2. Tipo. Seleccionar el tipo de almacén, puede ser Normal, Proceso, Activos
Fijos, Garantías y Estructura.
3. Nombre. Capturar el nombre completo del almacén.
4. Ligar el almacén con alguna Sucursal, en este caso, con la Matriz.
5. Estatus. Selecionar Alta.
6. Dar click en el icono Guardar para conservar los cambios.

Funcionalidad

Solicitud
Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Solicitud.

2. Moneda. Seleccionar la moneda con la que se comprará.
3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.
4. Almacén. Seleccionar el almacén al que irá la mercancía solicitada.
5. Movimiento Directo. Si se activa este check se desplegarán las casillas
necesarias en el detalle para aplicar el movimiento directamente, sin relacionarlo
con movimientos anteriores o de otros módulos.
6. Artículo. Seleccionar mediante la ayuda en captura el artículo a solicitar.
7. Cantidad. Capturar la cantidad de artículos que se requieren.
8. Unidad en la que se comercializa el artículo.
9. Inventario. Cantidad de artículos que se integrarán al inventario.
10. Fecha Requerida. Fecha en la que se solicitan los artículos,
11. Caducidad. Si lo requiere, capturarla.
12. Tarima. Si ya se sabe la posición en donde se almacenará al llegar al
almacén, se captura en este apartado.
13. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar.

Cuando se afecta la solicitud por primera vez aparecen 3 columnas más en el
detalle: Reservado, Pendiente y a Afectar, por lo que se puede solicitar
determinado número de artículos, pero al momento de concluir la solicitud se
puede cambiar la cantidad final. Se captura la cantidad a afectar y se da click
nuevamente en afectar.

1. Aparecerá una lista de opciones sobre qué hacer con la solicitud, en este caso
se seleccionará Salida Diversa.
2. Dar click en Aceptar.

Aparecerá una ventana más donde hay que seleccionar por qué cantidad se
realizará la salida diversa de la solicitud generada.
1. Para este ejemplo se seleccionará la Cantidad Indicada, que es la que se

capturó en la columna a Afectar del detalle.

Se genera un nuevo movimiento de Salida Diversa con los datos capturados
desde la solicitud (Almacén, Artículo, cantidad).
1. Dar click en Afectar.

Se genera la Salida Diversa con el costo unitario del artículo, así como el costo
total (1), y se observa el estatus del mismo en Concluido (2).

Entrada Diversa
Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo.
1. Movimiento. Seleccionar Entrada Diversa.

2. Moneda. Seleccionar la moneda en la que se hará la transacción.
3. Fecha Emisión. Fecha en la que se generará el movimiento.
4. Almacén. Selecionar el Almacén al que entrará la mercancía.
5. Artículo. Seleccionar el arículo que entrará en inventario.
6. Opción. Si el artículo tiene opciones, capturar la requerida.
7. Cantidad.
8. Unidad.
9. Inventario. Cantidad de artículos que entrarán en inventario.
10. Costo Unitario.
11. Costo total.
12. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar.

Después de afectar el movimiento, este queda en estatus Concluido.

Traspaso
Este movimiento se utiliza cuando se requiere pasar mercancía de un Almacén a

otro.
1. Movimiento. Seleccionar Orden Traspaso.

2. Moneda. Seleccionar Pesos.
4. Almacén/Almacén Destino. Seleccionar el almacén de donde viene el
traspaso y el almacén a donde va.
5. Detalles del artículo a traspasar.
6. Al llenar los datos requeridos, dar click en afectar.
Al afectar por primera vez aparece en el detalle del artículo una columna de
Reservado, lo que quiere decir que esas unidades ya no podrán ser tomadas en
cuenta para ningún otro pedido; y el movimiento cambia a estatus Pendiente.

Al afectar por segunda vez, apaecerá una ventana de opciones en la que se
deberá seleccionar Generar Salida Traspaso y dar click en Aceptar.

