Identificacion Divulgacion Patrimonio Documental Ibague

Centro de Comercio y Servicios - SENA Regional Tolima 1
Identificación
del patrimonio documental
de la ciudad de Ibagué
Jorge Armando Varela Rendon
Jorge Alejandro Castellanos Bravo
Omar Arley Arenas Quimbayo
Luis Felipe Lozada Valencia
2 Identificación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué
Identificación y divulgación del

patrimonio documental de la ciudad
de Ibagué- Tolima

Jorge Armando Varela
Luis Alejandro Castellanos
Jennifer Alejandra Amórtegui
Colaboradores:
José Alonso Oviedo
Joaquín Eduardo Carrillo Orjuela
Erika Alexandra Prada Lozano
Viviana Valderrama Vanegas
TABLA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS.....................................................................................12
PRÓLOGO.........................................................................................................13
INTRODUCCIÓN.............................................................................................14
1. DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA INFORMACIÓN EN LA
PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL................................16
2. ESTADO DEL ARTE....................................................................................20
2.1 Contexto Internacional.............................................................................24
2.2 Contexto Nacional....................................................................................25
3. TEORÍAS Y CONCEPTOS CENTRALES...................................................28
3.1 Patrimonio documental............................................................................28
3.2 Descripción archivística...........................................................................29
3.3 Turismo Cultural......................................................................................32
4. MARCO NORMATIVO................................................................................34
5. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.................................35
5.1 Identificación documental........................................................................35
5.2 Divulgación y promoción.........................................................................36
5.3 Identificación de Fuentes de financiación................................................37
5.4 Infraestructura física y tecnológica..........................................................38
5.5 Personas....................................................................................................38
5.6 Procesos y servicios archivísticos............................................................39
5.7 Prospectiva archivística............................................................................39
6. RESULTADOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN............................41
6.1 Identificación del Patrimonio - Censo Archivístico de la ciudad de
Ibagué.............................................................................................................41
6.1.1 Gobernación del Tolima....................................................................42
6.1.2 Conservatorio del Tolima..................................................................45
6.1.3 Universidad del Tolima......................................................................48
6.1.4 Hospital Universitario Federico Lleras Acosta..................................51
6.1.5 INDEPORTES Tolima.......................................................................54
6.1.6 Alcaldía Municipal de Ibagué............................................................57
6.1.7 Hospital San Francisco E.S.E............................................................60

6.1.8 Gestora Urbana de Ibagué.................................................................63
6.1.9 Instituto de Financiamiento para la promoción y el desarrollo de
Ibagué (INFIBAGUÉ)................................................................................66
6.1.10 Universidad de Ibagué.....................................................................68
6.1.11 Corporación Festival Folclórico......................................................72
6.1.12 Archivo Histórico de Ibagué............................................................74
6.2 Análisis de los resultados del censo de archivos......................................79
6.3 Diagnóstico del estado de la documentación...........................................83
7. ESTRATEGIAS PARA LA DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA CIUDAD DE IBAGUÉ.............................................96
8. CONCLUSIONES.......................................................................................107
9. DISCUSIÓN................................................................................................ 110
REFERENCIAS............................................................................................... 111
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Criterios de valoración del patrimonio documental.............................35
Tabla 2. Deterioro Biológico..............................................................................83
Tabla 3. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 1.............................................89
Tabla 4. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 2.............................................90
Tabla 5. Estrategia 1...........................................................................................97
Tabla 8. Estrategia 4.........................................................................................100
Tabla 9. Estrategia 5.........................................................................................101
Tabla 10. Estrategia 6.......................................................................................102
Tabla 14. Estrategia 10.....................................................................................106
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio

Cultural Mueble.................................................................................................26
Ilustración 2. Niveles de Descripción Archivística............................................31
Ilustración 3. Elementos de análisis para divulgación proactiva de la información
del patrimonio documental................................................................................35
Ilustración 4. Entidades departamentales, municipales y privadas....................41
Ilustración 5. Redes sociales..............................................................................79
Ilustración 6. Servicios ofrecidos en el Archivo................................................80
Ilustración 7. Instrumentos de Descripción.......................................................81
Ilustración 8.Tipo de Soporte de la Documentación..........................................82
Ilustración 9. Porcentaje de Afectación por factores de deterioro biológico (media
y avanzado)........................................................................................................83
Ilustración 10. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 1...................................89
Ilustración 11. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 2...................................91
Ilustración 12. Medición de temperatura en el depósito de archivo..................92
Ilustración 13. Medición de Humedad Relativa................................................93
LISTA DE IMÁGENES
Imagen 1. Presencia de hongos en la documentación.......................................84
Imagen 2. Proliferación de hongos en el archivo..............................................85
Imagen 3. El efecto de los hongos en el papel..................................................86
Imagen 4. Afectación de insectos en la documentación...................................87
Imagen 5. Deterioro por insectos......................................................................88
Imagen 6. Humedad en los documentos...........................................................94
Imagen 7. Debilitamiento de los soportes por humedad...................................95
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Matriz de clasificación y resgristro de bienes muebles................... 115

Equipo de Investigación
Centro de Comercio y Servicios

Regional Tolima
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Autores:
Jorge Armando Varela Rendón

Luis Alejandro Castellanos
Jennifer Alejandra Amórtegui
AGRADECIMIENTOS
El presente libro recopila el desarrollo del trabajo de investigación llevado a cabo
en el Centro de Comercio y Servicios SENA – Regional Tolima, liderado por el
grupo de Gestión Empresarial, Servicios e Innovación Comercial GESICOM
del mismo Centro, bajo el auspicio y apoyo del grupo SENNOVA (Sistema
de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación), y la contribución de
instructores investigadores que han hecho posible este documento.
Los autores manifiestan total agradecimiento a la Dra. María Andrea Nieto,

directora Nacional del SENA, al director de formación profesional Dr. Mauricio
Alvarado Hidalgo, al coordinador del Grupo de Gestión Estratégica de la
Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación Dr. Emilio Eliécer Navia y su
excelente equipo de trabajo —especialmente a Nancy Briceño Moreno—; quienes
estuvieron pendientes de las acciones desarrolladas por el grupo de investigación.
Especial agradecimiento al Dr. Félix Ramón Triana Gaitán, director del SENA
Regional Tolima, quien ha motivado e impulsado los procesos de investigación
en la Regional; a las directivas del Centro de Comercio y Servicios lideradas
por el subdirector, el Dr. Álvaro Fredy Bermúdez Salazar; a los coordinadores
académicos Dr. Manuel César Trujillo y Dr. Omar Barragán Caicedo, y a la Dra.
Gloria Inés Urueña Montes, coordinadora de Formación Profesional Integral,
por su constante apoyo en el desarrollo de este proceso investigativo, por su
disposición y colaboración y por el tiempo dedicado a los instructores para
obtener un desarrollo continuo e idóneo en cada una de las actividades planteadas
para la ejecución del proyecto.
De igual manera agradecemos a los semilleros de investigación Rocío del Pilar

Gaitán, Ingri Oyola, Luisa Suaza, Norida Hernández, quienes apoyaron en la
recolección de información primaria, como base para la identificación y el diseño
de estrategias de divulgación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.
De forma especial, reiteramos el agradecimiento a las entidades que nos permitieron

el uso de su información, para el desarrollo de la investigación, es decir, a la
Universidad de Ibagué, a la Universidad del Tolima, al Hospital San Francisco E.S.E,
al Hospital Federico Lleras, entre otras. Y, en especial, a la profesional en Ciencia de
la Información y la Documentación Nelly Flórez, coordinadora del Archivo Histórico
de la ciudad Ibagué, por su apoyo y valiosos aportes al resultado de este proceso.
PRÓLOGO
Impactar positivamente en los procesos administrativos y de soporte de las
organizaciones, es uno de los objetivos primordiales que tiene el Centro de
Comercio y Servicios SENA Regional Tolima en la ciudad de Ibagué, a través de
su formación profesional integral. Es así como se ha incentivado la formulación
y desarrollo de proyectos de investigación e innovación, que tienen como actores
principales a los aprendices e instructores que benefician a los microempresarios.
En este sentido, es un orgullo prologar este libro como resultado del proyecto
de investigación denominado Identificación y Divulgación del patrimonio
documental de la ciudad de Ibagué, del grupo Gestión Empresarial, Servicios e
Innovación Comercial GESICOM.
En este contexto, los resultados de investigación proponen estrategias

encaminadas a la mejora de los procesos de Gestión Documental enfocados
no solamente a la preservación de los documentos, sino a la apropiación del
conocimiento contenidos en ellos, por parte de los ciudadanos a través de la
divulgación eficiente y dinámica del patrimonio documental de la ciudad
de Ibagué. Lo anterior, en la búsqueda de generar un sentido de identidad y
pertinencia que contribuya a la toma de conciencia por parte de nuestra sociedad,
de la importancia de conservar nuestra memoria para no repetir los errores del
pasado y tomar mejores decisiones para el futuro.
Para finalizar, cada vez y en mayor grado la información documentada se

ha convertido en un componente esencial de la gestión de las empresas. Por
consiguiente, cabe resaltar la integración de las TIC, la Gestión Documental y
el Turismo —en el presente libro se hace principal énfasis a este último—, ya
que son áreas que contribuyen a la ejecución de las acciones empresariales, que
optimizan los recursos existentes y otorgan una visión clara y estratégica para
que, entre entidades y comunidad, se dignifique la labor de los archivistas y su
importante rol en la conservación del patrimonio documental, que de acuerdo
con nuestra Constitución Política, pertenece a todos los colombianos.
Alvaro Fredy Bermudez Salazar

Subdirector Centro de Comercio y Servicios
SENA Regional Tolima
INTRODUCCIÓN
El Patrimonio Cultural, entendido como un legado que se transfiere, está

fundamentado en la memoria y en sus posibilidades de transmisión de saberes
de unas generaciones a otras. La memoria permite al individuo mantener
lo adquirido —tanto en conocimientos como en habilidades y actitudes—,
actualizar las experiencias positivas que se han vivido en momentos anteriores
y, por medio del filtro selectivo del olvido, desechar las experiencias negativas,
dolorosas o desagradables (Gobernación de Antioquia, 2011).
El patrimonio documental como parte importante del Patrimonio Cultural

contribuye decisivamente a la identidad y al autoconocimiento de una sociedad, de
acuerdo con Fernández (2009) “por patrimonio debemos entender el conjunto de
bienes culturales heredados del pasado y el creado por las generaciones actuales,
porque patrimonio puede ser también lo que estamos creando y dejaremos para
las generaciones futuras” (p. 2).
En tal sentido, la investigación Identificación y Divulgación del patrimonio

documental de la ciudad de Ibagué presentada en el marco de la iniciativa de
propuestas de investigación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA por
el grupo de Gestión Empresarial, Servicio e Innovación Comercial GESICOM,
línea de Investigación: Gestión Administrativa, Contable y Asistencia Financiera
(ACAF), y la integración de las líneas de investigación de Gestión Turística,
Gastronómica y Hotelera (TUGA), de la Regional Tolima; aporta insumos
importantes para la proyección de una cultura archivística en la región y, por
tanto, una mejora sustancial en la preservación y administración eficiente del
patrimonio documental de Ibagué.
Para la ejecución del proyecto de investigación es necesario, en primer lugar,

identificar el estado actual y real del patrimonio documental, teniendo en cuenta
tanto aquellos que actualmente puedan ser catalogados como tal, o los que a
futuro pudieran serlo, seguido de una identificación de los elementos esenciales
que se deben tener en cuenta, para así generar estrategias multidisciplinarias
encaminadas a mejorar los procesos de organización, preservación, valoración
y divulgación de estos documentos, que logren de forma oportuna mitigar o
eliminar los problemas encontrados.
Por lo anterior, el presente libro es la síntesis del estudio investigativo y será

abordado en tres grandes acápites: primero, se constatará el estado del arte en las
diferentes áreas que integran el proyecto, lo cual indica una visión completa del
contexto internacional y nacional; segundo, se lleva a cabo una caracterización
de los elementos esenciales para la identificación y divulgación del patrimonio
documental, con el fin de determinar las variables más significativas a tener
en cuenta para el cumplimiento de este objetivo y, tercero, se presentan las
estrategias multidisciplinarias de mejora propuestas por los autores.
1. DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA INFORMACIÓN EN

LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
“Quien tiene autoridad, tiene archivo”
Código de Derecho Civil de Justiniano (Siglo VI)
Con la promulgación en el año 2014 de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública 1712, se dio un paso importante para que los colombianos
puedan acceder a la información pública de manera efectiva y transparente. En
los artículos 2 y 3 de la misma ley, se relacionan los principios que se deben
adoptar para su debida implementación:
• Principio de máxima publicidad para titular universal

• Principio de transparencia
• Principio de buena fe
• Principio de facilitación
• Principio de no discriminación
• Principio de gratuidad
• Principio de celeridad
• Principio de eficacia
• Principio de la calidad de la información
• Principio de responsabilidad en el uso de la información
• Principio de la divulgación proactiva de la información
Si bien la mayor parte de estos principios se encuentran tácitamente en otras

normas legales, la Ley de Transparencia tiene el mérito de unificarlos y definirlos
claramente para su aplicación, por parte de todas las entidades que custodian y
controlan la documentación pública.
Dentro de los principios nombrados, el principio de la divulgación proactiva de

la información aparece como una importante novedad normativa, dado que este
establece básicamente que las entidades no solo tienen el deber de dar respuesta a
las solicitudes de información, sino también, publicar y divulgar sus documentos
de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible.
Lo anterior posibilita un reto importante para las instituciones, debido a que

comúnmente los ciudadanos consultan la información pública más por una
necesidad individual relacionada con la gestión administrativa de cada entidad;
que por ejercer su deber de controlar la eficiencia de los procesos estatales o

satisfacer necesidades de investigación histórica, cultural o científica.
Uno de los retos es el de generar una cultura de identidad y apropiación de

los ciudadanos por su documentación, para lo cual es necesario que todas las
personas conozcan qué información pública poseen, dónde se encuentra y cómo
acceden a ella.
Los documentos conservan parte de la memoria colectiva de nuestra sociedad,

a través de ellos es posible preservar la historia de los pueblos, sus costumbres
e incluso, su avance científico y cultural; por esto la importancia de que los
ciudadanos no solo se sensibilicen sobre la información individual que las
entidades administran, sino también, por todos los documentos que conservan la
información de interés colectivo.
La falta de una aplicación eficiente del principio de divulgación, no solo desde

la aprobación de la Ley de Transparencia sino mucho antes, ha traído consigo
el desinterés y desconocimiento de la sociedad colombiana por su identidad
cultural plasmada en documentos, contribuyendo como consecuencia, que
los documentos custodiados por las instituciones —públicas y privadas—
desaparezcan silenciosamente y sin doliente.
“Esta situación de desorden ha conducido a la eliminación indiscriminada,

sustracción o deterioro de documentos por las inadecuadas condiciones de
conservación y seguridad, y definitivamente han propiciado el detrimento del
patrimonio histórico de la Nación” (Casilimas Rojas & Ramírez Moreno, 2004,
p. 7), mientras que esta pasa totalmente desapercibida para la mayor parte de los
ciudadanos.
Esa desaparición intencional o no de la documentación por diferentes factores

es evidenciable cuando se identifica la presencia de fondos acumulados en las
entidades. Los fondos acumulados según el Archivo General de la Nación de
Colombia (2004) “son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y
de conservación” (p13).
De acuerdo con el informe del Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión

(FURAG) del año 2016, el 39 % de las entidades de orden nacional poseen esta
clase de fondos, esto sin contar las de carácter territorial que suelen contar con
un menor número de recursos (humanos, económicos, tecnológicos, entre otros)
para evitar este problema.
Una de las variables de mayor impacto para la prolongación de esta situación

en las entidades, es la baja eficiencia en las tareas de identificación de los
documentos para su posterior archivo y localización, ya que este proceso es
clave, pues estas actividades implementadas adecuadamente se traducen en un
aumento considerable en la productividad al ahorrar tiempo, tanto en el proceso
de archivo como en consultas futuras.
A partir de la problemática descrita con anterioridad, el grupo de investigación

GESICOM del Centro de Comercio y Servicios del SENA Regional Tolima,
formula el proyecto de investigación Identificación y divulgación del patrimonio
documental de la ciudad de Ibagué con la intención de establecer estrategias que
permitan contribuir a la solución de esta.
Teniendo en cuenta la amplia dimensión de esta problemática, el proyecto de

investigación ha delimitado su alcance de acuerdo con los siguientes parámetros:
• Área de localización geográfica: Ibagué Tolima.

• Tipo de documentación: Documentos en soporte papel con valores
secundarios (históricos, culturales e investigativos).
• Contexto institucional: Archivos de entidades públicas de orden
departamental y municipal localizadas en la ciudad de Ibagué.
Según Godoy, López & Casilimas (2002) los valores secundarios son aquellos que
sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad
de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio
de la memoria colectiva. Son el patrimonio documental de la comunidad que los
creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las
razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores con el tiempo.
Por consiguiente, el proyecto pretende centralizar sus esfuerzos en los documentos

que puedan considerarse parte del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.
De acuerdo con la UNESCO (2002) se entiende por patrimonio documental la
agrupación de documentos que debido a que reflejan la memoria colectiva de un
pueblo, nación, región o sociedad y a que muestra la diversidad de los pueblos,
culturas e idiomas; forma parte del Patrimonio de la humanidad; los cuales están
conformados por elementos movibles consistentes en signos/códigos, sonidos
o imágenes, conservables (los soportes son elementos inertes) reproducibles y
trasladables, fruto de un proceso de documentación deliberado.
Como resultado de esta delimitación y priorización, en el proyecto se establecen

para el mismo, los siguientes objetivos:
• Identificar el patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.

