Cali, 27 de junio de 2020

Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad- NTC ISO 9001

Stephania Ortiz Home

Caso AA1: Avance del Sistema de Gestión de la Calidad

La gestión documental es parte fundamental en la planificación y aplicación del Sistema de
Gestión de Calidad, por lo cual es necesario entender los tipos de documentación que
existen dentro de la organización. Cabe resaltar que hay dos tipos de documentación que se
deben tener en el Sistema de Gestión de la Calidad, y es la documentación de origen interno
y la documentación de origen externo. Es explicará a continuación en que consiste cada
tipo de documentación, sus subdivisiones, y la información que debe ir recopilando la
organización para presentar avances en su Sistema de Gestión de Calidad.

1. Documentación de origen interno

La información documentada de origen interno es toda aquella que es elaborada, aprobada
y controlada por la organización para la ejecución y cumplimiento de sus actividades, según
el producto o servicio que dicha empresa ofrece. Este tipo de información se divide en tres
categorías: documentación obligatoria, especificaciones y registros.

1.1 Documentación obligatoria

Para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad no toda la información de
la empresa debe ser documentada obligatoriamente. Así que, según la norma NTC ISO
9001, la información que si se debe documentar de manera obligatoria es el alcance del
sistema de gestión, las políticas de calidad, objetivos de la calidad y operación de los
procesos. A continuación, se muestra los documentos requeridos para la empresa:

Documento Descripción

Determina los límites y aplicabilidad del sistema de

Alcance del sistema de gestión
gestión de Calidad.

Política de calidad Donde se establecen las intenciones y

direccionamiento de la organización con relación a la
calidad en el diseño y manufactura de prendas de
vestir. Estas políticas deben ser respaldadas por la alta
 dirección de la organización.

Donde es establecen los resultados esperados con

Objetivos de la calidad
relación de los requisitos suscritos.

Donde se identifican y describen los procesos de la

Operación de los procesos
organización y su sistema de gestión de calidad.

1.2 Especificaciones
Las especificaciones reúnen toda aquella información que la organización considere
necesaria para su correcto funcionamiento. Aunque estas varían entre una empresa y otra,
según el tipo de actividades que desarrollan, sector económico, y productos y servicios que
ofrecen. A continuación, se muestran los documentos correspondientes a las
especificaciones, que deberían incluirse en el Sistema de Gestión de la Calidad de la
organización.

Documento Descripción

Es una representación gráfica que ayuda a visualizar todos

los procesos que existen en la empresa y la relación entre
ellos. En este documento, debe incluirse (preferiblemente
de manera gráfica y fácil de entender) el proceso general
para cada una de las actividades desarrolladas en la
compañía:

 Proceso seguido al tener encargos u órdenes de

compra de clientes.
 Proceso seguido para el diseño de las prendas
Mapa de procesos solicitadas.
 Proceso para la selección de modelos y telas
 Proceso para el contacto con los proveedores de
materia prima para su adquisición.
 Proceso para realizar el corte de material.
 Proceso para realizar el armado y costura de las
prendas.
 Proceso para realizar el etiquetado.
 Proceso para realizar el empaque.
 Proceso para realizar la entrega correspondiente a
clientes.
 Es un documento en donde se describe y proporciona la
información principal de cada uno de los procesos de la
organización. En esta sección puede incluirse la
información de:

 Objetivo del proceso de diseño y manufactura.

 Responsable de cada una de las actividades
Caracterización de realizadas en la empresa.
procesos  Listado de todos los proveedores de materia prima.
 Especificación de todo el material de entrada una
vez realizado un pedido, para proceder con la
manufactura.
 Especificación de todos los productos de salida que
ofrece la organización.
 Listado de todos los clientes actuales y potenciales
que tiene la organización.

Documento que permite identificar y describir la forma en

la que la organización da cumplimiento a cada uno de los
Manual de calidad requisitos de la Norma NTC ISO 9001. Para ello es
necesario adquirir la Norma y revisar cuidadosamente cada
numeral.