Al aceptar aparecerá una nueva ventana de opciones donde se elegirá Todo el
Pendiente y se dará click en aceptar.
Al aceptar se genera un nuevo movimiento de Salida Traspaso, mismo que está

en estatus Sin Afectar y tiene como referencia la orden traspaso que se generó
anteriormente.

Al afectar aparecerá una ventana más de información indicando que se ha
generado automáticamente un Movimiento Tránsito y su consecutivo. Dar click
en Aceptar.
Se muestra la Salida Traspaso en estatus Concluido.

Posición del Movimiento
Ruta: Movimiento abierto | Menú Ver | Posición del Movimiento
Al verificar la posición del movimiento generado se observa que viene de una

Orden Traspaso que ya está concluida y que genera un movimiento de Tránsito
en estatus pendiente.

Tránsito
Este movimiento proviene de la orden Tránsito generada en la lección anterior.
Ruta: Logística | Inventarios | Filtro Estatus: Pendientes.
1. Ubicar y seleccionar el movimiento Tránsito que generó la Orden Tránsito.

2. Dar click en Abrir.

Se puede observar el movimiento Tránsito con todos los datos capturados desde
la orden traspaso anterior y en estatus Pendiente.

Al afectar aparece una ventana de opciones.
1. Seleccionar Generar Recibo Traspaso.

Aparecerá una nueva ventana de opciones.
1. Seleccionar Todo el pendiente.


Al aceptar se genera un movimiento Recibo Traspaso con los datos de referencia
del movimiento tránsito generado anteriormente y en estatus Sin afectar.
Al afectar se concluye el movimiento y los artículos han sido movidos al almacén

especificado.

Ruta: Movimiento abierto | Menú Ver | Posición del Movimiento
Se puede observar que el Recibo Traspaso proviene de un movimiento Tránsito

y no genera movimientos consecuentes.

Transferencia
La transferencia consiste en mover artículos entre almacenes de la misma

sucursal.
Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Orden Transferencia.

2. Moneda. Pesos o la que utilice la empresa.
3. Fecha Emisión. Fecha en que se realiza el movimiento.
4. Almacén / Almacén Destino. Seleccionar de qué Almacén a qué Almacen se
hará la transferencia.
5. Detalles del artículo a transferir.
6. Al capturar todos los datos dar click en Afectar.
Al afectar cambia el estaus del movimiento a Pendiente y se genera la columna

de Reservado, lo que indica que esas unidades no podrán ser requeridas en
ningún otro movimiento.

1. Dar nuevamente click en Afectar.
Al afectar aparece una ventana de opciones.
1. Sleccionar Generar Transferencia.


Al aceptar aparecerá una nueva ventana de opciones.
1. Seleccionar Todo el Pendiente.

Al aceptar por segunda vez, se genera un movimiento Transferencia con los

datos capturados desde la Orden Transferencia.

Se concluye la Transferencia con los artículos movidos de almacén.
Posición del Movimiento

Ruta: Movimiento abierto | Menú ver | Posición del Movimiento
Se puede ver que el movimiento transferencia tiene como origen una orden
transferencia y que no genera movimientos adicionales.

Ajuste
1. Movimiento. Seleccionar Ajuste.

2. Moneda. Seleccionar la moneda que se use en ese tipo de transacción.
4. Almacén. Almacén donde se hará el ajuste.
5. Detalle del artículo a ajustar.
6. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar y se cambiára el estatus del
movimiento a Concluido.

Herramientas, Reportes y Exploradores

Herramientas
Reabastecer Consumos
Esta herramienta se utiliza para la generación de Órdenes de Consumo para la
planeación de la producción.
Ruta: Herramientas | Inventarios | Reabastecer Consumos
1. Seleccionar el rango de fechas a Reabastecer.

