Instrumento de auditoría

Guía de Entrevista para la Evaluación de los Procesos.

REFERENCIA DEL FORMATO: GE-01-CO

Entrevista dirigida a los usuarios de los sistemas de información

Entrevistado: Jefe del área de informática
Puesto: Supervisor del área de informática
Fecha: 18/04/2020
OBJETIVO:
Evaluar los procesos actuales de los sistemas de información del área de Informática.
INDICACIONES:
Conteste las siguientes interrogantes según su criterio:

01-Cuál es la función de esta área del departamento:

El Departamento de Informática es el área responsable de atender las necesidades de

cómputo, tales como la asesoría en el manejo de software, configuración de equipo
para impresión o conexión a Internet, mantenimiento del equipo de cómputo instalado
y de telecomunicaciones, apoyo en la digitalización de materiales para la elaboración
de presentaciones con fines docentes, publicación o alimentación de bases de datos, y
soporte técnico para la organización y realización de diferentes eventos.

02-. Considera usted que se cumplen adecuadamente todas las funciones del área:

Si cumplo adecuadamente mis funciones ya que me especialice es este tipo de área,

por ende a la fecha ciento que me he desenvuelto muy bien en mi trabajo.

03-. Mencione todos los procesos que se realizan en esta área, ya sean estos
manuales o automatizados, incluya el tiempo aproximado por proceso y la cantidad de
personal que la efectúa:

Proceso Tiempo Cantidad del personal

a) Análisis del sistema 150 min 1 persona
b) Modificaciones en los 110 min 1 persona
últimos 3 años
c) Almacén del software 90 min 2 personas
actual del presente año
d) Mantenimientos que 50 min 1 persona
tuvieron durante el
presente año
e) Comprobación del manejo 130 min 1 persona
de los programas
utilizados

Explique:

Durante el problema y los errores que se tuvieron durante este año son rebelados a un
pre evaluación en donde analizaremos todos los programas, y los errores con los que
se realizó, utilizando a la persona adecuada para culminar con este proceso,
mantenimientos y el último software capacitados para la dicha empresa.
04-. De los procesos manuales cuáles considera usted que deberían ser
automatizados:

1. Enriquecer bases de datos

2. Mejorar los programas de enseñanza
3. Lograr que realicen la acción deseada
4. Dar la bienvenida a los clientes
5. Recibir retroalimentación sobre sus productos o servicios
6. Celebrar aniversarios y cumpleaños
7. Automatizar pedidos
8. Enviar correos electrónicos de transacciones
9. Eventos
10. Mensajes de ciclo de vida

Explique:

Automatizar procesos que hasta ese momento se han realizado de forma manual nos
asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficaces a la hora de
realizar nuestro trabajo diario.
Hoy en día el mercado es muy competitivo, son cada vez muchas más organizaciones
las que optan por automatizar procesos, con el fin de ser mucho más rentables y
eficaces. La automatización de las gestiones administrativas se trata de la
automatización de sistemas con el fin de hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas
y eficientes, además del funcionamiento de la organización.

05-. Considera que los procesos automatizados son eficientes:

Explique:

Un proceso automatizado permite a tu empresa sistematizar todas sus actividades,

planificándolas y estructurándolas, de tal forma que la fuerza de ventas conozca
perfectamente qué hacer en cada paso de su actividad comercial y esto se refleje en
una ejecución de mercado impecable.

06-.Mencione algún proceso que usted considere que funciona inadecuadamente o

que no cumple con lo requerido:

Los procesos son para cada tipo de empresas se adecuen a uno y con el que trabajen
mejor y su personal se desenvuelvan con toda su capacidad.

07-. Cuál es la información que reporta, a quien y en qué tiempo

TIPO DE INFORMACION REPORTAR A PERIODO

Cuando haya un error Mantenimiento Inmediato
técnico
Presentar información Área contable Inmediato
comparativa de todos los
datos cifras y eventos que
se mencionen.
Cambio de programas Área de sistemas Inmediato
 Técnica de auditoría
Lista de Verificación para la Evaluación: Habilidades de Usuarios.
REFERENCIA DEL FORMATO: LV-01-HU

Lista de verificación a los usuarios de los sistemas de información del Departamento.

OBJETIVO:

Evaluar las habilidades de los usuarios de la Empresa TRANSMY S.A, l posee en

Computación Básica, Hardware y Sistemas.

Buen Mu Exc
Actividad o y ele
Bue nte
(5-6) no
(7-8) (9-
10)
X
Encender la computadora
Digitar el siguiente texto “En la vida hay retos que X
tenemos que sobre pasar, pero sin la dirección de
Dios no lo podremos hacer”
Guardar el documento con el nombre de Prueba y X
cambiarle el tipo de letra a Bookman Old Style
tamaño 12, Cursiva, Negrita a espacio 1½
Insertar un encabezado que diga X
“ ” y el pie de página con la
dirección y número telefónico

X
Y Guardarla como Prueba 1
Ingresar al sistema con el nombre del usuario y X
contraseña
X
Crear un nuevo registro, modificarlo y eliminarlo

X
Crear un reporte e Imprimirlo
X
Apagar la computadora
 Técnica de auditoría
Lista de Verificación para la Evaluación: Capacidad del Hardware.
REFERENCIA DEL FORMATO: LV-01-HA

Lista de Verificación para evaluación de los sistemas de información automatizados

del departamento

Fecha: 03/04/2020
OBJETIVO:
Evaluar la capacidad del hardware instalado para el uso los sistemas automatizados
de información de las áreas de sistemas, administración y contabilidad.

INDICACIONES:
Chequear la respuesta correcta en una de las dos casillas de verificación y anote una
observación si es necesario ampliar la respuesta.

Pregunta S N Observación
i o
1. ¿Se utiliza todo el equipo que se tiene a X

Disposición?

2. ¿Esta actualizado el equipo? X

3. ¿Posee capacidad de expansión? X Si primer requisito de un

sistema.
4. ¿Está habilitado para conexión de red? X

5. ¿Es compatible con el resto del equipo? X

6. ¿Se le da mantenimiento periódicamente? X

7. ¿Es adecuada la ubicación del hardware? X

8. ¿Las instalaciones eléctricas están X Muy importante las

conexiones ya que con
Polarizadas? ello nos eliminamos un
riesgo y un peligro.

9. ¿Posee protector de voltaje? X

10.¿Es adecuada la velocidad de los X

Componentes?

11. ¿Posee suficiente capacidad en las X Si ya que mucha información

es guardada relativamente.
Unidades de almacenamiento?

12. ¿Es adecuada la velocidad de impresión? X

 a) Evaluación comparativa

Esta técnica se utilizará para auditar ciertas actividades, ya que permitirá determinar si
lo cualificado o cuantificado es lo que se esperaba obtener de la actividad revisada.

I. Recursos utilizados para la auditoría

RECURSO DESCRIPCION

Humano Dos auditores externos y personal de las áreas de

sistemas, administración y área de contabilidad.

Técnico Equipo informático del Departamento de sistemas

formado por:

Cuatro computadoras del:

Área contable

. Una computadora del:

Área de Informática

Una Computadora del:

Área de administración

Equipo para levantamiento de documentación y

para preparación, desarrollo y dictamen de

auditoría.
Tiempo Tiempo disponible por el personal involucrado

Materiales Papelería, Bibliografía, fotocopias, manuales.

ii. Sistemas computacionales:

Los sistemas computacionales que se utilizaran para la realización de la auditoría son:

El procesador de texto Word, programa de diseño Visio y algunas herramientas del
sistema operativo tales como el explorador de Windows.