• Evaluar las condiciones de administración y conservación del patrimonio
documental de la ciudad de Ibagué.
• Establecer estrategias de divulgación y apropiación del patrimonio
documental.
Los dos primeros centralizan su quehacer metodológico de la ciencia archivística

que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación,
ordenación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos que en los
archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio
público (Shellenberg, 1956). Para el último objetivo, se establece como línea
base el turismo cultural para diseñar estrategias que fomenten el interés de los
ciudadanos en los documentos.
2. ESTADO DEL ARTE

El procesamiento de los datos se convierte en uno de los elementos más importantes
para el almacenamiento de los documentos que tengan una particularidad y
sean importantes en los diferentes procesos que desarrollan las entidades. La
coexistencia de diferentes formatos y soportes físicos para el almacenamiento de
los datos, para la gestión de los documentos, en particular, la presencia de datos
no estructurados; representa una gran limitante para la elaboración de análisis
de muchos documentos y procesos. En este objetivo al explotar la adopción de
diferentes técnicas para analizar textos y extraer automáticamente la información
relevante, en el marco del procesamiento de la importación, se han propuesto
diferentes modelos para la transformación de los datos y al implantar como
modelo Trough una arquitectura basada en el análisis semántico. El análisis que
se puede realizar sobre los datos tiene diferentes aplicaciones, a través del cual
sus principales usos se apoyaron para la formalización y protección de historiales
médicos de salud electrónica (Amato, Casola, Mazzocca, & Romano, 2011).
La recuperación de los documentos que han transcendido en el desarrollo de

los aspectos culturales más importantes y que han sido generadores de eventos
relevantes en el entorno, por ende, se busca su recuperación ya que contienen gran
cantidad de información valiosa para la historia. A medida que estas colecciones
crecen en número y tamaño, proporcionan una recuperación efectiva de textos
breves que presentan un problema de investigación significativo. Por tanto,
proponemos un enfoque novedoso para mejorar la recuperación de información
para textos, que nos permita minimizar y controlar su aglomeración basados en la
expansión agresiva de documentos. En primera medida se realiza la selección de
documentos con la misma temática y que su tipo de contenido sean consultados,
por lo cual se analizan los resultados para conocer los más representativos.
En cuanto a la recuperación se propone la técnica que permite modelos de las
propiedades léxicas y las temporales. Por ello, este método produce mejoras
efectivas para la recuperación de los datos más importantes y que estos puedan
ser preservados a lo largo de los años (Efron, Organisciak, & Fenlon, 2012).
La gestión del conocimiento se transforma en un elemento que permite el

desarrollo integral de los seres humanos, así mismo se ha convertido en una
de las principales tendencias durante la mitad del siglo XX, en la que se
destaca, principalmente, la importancia del recurso de conocimiento para las
organizaciones empresariales. Uno de los principales aspectos que permite la
transferencia de conocimiento es la administración de los documentos, que dan

a conocer información relevante para la estructuración de las temáticas que se
quieren aprender. En análisis de la información del contenido de los documentos
se han desarrollado métodos para mejorar su clasificación y las funciones de
recuperación.
Los principales resultados que se encuentran son una técnica para la identificación
de relaciones conceptuales para la extracción del conocimiento semántico de los
documentos contractuales de construcción, que pueden utilizarse para mejorar
las funciones de la gestión electrónica de los documentos, de la misma manera la
clasificación y la recuperación de documentos (Al Qady & Kandil, 2010).
La preservación de la información se ha convertido en uno de los principales

aspectos para resguardar la información, sea de forma digital o impreso, estos
son esenciales para comprender las temáticas relacionadas en ciencias, la
adecuada toma de decisiones con respecto a la salud, el medioambiente y la
economía. Los conjuntos de datos acumulativos contribuyen a la comprensión
de las principales tendencias, frecuencias y patrones que puedan formar una base
para la proyección y tener una visión ya sea a corto, mediano o largo plazo.
Dado lo anterior, la preservación de la información es una de las principales
características innatas en la gestión documental, que proporciona una visión
general del estado de los documentos. Asimismo, el análisis estructurado de la
información que este representa tales como la calidad de datos, particularmente
en precisión, confiabilidad y autenticidad y cómo son representados en metadatos.
Estos conceptos se definen ampliamente desde las perspectivas científicas y
archivísticas.
Por lo tanto, la gestión de los documentos destaca el concepto de registro en

el contexto del entorno, se presentan mecanismos digitales para que la gestión
archivística pueda emplear herramientas para la preservación de documentos
y esta pueda perdurar a lo largo de los años (Lauriault, Craig, Fraser Taylor, &
Pulsifer, 2007).
Hoy en día se busca la representación de los aspectos culturales más importantes

que han trascendido en el entorno, también que no se pierdan los principales
arraigos culturales y tradiciones que se enmarcan en la evolución de un país.
Grandes cantidades de contenido de patrimonio cultural han sido digitalizadas

y están disponibles en bibliotecas digitales. Sin embargo, a menudo no están

estructuradas y son difíciles de navegar. Las técnicas que se han desarrollado
para realizar un análisis estructurado a la información para la identificación de
elementos similares a estas colecciones, con el fin de mejorar la navegación en
las plataformas para que estos que están implícitamente conectados se vinculen
entre sí y permita agrupar conjuntos de elementos similares. En este caso se
representa una biblioteca digital denominada Europeana que contiene más de
20 millones de objetos digitales de un conjunto de proveedores de patrimonio
cultural en todo Europa.
De la misma forma se plantean herramientas para la búsqueda de información

mediante metadatos que contribuyen a la navegación. En ellas el análisis de esta
información se efectúa mediante dos enfoques; el primero de ellos basado en el
conocimiento que utilizan fuentes de conocimiento externas y, el segundo, se basa
en el análisis de la distribución de frecuencias de las palabras en los documentos.
Ambas técnicas evalúan los juicios manuales obtenidos por este estudio y una
prueba de opción múltiple creada a partir de categorías generadas, dependiendo
de la información de las colecciones del patrimonio cultural (Aletras, Stevenson,
& Clough, 2012).
La preservación del patrimonio cultural inmaterial, como la música y la

danza, requiere la codificación de los conocimientos que han sido arraigados
en el entorno donde se realiza la interacción, junto con el almacenamiento
de los registros digitalizados de las representaciones. Por ende, uno de los
principales resultados de esta investigación es diseñar un repositorio de
patrimonio cultural que pueda apoyar en la conservación de estos datos. Como
el baile y la música se graban desde formato de multimedia, se efectúa un
análisis que permite codificar los diferentes datos que contiene el archivo. De
la misma manera, en el desarrollo con un marco arquitectónico, que incluye
un método para la construcción de la ontología con un conjunto de etiqueta de
datos de entrenamiento y el uso de la ontología para anotar automáticamente
las nuevas instancias de artefactos del patrimonio digital. Estas anotaciones
permiten la creación de un entorno de navegación semántica en un repositorio
de patrimonio cultural. Igualmente, la eficacia de esta plataforma mediante la
construcción y el análisis del patrimonio cultural de la danza clásica de india
y la exploración para los videos, reflejan la importancia de la conservación de
las principales tradiciones que se arraigan en el país (Mallik, Chaudhury, &
Ghosh, 2011).
En la actualidad, las TIC han abordado diferentes procesos administrativos con

el fin de resguardar la información más relevante en las empresas, por ende, las
entidades han decidido adoptar mecanismos para su digitalización, con el fin de
desarrollar sus actividades propias en el marco de los procesos que se clasifican
en la gestión de su actividad.
Actualmente existen plataformas que permiten la administración y la

preservación de los documentos que sean necesarios para la ejecución de los
diferentes procesos que se ejecutan en el marco de las actividades que realizan
las organizaciones. La gestión de registros en un entorno de computación en
la nube y referir un modelo estratificado para la preservación en la nube. Se
utiliza un sistema de archivo utilizando conceptos y clasificando el tipo de
información. El modelo propuesto permite compartir la funcionalidad y los
objetos de información convirtiéndolos en disponibles como servicios para
capas superiores. Este modelo cubre todo el ciclo de vida del documento,
posibilitando la funcionalidad de archivo como la planificación de preservación
en una etapa temprana y ayudando a simplificar la transferencia de registros. El
modelo proporciona un enfoque simple y compatible para representar los objetos
digitales y los metadatos necesarios desde los sistemas de creación de contenido
a los sistemas de archivo. Se han realizado muchas investigaciones sobre los
aspectos técnicos de almacenamiento en la nube, asimismo, para la integración
de la trasferencia de registro y la preservación de los sistemas en ella. En este
sentido, la herramienta es considerada un apoyo digital para la preservación y
conservación de documentos para resguardar la información a lo largo de los
años (Askhoj, Sugimoto, & Nagamori, 2011).
2.1 Contexto Internacional
En el contexto internacional, la Unesco en el año 1995 emprendió el programa

Memoria del Mundo (Memory of the World Programme, en inglés) que estableció
las directrices para la salvaguarda de las memorias documentales, a través de las
cuales ha recopilado diferentes conceptos y ha diseñado diferentes estrategias
orientadas a la preservación y el acceso del patrimonio histórico documental de
mayor relevancia para los pueblos del mundo, así como también, promocionar el
interés por su conservación entre los estados miembros de las Naciones Unidas.
Las directrices originales del programa Memoria del Mundo fueron elaboradas
por Jan Lyall en colaboración con Stephen Foster, Duncan Marshall y Roslyn
Russell, bajo los auspicios de la Federación Internacional de Asociaciones de
Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA). Este documento innovador y sobresaliente,
publicado en 1995, sirvió de base para el consiguiente desarrollo del Programa y
de los valores que representa. Adicionalmente, durante las reuniones celebradas en
1997 y 1999 por el Comité Consultivo Internacional y en la segunda Conferencia
Internacional de la Memoria del Mundo en el año 2000, estas directrices han
sido objeto de revisión y actualización (Organización de las Naciones Unidas
para la Educación la Ciencia y la Cultura, 2002).
Otra iniciativa que se destaca dentro del rescate del patrimonio documental es
el Proyecto InterPARES 3 —International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems— o Investigación Internacional Acerca de
Registros Documentales Permanentes y Auténticos en Sistemas Electrónicos
es un esfuerzo de colaboración internacional, consolidado a lo largo de varios
países y formado por equipos multinacionales. La dirección del proyecto en
su conjunto está patrocinada por la Comunidad del Consejo de Investigación
para las Ciencias Sociales y las Humanidades del Canadá y las Alianzas de
Investigación Universitaria (Canada’s Social Sciences and Humanities Research
Council’s Community - University Research Alliances) patrocinadores a su vez
del equipo del Canadá, —Canadá TEAM— (Proyecto InterPARES, s.f.).
2.2 Contexto Nacional
En Colombia, el Estado, a través del Ministerio de Cultura (2013) formuló

la Política para la protección del Patrimonio Cultural Mueble, en la cual se
establecen directrices y estrategias coordinadas, articuladas y sostenibles a
corto, mediano y largo plazo, en las que intervienen los agentes, las instituciones
del campo y la sociedad en general para fortalecer e incrementar la gestión e
inversión en el desarrollo de los componentes del Patrimonio Cultural Mueble.
Son considerados Patrimonio Cultural Mueble los siguientes (ver anexo A):
• Patrimonio arqueológico: Comprende aquellos vestigios producto de

la actividad humana, y aquellos restos orgánicos e inorgánicos que,
mediante los métodos y técnicas propios de la arqueología y otras ciencias
afines, permiten reconstruir y dar a conocer los orígenes y las trayectorias
socioculturales del pasado.
• Patrimonio artístico: Está constituido por aquellos bienes que fueron
elaborados con fines artísticos y que muestran los diversos periodos del
arte de Colombia o del mundo.
• Patrimonio bibliográfico: Es aquel constituido por libros, publicaciones
seriadas, audiovisuales y demás información, registrada en diversos
soportes, de obras publicadas en el país, obras de autores y temas de la
respectiva nación, publicados en su territorio y en el exterior, en primera
y otras ediciones.
• Patrimonio utilitario: Estos bienes se caracterizan por haber tenido una
utilidad funcional para cualquier ámbito de la vida o del saber. Son bienes
producidos para el uso, y algunos de ellos dan cuenta de la relación que
se estableció o establece con el espacio en el que se usaron o se usan.
• Patrimonio documental: Consta de dos componentes; el contenido
informativo y el soporte en el que se consigna. Dicho patrimonio está
conformado por los siguientes tipos de documentos: piezas textuales,
piezas no textuales, piezas audiovisuales, documentos virtuales.
Las anteriores definiciones son claves para delimitar el alcance y objeto del
proyecto, dado que se puede incurrir en errores en la identificación del patrimonio
documental al confundirlo con cualquiera de los otros, dado que las entidades
en algunos casos suelen conservar en los archivos diferentes tipos de Patrimonio
Cultural Mueble.
En la Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio

Cultural Mueble, se describen claramente las actividades para tener en cuenta en
la ejecución del proyecto de investigación de Identificación y Divulgación del
patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.
Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio

Cultural Mueble
Fuente: Ministerio de Cultura —Colombia—
El Archivo General de la Nación AGN es la entidad encargada de la Declaratoria

de Bienes de Interés Cultural de carácter documental archivístico del ámbito
nacional por la Ley 1185 de 2008. La declaratoria de un bien documental
archivístico como de Interés Cultural es el acto administrativo por medio el
cual, se determina que un bien (ya sea una unidad documental, un fondo, una
colección o un archivo) queda cobijado por un Régimen Especial de Protección.

Para declarar un bien de interés cultural de carácter documental archivístico del
ámbito nacional, se considera la presencia de todos o algunos de los valores de
orden histórico, estético o simbólico, los cuales se determinan a través de los
criterios de valoración que el AGN ha fijado, de acuerdo con las características
particulares de los bienes documentales archivísticos.
Dentro de las iniciativas que se encuentran en ejecución por parte del Archivo
General de la Nación para la identificación del patrimonio documental está la

elaboración del Censo Nacional de Archivos CNA.
El CNA es el instrumento que tiene como fin identificar los archivos colombianos
y sus fondos. El censo busca recopilar datos como de contacto, aspectos de
infraestructura y almacenamiento de documentos, y los datos básicos de los fondos
documentales.
El principal objetivo del censo es conocer el panorama archivístico nacional,

establecer prioridades para tomar acciones conjuntas y servir de medio para
la investigación; e instrumento para la lucha contra el tráfico de patrimonio
documental.
Este proyecto de elaboración CNA tiene como objetivos principales:

• Llevar a cabo la planificación del hacer archivístico con planteamientos
de la política archivística vigente, basados en la situación de los archivos
a nivel nacional, regional y local.
• Identificar el número total de archivos, el estado general de conservación
de los fondos documentales, su equipamiento, accesibilidad y recursos
humanos en un contexto global e integrado.
• Fomentar en la ciudadanía el uso y acceso a la información y a los
documentos, como garantía de sus derechos.
• Normalizar la información para la identificación de los archivos en
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
• Establecer herramientas que garanticen la cobertura en la identificación
de los archivos públicos y privados de interés público.
• Contar con un registro actualizado de los archivos del territorio colombiano,
así como una identificación general de las series documentales o de los
temas generales contenidos en ellos.
• Evaluar las condiciones de los archivos y sus potencialidades, lo cual
permitirá tener una visión de las necesidades existentes para su desarrollo,
así mismo generar planes para su modernización en coherencia con las
políticas archivísticas.
• Servir como herramienta contra el tráfico ilícito de bienes documentales
de interés cultural.
3. TEORÍAS Y CONCEPTOS CENTRALES

3.1 Patrimonio documental
De acuerdo con la UNESCO (2002) un documento es “aquello que consigna algo

con un propósito intelectual deliberado” (p.2). Se considera que un documento
consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se
consigna. Ambos elementos pueden presentar una gran variedad de formas y ser
igualmente importantes como parte de la memoria.
Por ejemplo:
• Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El
contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro
medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas
de palmera, corteza, tela, piedra, etc.
• Asimismo, piezas no textuales como dibujos, grabados, mapas o
partituras.
• Piezas audiovisuales, como películas, discos, cintas y fotografías;
grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos,
electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un
dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido.
• Documentos virtuales, como los sitios de Internet almacenados en
servidores: el soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos
electrónicos forman el contenido.
El término “patrimonio” es de uso corriente en el mundo de los asuntos materiales

y económicos, y en su definición se conjugan diferentes aspectos. Hace alusión
al conjunto de bienes, valores y objetos que posee una persona o una unidad
económica, más que a los bienes de consumo inmediato (que ingresan y se
utilizan en seguida), y corrientemente se asocia a los bienes que significan un
acumulado de riqueza, que permanecen a lo largo del tiempo y que constituyen,
por lo tanto, la fortaleza, el capital, el punto de partida para el desarrollo de un
individuo o unidad económica (Ministerio de Cultura. Colombia, 2013).
Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier
tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o unos
archivos.
3.2 Descripción archivística
La organización documental a lo largo de su ciclo vital tiene como principales

actividades los procedimientos de clasificación, ordenación y descripción
archivística.
La clasificación, en primera instancia, permite estructurar a partir de categorías

claramente identificadas en las agrupaciones documentales (fondos, secciones
y series) del cuadro de clasificación documental, la aplicación del principio de
procedencia, el cual establece el respeto por la unidad e independencia de los
documentos de cada fondo y unidad productora de documentos, sin mezclarse.
La ordenación, por su parte, como acción complementaria de la clasificación

efectuada para tener un control material de los fondos, secciones, series y
expedientes, permite la colocación física de estos en el espacio y mobiliario
disponible, con lo cual se facilita su localización.
Según Ramírez (2011) el hecho de que un archivo se encuentre bien clasificado

y ordenado no garantiza, ipso facto, la posibilidad de consultarlo y acceder de
manera eficaz a la información que contiene. Quizá el archivista que clasificó y
ordenó un archivo dado, pueda acceder fácilmente a su información, pero eso
no necesariamente implica que otros usuarios potenciales conozcan su método
y que les sea fácil localizar la información que busquen. Por lo tanto, además de
clasificar y ordenar los archivos, es necesario describir su contenido. Esto se logra
mediante el diseño, desarrollo y uso de una serie de instrumentos descriptivos.
Los procesos e instrumentos de descripción documental constituyen una de las

actividades más importantes, pues determina el cierre correcto de los procesos
de organización, la vinculación de estos con sus usuarios tanto institucionales
como sociales y, por ende, localización oportuna de los documentos.
Por consiguiente, un archivo del cual no se conozca su contenido, su importancia

informativa, su procedencia institucional y las funciones que dieron lugar
a su creación y utilización, jamás podrá valorarse, conservarse y difundirse
apropiadamente.
“La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo

archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia
documentación: informar” (Cruz Mundet, 1999, s.p.).
El principal referente normativo a nivel internacional para la descripción de

archivos, lo constituye la norma ISAD (G) 2000 por sus siglas en Ingles General
International Standard Archival Description (Norma Internacional General
de Descripción Archivística), esta norma constituye una guía general para la
elaboración de descripciones archivísticas.
De la misma manera contiene reglas generales para la descripción archivística

que pueden aplicarse con independencia del tipo documental del soporte físico de
los documentos de archivo. Este conjunto de reglas generales para la descripción
archivística forma parte de un proceso dirigido, principalmente, a garantizar
la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas; facilitar la
recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo,
compartir los datos de autoridad; y hacer posible la integración de las descripciones
procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información (Consejo
Internacional de Archvos, 2001).
La estructura de la Norma ISAD (G) alude a un panorama amplio que tiene

diversas implicaciones. Entre ellas: el concepto del nivel de descripción y
las partes que la componen, que se relaciona con las diversas categorías de
agrupación asociadas a la documentación (Consejo Internacional de Archvos,
2001).
La ISAD (G) establece los siguientes niveles de descripción:

Ilustración 2. Niveles de Descripción Archivística
Fuente: Consejo Internacional de Archivos ISAD (G)
Con base en esta norma se estructura el diseño de los instrumentos descriptivos

necesarios en los archivos. Como menciona Ramírez (2011) “Los instrumentos
de descripción constituyen la llave maestra que vincula, en la práctica, a los
archivos con sus usuarios. Los instrumentos de descripción, manuales o
automatizados registran la información resultante de los procesos descriptivos”
(p. 45).
El acuerdo 005 del archivo General de la Nación (2013) establece para Colombia
la obligatoriedad de la construcción de estos instrumentos de descripción, entre
los que se encuentra:
• Censo: En concordancia con lo expuesto en el artículo 30 del Decreto

2578 de 2012, es responsabilidad del Archivo General de la Nación
y de los Archivos Territoriales, elaborar y mantener actualizado el
Censo Guía de los archivos públicos del orden nacional y territorial.
El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen de
manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y
territorial, con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad,

la dirección, los fondos documentales, los servicios, entre otros.
• Guía: Describe de manera general un Archivo General Territorial o

Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución institucional,
la misión, las funciones, los objetivos, la visión, el alcance, los servicios,
la ubicación física del edificio; así como, reseña histórica, contenido,
series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen y temas
de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman,
entre otros. Las entidades o el Archivo General Territorial debe destinar
espacios en las respectivas páginas web para la publicación de la citada
guía.
• Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información,

en el que se describen de manera exacta, los datos de cada una de las
unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un fondo
documental.
• Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera

exhaustiva los documentos (expedientes, legajos, tomos) seleccionados
de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que
por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.
• Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos,

toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios
documentos, como en los instrumentos de descripción ya elaborados y
que reflejan el contenido de los documentos mediante palabras claves
o descriptores en lenguaje controlado. Según la temática de los fondos
objeto de la descripción documental debe contener la referencia para su
localización.
3.3 Turismo Cultural
Actualmente el Ministerio de Cultura tiene dentro de sus políticas, la del

desarrollo del turismo cultural, que resalta la potencialidad del turismo para
articular procesos de identificación, valoración, competitividad, sostenibilidad y
difusión del patrimonio cultural. En este sentido, esta política busca fomentar el
turismo cultural por Colombia e incentivar a nacionales y a extranjeros a conocer

y apropiar las costumbres y el patrimonio material e inmaterial del país. De
esta manera, se intenta generar beneficios a la comunidad, así como los medios
y motivaciones para cuidar y mantener el patrimonio cultural, garantizando la
sostenibilidad de los sectores cultural y turístico.
El desarrollo del turismo cultural en Colombia tiene por objeto la sostenibilidad

social y económica, la apropiación social del patrimonio cultural, y la participación
de las poblaciones locales en la construcción de lineamientos de planes, programas
y proyectos de este tipo de turismo; además del conocimiento, comprensión y
disfrute responsable, preservación y mantenimiento de las expresiones culturales
y naturales, propende por la puesta en valor del patrimonio nacional.
En este contexto en el proyecto de Identificación y divulgación del patrimonio

documental, se consideró esta política como herramienta de su difusión, en
la búsqueda de generar un mayor interés de los ciudadanos colombianos y
extranjeros en este.
4. MARCO NORMATIVO
En primer lugar, la normatividad existente en Colombia respecto a la conservación
del patrimonio documental tiene su base en la Constitución Política Nacional del
año 1991. El artículo 8 establece que es obligación de Estado y de las personas
proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Cuando este artículo
habla de las riquezas culturales, de la protección que estamos obligados, tanto el
Estado como las personas a otorgarles, aquí está involucrada la protección que se
le debe conceder a los soportes documentales, porque los documentos también
forman parte de ese patrimonio cultural de la Nación colombiana.
Igualmente, dentro de estos artículos de la Constitución se encuentra el artículo

72: Que establece que el Patrimonio Cultural de la Nación está bajo la protección
del Estado, el Patrimonio Arqueológico y otros bienes culturales que conforman
la Identidad Nacional pertenecen a la Nación y son inalienables.
Por su parte, el artículo 95 de la Constitución Política establece que es deber de

la persona y el ciudadano proteger los recursos culturales y naturales del país.
Adicionalmente, el artículo 313 establece la función de los Concejos Municipales
de dictar las normas necesarias para el control, la preservación y la defensa del
Patrimonio Ecológico y Cultural del municipio.
En segundo lugar, aparece en la legislación colombiana la Ley 80 de 1989, la cual

establece la facultad del Archivo General de la Nación de fijar políticas y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación.
Posteriormente aparece en el contexto normativo la Ley General de Archivos

594 del 2000 en el cual se establecieron las principales directrices a seguir para
la correcta gestión de las entidades sujetas a esta normatividad.
En tercer lugar y dando cumplimiento a la normatividad señalada anteriormente,

se encuentran las normas expedidas por el Archivo General de la Nación para
direccionar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
en cuanto a la conservación de los documentos.
5. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS PARA LA

IDENTIFICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL
Ilustración 3. Elementos de análisis para divulgación proactiva de la información del
patrimonio documental
Fuente: Los Autores
5.1 Identificación documental
Identificación de archivos - Censo de archivos
Tabla 1. Criterios de valoración del patrimonio documental
1. Autenticidad Se debe determinar fidedignamente su identidad y su

procedencia. Se debe tener cuidado con las imitaciones y las
copias.
2. Unicidad Debe haber tenido gran importancia a lo largo de un periodo
de tiempo o en una zona cultural particular. Puede ser
representativo de un género pero no debe existir otro idéntico.
3. Tiempo La antigüedad del documento no siempre es reflejo de su
importancia. Más bien, el documento debe ser un reflejo de su
época o decirnos algo sobre ella.
4. Lugar El documento puede ser un testimonio de una localidad

ya desaparecida o ser un auxiliar para la comprensión de la
historia de cierto país, región o sociedad.
5. Personajes El contexto social y cultural de su creación puede reflejar
relacionados aspectos significativos del comportamiento humano, o
circunstancias sociales, industriales, artísticas o políticas.
Puede mostrar la influencia de individuos o grupos clave.
6. Tematica El asunto puede referirse a hechos históricos o intelectuales
concretos relacionados con las ciencias naturales, sociales y
humanas, la política, la ideología, el deporte y el arte.
7. Forma y estilo El elemento puede poseer un notable valor estético, estilístico
o lingüístico, ser un ejemplar típico o clave de un tipo de
presentación, costumbre o medio, o de un soporte o formato
desaparecido o en vía de desaparición.
8. Importancia Permite a una comunidad determinada demostrar su
social y apego afectivo a ese documento o a esos documentos por
espiritual su contribución a la identidad y la cohesión social de dicha
comunidad.
OTROS Rareza; integridad; amenaza.
CRITERIOS
Fuente: UNESCO
5.2 Divulgación y promoción
“De nada sirve el archivo más ordenado si no se utiliza”

Myriam Mejía
Para Mejía (1994) uno de los fines del archivo consiste en proporcionar con
la máxima celeridad posible, en el momento oportuno, los documentos o las
informaciones que se requieran, “para nada servirán la Constitución, las leyes
y las reglamentaciones, y los archivos organizados por personal capacitado,
si la existencia y el contenido de sus documentos permanecen ignorados por
sus usuarios y el público en general” (p. 44).
El desconocimiento del patrimonio documental por parte del publico es sin duda
uno de los eslabones débiles en la cadena de elementos que se interrelacionan al
instante de dar trascendencia a la conservación de la memoria documental, pues

al carecer de dolientes, los archivos se abandonan a su suerte y a la buena, mala
o nula voluntad detengan sus funcionarios, políticos y directivos de turno.
Para esto es esencial la participación interdisciplinaria de áreas como el

marketing, la comunicación social, el turismo y la educación que aporten pautas
y métodos apropiados que permitan aterrizar eficientemente las estrategias que
se lleguen a plantear para apoyar la promoción de los archivos y sus servicios.
Según Rosisini (2001) “la Promoción es un proceso, su objetivo fundamental

es informar, persuadir o recordar. Específicamente la promoción busca que el
cliente se entere de la existencia de los productos, creando imagen positiva
y estimulando su adquisición inmediata” (p. 3). En este sentido es necesario
analizar si los usuarios reales y potenciales de los archivos están enterados de
los productos y servicios que el archivo ofrece, y en caso contrario diseñar las
estrategias de divulgación necesarias para que esta información esté disponible.
Entendiendo la disponibilidad como la característica por la cual los documentos
puedan ser localizados, recuperados, presentados e interpretados (Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2010).
Es necesario saber si los medios con que se cuenta para la comunicación de

los servicios y productos de información documental son suficientes y sirven
para lograr enterar a los ciudadanos de su existencia o si estos deben ser
mejorados o reemplazados.
5.3 Identificación de fuentes de financiación
De acuerdo con el Ministerio de Cultura (2013), la protección del Patrimonio

Cultural Mueble, en el que se encuentra clasificado el patrimonio archivístico,
tiene débil presencia en la agenda pública, esto ha dado origen a una baja
inversión pública y a escasa gestión para incentivar la inversión privada en el
Patrimonio Cultural Mueble, si se compara con la que reciben las otras categorías
del patrimonio.
Si bien el acceso a los documentos de interés debe ser universal y por tanto gratuito,
es necesario analizar los costos asociados a la preservación de los documentos,
su administración y de los servicios archivísticos asociados, a fin de identificar
de fuentes nacionales e internacionales de financiación y fortalecimiento.
De acuerdo con lo anterior, no basta solamente con identificar los documentos,

sino además, llegar a la instancia de divulgarlos precisando de dónde se van a
obtener los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad y mantenerla en
el tiempo establecido.
5.4 Infraestructura física y tecnológica
Como se había anotado anteriormente, las condiciones funcionales deben

facilitar la cómoda ejecución de tareas y actividades de los funcionarios y de
los usuarios del archivo. Deben propender por el mejor aprovechamiento de los
espacios físicos y la óptima distribución del mobiliario, racionalizando recursos
y arrojando mejores índices de productividad en el desempeño.
La funcionalidad también va ligada a las características y a la distribución de

muebles y equipos. De otra parte, en relación con los servicios que presta el
archivo a sus usuarios, la dotación y disposición del mobiliario y equipo son de
suma importancia.
5.5 Personas
En este componente es esencial abordar a los protagonistas que interactúan

diariamente con los documentos, los usuarios y los funcionarios de archivos.
Los usuarios son el objetivo directo del componente de promoción. Si

bien cualquier ciudadano es un potencial usuario del archivo, es necesario
analizar y perfilarlos para mejorarlo, para satisfacer adecuadamente sus
necesidades y expectativas y con esto aumentar su sentido de pertenencia
hacia el patrimonio documental.
De acuerdo con el portal marketing directo, un cliente potencial es aquel

que reúne las mismas características de perfil y motivaciones que el cliente
actual, en este sentido es pertinente explorar, partiendo del estudio de usuarios,
quienes pueden estar necesitando la información, que incluso puedan llegar a
ampliar la motivación investigativa e histórica, que en general mantienen los
archivos, para incorporar otras como las motivaciones culturales y de ocio, que
se manejan, por ejemplo, en el turismo cultural.
Lo anterior bajo el argumento de que si logra una sociedad más comprometida y

comprensiva de la importancia de los documentos para su vida diaria, su pasado

y futuro, se puede llegar a despertar el interés de sus dirigentes en mejorar las
condiciones para el rescate de nuestro patrimonio documental.
El segundo factor es el funcionario de archivo, en este sentido es pertinete no solo

valorar el conocimiento académico, sino también, analizar los saberes empíricos
que se logran con la experiencia, además de otro conjunto de oportunidades,
fortalezas, debilidades y amenazas que sobre este factor se puedan identificar.
5.6 Procesos y servicios archivísticos
La administración y sus procesos (planeación, dirección, organización, ejecución,

evaluación y control o seguimiento) deben ser aplicados en las actividades
propias de los Depósitos de Archivos, para tener certeza sobre los resultados
positivos en el quehacer archivístico (Villa Ayala, 1995).
Es importante establecer lineamientos claros de administración y atención

al depósito, que se reflejan en reglamentos, manuales de procedimientos
(administrativos y técnicos), manuales de funciones, flujogramas, etc. Estas son
herramientas que indican de forma precisa las actividades a seguir y las maneras
de actuar frente al trabajo archivístico, las funciones y sus responsables en las
diferentes actividades, y los recursos necesarios para ejecutar dichas tareas.
5.7 Prospectiva archivística
“No hay viento favorable para quien no sabe para dónde va”
Séneca
Gaston Berger (1991) define la prospectiva como “la ciencia que estudia el
futuro para comprenderlo y poder influir en él” (p.12), concepto que no debiera
ser indiferente en el contexto de la archivística y su objeto de estudio, los
documentos, pues estos se crean, gestionan y disponen a la par de los cambios
sociales y tecnológicos, y tal como lo afirma Martín Pozuelo (2010) “la
archivística experimenta en la actualidad transformaciones tan profundas que su
propia naturaleza se está viendo modificada” (s.p.).
Por prospectiva archivística entiendo la investigación que se plantea y se

desarrolla para dar respuesta a los interrogantes y la incertidumbre respecto al
futuro de los archivos y de la archivística, así como al estudio de los factores

de cambio que determinarán ese futuro. Dicho de otra manera, la prospectiva
archivística no es otra cosa que la aplicación al estudio de los archivos de las
técnicas que nos hacen posible el conocimiento y la anticipación sobre su futuro,
con el fin de diseñar estrategias para promover su calidad y desarrollo integral
(Marín Pozuelo, 2010).
En este concepto aplicado al entorno de la administración del patrimonio

documental es necesario proyectar el futuro de la administración de este tipo
de archivos; pues no basta tan solo con identificar el patrimonio documental
actual, sino que, también se debe tener en cuenta que a futuro algunos
documentos que hoy no pueden entrar dentro de esta denominación, pueden
llegar a serlo en el mediano y largo plazo; por tanto es prioritario analizar
qué se está haciendo actualmente en este sentido, con el propósito de mejorar
o, dado el caso, formular las acciones preventivas y correctivas que nos
conduzcan a este fin.
6. RESULTADOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN

6.1 Identificación del Patrimonio - Censo Archivístico de la ciudad de Ibagué
Con base en el instrumento para la elaboración del Censo Nacional de Archivos

suministrado por el Archivo General de la Nación, dentro del proceso de
investigación se procedió a implementar este instrumento de descripción en
las entidades departamentales y municipales con sede en la ciudad de Ibagué.
En el proceso se descartaron las entidades territoriales de orden nacional, dado
que de acuerdo con la normatividad archivística estás realizan este proceso
direccionadas por el Archivo General de la Nación.
En el caso de las entidades privadas se tuvieron en cuenta aquellas que, por su

importancia para la región en diferentes sectores, contengan información que
pudiera ser considerada como patrimonio, además de la posibilidad de acceso y
consulta de la documentación de acuerdo con sus características.
Ilustración 4. Entidades departamentales, municipales y privadas
Fuente: Los Autores
Priorizando la realización del Censo de Archivos en las siguientes entidades:

• Gobernación del Tolima
• Conservatorio del Tolima
• Universidad del Tolima
• Hospital Universitario Federico Lleras Acosta
• INDEPORTES TOLIMA
• Alcaldía Municipal de Ibagué

• Hospital San Francisco E.S.E.
• Gestora Urbana de Ibagué
• INFIBAGUÉ
• Universidad de Ibagué
• Corporación Festival Folclórico Colombiano
6.1.1 Gobernación del Tolima
IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL
Entidad / Nombre / Razón social Gobernación del Tolima
NIT/Cédula/Cód. Titularidad (Pública/pri-
800113672:7 Pública
DANE vada/Mixta)
Representante Legal Óscar Barreto Quiroga Cargo Gobernador
Departamento Tolima Municipio/Distrito Ibagué
Dirección Carrera 3 entre Calles 10a y 11
(8) 2616345 -2611616 Fax
Teléfono
Celular
Correos electrónicos contactenos@tolima.gov.co
Página web http://www.tolima.gov.co/
Gobernación del
Facebook Gobernación del Tolima YouTube
Redes sociales Tolima
Twitter (@)gobertolima Instagram
7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes
Horario de atención
de 7:30 am a 12.30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm
Vi s i t a s
Consulta X Reprografía
guiadas
Servicios Ofrecidos
Otra,
Exposiciones Capacitaciones
¿cuál?
Históri-
Especifique la etapa Gestión Central
co
Total
del archivo
X
ACCESO A LA INFORMACIÓN
Formulación de la consulta: La consulta se puede llevar a cabo mediante soli-
citud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del
Describa el proceso Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
para acceso o razones
de restricción de la Estrategia de búsqueda: inventarios documentales.
consulta
Respuesta a consulta: De acuerdo con los términos y restricciones establecidas
por la ley.
CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURAL

Tolima es uno de los treinta y dos departamentos que, junto con Bogotá, Distrito Capital, forman la República
de Colombia. Su capital es Ibagué. Está ubicado en el centro-oeste del país, en la región andina, limitando al
norte con Caldas, al este con Cundinamarca, al sur con Huila y Cauca, y al oeste con Valle del Cauca, Quindío
y Risaralda. El río Magdalena atraviesa Tolima de sur a norte.
El Departamento del Tolima agrupó a sus municipios para una mejor administración de sus recursos, en
las siguientes Provincias: Ibagué, Nevados, Norte, Oriente, Sur y Suroriente.
La música es la expresión cultural distintiva del Tolima. Su capital, Ibagué, es conocida como la Capital Mu-
sical de Colombia con la educación impartida desde el Conservatorio del Tolima de orden Departamental a
nivel universitario y el Conservatorio de Ibagué, 20de orden Municipal, de educación primaria, secundaria y
superior técnica, pero también tienen fama las Fiestas de San Pedro en El Espinal, de San Juan en Natagaima,
el Festival Nacional de Música “Mangostino de Oro” en Mariquita y en Ibagué el Festival Folclórico colom-
biano, el Concurso Nacional de duetos “Príncipes de la Canción” y el Concurso Nacional de Composición
“Leonor Buenaventura”. El Conservatorio de Música de Ibagué es una escuela de músicos reconocida a nivel
nacional.
HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)
El nombre de Tolima provendría del término panche tolima, tulima o dulima (río de nieve o nube). Las
primeras menciones al territorio o personas relacionadas con la palabra Tolima la da Baltasar Maldonado
que la mencionan como límite de Ibagué en el acta de los aposentos de Cayma del 26 de agosto de 1551.
El Tolima fue creado jurídicamente por medio de la Ley número 01 de 1908 la cual fija sus límites territo-
riales. El territorio estuvo habitado muchos años, antes de la llegada de Cristóbal Colón al continente, por
razas aguerridas de origen caribe apellidadas por los españoles ‘Los Pijaos’, que comprendían las tribus o
parcialidades putimaes y yalcones, pantágoras, guarinoes y marquetones, entre las cuales sobresalían los
Panches.
Como Departamento, el Tolima está próximo a cumplir 120 años de vida institucional y un siglo de existen-
cia autónoma e independiente del vecino y hermano Departamento del Huila. Por su ubicación geográfica,
por la variedad y la abundancia de sus recursos, además por las condiciones de su raza, por la trascendencia
de su historia, así como también, por las expresiones auténticas del arte, la música y el folclor, el Tolima
es una de las regiones de más protagonismo y de mayor trascendencia en los anales de la historia nacional.
La entidad tiene como misión la promoción del desarrollo económico, social y ambiental del Departamento
del Tolima, para la construcción de una sociedad democrática, justa y participativa, a través de la conforma-
ción de alianzas estratégicas y la intermediación entre la nación y los municipios; apoyados en un Sistema
Integrado de Gestión orientado a la calidad y satisfacción en la prestación de sus servicios.
Adicionalmente se proyecta como una entidad modelo de buen servicio en el ámbito nacional e interna-
cional, comprometida con la competitividad, el emprendimiento, la innovación y la unidad intersectorial,
dirigiendo su accionar, a favor de la población tolimense, con prioridad hacia la más vulnerable.
FUNDACIÓN DE LA ENTIDAD
Acto Administrativo
Acto Administrativo de
de fundación de la en- Ley número 01 de 1908
fundación del Archivo
tidad
¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?
Inventa-
X Guía Catálogo X Índice
rio
EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN

DEL ORGANIGRAMA)
Secretaría Administrativa
Área de la que depende el archivo Dirección de Gestión Documental y Apoyo Lo-
gístico.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
¿El archivo cuenta con manual de funciones? NO
¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍ
Cumplimiento normativo SÍ
EDIFICIO
El edificio es Acto administrativo
Época de construcción
Bien de inte- de declaratoria del
del edificio que alber- 1957 SÍ N/A
rés cultural edificio como Bien
ga el archivo
(SÍ/NO) de Interés Cultural
Descripción del El edificio de la Gobernación se encuentra ubicado en la carrera 3 entre calles
edificio 10a y 11.
¿El edificio donde se ubica el archi-
vo es compartido con otras oficinas Compartido X Exclusivo
o exclusivo?
Metros cuadrados depósi- Metros lineales de la
to del archivo estantería
Depósito y sala de con-
sulta Facilidades personas
No. puestos sala
N/A discapacitadas (SÍ/ NO
investigadores
NO)
METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN
11000 metros lineales aproximados
(ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel
Estado de conserva-
Bueno X Regular Malo
ción
DESCRIPCIÓN
Fechas extremas del acervo documental 1908 - 2016
Volumen de la
Nombre del fondo F e c h a s P r o d u c - documentación
Contenido del fondo
(título) extremas tor ( M e t r o s
lineales)
Este fondo contiene los
documentos producidos
por la administración. En él
Goberna-
encontramos decretos, reso-
Gobernación del Tolima 1908 -2016 ción del Papel: 11000
luciones, acuerdos, historias
Tolima
laborales historias vehicula-
res, nóminas, planos, for-
mulación de proyectos.
PERSONA DE CONTACTO
Encargado del archivo
Nombre Walter Pulido Ríos
Cargo Director de Gestión Documental
Teléfono 3203737528
Correo electrónico direcciondocumental@tolima.gov.co
OBSERVACIONES
ELABORACIÓN DEL FORMULARIO

Persona que diligenció
Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez
el formulario
Fecha (dd/mm/aaaa) 21/07/2017
6.1.2 Conservatorio del Tolima
Entidad / Nombre / Razón social Conservatorio del Tolima
NIT/Cédula/Cód. Titularidad (Pública/
N/A Pública
DANE privada/Mixta)
R e p re s e n t a n t e James Enrique Fernández
Cargo Rector
Legal Córdoba
Dirección Carrera 1 9-90
(8) 2615378 -
(8) 2618526 Fax
Teléfono 2625355
(8) 2639139 Celular
info@conservatoriodeltolima.
Correos electrónicos
edu.co
http://www.conservatoriodeltoli-
Página web
ma.edu.co/
Facebook (@) Conservatoriodeltolima YouTube conservatorioTol
Redes sociales
Twitter (@) conservatol10 Instagram N/A
Horario de aten- 7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:30
ción am a 12.30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.
Vi s i t a s
Servicios Ofreci- guiadas
dos Otra,
Exposiciones Capacitaciones
¿cuál?
Históri-
Especifique la Gestión Central
co
Total
etapa del archivo
X
Formulación de la consulta: La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o
Describa el pro- escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión,
ceso para acceso Archivo Central o Histórico.
o razones de res-
Estrategia de búsqueda: inventarios documentales.
tricción de la con-
sulta Respuesta a consulta: De acuerdo con los términos y restricciones establecidas por
la ley.
El Conservatorio del Tolima se encuentra ubicado en la carrera 1 9-90, su misión de la institución es promover
el desarrollo musical y artístico de la región y del país, mediante la formación, investigación, producción,
difusión artística y labor pedagógica que garantizan la innovación y la transformación de la institución y la
sociedad. Con su tarea educadora, el Conservatorio afirma la identidad musical del departamento y propende
por una sociedad sensible a los valores del espíritu y cultura de las más nobles expresiones humanas. Visión;
en el 2022 el Conservatorio del Tolima Institución de Educación Superior, contará con programas académicos
de alta calidad y acreditación institucional, será reconocida como líder en los procesos de formación musical,
con un alto impacto de desarrollo social a través de propuestas artísticas que fomenten la protección de los
derechos humanos.
Inició con la propuesta del Maestro Alberto Castilla de formar una Escuela de Música en 1906. La Escuela
de Música empezó a funcionar primero para varones y después abrió cursos para damas. Mediante el
Decreto No. 191 de 1909 fue declarado establecimiento oficial. El Maestro Alberto Castilla fue su primer
director. Al considerar así que los programas eran de calidad se reconoció el nombre de Conservatorio de
Música del Tolima. Durante su administración se construyó el Salón Alberto Castilla, inaugurado en 1932.
La sucesora del Maestro Alberto Castilla fue la señora Amina Melendro de Pulecio, quien fue nombrada
primero como subdirectora y luego, como directora en el año de 1959. La Señora Amina permaneció en
su cargo hasta el año de 1999. El 14 de diciembre de 1959, mediante Resolución No. 008 expedida por la
Directora del Conservatorio, señora Amina Melendro de Pulecio, fue creado el de Bachillerato Musical.
La Resolución No. 10 de febrero 5 de 1967, el Consejo Directivo del Conservatorio, creó el Bachillerato
Nocturno Técnico en Dibujo. Mediante la Ordenanza No. 101 de 1987, se dispuso que la denominación
oficial de la Institución fuera CONSERVATORIO DEL TOLIMA, como se le conoce en la actualidad,
siendo Institución de Educación Superior, de acuerdo con la Ley 30 de 1992. En abril de 2008 recibió la
Gran Donación Cultural Japonesa, consistente en 205 instrumentos sinfónicos, lo que le permitió renovar
los instrumentos musicales y cualificar el servicio educativo con instrumentos de máxima calidad.
Acto Administra-
tivo de fundación Decreto No. 191 de 1909
de la entidad
Inventa-
X Guía Catálogo Índice
rio

DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Secretaría General
EDIFICIO
Época de cons- El edificio es Acto administrativo Acuerdo
trucción del edifi- Bien de inte- de declaratoria del 053 de 1998
SÍ
cio que alberga el rés cultural edificio como Bien del Concejo
archivo (SÍ/NO) de Interés Cultural Municipal
Actualmente funciona en una edificación de estilo republicano, con mampostería

Descripción del en adobe, tapia pisada en algunas partes, pisos de madera, cubierta en teja de barro
edificio y cielo rasos falsos. Fue sede de la Escuela Normal y de un convento regido por la
Comunidad de los Hermanos Maristas.
¿El edificio donde se ubica el
Exclusi-
archivo es compartido con otras Compartido X vo
oficinas o exclusivo?
Metros cuadrados depósi- Metros lineales de
to del archivo la estantería
Depósito y sala de Facilidades
consulta No. puestos sala p e r s o n a s
0 NO
investigadores discapacitadas (SÍ/
NO)
METROS LINEALES DE DOCUMENTA-
200 aproximados
CIÓN (ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel, fotografías, planos
Estado de conser-
Bueno X Regular Malo
vación
DESCRIPCIÓN
3 de mayo de 1920 has-
Fechas extremas del acervo documental
ta el 24 de julio de 2017
Volumen de la
Nombre del F e c h a s Produc-
Contenido del fondo documentación
fondo (título) extremas tor
(Metros lineales)
Este fondo contiene los
documentos producidos
por los diferentes Maestros
Conserva-
Conservatorio del de música y la administra-
1920-2017 torio del 200
Tolima ción. En él encontramos
Tolima
partituras, tesis de grado,
investigaciones, pinturas e
historias laborales.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Christian Antonio Montoya Oviedo
Cargo Auxiliar de archivo
Correo electró-
chris-raton@hotmail.com
nico
OBSERVACIONES

Persona que dili-
genció el formu- Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez
lario
Fecha (dd/mm/
28/07/2017
aaaa)
6.1.3 Universidad del Tolima
Entidad / Nombre / Razón social Universidad del Tolima
Titularidad (Pública/priva-
NIT/Cédula/Cód. DANE 890.700.640-7 pública
da/Mixta)
Omar Albeiro
Representante Legal Cargo Rector
Mejía Patiño
Dirección Calle 42 1b-1 barrio Santa Helena parte alta
(8)2771212 ex- Fax N/A
Teléfono
tensión 9174 Celular N/A
Correos electrónicos notificacionesjudiciales@ut.edu.co
Página web http://www.ut.edu.co/
F a c e - Comunicacionesuni- UniversidaddelToli-
YouTube
Redes sociales book versidaddeltolima ma
Twitter (@)Uni_Tolima Instagram N/A
de lunes a jueves de 8:00 am a12:00 pm a 2:00 pm a 6:00 pm y viernes de
7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.
Visitas guia-
Consulta X Reprografía X
das
Servicios Ofrecidos
Exposi- Capacitacio-
X Otra, ¿cuál?
ciones nes
Especifique la etapa del Gestión Central Histórico Total

archivo X X
Formulación de la consulta: La consulta se puede hacer mediante solicitud
verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del
Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
Describa el proceso para Estrategia de búsqueda: inventarios documentales.
acceso o razones de res-
tricción de la consulta Respuesta a consulta: De acuerdo con los términos y restricciones
establecidas por la ley.
Horario de Atención: lunes a jueves de 8:00 am a12:00 pm a 2:00 pm a

6:00 pm y viernes de 7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.
La Universidad del Tolima es un ente universitario autónomo, de carácter estatal u oficial, del orden
departamental, creado por la Ordenanza No. 005 de 1945, con personería jurídica, autonomía académica,
administrativa y financiera, y patrimonio independiente, que elaborará y manejará su presupuesto de acuerdo
con las funciones que le corresponden. En lo concerniente a las políticas y la planeación del sector educativo,
está vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
La Visión: En el año 2023, la Universidad del Tolima consolidará su reconocimiento social y estará acreditada
institucionalmente de alta calidad; será reconocida como una de las Universidades estatales más importantes
de Colombia por su excelencia académica, el cumplimiento de su compromiso ético con la sociedad, la
defensa de la vida y del ambiente, dinamizadora de procesos culturales y modelo de gestión institucional,
transparencia, eficiencia y eficacia administrativa.
La Misión: La Universidad del Tolima es una institución de educación superior de carácter público que fo
menta el desarrollo de capacidades humanas para la formación integral permanente, apoyada en valores éticos
de tolerancia, respeto y convivencia mediante la búsqueda incesante del saber, la producción y la apropiación
y divulgación del conocimiento en los diversos campos de la ciencia, el arte y la cultura, desde una perspectiva
inter y transdisciplinar, como aporte al bienestar de la sociedad, al ambiente y al desarrollo sustentable de la
región, la Nación y el mundo.
En 1945, siendo diputado a la Asamblea del Departamento del Tolima para el período 1944-1946, don
Lucio Huertas Rengifo, presentó un proyecto de ordenanza por el cual se creaba la Universidad del
Tolima; este fue aprobado mediante la Ordenanza No. 05 del 21 de mayo de 1945 y pasó a sanción del
señor Gobernador.
La Universidad del Tolima nació con la firma del Decreto No. 357 del 10 de marzo de 1955, que al am-
paro de la Ordenanza No. 26 del 16 de diciembre de 1954 le asignaba recursos del presupuesto departa-
mental. Este Decreto creó los cargos de Rector y de Decano de la Facultad de Agronomía.
El 12 de marzo de 1955 se inauguró oficialmente la Universidad del Tolima, en terrenos de la Escuela

Agronómica de San Jorge (de los salesianos). Poco tiempo después se creó la Escuela de Enfermería,
por Decreto No. 099 de enero 31 de 1956 y se anexó la Escuela de Bellas Artes, creada por Decreto No.
1236 de octubre 18 de 1955.
Para el primer semestre de 1956, la Universidad del Tolima contaba con Facultad de Ingeniería Agronó-
mica, Escuela de Enfermería y Escuela de Bellas Artes.
A partir de la década de los 90, la Universidad del Tolima inicia la apertura de programas en el nivel de
posgrado y abre el camino hacia el mejoramiento del nivel académico en todos sus programas.
Actualmente, la Universidad es ampliamente conocida a nivel de todo el país por la calidad de los pro-
gramas que ofrece en el ámbito de las ciencias agropecuarias, con una tradición de más de medio siglo
formando profesionales.
Decreto 357 del
Acto Administrativo de Acto Administrativo de fun-
10 de marzo de
fundación de la entidad dación del Archivo
1955
Inventario X Guía Catálogo Índice
DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Secretaría General
¿El archivo cuenta con manual de funcio-
NO
nes?
EDIFICIO
Acto admi-
nistrativo de
Época de construcción El edificio es Bien de declaratoria
del edificio que alberga el 1955 interés cultural (SÍ/ SÍ del edificio
archivo NO) como Bien
de Interés
Cultural
El edificio de la Universidad del Tolima se encuentra ubicado en la calle 42

Descripción del edificio
1b-1 Villeta, Ibagué, Tolima.
¿El edificio donde se ubica el archi-
vo es compartido con otras oficinas Compartido Exclusivo X
o exclusivo?
Metros cuadra-
Metros lineales de la estan-
dos depósito del 300 m2
Depósito y sala de con- archivo tería
sulta
No. puestos sala Facilidades personas disca-
6 NO
investigadores pacitadas (SÍ/NO)
2041
CIÓN (ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel, CD
Estado de conservación Bueno X Regular Malo

DESCRIPCIÓN
Volumen de la docu-
Nombre del Fechas extre-
Contenido del fondo Productor mentación (Metros
fondo (título) mas
lineales)
Este fondo documental
contiene documentos pro-
Universidad del Universidad
ducidos por la Universidad 2005-2017 2041
Tolima del Tolima
los cuales son Actos Admi-
nistrativos, Actas.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Luz Nidia Bermúdez Varón
Cargo Profesional universitario
Correo electrónico lnbermudez@ut.edu.co
OBSERVACIONES

Persona que diligenció el formulario Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez
6.1.4 Hospital Universitario Federico Lleras Acosta
Entidad / Nombre / Razón social Hospital Federico Lleras Acosta
NIT/Cédula/Cód. Titularidad (Públi-
89070683-3 Pública
DANE ca/privada/Mixta)
Representante Legal Inés Bernarda Loaiza Guerra Cargo Gerente
Dirección Calle 33a 4a 50 la Francia
(8) 2739805 Fax N/A
Teléfono
N/A Celular N/A
Correos electrónicos hflleras@hflleras.gov.co
Página web www.hflleras.gov.co
Facebook YouTube
Redes sociales Insta-
Twitter
gram
7:00 am a 12:00 pm de lunes a jueves y el viernes de 7:00 am a 12:00 pm y
de 2:00 pm a 5:00 pm.
Repro- Visitas
Consulta X X
grafía guiadas
Servicios Ofrecidos
Exposicio- Capaci- O t r a ,
nes taciones ¿cuál?
archivo X
Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
Describa el proceso
para acceso o razones Estrategia de búsqueda: inventarios documentales.
de restricción de la Respuesta a consulta: De acuerdo con los términos y restricciones establecidas
consulta por la ley.
Horario de 7:00 am a 12:00 pm de lunes a jueves y el viernes de 7:00 am a

12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.
La entidad tiene como misión ser un centro de referencia de la red pública del Departamento del
Tolima, que presta servicios de salud de mediana y alta complejidad, comprometidos con la docencia e
investigación y la satisfacción de nuestros usuarios, su familia y grupo de interés a través de la mejora
continua, atención humanizada, principios éticos y el fomento de la participación social.
Adicionalmente se proyecta de acuerdo con su visión para el año 2020, convertirse en un hospital
autosostenible, líder en el Centro Sur del país en la oferta de servicios de alta complejidad de forma
segura y humanizada, a través de un equipo humano comprometido y calificado, utilizando tecnología
avanzada; referentes en docencia, investigación e innovación en salud, con un sistema de gestión integral
implementado, comprometidos con el medio ambiente, la competitividad del Departamento del Tolima
y la responsabilidad social.
El Hospital Federico Lleras Acosta comenzó a gestarse en el año de 1968 en cabeza del Dr. Alberto
Rocha Alvira y un grupo de tolimenses de gran sensibilidad social, quienes, aprovechando la visita del
entonces presidente de la República, Dr. Carlos Lleras Restrepo, le proponen adelantar la construcción
de un Hospital que llevaría el nombre de su padre, el destacado científico Dr. Federico Lleras Acosta.
El Presidente acoge la idea y después de muchos obstáculos se termina la construcción en febrero de

1973 y se inaugura oficialmente el 13 de noviembre del mismo año con la presencia del Presidente Dr.
Misael Pastrana Borrero y el expresidente Dr. Carlos Lleras Restrepo.
La descentralización administrativa hace que la Asamblea del Tolima, mediante ordenanza No. 009
del 1ro de febrero de 1991 lo reestructure como establecimiento público del orden departamental, con
personería jurídica y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Salud y regulado por las normas
de allí emanadas.
Mediante ordenanza No. 086 de diciembre 28 de 1994, la Institución se transformó en Empresa Social del
Estado, de conformidad con el artículo 194 de la Ley 100 de 1993, es una entidad pública descentralizada
del orden departamental, de categoría especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa, adscrita a la Dirección Seccional de Salud.
Acto Administrati- Ordenanza 009
Acto Administrativo de Ordenanza 009 del 1 de febrero
vo de fundación del del 1 de febrero de
fundación de la entidad de 1991
Archivo 1991
Catálo-
Inventario x Guía Índice
go
EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL
ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Subgerencia Administrativa y Financiera
¿El archivo cuenta con manual de funciones? SÍ
EDIFICIO
Bien de interés de declaratoria del
del edificio que alberga 1973 SÍ
cultural (SÍ/ edificio como Bien de
el archivo
NO) Interés Cultural
El edificio del Hospital Federico Lleras se encuentra ubicado en la Calle 33a
4a 50 la Francia.
¿El edificio donde se ubica el archivo es compartido con C o m -
Exclusivo x
otras oficinas o exclusivo? partido
Metros cuadrados depósito Metros lineales de la
300
del archivo estantería
No. puestos sala investigado-
0 discapacitadas (SÍ/ NO
res
NO)
METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN (ML) 9360
Tipos de soporte de la documentación Papel, planos
Estado de conserva-
Bueno x Regular Malo
ción
DESCRIPCIÓN
Volumen de la
Nombre del F e c h a s Produc-
Contenido del fondo documentación
fondo (título) extremas tor
(Metros lineales)
Este fondo documental contiene los
Hospital
documentos producidos por la enti- Hospital
Federico
dad, los cuales son Historias clíni- 1973-2017 Federico 9360
Lleras
cas, Historias laborales, artículos de Lleras
Acosta
investigación de docencia.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Pablo Aldemar Beltrán Corrales
Cargo Coordinador de Gestión Documental
Teléfono 320 464 97 90
Correo electrónico gestiondocumental@hflleras.gov.co
OBSERVACIONES
el formulario
6.1.5 INDEPORTES Tolima
Entidad / Nombre / Razón social Instituto Departamental de Deportes del Tolima
809005065-6 Pública
DANE privada/Mixta)
Representante Legal Gerardo Yepes Caro Cargo Gerente
Dirección Calle 18 No. 7 - 30 barrio Interlaken
(8) 2621620 Fax N/A
Teléfono
(8) 2610137 Celular N/A
Correos electrónicos indeportestolima@gmail.com
Página web http://www.indeportestolima.com/
www.youtube.
Face- com/channel/UC-
indeportestolima YouTube
book MWKrxZQIYKlb-
Redes sociales qUmV0n7Ftg
Insta-
Twitter indeportesTol Indeportestolima
gram
Horario de atención 7:00 am hasta las 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm
Consul- Visitas
X Reprografía X
ta guiadas
Servicios Ofrecidos
Exposi- Capacita- O t r a ,
X X
ciones ciones ¿cuál?