Al aceptar envía una ventana de información en la que indica cupantas órdenes

se han generado de ese periodo. Dar click en Aceptar.
Procesar en Lote (a nivel Detalle)

Esta herramienta se emplea para procesar varias órdenes de traspaso y/o
transferencia al mismo tiempo.
Ruta: Herramientas | Inventarios | Procesar en Lote (a nivel detalle)
1. Filtro de Fecha. Selecciona, ya sea una fecha o periodo específico o todos los

movimientos.
2. Carpeta de movimeintos almacenados.
3. Detalle de los movimientos a afectar. En la columna a Afectar se capturará la
cantidad a procesar de cada movimiento.
Al afectar aparecerá la ventana de Procesar en Lote con las opociones Reservar y

Des-reservar.
1. Seleccionar Reservar.

Al aceptar aparecerá una ventana de Movimientos a Reservar.
1. Seleccionar los movimientos a Reservar.

2. Dar click en afectar.
Se procesarán los movimientos seleccionados.
Compactar órdenes
Esta herramienta se utiliza para concentrar varios movimientos de un mismo tipo
en un sólo valor por almacén. Este proceso ahorra tiempo y simplifica la
afectación de los demás movimientos; el nuevo movimiento generado
aparecerá como un movimiento más en el tablero de control con la diferencia de
que concentrará a todos los demás movimientos.
Ruta: Herramientas | Inventarios | Compactar Órdenes
1. Almacén. Seleccionar el almacén del que se quieran compactar las órdenes o

aplicar para todos los almacenes.

Al aceptar se envía un mensaje de precaución. Si se está seguro de querer
compactar las órdenes, dar click en Sí.
Aparecerá una ventana de infomación donde especificará el número de órdenes

realizadas. Dar click en Aceptar.
Ajustar órdenes (eliminar picos)

Esta herramienta permite aplicar un ajuste de redondeo en el inventario
eliminando los picos.
Ruta: Herramientas | Inventarios | Ajustar órdenes (eliminar picos)

1. Seleccionar mediante la ayuda en captura los rubros requeridos (Almacén,
Artículo, Categoría, Grupo, Familia y Fabricante)
2. Una vez filtrados los rubros, dar click en Aceptar.
Aparecerá una ventana de precuación. Si ya se está seguro de la seleccion

hecha, dar click en Sí.
Se mostrará una ventana de información donde indique el número de órdenes

ajustadas. Dar click en Aceptar.

Reportes
Valuación de Inventarios
Ruta: Reportes | Inventarios | Valuación de Inventarios
1. Del Artículo / Al Artículo. Con la ayuda en captura, seleccionar el rango de

artículos en los que se realizará la valuación.
2. Valuación. Se puede seleccionar a partir de qué precio se valuarán los artículos
a procesar.
3. Almacén. Seleccionar el almacén a valuar o todos los almacenes.
4. Desglosar. Se puede desglosar el artículo.
5. A la fecha. Seleccionar la fecha requerida para la valuación.
6. Una vez llenos los datos, dar click en Preliminar.
Al abrir la vista preliminar se tienen las opciones de guardar, enviar por correo
electrónico y/o generar un archivo PDF.

Acumulados - Inventaros (Unidad)
Ruta: Reportes | Inventarios | Acumulados - Inventaros (Unidad)
Los principales datos a llenar para obtener este reporte son los siguientes:
1. Reporte. Seleccionar Inventario.

2. Almacén. Se puede seleccionar un almacén en específico o todos los
almacenes.
3. Del Artículo / Al Artículo. Establecer un rango de articulos a procesar.
4. Dar click en Preliminar para ver los resultados.

Al obtener la vista preliminar se puede guardar el reporte, enviar por correo
electrónico, convertir a un archivo PDF, excel o imprimir.
Inventarios Globales
Ruta: Reportes | Inventarios | Inventarios Globales
1. Del Artículo / Al Artículo. Seleccionar el rango de artículos a procesar.

2. Dar click en preliminar para ver los resultados que arroja la selección.

Al abrir la vista preliminar se puede guardar el reporte, enviarlo por correo
electrónico, convertirlo a un archivo PDF, excel o imprimirlo.