Procedimiento Documento que explica el paso a paso para llevar a cabo

cada actividad del proceso. Estos documentos deben
describir cada una de las actividades que realiza la empresa
(mencionadas en el mapa de procesos), pero no de manera
general, sino con diagramas de flujo preferiblemente que
expliquen cada uno de los pasos que debe seguir el equipo
de trabajo de cada área, para dar cumplimiento a cada
actividad dentro de la organización. Así que deberá
incluirse:

 Diagrama de flujo con el proceso detallado, que se

realiza una vez se tiene una orden de compra.
 Diagrama de flujo con el proceso detallado que
sigue el equipo encargado en el diseño de las
prendas solicitadas.
 Diagrama de flujo con el proceso detallado que se
realiza para seleccionar los modelos y telas, según el
tipo de orden o encargo.
 Diagrama de flujo con el proceso detallado que debe
seguirse para realizar el contacto con los
proveedores de materia prima para su adquisición.
  Diagrama de flujo con el proceso que se realiza en
las máquinas de corte del material.
 Diagrama de flujo con el proceso que se realiza en
las máquinas de coser para el armado y costura de
las prendas.
 Diagrama de flujo con el proceso que se realiza en
las máquinas correspondientes para el etiquetado de
las prendas.
 Diagrama de flujo con el proceso que se lleva a
cabo en las prensas para realizar el empaque del
producto.
 Diagrama de flujo con el proceso llevado a cabo
para realizar la entrega, desde la salida del producto
de la fábrica, hasta su llegada al cliente final.

1.3 Registros
Estos documentos presentan los resultados obtenidos y proporcionan evidencia de la
verificación del cumplimiento de los procedimientos de trabajo, acciones preventivas y
correctivas de los procesos. A continuación, se enumeran los documentos correspondientes
a los registros, que deberían incluirse en el Sistema de Gestión de la Calidad de la
organización:
 Evidencia de mantenimiento y calibración de los equipos (para las máquinas de
corte, máquinas de coser, planchas de vapor, prensas y máquinas de teñir).
 Listado con cada una de las bases utilizadas para la calibración o verificación de
equipos.
 Listado del personal y sus competencias (nivel educativo, formación y experiencia).
 Registros de conformidad de los productos que se ofrecen.
 Registros de la revisión de los requisitos para los productos que se ofrecen a los
clientes.
 Entradas para el diseño y desarrollo.
 Controles que se realizan al proceso de diseño y desarrollo (inspecciones realizadas)
 Salidas del diseño y desarrollo.
 Cambios, resultados, autorizaciones y acciones tomadas para prevenir impactos
adversos en el diseño y desarrollo.
 Evaluación selección, seguimiento y re-evaluación de los proveedores externos.
 Características de los productos de manufactura que realiza la organización
 Resultados de la revisión de los cambios en el producto, las personas que los
autorizan y cualquier acción necesaria que surja de dicha revisión.
 Liberación de los productos y servicios.
 Control de las salidas no conformes, y motivo de la no conformidad.
  Resultados del seguimiento y la medición (análisis de los indicadores).
 Auditorías internas al sistema de gestión.
 No conformidades, acciones tomadas para tratarlas y resultados de las acciones
correctivas.

2. Documentación de origen externo

Como su nombre lo indica, son documentos que no son elaborados por la organización pero
que pueden ser incluidos por el Sistema de Gestión ya que se pueden utilizar como una
ayuda o guía durante el correcto desarrollo de los procesos. Entre estos pueden incluirse:
 Requisitos legales (como leyes, decretos o resoluciones), que establecen
condiciones de obligatorio cumplimiento para compañías pertenecientes al sector
textil. Estas deben tenerse siempre organizadas dentro de la información
documentada de la empresa ya que es fundamental evaluar constantemente que la
operación de la empresa se esté realizando dentro de todos los parámetros legales.
 Norma NTC ISO 9001, ya que en esta se establecen todos los estándares
establecidos y acogidos a nivel internacional para el sistema de Gestión de la
calidad.
 Manuales de operación de la maquinaria utilizada (máquinas de corte, máquinas de
coser, planchas de vapor, prensas y máquinas de teñir), que incluyan su forma de
instalación, procedimiento de operación, precauciones durante operación,
mantenimiento y calibración. Esto para asegurar la correcta operación de los
equipos para lograr la mayor eficiencia, asegurando siempre la seguridad del
personal encargado de controlarlos y operarlos.