archivo
X
Describa el proceso Entes internos mediante solicitud y un registro por parte del archivo en el
para acceso o razones horario de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm. Entes Externos
de restricción de la mediante una orden judicial horario de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a
consulta 6:00 pm.
Indeportes se creó mediante la ordenanza 004 del 25 de abril de 1997, tiene como misión contribuir en la
formación y desarrollo sinérgico holístico de la persona en todas sus edades mediante el servicio y apoyo
a las organizaciones deportivas del Departamento, a través de sus recursos tecnológicos, físicos, humanos
y financieros, en su propósito de organizar, financiar, investigar, capacitar y fomentar la Educación Física,
la Recreación, El Deporte y el aprovechamiento del tiempo libre. Su visión es proyectar a partir de los
niños de preescolar, generando procesos en procura de formar deportistas integrales del nivel nacional
e internacional, mediante el servicio de asesoría deportiva de alto nivel, fomentando, divulgando y
masificando la educación física, la cultura del deporte y la recreación y aprovechamiento del tiempo
libre en las diferentes edades del desarrollo humano.
Cuentan con un objetivo general que es planificación, coordinación, fomento, masificación, patrocinio,
divulgación y asesoramiento técnico y administrativo, para el deporte, la recreación, la educación
extraescolar y el aprovechamiento del tiempo libre y la promoción de la educación integral de las
personas en todas sus edades, en todos los niveles y estamentos sociales en el Departamento del Tolima.
Se crea el Instituto tolimense para la recreación y el deporte, como un establecimiento público del orden
departamental, adscrito a la Secretaría de Educación y Cultura del departamento con personería jurídica,
autonomía administrativa y patrimonio independiente integrante del Sistema Nacional del deporte y el
coordinador en el departamento del Plan Nacional del Deporte, la recreación y la Educación Física,
en los términos establecidos en la Ley 181 de 1995 y demás disposiciones que la regulen. El Instituto
tolimense para la recreación y el deporte es el máximo organismo planificador, director y coordinador
de la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación física y la educación extraescolar,
como contribución al desarrollo integral del individuo para el mejoramiento de la calidad de vida de la
población tolimense.
Acto Administrativo de Ordenanza 004 del 25 de Acto Administrativo de
fundación de la entidad abril de 1997 fundación del Archivo
Inventario x Guía Catálogo Índice
DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Dirección Administrativa y Financiera
¿El archivo cuenta con personal capacitado? NO
Cumplimiento normativo NO
EDIFICIO
del edificio que alberga 1997
rés cultural edificio como Bien de
el archivo
(SÍ/NO) Interés Cultural
El edificio de INDEPORTES se encuentra ubicado en la Calle 18 No. 7 - 30
barrio Interlaken.
¿El edificio donde se ubica el archivo es compar-
Compartido Exclusivo x
tido con otras oficinas o exclusivo?
Metros cuadrados de- Metros lineales de la
pósito del archivo estantería
No. puestos sala inves-
tigadores
NO)
685
(ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel, CD, planos
Estado de conserva-
Bueno Regular x Malo
ción
DESCRIPCIÓN
Fechas extremas del acervo documental 1997-2017
Nombre del Contenido del Fechas ex- Volumen de la documentación
Productor
fondo (título) fondo tremas (Metros lineales)
Este fondo documen-

tal contiene docu-
mentación producida
por INDEPORTES:
INDEPORTES 1997-2017 INDEPORTES 685
Auditorías de control
interno, Actos admi-
nistrativos, Historias
laborales.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre María Jhasbleidy Nocón Vazo
Cargo Directora Control Interno
Correo electrónico jazjori@gmail.com
OBSERVACIONES
el formulario
6.1.6 Alcaldia Municipal de Ibagué
Entidad / Nombre / Razón social Alcaldía Municipal de Ibagué
800113389-7 Pública
DANE privada/Mixta)
Guillermo Alfonso Ja-
Representante Legal Cargo Alcalde
ramillo
Dirección Calle 9 #2-1
(8) 2611182 Fax N/A
Teléfono
(8) 2611686 Celular N/A
Correos electrónicos notificaciones_judiciales@ibague.gov.co
Página web http://www.ibague.gov.co
www.youtube.com/
Face- channel/UCgi_
alcaldiaibague YouTube
book FNInsv-gBhz3vi8_-
Redes sociales KA
Insta-
Twitter (@)alcaldiaibague alcaldiadeibague
gram
7:30 am a 11:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de
7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm
Con- Visitas
X Reprografía
sulta guiadas
Servicios Ofrecidos
X
Especifique la etapa Gestión Central Histórico Total
del archivo X
Entes internos LOS ADMINISTRATIVOS en el horario de 7:30 am a 11:30
Describa el proceso
pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:00 am a 12:00
pm y de 2:00 pm a 5:00 pm. Ciudadanos y entes externos pueden ingresar el
de restricción de la
horario de 7:30 am a 11:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los
consulta
viernes de 7:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 5:00 pm.
Misión Institucional. La alcaldía de Ibagué como entidad pública territorial, garantiza el desarrollo
humano, social, económico y cultural de la ciudadanía, en armonía con el medio ambiente, a través de la
implementación de planes y programas que promueven de manera eficaz, eficiente y efectiva la gestión
transparente de los recursos públicos.
Visión Institucional. El municipio de Ibagué en el año 2019 será una ciudad más amable para todos sus
habitantes, con una Administración incluyente, comprometida con el desarrollo y bienestar integral de la
ciudadanía, con amplia participación comunitaria, pionera en la exaltación del folclor y afianzada como
territorio digital. Reconocida como una ciudad intermedia líder en la Región Centro de nuestro país,
generando excelentes condiciones para la inversión foránea y con alto grado de compromiso por parte de
sus instituciones públicas y privadas.
Política de Calidad. La Alcaldía de Ibagué a través del fortalecimiento institucional y el mejoramiento

continuo de los procesos de gestión pública propende por el adecuado ejercicio de los derechos humanos,
la equidad y la justicia en los ámbitos social, económica y cultural en búsqueda de la satisfacción de las
necesidades de los ciudadanos de manera oportuna y efectiva.
Objetivos de Calidad
- Propender por el fortalecimiento institucional y la mejora continua de los procesos administrativos.
- Generar estrategias que propendan por el adecuado ejercicio de los derechos humanos.
- Fortalecer la equidad y la justicia en ámbitos social, económico y cultural.
- Atender de manera oportuna y eficaz las solicitudes de la ciudadanía.

Los primeros expedicionarios llegaron a un lugar que llamaron “El Valle de las Lanzas”, donde fueron
detenidos y desviados por las tribus nativas, que negaron el paso al conquistador, iniciando ahí una cruel
guerra que duraría sesenta años y costaría cuatro mil hombres españoles y cuarenta mil indios. Sin hacer
diferencia fueron obligados a trasladarse hasta alcanzar una apartada meseta en la región llamada Ana-
Ima (Anaime) territorios Kala-ana. Allí fue fundada la villa de San Bonifacio de Ibagué el 14 de octubre
de 1550 por el capitán español Andrés López de Galarza. Pero los constantes ataques de los Pijaos,
comandados por el Cacique Calarcá, motivan su traslado a orillas del río Combeima el 7 de febrero de
1551; sitio que actualmente ocupa.
En tiempo de la colonia la ciudad de Ibagué se pierde bajo la seguridad de una pequeña colonia de
súbditos de la corona española en poblados de criollos, mestizos y castizos usados para la explotación
de las encomiendas. En 1782, el científico español José Celestino Mutis, dentro del programa de la
Expedición Botánica que tenía sede en Mariquita, visitó Ibagué y adelantó algunos estudios sobre la flora
del lugar.
Entre 1857 y 1887, con el caos político imperante, se agudizaron las pugnas de los centros urbanos más
prósperos de turno por ser la sede del gobierno estatal. Durante estos treinta años Natagaima, Purificación,
Guamo, Ibagué y Honda llegaron a ser capitales, Ibagué tomó la delantera solamente a partir de la década
de 1880, cuando aumenta su población debido a las migraciones causadas por el atractivo auge minero
que se dio en la periferia montañosa. Se activa su economía y en 1887 es declarada capital del Tolima
Grande y en 1905 del actual Tolima y sede del gobierno.
Después de 1930 da el primer salto brusco en su crecimiento demográfico e inicia su lenta transformación
de villa a ciudad. El siguiente incremento notable de población ocurre a mediados del siglo XX con
el éxodo campesino que provocó el fenómeno conocido como “La Violencia”, caracterizada por el
enfrentamiento entre los dos partidos históricos colombianos, vivida con especial intensidad en la región,
Ibagué.
Acto Administrativo
de fundación de la en-
tidad
Inventario x Guía Catálogo

ORGANIGRAMA)
Secretaría Administrativa
Área de la que depende el archivo
Grupo de Recursos Físicos
EDIFICIO
del edificio que alberga SÍ
el archivo
Descripción del edificio El edificio de la Alcaldía de Ibagué se encuentra ubicado en la Calle 9 #2-1
¿El edificio donde se ubica el archivo es com-

Compartido x Exclusivo
partido con otras oficinas o exclusivo?

No. puestos sala inves-
tigadores
NO)
4000
CIÓN (ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel, CD, planos, fotografías
Estado de conserva-
ción
DESCRIPCIÓN
Fechas extremas del acervo documental
Nombre del Contenido del Fechas ex- Volumen de la documentación

Productor
fondo (título) fondo tremas (Metros lineales)
Este fondo docu-
mental contiene
documentación
producida por
la Alcaldía: Los
Alcaldía de actos administra- Alcaldía de
tivos del despa- 4000
Ibagué cho del alcalde, Ibagué
contratos, marcas
de
ganado, actas de
posesión, resolu-
ciones
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Luz Mila Carvajal
Cargo Jefe de archivo
Teléfono 2611182
Correo electrónico gestiondocumental@ibague.gov.co
OBSERVACIONES
Persona que diligenció Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez
el formulario
6.1.7 Hospital San Francisco E.S.E
Entidad / Nombre / Razón social Hospital San Francisco
890707059:9 Pública
DANE privada/Mixta)
Gelver Dimas Gómez
Representante Legal Cargo Alcalde
Gómez
Dirección Avenida 8 24-01
(8)2739595 Fax (098)2739583

Teléfono
(8)2739585 Celular (8)2739595
Correos electrónicos atencionusuario@hospitalsanfrancisco.gov.co

Página web http://hospitalsanfrancisco.gov.co/
Facebook Hospital san Francisco YouTube N/A
Twitter N/A N/A
gram
De lunes a jueves 7:00 am a 12:00 am y 2:00 pm a 6:00 pm, los viernes de
7:00 am a 12:00 m y 2:00 pm a 5:00 pm.
Visitas
Consulta X Reprografía X
guiadas
Servicios Ofrecidos

del archivo
X
Describa el proceso Entes internos y externos mediante un oficio
para acceso o razones en compañía de la persona encargada. del
de restricción de la archivo. De lunes a jueves 7:00 am a 12:00 am y 2:00 pm a 6:00 pm, los
consulta viernes de 7:00 am a 12:00 am y 2:00 pm a 5:00 pm.
El Hospital San Francisco E.S.E tiene como misión institucional prestar servicios de salud de primer
nivel de complejidad fortalecidos en la promoción y prevención de la enfermedad y recuperación de
salud, con el énfasis en la seguridad del paciente, basándose en el respecto, humanismo y hospitalidad;
promoviendo el mejoramiento continuo con la calidad de los servicios, centrados en la acreditación,
contando con talento humano altamente capacitado, motivado, comprometido, eficiente e idóneo en el
desarrollo de todas las actividades de los procesos del hospital. Y propiciando espacios para la articulación
de docencia-servicio que impacta en la salud de los usuarios.
Se proyecta como una entidad reconocida como la mejor IPS del departamento, caracterizada por prestar
servicios de salud cumpliendo con los estándares de calidad en acreditación con el personal.
El hospital San Francisco fuel el primer hospital de Ibagué, construido por disposición y presupuesto
nacional, a través del Ministerio de Salud Pública; su primera sede fue construida entre 1949-1953
como el HOSPITAL ANTITUBERCULOSO SAN FRANCISCO IBAGUÉ. En el año de 1965, la Liga
Antituberculosa Colombiana del Tolima inició labores en beneficio de la construcción de un nuevo centro.
Por acuerdo 17 de 1965 del honorable Concejo Municipal, el 1 de julio de 1993, mediante acuerdo 034 se
crea el Hospital San Francisco como establecimiento público de orden municipal y posterior al 4 de abril
de 1995, mediante acuerdo 032 del Concejo Municipal de Ibagué, se reestructura el Hospital y se trasforma
en empresa social del estado.
Acto Administrativo
Mediante el acuerdo Acto Administrativo de
de fundación de la en-
no.17 de1965 fundación del Archivo
tidad
DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Archivo central
EDIFICIO
del edificio que alberga SÍ
el archivo
El Hospital San Francisco se encuentra ubicado en la Avenida 8 24-01 barrio El
Carmen.
¿El edificio donde se ubica el archivo es comparti-

do con otras oficinas o exclusivo?
Metros cuadrados depó- Metros lineales de la

sito del archivo estantería
No. puestos sala investi-
1 discapacitadas (SÍ/ SI
gadores
NO)
343
(ML)
Estado de conserva-
ción
DESCRIPCIÓN
Fechas extremas del acervo documental 1963 -2016
Nombre del Contenido del fon- Fechas ex- Volumen de la documentación
Productor
fondo (título) do tremas (Metros lineales)
Este fondo contiene
los documentos
producidos por el
Hospital. En él se
encuentran Planos,
acuerdo de crea-
Hospital San ción del Hospital, Hospital San
1963 -2016 343
Francisco contratos que se Francisco
elaboraron
para la construc-
ción del Hospital,
proyectos de la
obra, historias
laborales.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Alcira Inés Rincón
Cargo Auxiliar Administrativo Archivo
Teléfono (8) 2739595
Correo electrónico archivo@hospitalsanfrancisco.gov.co
OBSERVACIONES
el formulario
6.1.8 Gestora Urbana de Ibagué
Entidad / Nombre / Razón social Gestora Urbana de Ibagué
809.009.742-2 Pública
DANE privada/Mixta)
Representante Legal Sandra Rocío Meneses Cargo Gerente
Dirección Carrera 3° calle 15 Esquina edificio Caja Agraria séptimo piso.
(8) 2614196 Fax
Teléfono
(8) 2614832 Celular
Correos electrónicos info@gestoraurbanaibague.gov.co
Página web www.gestoraurbanaibague.gov.co
Facebook N/A YouTube N/A
Twitter (@)gestoraibagué N/A
gram
Lunes a Jueves de 7:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 5:30 pm Vier-
nes de 7:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 4:30 pm
Visitas
guiadas
Servicios Ofrecidos
Exposicio- Capacita- O t r a ,
nes ciones ¿cuál?
del archivo X
Describa el proceso Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
de restricción de la Estrategia de búsqueda: inventarios documentales.
consulta
Respuesta a consulta: De acuerdo con los términos y restricciones establecidas
por la ley.
Misión: La Gestora urbana de Ibagué dedica sus esfuerzos a mejorar la calidad de vida de los ibaguereños
a través de la promoción de proyectos especiales y sociales de vivienda, la administración del espacio
público, los bienes fiscales y el buen manejo de los lineamientos del plan de ordenamiento territorial, pro-
curando su mejoramiento continuo, la competitividad y rentabilidad, bajo los criterios de transparencia,
profesionalismo, dedicación y ambiente organizacional.
Visión: Para el año 2020 la GESTORA URBANA DE IBAGUÉ será un aliado estratégico del desarrollo
inmobiliario de la región, con propuestas y ejecuciones de proyectos especiales, comprometida con la
organización y sostenibilidad del espacio público y el ordenamiento territorial, generando los impactos
sociales y económicos propuestos para el municipio de Ibagué.

De acuerdo con la Ley 9 de 1989 en sus artículos 70 y S.s. y modificados por el artículo 118 de la Ley 388
de 1997, se facultó a los municipios para crear el Banco Inmobiliario y constituirse como establecimiento
público, Empresa Industrial y Comercial del Estado o Sociedad de Economía Mixta, y sobre esta base
el Concejo Municipal aprobó el acuerdo 009 de 2002 que en su artículo 180 facultó a la Administración
Municipal, para que en un plazo no mayor del 31 de diciembre de 2002 realizara todos los ajustes de la
política social y/o ambiental que se requirieran para la plena vigencia de la normativa.
Con anterioridad, mediante las facultades conferidas por el Acuerdo Municipal No.001 de 2001,
modificado por el Acuerdo 027 de 2001, el alcalde creó mediante Decreto 0183 de Abril 23 de 2001
el establecimiento público de orden municipal denominado Instituto de Financiamiento, Promoción
y Desarrollo de Ibagué INFIBAGUÉ al cual mediante Decreto Municipal No.0278 de 2001, se le
asignaron transitoriamente funciones de Banco Inmobiliario. Así las cosas, se hacía evidente la carencia
de un organismo en el municipio que ejerciera las funciones de Banco Inmobiliario y operador urbano y
articulara los esfuerzos de los diferentes entes administrativos y el sector privado, impidiéndose el logro
de los cometidos estatales relacionados con procurar el bienestar de sus habitantes, razón por la cual se
dio vital importancia y se hizo imperiosa la creación del Banco Inmobiliario de Ibagué, originado por el
Decreto con fuerza de Acuerdo 0175 del 23 de abril de 2002 como Empresa Industrial y Comercial del
Estado del Orden Municipal, vinculada al despacho del señor alcalde regida por la Constitución Política,
La Ley 9 de 1989, La Ley 388 de 997, la Ley 489 de 1998 y las disposiciones legales que los modifican,
adicionen, aclaren y reglamenten, el Plan de Ordenamiento Territorial de Ibagué y por las contenidas en
los estatutos de creación.
Acto Administrativo
de fundación de la en- Ley 9 de 1989
tidad
Inventario x Base de x Catálogo Índice
Datos
ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Oficina de Recursos
EDIFICIO
Época de construcción El edificio es Acto administrativo
del edificio que alberga Bien de inte- de declaratoria del
1997
el archivo rés cultural edificio como Bien de
Descripción del edificio El edificio se encuentra ubicado en la Carrera 3° calle 15 Esquina edificio Caja
Agraria séptimo piso.
¿El edificio donde se ubica el archivo es compartido

con otras oficinas o exclusivo?
Depósito y sala de con- Metros cuadrados depósi- Metros lineales de la

sulta to del archivo estantería
No. puestos sala investi- 0 Facilidades personas SI
gadores discapacitadas (SÍ/
NO)
METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN 600
(ML)
Estado de conserva-
Bueno Regular x Malo
ción
DESCRIPCIÓN
Nombre del Contenido del fondo Fechas ex- Productor Volumen de la documentación
fondo (título) tremas (Metros lineales)
Este fondo contie-
ne los documentos
producidos por la
entidad los cuales
son documentos de
ejidos (terrenos que Gestora
Gestora Urbana
la entidad tienen y 2002 - 2017 Urbana de 600
de Ibagué
los arriendan), Ibagué
comprobantes
contables, planos,
Historias laborales,
escrituras, minutas.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Mariela Vallejo
Cargo Archivo de correspondencia
Teléfono 2614832
Correo electrónico documental@gestoraurbanaibagué.gov.co
OBSERVACIONES
el formulario
6.1.9 Instituto de Financiamiento para la promoción y el desarrollo de

Ibagué (INFIBAGUÉ)
Instituto de Financiamiento para la Promoción
Entidad / Nombre / Razón social y el Desarrollo de Ibagué (INFIBAGUÉ).