Exploradores
Existencias Disponibles
Ruta: Exploradores | Inventarios | Existencias Disponibles
En este explorador se muestran las existencias disponibles por artículo y

almacén. Una vez consultados los datos se puede tener una vista preliminar de
los mismos.
La vista preliminar da la opción de guardar, enviar por correo electrónico o

convertir en PDF. Al finalizar la consulta dar click en Cerrar.

Movimientos al Inventario
1. Barra de herramientas. Con ellas se puede crear una vista preliminar, crear
un archivo de excel, imprimir, entre otros.
2. Filtros. Los filtros ayudarán a clasificar la información, ya sea por movimientos,
estatus, fecha, moneda, sucursal o UEN.
3. Detalle de los movimientos resultantes de los filtros aplicados.
4. Pestañas para ver los movimientos por almacén.
Movimientos al Inventario (Detalle)

Este explorador muestra todos los movimientos realizados en el inventario, pero
con más datos, como el detalle de la cantidad de artículos reservados por
movimiento, costo por artículo e importe total.
Ruta: Exploradores | Inventarios | Movimientos al Inventario (Detalle)
1. Barra de herramientas. Con ellas se puede crear una vista preliminar, crear

un archivo de excel, imprimir, entre otros.
2. Filtros. Los filtros ayudarán a clasificar la información, ya sea por movimientos,
estatus, fecha, moneda, sucursal o UEN.
3. Detalle de los movimientos resultantes de los filtros aplicados.
Disponibilidad
Este explorador sirve para ver la cantidad de artículos disponibles por almacén,
para que al momento de hacer algún movimiento, se pueda realizar sin
contratiempos por falta de existencias.
Ruta: Exploradores | Inventarios | Disponibilidad.
1. Recalcular. En caso de que se hayan realizado cambios recientes en el

inventario, con este botón se recalculan las existencias disponibles por artículo y
almacén.


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1.1 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 4

1.2 Diagrama de Integración 5

1.3 Diagrama de Proceso 6

2.1 Configuración General 8

2.2 Configuración de Módulos 9

2.3 Configuración de Usuarios 11

4.2 Entrada Diversa 23

5 Herramientas, Reportes y Exploradores

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El módulo de Inventarios se utiliza para registrar la información y actividades

Entre las ventajas que proporciona el módulo de inventarios se encuentran:

• Ejercer medidas de protección física (controles) y llevar una contabilización

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El módulo Inventarios ya está integrado por default en el sistema, por lo que no

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Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar Empresa | Menú Edición | 2:

De acuerdo a las características de cada empresa y el nivel de control que quiera

1. Forma Costeo. Selecionar Artículo.

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De acuerdo a las características de cada empresa y el nivel de control que se

Nota. Es necesario reiniciar Intelisis para ver reflejados los cambios

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Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos

1. Seleccionar al usuario a configurar.

Nota. El mismo proceso aplica en la configuración de los Movimientos de

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Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Nuevo

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Ruta: Cuentas | Almacenes | Nuevo

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Inventarios - 16 Copyright & Licensing: Intelisis Software

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Solicitud.

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1. Para este ejemplo se seleccionará la Cantidad Indicada, que es la que se

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1. Dar click en Afectar.

Inventarios - 21 Copyright & Licensing: Intelisis Software

Inventarios - 22 Copyright & Licensing: Intelisis Software

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo.

1. Movimiento. Seleccionar Entrada Diversa.

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Este movimiento se utiliza cuando se requiere pasar mercancía de un Almacén a

1. Movimiento. Seleccionar Orden Traspaso.

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Al aceptar se genera un nuevo movimiento de Salida Traspaso, mismo que está

1. Dar click en Afectar.

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Se muestra la Salida Traspaso en estatus Concluido.

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Al verificar la posición del movimiento generado se observa que viene de una

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Este movimiento proviene de la orden Tránsito generada en la lección anterior.