890.700.755-5 Pública
DANE privada/Mixta)
Representante Legal Yolanda Corzo Candia Cargo Gerente
Dirección Calle 60 carrera 5 Edificio Cami Norte barrio La Floresta
(8) 2747222 Fax (8) 2746410
Teléfono
(8) 2746888 Celular N/A
Correos electrónicos infibague@infibague.gov.co
Página web http://www.infibague.gov.co/
www.youtube.com/
channel/UCIL8OI-
Facebook Infibagué YouTube
jGS7mpAPOgC-
Redes sociales K8hapw
Insta-
Twitter (@)Infibagué N/A
gram
Horario de atención 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm
Visitas
Consulta X Reprografía X X
guiadas
Servicios Ofrecidos
X
del archivo X
Describa el proceso
Entes internos por medio de petición en la sala de consulta en las horas de
8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm en compañía de un funcionario de
archivo.
consulta
La entidad tiene como misión generar el desarrollo para la comunidad ibaguereña, su zona de influencia y
entes gubernamentales mediante la oferta de productos financieros, creación de esquemas empresariales
y prestación eficaz de servicios públicos con compromiso social y transparencia, a través de un talento
humano altamente calificado y comprometido.
Se proyecta para el año 2025 como una entidad núcleo de excelencia de la Administración Municipal,
generador y promotor de esquemas empresariales para el desarrollo social, económico y ambiental del
municipio de Ibagué y administrador responsable y efectivo del portafolio de inversiones.
Mediante Decreto 0183 de 23 de abril de 2001, se crea un establecimiento público del orden municipal
denominado Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué INFIBAGUÉ y se ordena
su fusión con la Empresa de Servicios Públicos de Ibagué ESPI--E.S.P.
INFIBAGUÉ, como establecimiento público del orden municipal, está dotado de personería jurídica,
autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio e independiente.
Acto Administrativo
de fundación de la en- Decreto 0183
tidad
Inventario x Base de Catálogo Índice
Datos
DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Dirección Administrativa y Comercial
Grupo Gestión Humana y Documental

Cumplimiento normativo
EDIFICIO
2005 NO
Descripción del edificio El edificio fue construido en el 2005, allí reposa únicamente el archivo de la
entidad ubicada en Calle 60 carrera 5 Edif. Camí Norte B/ La Floresta.


Depósito y sala de
consulta Facilidades personas
discapacitadas (SÍ/
gadores
NO)
(ML)
Estado de conserva-
ción
DESCRIPCIÓN
Nombre del Contenido del fon- Fechas ex- Productor Volumen de la documentación
Instituto de Fi- Este fondo contiene Instituto de
nanciamiento los documentos Financia-
para la pro- producidos por la miento para
1930-2017
moción y el entidad: Historias la promoción
desarrollo de laborales, y las y el desarro-
Ibagué nóminas. llo de Ibagué
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Jairo Rodríguez Vega
Cargo Coordinador de Archivo
Correo electrónico jijairovega@yahoo.com
OBSERVACIONES
el formulario
6.1.10 Universidad de Ibagué
Entidad / Nombre / Razón social Universidad de Ibagué
890704382-1 Pública
DANE privada/Mixta)
Hans Peter Knudsen Que-
Representante Legal Cargo Gerente
vedo
Dirección Carrera 22 calle 67 barrio Ambalá
(@) 2709400 Fax N/A
Teléfono
N/A Celular N/A
Correos electrónicos
Página web www.unibague.edu.co
Facebook Universidad de Ibagué YouTube N/A
Twitter N/A (@) unibague2017
gram
Horario de atención De 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm hasta las 6:30 pm de lunes a viernes.
Visitas
guiadas
Servicios Ofrecidos
del archivo X
Describa el proceso
Entes internos pueden acceder a la documentación en el horario de 8:00 am a
12:00 am y de 2:00 pm hasta las 6:30 pm los días lunes, miércoles y viernes.
Entes externos no tienen acceso.
consulta
La Universidad de Ibagué fue creada mediante la resolución 1867 de 1981; tienen como misión
promover la formación integral de líderes y empresarios con sólida formación científica y
profesional, con arraigados principios éticos y morales, y comprometidos con el desarrollo
social, cultural y económico regional. Fomentará sin distingos de raza, nacionalidad o sexo,
la formación profesional que procure el desarrollo integral del ser humano y contribuya al
aprovechamiento de los recursos naturales de la región y el bienestar general de la comunidad.
La Universidad de Ibagué entiende la educación superior como una estrategia y una oportunidad de
perfeccionamiento y realización personal de quienes han de intervenir en la transformación de su medio,
en beneficio de la comunidad regional y de la sociedad en general.
La Universidad de Ibagué busca la recuperación de los valores esenciales de la

persona, el fortalecimiento de la democracia, el respeto a los derechos humanos,
la equidad y la justicia y la afirmación de la identidad regional y nacional.
Para la realización de sus programas, consultará el grado de desarrollo actual de la región, sus proyecciones
y en forma preferencial, las necesidades de la comunidad regional y de las empresas y entidades de la
región, teniendo en cuenta los requerimientos del país para su progreso económico, social y cultural. Su
Visión: vislumbramos a la Universidad de Ibagué como una universidad calificada a nivel nacional e
internacional y líder en el ámbito regional, en la búsqueda de la excelencia académica para el progreso
y desarrollo de la comunidad.
Se distingue como una Universidad que cimienta la formación de sus estudiantes sobre los valores
que dignifican la persona y que, en su clima académico interno, los expone permanentemente a los
grandes universales en el tiempo y en el espacio: universales de la cultura ética, de la cultura política,
de la creciente cultura científica, de la cultura estética y de la cultura empresarial y del trabajo; una
Universidad que despierta en sus estudiantes un espíritu reflexivo orientado al logro de la autonomía
personal, en un marco de libertad de pensamiento y de pluralismo ideológico que tenga en cuenta
la Universalidad de los saberes y la particularidad de las formas culturales existentes en el país.
Vislumbramos también a la Universidad de Ibagué como una Universidad que se caracteriza por:
-Ser maestra de las disciplinas científicas y de la disciplina de la vida intelectual: por enseñar a pensar.
-Contar con profesores idóneos, calificados y con vocación académica e investigativa, comprometidos
con el desarrollo de la Universidad y de la región y con la búsqueda permanente de la excelencia
académica: docentes que reflejan en su comportamiento los perfiles deseados en el estudiante.
-Ser un centro permanente de reflexión sobre el desarrollo del medio; una Universidad que entiende que
la investigación es componente fundamental de la educación superior y del espíritu científico, y reconoce
que es función suya generar y transmitir conocimientos y destrezas y difundir y aplicar el conocimiento
científico a la solución de problemas de la comunidad.

La Universidad de Ibagué se fundó el 27 de agosto de 1980. Durante estos años ha graduado alrededor
de nueve mil estudiantes. En la actualidad cuenta con 161 docentes de planta (142 de tiempo completo
y 19 de medio tiempo). Para finales del presente año todos sus docentes de planta tendrán, por lo
menos, formación en maestría. Unibagué ofrece 16 programas desde cinco facultades: Ingeniería,
Ciencias Económicas y Administrativas, Derecho y Ciencias Políticas, Humanidades, Artes y Ciencias
Sociales y Ciencias Naturales y Matemáticas. Seis de estos programas cuentan con Acreditación de alta
calidad: cuatro ingenierías (Industrial, Sistemas, Mecánica y Electrónica), Administración de Negocios
Internacionales y Contaduría Pública. En diciembre de 2009, el Consejo Superior creó la Dirección
de Proyección Social con el propósito de integrar sinérgicamente las actividades académicas con los
proyectos de impacto social que decida impulsar. En consonancia con la necesidad de ofrecer una
formación de carácter global, la Universidad ha formalizado 37 convenios marco que posibilitan la
movilidad docente, las pasantías de estudiantes y la realización de proyectos conjuntos de investigación.
A la fecha, 303 estudiantes han adelantado estudios principalmente en universidades europeas. En
octubre de 2009 se firmó el más reciente de estos convenios con el Tomkin Cortland Community College
(TC3) del Estado de Nueva York que permite que estudiantes de las dos instituciones adelanten cursos
durante el período intersemestral y obtengan una doble titulación. Mención especial merece también la
Escuela Internacional de Verano que, en su primera versión de junio y julio de 2009, ofreció siete cursos
de carácter multidisciplinario, a cargo de docentes con título doctoral de universidades como Aston y
Humberside del Reino Unido, L´Università Degli Studi di Napoli Federico II de Italia, Salamanca y
Politécnica de Valencia de España, y Quebec de Canadá. Participaron 254 personas entre estudiantes,
docentes funcionarios de la Universidad, y trabajadores de empresas de la región.
Acto Administrativo
de fundación de la en- Resolución 1867 de 1981
tidad
DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Depende del Área de Dirección Administrativa
Cumplimiento normativo SI
EDIFICIO
1981 NO
Descripción del edificio El edificio de la universidad de Ibagué se encuentra ubicado en la Carrera 22
calle 67 barrio Ambalá


Depósito y sala de
gadores
NO)
(ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel
Estado de conserva-
ción
DESCRIPCIÓN
Este fondo
documental
contiene
documentos
producido por
la Universidad,
entre los cuales
Universidad se encuentran Universidad
1981-2017 100
de Ibagué los documentos de Ibagué
relacionados con el
diseño y ejecución
de sus programas
académicos y
los documentos
de soporte
administrativo.
PERSONA DE CONTACTO
Nombre Sandalio Moreno Rojas
Cargo Coordinador de la administración de documentos
Teléfono 2709400 ext 257
Correo electrónico sandalio.moreno@unibagué.edu.co
OBSERVACIONES
La Universidad, a la fecha, se encuentra en proceso de elaboración de Tablas de Retención y Valoración
Documental
el formulario
6.1.11 Corporación Festival Folclórico
Entidad / Nombre / Razón social Corporación Festival Folclórico
809008450-2 Pública
DANE privada/Mixta)
Representante Legal Bethy García Cargo Gerente
Dirección Calle 5 3a 27 barrio La Pola
(8) 2620314 Fax (8) 2620310
Teléfono
(8) 2620310 Celular 3186306933
Correos electrónicos festivalfolcloricocolombiano@hotmail.com
Página web www.info@festivalfolclorico.com

Corporación Festival Folcló-
Facebook YouTube N/A
rico
Redes sociales
I n s t a - (@)FestivalFolclo-
Twitter N/A
gram rico
Horario de atención De 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm hasta las 6:00 pm de lunes a viernes.
Visitas
Consulta Reprografía
guiadas
Servicios Ofrecidos
del archivo X X X X
Describa el proceso Entes internos pueden acceder a la documentación en el horario de 7:00 am a

para acceso o razones 2:00 pm y de 2:00 pm hasta las 6:00 pm los días lunes, miércoles y viernes.
de restricción de la Entes externos no tienen acceso a la documentación, únicamente cuando es
consulta de carácter legal.

La Corporación Festival Folclórico es una Corporación Tolimense sin ánimo de lucro, institución
dedicada a la cultura, el arte y el folclor nacional de índole privada, cuya misión es rescatar, enseñar,
promover y difundir la pluriculturalidad de nuestro folclor a través de la danza y la música, preservando
así continuar siendo “patrimonio cultural y artístico de la nación”. Su Visión es lograr en el mediano
plazo consolidarse como la mejor institución del folclor nacional, de reconocida imagen dentro de la
comunidad local e internacional, ofreciendo la capacitación artística y la realización de eventos culturales
coreo musicales de excelente calidad y ser generadores de cultura y bienestar social, que le permita
cumplir a cabalidad su objetivo social que es la esencia de su existir, conservando siempre el respeto, la
igualdad y la sociabilidad como ingredientes motor de su desarrollo institucional.

El Festival Nacional del Folclor Colombiano nació antes que todo, como una gran aventura del corazón.
Se concibió y se llevó a cabo del 23 al 29 de junio de 1959 con plena conciencia de estar corriendo uno
de los más severos riesgos de orden público. Sin embargo, allí reside toda su filosofía. El Tolima había
soportado una de las más crueles y absurdas formas de violencia política, su sociedad estaba resentida,
fracturada. Los odios llegaron, inclusive, a afectar las relaciones familiares. En la prensa nacional y en
todos los medios de información extranjeros se hacía aparecer al pueblo del Tolima como una caterva
de facinerosos y asesinos. Jamás se vio más escarnecida y deteriorada nuestra imagen ni afectada más
hondamente nuestra propia identidad social y cultural.
Acto Administrativo
de fundación de la en- ley 851 de 2003
tidad
Inventario x Base de Catálogo Índice
Datos
DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Depende del Área Administrativa
¿El archivo cuenta con manual de funciones? SI
Cumplimiento normativo NO
EDIFICIO
del edificio que alberga Bien de in- de declaratoria del
1930 SÍ
el archivo terés cultu- edificio como Bien de
ral (SÍ/NO) Interés Cultural
Descripción del edificio El edificio de la Corporación Festival Folclórico se encuentra ubicado en la
Calle 5 3a 27 barrio La Pola
¿El edificio donde se ubica el archivo es compar-

tido con otras oficinas o exclusivo?

7
Depósito y sala de
gadores
NO)
(ML)
Tipos de soporte de la documentación Papel, CD, planos y fotografías
Estado de conserva- x
Bueno Regular Malo
ción
DESCRIPCIÓN
Fechas extremas del acervo documental Desde 1999 hasta el 23 de agosto de 2017
Este fondo
documental
contiene
documentos
producidos por
Corporación la Corporación y Corporación
Festival donaciones por 1999-2017 Festival 30
Folclórico parte de los entes Folclórico
gubernamentales:
Estatutos, Historias
laborales, la Ley
851 de 2003,
escrituras
PERSONA DE CONTACTO
Nombre María Julieth Villanueva Arenas
Cargo Asistente administrativa
Teléfono 2620314
Correo electrónico maria_luna2003@hotmail.com
OBSERVACIONES
Documental
el formulario
Fecha (dd/mm/aaaa) 23/08//017
6.1.12 Archivo Histórico de Ibagué
Universidad del Tolima/Archivo Histórico de
Entidad / Nombre / Razón social
Ibagué
890.700.640-7 Pública
DANE privada/Mixta)
Omar Albeiro Mejía
Representante Legal Cargo Rector
Patiño
Dirección Calle 10 4-55 barrio Centro
Fax
Teléfono
Celular 3114524467
Correos electrónicos nflorez@ut.edu.co
www.ut.edu.co
http://www.ut.edu.co/academi/institucional1/
Página web facultades-e-instituto-de-educacion-a-distancia/
facultad-de-ciencias-humanas-y-artes/unida-
des-adscritas/proyecto-de-archivos-historicos
Facultad de Ciencias Huma- YouTu-
Facebook N/A
nas y Artes be
Redes sociales
Insta-
Twitter N/A N/A
gram
Horario de atención 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a viernes
Visitas
Consulta X Reprografía X X
guiadas
Servicios Ofrecidos
Exposi- Capacita- O t r a , Investiga-
X X
ciones ciones ¿cuál? ción
del archivo X
1. Establecer la consulta (entidades a través de solicitud escrita,
Describa el proceso
ciudadanos, estudiantes e investigadores solicitud verbal).
2. Hacer la búsqueda por medio de los instrumentos de consulta (índice, catálogo).
3. Se hace el registro de préstamo de la documentación para consulta en sala.
consulta
4. Reubicación del documento.
El Archivo Histórico se creó por medio del Acuerdo N° 012 del 28 de abril de 1978. Su misión es la
siguiente: El Archivo Histórico de Ibagué es una unidad de información, que organiza, conserva, prote-
ge, facilita y divulga el patrimonio documental del municipio; para acrecentar la identidad nacional y la
gestión del acervo documental a partir de los cuales se puede construir su historia, basado en las fuentes
primarias que evidencia el pasado generando conocimiento. Promueve el desarrollo archivístico para una
administración más trasparente y eficiente, y coadyuva en el ejercicio notarial.
Visión: El Archivo Histórico de Ibagué ejercerá y servirá en el futuro, un centro de calidad para facilitar
la investigación, fomentado la cultura, preservando la memoria como testimonio histórico del quehacer
universitario en su actividad educativa, investigadora y administrativa, con base en el acervo que salva-
guarda y difunde del Patrimonio Cultural.
Ofrece los servicios de:
• Fomentar la investigación en todos sus niveles de consulta y divulgación de la Historia de los toli-
menses.
• Garantizar el continuo acceso a los documentos.
• Expedición de copias autenticadas del protocolo notarial.
Visitas guiadas a todas las entidades, públicas y privadas que acuden a conocer, observar y analizar el
trabajo que se realiza dentro de esta unidad de información.

El Consejo Municipal, por medio del Acuerdo N° 012 del 28 de abril de 1978, creó El Archivo
Histórico de Ibagué, el cual solo hasta 1980 la Universidad del Tolima inicia sus labores de rescate de la
documentación; escucha por una emisora local la existencia de unos documentos de valiosa importancia
para la historia de Ibagué y del Tolima que se encontraban abandonados en unas piezas llamadas “tumbas”
ubicadas en el edificio de la Alcaldía; siendo este el momento para que la Universidad se pronunciara,
conformando un grupo de profesores y estudiantes para efectuar el rescate de este patrimonio documental
que consistió en limpieza, foliación, descripción y catalogación de documentos.
El Consejo Superior de la Universidad del Tolima en uso de sus facultades legales, crea el “Programa
Permanente de Archivos Históricos del Tolima”, mediante el Acuerdo 037 del 3 de abril de 1984, y
continúa esta ardua tarea de recuperar y conservar este archivo, incentivando a profesores y a estudiantes
a la investigación, especialmente a los de Ciencias Sociales, comprometiéndose de esta forma con
proyectos y otros aspectos en beneficio y conservación de los acervos documentales; como lo son Fondo
de Colonia, Fondo de República, Archivo Anexo (diario oficial, Gaceta del Tolima, Concejo Municipal,
decretos, ordenanzas, planos y periódicos), entre 1991 y 2004 recibe para su custodia protocolos notariales;
escrituras públicas de las Notarías primera y segunda, desde el año 1615 hasta 1969, y el Archivo Judicial
del Tolima. De esta manera quedan conformados los fondos y series del Archivo Histórico.
En la actualidad se encuentra adscrito a la Facultad de Ciencias Humanas y Artes de la Universidad del

Tolima; ente académico quien organiza, custodia y administra. A la vez cumple funciones científicas,
pedagógicas, culturales, sociales y políticas y difunde de esta manera la historia de los tolimenses;
constituyéndose en una fuente básica a nivel local, nacional e internacional.
Acto Administrativo Acto Administrativo
Decreto 357 del 10 de
de fundación de la ende fundación del Ar- Acuerdo 012
marzo de 1955
tidad chivo
Inventario X Guía Catálogo X Índice

DEL ORGANIGRAMA)
Área de la que depende el archivo Universidad del Tolima/Facultad de Ciencias Hu-
manas y Artes/Archivo Histórico.
¿El archivo cuenta con manual de funciones? SI
¿El archivo cuenta con personal capacitado? SI
Cumplimiento normativo SI
EDIFICIO
Época de construcción Acto administrati-
El edificio es
del edificio que alberga vo de declaratoria
Bien de inte-
el archivo del edificio como
rés cultural
Bien de Interés
(SÍ/NO)
Cultural
Descripción del edificio El edificio se encuentra ubicado en la Calle 10 4-55 barrio Centro y cuenta
con dos niveles y sótano.
Metros cuadrados Metros lineales de

80 80
depósito del archivo la estantería
Depósito y sala de
consulta Facilidades perso-
12 nas discapacitadas SI
gadores
(SÍ/NO)
(ML)
Estado de conservación Bueno Regular X Malo
DESCRIPCIÓN
COLONIA:
-Cabildo
-Caminos
-Esclavos
-Instrucción
Archivo Archivo
pública 1582-1820
Histórico Histórico
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PERSONA DE CONTACTO
Nombre Nelly Flórez
Cargo Coordinadora de Archivo
Teléfono 2771212
Correo electrónico nflorez@ut.edu.co
OBSERVACIONES
Documental
Persona que diligenció Jorge Armando Varela
el formulario
6.2 Análisis de los resultados del censo de archivos
Ilustración 5. Redes sociales
Fuente: Los Autores
En el uso de las redes sociales se identificó que el 92,31 % de las entidades

públicas que fueron encuestadas utilizan las redes sociales como medio de
interacción y publicación de contenido. Asimismo, permite tener una relación
más estrecha entre los ciudadanos y una mayor captación de consumidores que
permitan visualizar los diferentes procesos que se ejecutan en la entidad, no
obstante el 7,69 % no hace uso de esta herramienta para la divulgación de la
información y no cuenta con herramientas claves que le permitan la atracción al
público objetivo.
Ilustración 6. Servicios ofrecidos en el archivo
Fuente: Los Autores
En el servicio que ofrecen las diferentes entidades en los procesos de archivo

(ver Figura 2), se evidencia que el 100 % de las entidades prestan el servicio
de consulta para la búsqueda de información clave que se ha almacenado a lo
largo de los años en su actividad, no obstante este servicio se cohíbe cuando los
documentos que se encuentran están en algún proceso legal, o que tengan carác-
ter reservado conforme a la Constitución o a la ley, estipulado en la Ley 594 de
2000 art. 27; por otra parte, el segundo servicio que más prestan las entidades
son las visitas guiadas con el 67 %, con el fin de que se desarrolle la transferencia
de conocimiento a las personas interesadas en los procesos que se ejecutan en el
archivo en estas organizaciones.
Ilustración 7. Instrumentos de Descripción
Fuente: Los Autores
En la tipología de los instrumentos de descripción (ver Figura 4), el 100 % de las

entidades tienen un control del inventario de los documentos con los que cuen-
tan, permitiendo de esta forma establecer la cantidad de documentos y expedien-
tes que existen en el archivo. Por otra parte, el 25 % utiliza como instrumento
el catálogo que busca realizar un análisis de los tipos documentales existentes y
las diferentes clasificaciones que pueda tener el documento dependiendo de la
información que contenga.
Ilustración 8.Tipo de soporte de la documentación
Fechas: Los Autores
En los tipos de soportes de la documentación (ver Figura 5), se evidencia que la

gran mayoría de las organizaciones manejan su ciclo documental con formato de
papel que corresponde al 100 %. Asimismo, el 50 % almacena los planos para
identificar la estructura organizacional de las entidades o zonas con un alto grado
de importancia en la ciudad de Ibagué.
6.3 Diagnóstico del estado de la documentaicón
Tabla 2. Deterioro biológico
%Roedores
% Insectos
% Hongos
Roedores
Insectos
Hongos
Grado de Afectación
Avanzado 22 14% 22 14% 7 4%

Medio 59 38% 37 24% 18 11%
Bajo 42 27% 75 48% 43 27%
Incipiente 34 22% 23 15% 89 57%
Fuente: Los Autores
Ilustración 9. Porcentaje de afectación por factores de deterioro biológico

(media y avanzado)
Fuente: Los Autores

La gráfica nos indica los diferentes factores biológicos que están alterando la
integridad física de los documentos, analizados en los grados de afectación más
significativos determinados como avanzado y medio. Estos riesgos bióticos
además de producir cambios físicos que conllevan a la pérdida o dificultad al
acceso de la información, también generan pérdidas económicas a la entidad y
deficiencia en los servicios prestados por el Archivo.
En los soportes estudiados se halló un porcentaje del 38 % medio y 14 % avanzado

de microrganismos tipo Hongo, presentando las siguientes manifestaciones
físicas: “Alteración de color. Erosión superficial. Soporte blando y absorbente.
Debilitamiento del soporte, puede ser pulverulento. Faltantes, pelusa coloreada,
asociada con deformación de plano, manchas superficies y profundas” (Jaimes
& García, 2003, s.p.).
Imagen 1. Presencia de hongos en la documentación
Fuente: Los Autores

Se evidencia la presencia de hongos en la documentación del Archivo Histórico

y una afectación significativa al soporte, producto de la proliferación de los
microorganismos.
Imagen 2. Proliferación de hongos en el archivo
Fuente: Los Autores
Los efectos percibidos en la imagen son desfavorables, porque se observa el

origen de la degradación en los materiales de elaboración del soporte y un efecto
cromático, dado a que también la temperatura presente en el archivo favorece la
germinación de hongos.
Imagen 3. El efecto de los hongos en el papel
Fuente: Los Autores
Los hongos no solo generan manchas de color verde en el soporte, sino que
también son responsables de la pérdida de la fuerza de las fibras de la celulosa
del papel, en otras palabras, el papel se adelgaza y se convierte en blando.
En el caso de los insectos, nos muestra que los documentos presentan un

porcentaje del 24 % medio y 14 % avanzado, con las siguientes alteraciones
físicas: presencia de agujeros, erosión superficial, galerías, cavernas y manchas,
excremento en forma de bolitas café oscuro o polvo fino amarillento.
Imagen 4. Afectación de insectos en la documentación
Fuente: Los Autores
La pérdida de la información contemplada en este documento fue total, como

se evidencia en la imagen, los insectos utilizan los soportes como nidos dejando
como resultado cavernas que afectan de manera considerable la información.
Imagen 5. Deterioro por insectos
Fuente: Los Autores
Tan solo el 15 % de la documentación está iniciando a presentar afectación a

causa de los insectos, lo cual significa, que el Estado colombiano está a tiempo de
aplicar las medidas correctivas que eviten la destrucción de nuestro patrimonio
documental, detalladas en los distintos acuerdos e instructivos de archivo.
El estudio nos muestra un porcentaje del 11 % medio y 4 % avanzado concerniente

a la presencia de roedores, la cual se manifiesta con los siguientes indicadores de
alteración: manchas y pérdida de soporte, faltante, producidos por la acidificación
del excremento de los roedores.
Tabla 3. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 1
Grado de afectación
%rasgadura
% humedad
%fragilidad
% manchas
Rasgadura
Fragilidad
Humedad
Avanzado Manchas
71 45% 75 48% 32 20% 12 8%
Medio 68 43% 59 38% 70 45% 30 19%
Bajo 18 11% 22 14% 41 26% 62 39%
Incipiente 0 0% 1 1% 14 9% 53 34%
Fuente: Los Autores
Ilustración 10. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 1
Fuente: Los Autores

En la anterior gráfica podemos observar los diferentes factores de deterioro

fisicoquímico causados por circunstancias ajenas al soporte y las diferentes
variaciones en Temperatura y Humedad Relativa, que al no ser controladas a
tiempo pueden generar daños irreversibles, transformando el material original de
composición de los documentos.
En la documentación examinada encontramos un 19 % correspondiente a un
nivel medio y un 8 % a un nivel avanzado de rasgaduras, generando bordes
de forma irregular en los folios originados por la incorrecta manipulación y
almacenamiento por parte de los custodios.
El factor fragilidad, se encuentra representado en un nivel medio del 45 % y

un 20 % nivel avanzado, indicándonos que las condiciones ambientales no son
las adecuadas, además los procesos de manipulación afectan la preservación y
conservación de los documentos.
Los índices hallados de manchas presentes, corresponden a niveles medios

y avanzados con un 43 % y 45 % respectivamente, que se relacionan con la
humedad relativa, la presencia de organismos biológicos y la utilización de
elementos escritores.
Tabla 4. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 2
Grado de afectación
Material METÁ-
ME-
% Fragmentación
%Cinta adhesiva
Fragmentación
Cinta adhesiva
%Material
% Doblez
TÁLICO
Doblez
LICO
Avanzado 6 4% 11 7% 1 1% 6 4%
Medio 14 9% 28 18% 1 1% 7 4%
Bajo 38 24% 45 29% 5 3% 26 17%
Incipiente 99 63% 73 46% 150 96% 118 75%
Fuente: Los Autores

Ilustración 11. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 2
Fuente: Los Autores
La anterior gráfica nos muestra los porcentajes de afectación producidos por

materiales inestables, que en este caso corresponden a la cinta adhesiva en un
nivel avanzado del 4 % y un nivel medio del 4 %, incluyendo la presencia de
material metálico en un 1 % avanzado y un 1 % medio. Además, se encuentran
“Manchas o amarillamiento en el papel. Perforación del soporte por la oxidación
de las tintas se torna quebradizo. Pérdida de resistencia y flexibilidad, faltantes,
fragmentación” (Jaimes & García, 2003, s.p.).
Las afectaciones por dobles y fragmentación son producidas por la mala

manipulación de los documentos, representadas un 18 % nivel avanzado, 7 %
nivel medio y un 9 % nivel medio, 4 % avanzado correspondiente, ocasionando
deterioro físico o mecánicos en general por manejos malintencionados.
Ilustración 12 . Medición de temperatura en el depósito de archivo
Fuente: Los Autores
La temperatura idónea para la conservación y preservación de los documentos de

archivo debe oscilar entre 15°C y 20°C, con una fluctuación diaria de 4 °C, según
lo establecido por el Archivo General de la Nación estipulado en el Acuerdo 049
del año 2000. De la anterior gráfica podemos deducir que la temperatura de los
archivos no es favorable para la conservación y preservación de los soportes en
papel estudiados, provocando las siguientes afectaciones a la integridad física
de los documentos: “debilitamiento y pulverización del soporte. Cristalización
de los encolados y adhesivos. Deformación y debilitamiento del plano, ya que la
temperatura presente en los archivos, corresponde a los 25°C y 30°C aumentando
un alto índice de afectación.
Ilustración 13. Medición de Humedad Relativa
Fuente: Los Autores
Según el Archivo General de la Nación la humedad relativa presente en los

Archivo debe estar entre 45 % y 60 % con una fluctuación diaria del 5 %. Con los
datos contenidos en la gráfico podemos inferir que la humedad relativa presente
en los archivos según los días del 12 al 17 de septiembre del presente año, están
dentro de los porcentajes que favorecen la preservación y conservación de los
archivos en soporte papel. Por el contario, los días del 18 al 21 de septiembre
presentan una fluctuación desfavorable del 5 %. Estos cambios improvistos en las
condiciones ambientales ocasiones afectaciones en documentación tales como
“fragilidad, quebradizo, pérdida de resistencia, pulverización y craquelamiento
de colas”. (Jaimes & García, 2003, s.p.).
Imagen 6. Humedad en los documentos
Fuente: Los Autores
En las siguientes imágenes se evidencia la tonalidad amarillenta persistente en

los documentos, que puede abarcar en fragmentos o la totalidad del soporte, que
también genera trasparencia ocasionado dificultad en la lectura, producido por
el efecto espejo.
Imagen 7. Debilitamiento de los soportes por humedad
Fuente: Los Autores
De acuerdo con el estado de conservación que se evidenció en los documentos,

es necesario la implementación inmediata de acciones preventivas y correctivas
orientadas a la preservación de los documentos. Para esto es pertinente tener en
cuenta no solo las acciones ordinarias que se aplican a cualquier tipo de archivo,
sino también, las acciones especializadas de restauración, control microbiológico
y de condiciones ambientales con equipos tecnológicos idóneos, que controlen
las causas de deterioro tanto extrínsecas como intrínsecas.
7. ESTRATEGIAS PARA LA DIVULGACIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA CIUDAD DE IBAGUÉ
Se plantean las siguientes estrategias para la divulgación del patrimonio

documental como parte esencial del patrimonio cultural de la ciudad de Ibagué.
La identidad de un pueblo como elemento y factor cultural se convierte en

un elemento para la dinamización de la oferta turística como atractivo para
el desarrollo social y económico, a través de su incorporación en actividades
turísticas. De hecho, la política de Turismo Cultural enmarca como elemento
para la identidad y desarrollo competitivo del patrimonio, que se debe promover
el patrimonio documental para el turismo cultural.
La Ley General de Cultura, Ley 397 de 1997, define el patrimonio cultural

como el conjunto de todos los bienes y valores culturales que son expresión
de la nacionalidad colombiana, entre ellos, claramente, aquellos que poseen un
especial interés histórico, testimonial, documental, literario y bibliográfico.
De acuerdo con lo anterior, se proponen estrategias que permitan la incorporación

del patrimonio documental en actividades turísticas con el fin de divulgar el
mismo tanto a la comunidad local como a los visitantes y de tal forma promover
su conservación y protección a través de la valoración del mismo.
Las estrategias que se presentan a continuación se proyectan a corto, mediano y

largo plazo de acuerdo, sobre todo, con el recurso económico necesario para su
implementación y la complejidad de la acciones contempladas.
Si bien algunas de ellas pudieran considerarse bastante ambiciosas y de difícil

alcance, se puede considerar que los motivos expuestos sobre la importancia de
preservar el patrimonio documental de Ibagué, son lo suficientemente fuertes para
sustentar la proyección de logros de gran valor, no solo en el plano económico,
sino también, en el académico y social.
Tabla 5. Estrategia 1
Diseño de una sala o espacio interactivo

Estrategia 1: para conocer el contenido de documentos
históricos.
Brindar un escenario que posibilite el desa-
rrollo de un producto turístico novedoso para
Objetivo:
la ciudad de Ibagué basado en interacción
con los contenidos de documentos históricos.
Cód. Actividad Meta Responsable Medios
Proponer a los encargados
de la gestión pública del
turismo o a entes privados Sala interactiva
del sector turístico o Banco para el Financiación
Entes
E1-1 de la República, la creación conocimiento público
interesados
del espacio, tomando como del patrimonio privada
ejemplo la Sala de Gabriel documental
García Márquez del Museo
del Caribe en Barranquilla
Sala interactiva
Proponer la apertura de una para el Financiación
Entes
E1-2 sala interactiva a instituciones conocimiento público
interesados
interesadas en el proyecto del patrimonio privada
documental
Fuente: Los Autores
Descripción:
Crear una sala, auditorio, salón o ambiente interactivo equipado con artículos,
equipos, fotos y demás elementos históricos, de manera que mientras se escuchan
relatos o lectura en voz en off o voz narrativa de los documentos que hacen parte
del patrimonio cultural e histórico, los visitantes puedan ver artículos, elementos,
gráficos o proyecciones relacionadas con el tema narrado del documento histórico
e interactúen con dichos elementos para comprender y conocer mejor la historia,
lo cual genera una mayor valoración del patrimonio.
Diseñar rutas turísticas que incluyan visitas

Estrategia 2: a instituciones o entidades tenedoras de
patrimonio documental.
Dinamizar la oferta turística y ampliar

Objetivo: la posibilidad de actividad en recorridos
guiados por la cuidad.
Diseñar rutas
Diseñar rutas turísticas
turísticas Prestadores
que incluyan recorridos o
E2-1 que incluyan de Servicios Sector
actividades con el patrimonio
patrimonio Turísticos
documental
documental
Incorporar a los planes

Planes Prestadores
turísticos actuales, la visita
E2-2 turísticos de Servicios Sector
a instituciones tenedoras de
rediseñados Turísticos
patrimonio documental
Fuente: Los Autores
Descripción:
Incorporar en los planes y paquetes turísticos de las agencias de viaje y operadores

de turismo de la ciudad de Ibagué; rutas para conocer instituciones tenedoras del
patrimonio documental. O bien, que en los recorridos que se realicen a lugares
históricos estén acompañados por copia del documento para su lectura, físico o
digital. Los atractivos turísticos carecen de documentación histórica que permita
conocer más sobre ellos.
Alianzas con hoteles, restaurantes, centros

Estrategia 3: comerciales y demás sitios de interés de la
ciudad.
Establecer alianzas con sitios de interés
de la ciudad, con el fin de dar a conocer el
Objetivo:
patrimonio documental a turistas, clientes y
huéspedes.
Crear alianzas con hoteles,
restaurantes, centros
comerciales y sitios de interés
turístico de la ciudad, para Enseñar el
que se conserven allí algunas patrimonio Entidades
E3-1 Documentos
muestras del patrimonio documental de participantes
documental (en póster o la ciudad
en físico) para que sean
conocidas por los diferentes
usuarios
Sensibilizar a los prestadores Prestadores
de servicios turísticos sobre la de Servicios
Prestadores
importancia de su apoyo en la Turísticos
E3-2 de Servicios Sector
conservación del patrimonio involucrados
Turísticos
documental dando a conocer con la
este en la cadena turística actividad
Fuente: Los Autores
Descripción:
Ubicar en hoteles, restaurantes, centros comerciales o sitios de interés turístico

local; algunos documentos o réplicas de estos, que puedan ser leídos por los
usuarios y visitantes de los diferentes sitios. En estos lugares se cuenta con salas
de espera en las que frecuentemente los clientes buscan un artículo para leer.
Igualmente, muchas veces se requiere aprovechar tiempos muertos o de espera
para evitar que un cliente tenga un mal servicio.
Estrategia Creación del Museo Documental de la Región Andina.

4:
Crear un producto turístico basado en el patrimonio documental.
Objetivo:
Proponer ante los Diseñar un

Fuentes de
posibles interesados producto
Entidades Financiación
E4-1 la creación del turístico de
participantes público
Museo Documental patrimonio
privada
de la Región Andina documental
Fuente: Los Autores
Descripción:
La región carece de oferta museística. Se cuenta con espacios para su posible

adaptación como lo es el Panóptico de Ibagué o algunos espacios en salas de
las principales bibliotecas de la ciudad que se pueden potenciar como museos
documentales abiertos al público para su difusión y apropiación. La riqueza
histórica documentada puede estar reunida en un lugar que permita visibilizar
su contenido y conocer más sobre su historia. Se pueden albergar también obras
literarias representativas de la región.
Estrategia Exposiciones o exhibiciones permanentes e itinerantes sobre el

5: patrimonio documental de Ibagué.
Enseñar e interpretar el patrimonio cultural documental de la ciudad de
Objetivo:
Ibagué.
Establecer alianzas
con terminales de
transporte aéreo Enseñar el
y terrestre de la patrimonio
ciudad de Ibagué documental Entidades
E5-1 Documentos
para la conservación en zonas de participantes
y difusión del movimiento de
patrimonio viajeros
documental a través
de exhibiciones
Fuente: Los Autores
Descripción:
Al igual que con la estrategia propuesta sobre la creación del Museo Documental
de la región Andina; se debe llevar el patrimonio a diferentes lugares logrando que
llegue a muchos la difusión del mismo. Se propone la creación de exposiciones
o exhibiciones permanentes e itinerantes en terminales de transporte aéreo y
terrestre que a diario movilizan una cantidad significativa de viajeros y visitantes
de la ciudad.
Estrategia Creación de evento musical basado en partituras o cancioneros que sean

6: considerados patrimonio documental.
Objetivo: Aportar al título de Ibagué Capital Musical.
Establecer un
evento musical con
repetición anual que
Evento Musical Entidades
E6-1 sirva para divulgar Financiación
Anual interesadas
el patrimonio
documental asociado
a la música
Fuente: Los Autores
Descripción:
Ibagué conserva el título de Ciudad Musical de Colombia; esto es posible gracias

a la agenda de diversos eventos musicales en la región, así como las academias
e instituciones encargadas de la formación musical. Se propone incluir un
nuevo evento musical que reúna artistas en pro de la divulgación del patrimonio
documental musical, a través de concursos de canto basado en cancioneros
antiguos, de música con partituras históricas y otras.
Estrategia Fortalecimiento a instituciones musicales como Conservatorio o Casa

7: Corporación Festival Folclórico.
Crear espacios para la conservación, protección y difusión del
Objetivo:
patrimonio documental asociado a la música.
Generar espacios
de conservación
del patrimonio Espacios de
documental musical conservación,
Entidades Financiación
E7-1 a través de ambientes protección
interesadas público privada
para su disfrute y difusión
por parte de la generados
comunidad local y
visitantes
Fuente: Los Autores
Descripción:
El Festival Folclórico colombiano es el principal evento que se realiza en el marco

de las festividades de San Juan en Ibagué; este evento no solo es importante por
su calidad y significado local, regional, nacional e internacional; sino también
porque reúne en un solo lugar el folclor de diversas culturas del país y el mundo.
Dada su importancia, se debería incluir en la Casa Corporación Festival Folclórico
además de piezas claves de la historia del festival; los documentos asociados al
mismo para su conocimiento y apropiación de la comunidad residente y visitante.
Creación de una aplicación para dispositivos

móviles con realidad aumentada como
Estrategia 8:
herramienta de apropiación del patrimonio
documental de la ciudad de Ibagué.
Posibilitar el acceso a los archivos
Objetivo: patrimoniales de la ciudad de Ibagué por
medio de la tecnología móvil.
Las entidades
comprenden
Sensibilizar a entidades y
las ventajas
funcionarios de archivo sobre
de las Instructor
las ventajas y el alcance de Charla en el
E8-1 herramientas del área de
las TIC en el conocimiento auditorio
TIC en el sistemas
del patrimonio documental de
conocimiento
la ciudad de Ibagué
del patrimonio
documental
Verificación
de metadatos
del uso de la
Instructor
Realizar acompañamiento en aplicación y Seguimiento
E8-2 del área de
el uso de la aplicación móvil apoyo en el a empresas
sistemas
manejo de
la aplicación
móvil
Fuente: Los Autores
Descripción:
Las TIC cobran cada vez más una mayor importancia y articulación en el
conocimiento de la cultura, identidad e historia local de los pueblos; es así como
para visitar muchos destinos ya se cuenta con audio, guías o aplicaciones que
permiten conocer más información sobre los sitios a visitar. Se pueden articular
plataformas para el conocimiento del patrimonio documental y su importancia
en la historia local.
Creación de una aplicación web para

Estrategia 9: la consulta del patrimonio documental
ibaguereño.
Posibilitar el acceso a los archivos

Objetivo:
patrimoniales de la ciudad de Ibagué.
Las entidades
comprenden
Sensibilizar a entidades y
las ventajas
funcionarios de archivo sobre
de las Instructor
las ventajas y el alcance de Charla en el
E9-1 herramientas del área de
las TIC en el conocimiento auditorio
TIC en el sistemas
del patrimonio documental de
conocimiento
la ciudad de Ibagué
del patrimonio
documental
Verificación
de metadatos
del uso de la
Instructor
Realizar acompañamiento en aplicación y Seguimiento
E9-2 del área de
el uso de la plataforma web apoyo en el a empresas
sistemas
manejo de la
plataforma
web
Fuente: Los Autores

Creación de una aplicación web para la consulta del

Estrategia 9:
patrimonio documental ibaguereño.
Posibilitar el acceso a los archivos patrimoniales de

Objetivo:
la ciudad de Ibagué.
Las entidades
Identificar y aplicar comprenden las
Instructor
procesos para la ventajas de las
de logística
E9-1 organización y herramientas TIC Documento
y Gestión
conservación del en el conocimiento
Documental
patrimonio documental del patrimonio
documental
Elaborar una propuesta

metodológica para la
administración del
Instructor
flujo documental en los Metodología de
de logística
E9-2 depósitos de archivos, Administración del Documento
y Gestión
en entidades públicas flujo de documental
Documental
y privadas que presten
servicios públicos de la
ciudad de Ibagué
Fuente: Los Autores

8. CONCLUSIONES
Como herramienta en la investigación, el censo fue utilizado para dar

cumplimiento a nuestro primer objetivo: Identificar el patrimonio de la ciudad
de Ibagué, los cuales son considerados memoria de la humanidad y reposan en
diferentes archivos históricos.
El censo es un formato expedido directamente por el Archivo General de la

Nación (entidad encargada de establecer las políticas archivísticas en Colombia)
el cual, nos permite realizar la descripción de las entidades para analizar y
determinar el funcionamiento de su administración archivística. A través de
los datos recolectados a las 12 entidades se concluyó de manera general, que
emplean las redes sociales en un 93 % como herramientas de difusión, siendo
un aspecto importante que les facilita la divulgación de la información, ya que
actualmente para las personas les es accesible la interacción con dispositivos
tecnológicos; todos los archivos cumplen con el deber de prestar el servicio
de consulta a la comunidad, entre otros. El instrumento de descripción más
utilizado es el Inventario, indicándonos que es un factor desfavorable que
dificulta el acceso a la información, ya que su descripción es básica.
De acuerdo con los criterios ya establecidos se identificaron tres entidades que

resguardan documentación de carácter patrimonial:
1. Arquidiócesis de Ibagué: Alberga documentos que datan desde la

creación de la ciudad.
2. Conservatorio de música: Referente para la educación y la cultura,
resguardando obras musicales representativas de la ciudad de Ibagué.
3. Archivo Histórico de Ibagué: Ampara los documentos que nos identifican
como ciudad perteneciente al territorio colombiano, resguardando nuestra
reseña histórica desde la misma época Colonial hasta la fecha.
Se dificultó el acceso al archivo de la Arquidiócesis ya que las políticas religiosas

establecidas por la Iglesia Católica son rigurosas.
En cuanto al Conservatorio de Música por motivos de traslado de su archivo
no fue posible realizar la valoración de sus instalaciones y el estado de la
documentación.
Para dar cumplimiento a nuestro segundo objetivo: Evaluar las condiciones

de administración y conservación del patrimonio documental de la ciudad de

Ibagué, la entidad a la cual fue posible la realización del diagnóstico integral fue
al Archivo Histórico de Ibagué, por lo anteriormente nombrado, agradecemos
a la señora Neli Flórez profesional en Archivo por su acompañamiento durante
todo el proceso de la investigación.
En el desarrollo del diagnóstico se inspeccionó la infraestructura del Archivo

Histórico ubicado en el centro de la ciudad Calle 10 #455, Biblioteca Soledad
Rengifo y determinando que no cuenta con el área proyectada, pues es
insuficiente para el almacenamiento de los acervos documentales, sin embargo,
se encuentran ordenados y clasificados de manera adecuada según lo establecido
por el Archivo General de la Nación.
Se analizó el 10 % de los documentos pertenecientes a siete fondos: época

colonial, república, protocolos notariales, registros oficiales, archivo judicial,
prensa judicial y planos, mediante la aplicación de la fórmula estadística que
se encuentra en el libro de “Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos”,
que asigna el número de muestras a evaluar, representadas en tablas de datos y
gráficas por medio de las cuales podemos concluir: las afectaciones de deterioro
biológico causado por la interacción de microorganismos, insectos y roedores
en la documentación tiene mayor porcentaje en daños ocasionados por hongos
en un 52 %, evidenciando erosión superficial, alteración del color, faltante, entre
otros indicadores como resultado, seguidos de las afectaciones causadas por
roedores e insectos que generan pérdida parcial en la documentación, como se
demuestra en las fotografías. Con respecto a las afectaciones físicas-químicas un
mayor porcentaje en manchas en un 88 %, en relación con rasgaduras, fragilidad,
humedad, cinta adhesiva, material metálico, doblez y fragmentación, dichas
afectaciones están correlacionadas ya que el grado de avance da origen a una de
las ya mencionadas.
Se determinó que las condiciones ambientales no son las más óptimas para el
almacenamiento de documentación en formato papel, mediante un dispositivo
electrónico llamado Datalogger, se logró obtener y registrar los datos de
temperatura y humedad relativa durante 21 días, desde el 12 de septiembre al
21, las cuales fueron: Temperatura 25°C y 30°C, con una variación de 5 grados
fuera del rango establecido por el Archivo General de la Nación
Una variación 10°C entre el 2 al 4 de octubre del presente año. Según lo

establecido en el Acuerdo 049 del Archivo General de la Nación, la temperatura

idónea para garantizar la conservación y preservación de la documentación
en formato papel, debe oscilar entre 15°C y 20°C, causando debilidad y
pulverización del soporte. La humedad relativa se encuentra dentro del rango
establecido en la normatividad archivística, en un porcentaje de 45 % y 65 %,
con una fluctuación del 5 %, estos cambios regulares en la humedad puede
ocasionar en los documentos fragilidad y pérdida de resistencia, pero si se
mantiene controlada genera una estabilidad en la estructura del documento.
La importancia de implementar las estrategias se basa en crear un impacto

positivo en la comunidad, acerca del valor generacional en la transmisión de la
información y gracias a la correcta labor archivística desarrollada por la señora
Nelly Flórez, los documentos que datan desde 1582 a la fecha han logrado prologar
su ciclo vital en el archivo. Si el estado designara los fondos necesarios que el
archivo requiere para la ampliación de infraestructura o el traslado, que permita
una adecuada distribución de los acervos documentales y la implementación de
programas de conservación preventiva y correctiva, asegurando la integridad del
patrimonio documental.
Para ello debemos ser constantes en la identificación y la divulgación de nuestro

patrimonio que nos permite conocer mejor nuestro pasado y mejorar nuestro
futuro; por tal razón damos tal importancia a la formulación del tercer objetivo.
9. DISCUSIÓN
La falta más común en los archivos es la carencia en la identificación y

divulgación de la memoria humana de la ciudad de Ibagué, que después de
conocer su importancia y su significado, nos ha conducido a la implementación
de una serie de estrategias que pueden generar un impacto tanto positivo como
negativo en la sociedad.
Vale la pena resaltar que, cuando hablamos de documentos de historia o patrimonio,

las personas hacen referencia al aburrimiento, desistiendo de su interés por
acceder a la información que obstaculiza su enriquecimiento al conocimiento.
Además, este tipo de consulta se limita generalmente a las necesidades que son
requeridas en el estudio o en el trabajo: realización de doctorados, tesis de grado,
posgrados, informes, investigaciones, proyectos, entre otros.
Generalmente le designamos la culpa al Estado de las falencias que están

originando el deterioro del patrimonial mueble de nuestra ciudad, sin siquiera
darnos cuenta de que es responsabilidad de cada uno de nosotros salvaguardar
y difundir nuestra historia que nos identifica de las diferentes regiones del país.
Si el Estado crea espacios destinados a que las personas conozcan sus memorias,
de una manera mucho más práctica y didáctica, donde las familias puedan
participar desde el más pequeño hasta el más grande y que además no genere
gastos costosos sino que sean accesibles al bolsillo de todos; además, estamos
en la era de la tecnología y debemos hacer un buen uso de estas herramientas, y
que mejor manera de utilizarlas, para adquirir nuevos conocimientos y afianzar
los ya existentes de una manera mucho más divertida.
REFERENCIAS
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ANEXOS
Anexo A. Matriz de clasificación y registro de bienes muebles
MATRIZ DE CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE BIENES

MUEBLES
Grupo Subgrupo Categoría

Banquitos, sillas,
bastones, agujas,
Madera
lanzaderas, sarcófagos,
etc.
Estatuaria
Lítico Cuentas de collares,
hachuelas, másca-
ras,etc.
Figuras antropomorfas y
zoomorfas
Urnas funerarias
Cerámica Recipientes
Instrumentos musicales
De Carácter
Arqueológico Sellos, rodillos,
ralladores, etc.
Pendientes, pectorales,
narigueras, collares,
máscaras,etc.
Orfebrería
Cabezas de bastón,
discos, agujas, botones,
etc.
Textil Mantas, mochilas, etc.
Pictografías
Arte Rupestre
Petroglifos
Collares, agujas,
Óseo
punzones, cucharas, etc.
Momia
Otros
Banquitos, sillas,
bastones, agujas,
Madera
lanzaderas, sarcófagos,
etc.
Cuentas de collares,
Lítico
hachuelas, máscaras,etc.
De Carácter Recipientes
Etnográfico Cerámica
Instrumentos musicales
Orfebrería
Textil Mantas, mochilas, etc.

Collares, punzones,
Óseo
cucharas, etc.
Otros Cestería etc.
Al óleo
Al temple
Acuarela y gouache
Pastel
Pintura
Encaústica
Mural
De Carácter Artístico Acrílica
Mixta
Tallada
Fundida
Escultura Moldeada
Moldeada
Relieve
Constructiva/construcción
Agua fuerte
Aguatinta
Punta seca
Litografía
Grabado Xilografía
Serigrafía
Aguafuerte en base
blanda
Mixta
Pastel, carboncillo,
puntas metálicas, lápiz
Dibujo
De Carácter Artístico Pluma o pincel o tintas
Tintas, color, sanguina
Carteles
Afiches
Artes Gráficas
Ilustraciones
Fotografía artística
Vidrio de color o
Vitral
pintado
Instalaciones o
Obras Espacio
performances
Temporales
Intervenciones
Tejidos Artísticos Gobelinos
Otro
Copón, cáliz, custodia,
Objetos Relacionados
insensario, naveta,
con el Culto
patena, vinajeras, etc.
Hábitos religiosos, capa
Ornamentos
De Carácter Utilitario pluvial, báculo, mitra,
Litúrgicos e
toca, escapulario,
Indumentaria
casulla, velos de altar,
Religiosa
paño mortuorio,
conopeo, ciborrios, etc.
Cancel, atril,
confesionario,
baldaquino, retablo,
Mobiliario arca, cama, bargueño,
escritorio, florero,
porcelana, reloj de pared
o mesa, lavabo, etc.
Olla, cuchara, aguama-
Uso Doméstico o
nil, vajilla, cubrelechos,
Cotidiano
sábana, funda, etc.
Cepillo, elementos de
tocador, reloj de pulsera,
Uso Personal anillo, brazalete,
camafeo, diadema,
mancuernilla, etc.
Camisa, casaca, corpiño,
Indumentaria gorro, sandalia, túnica,
uniforme, zapatos, etc.
De Carácter Utilitario Instrumentos
Marimba, flauta,
Musicales
guitarra, timbal, etc.
Arcabuz, bayoneta,
Armas cerbatana, florete, flecha,
hacha, espada, etc.
Condecoraciones,
Cruz , orden militar, etc.
Trofeos y Premios
Banderas y Escudos
Utensilios, Instrumental
Instrumentos, quirúrgico, instrumentos
Herramientas de de medición, elementos
Trabajo, Equipos de escritorio, martilllo,
Tecnológicos y cincel, alicate, máquina
Máquinas de coser, etc.
Bicicleta, canoa,
Vehículos automóvil, tren,
locomotora, etc.
Accesorios de Bienes Aldaba, candado,

Muebles estoperol, etc.
Accesorios de Bienes Campana, pila

Inmuebles bautismal, etc.
Cancel, ventana,
Elementos
artesonado, camarín,
Relacionados con el
baranda, veleta,
Inmueble
columna, rosetón, etc.
De Carácter Utilitario Uso Funerario Urnas, sepulcro, etc.
De objetos
tridimensionales,
Maquetas y Modelos aeromodelo, globo
terráqueo, modelo
cartográfico, etc.
Numismático y Monedas, estampillas y
Filatélico sellos de correo
Otros
Álbum
Apunte
Carta
De Carácter Cédula real

Documento Histórico
Documental
Diploma
Registro
Otro
Acto administrativo
Censo
Contrato
Estudio
Expediente
Ficha
Informe
Archivo
Investigación
Administrativo
Inventario
Libro de cuentas
Libro parroquial
Procolo notarial
Proyecto
Correspondencia
De Carácter
Documental Otro
Afiche
Aerofotografía
Diapositiva
Plano
Reproducción
fotomecánica
Gráfico
Diagrama
Fotografía
Negativo
Placa
Radiografía
Otro
Mapa
Atla
Cartográfico Globo
Mapa digital
Otro
Libro
Monográfico
Folleto
Pliego suelto
Periódico
Revista
Seriado
Anuario
Memoria
Carrete de cinta sonora
Cartucho sonoro
Casete sonoro
Grabaciones en película
Sonoro y Musical
Banda sonora
Disco sonoro
Disco compacto
De Carácter Otro
Documental Obra de cinematografía
Audiovisual Producciones de video
Otro
Carrete de cinta de
computadora
Cartucho de cinta de
computadora
Cartucho integrado de
computadora
Recurso Electrónico
Casete de cinta de
computadora
Disco de computadora
Disco óptico de
computadora
Otro
Conjunto
Monumento en Escultura, busto,

Monumento en Espacio Público columna, fuente, placa,
Espacio Público obelisco, etc.
Especímenes
Biológicos
De Carácter Científico Especímenes

Geológicos
Cuerpos Astronómicos

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Por lo tanto, la gestión de los documentos destaca el concepto de registro en

Hoy en día se busca la representación de los aspectos culturales más importantes

Grandes cantidades de contenido de patrimonio cultural han sido digitalizadas

y están disponibles en bibliotecas digitales. Sin embargo, a menudo no están

De la misma forma se plantean herramientas para la búsqueda de información

La preservación del patrimonio cultural inmaterial, como la música y la

En la actualidad, las TIC han abordado diferentes procesos administrativos con

Actualmente existen plataformas que permiten la administración y la

2.1 Contexto Internacional

En el contexto internacional, la Unesco en el año 1995 emprendió el programa

2.2 Contexto Nacional

En Colombia, el Estado, a través del Ministerio de Cultura (2013) formuló

• Patrimonio arqueológico: Comprende aquellos vestigios producto de

En la Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio

Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio

Fuente: Ministerio de Cultura —Colombia—

El Archivo General de la Nación AGN es la entidad encargada de la Declaratoria

General de la Nación para la identificación del patrimonio documental está la

El principal objetivo del censo es conocer el panorama archivístico nacional,