Ribo’

Colombia

ACTA No. 01

CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO.

FECHA: 25 de noviembre de 2020

HORA: 8:00 a.m

LUGAR: sala de Gerencia Ribo’Colombia.

ASISTENTES:

Ricardo Martínez – Secretario General.

Francisco Maturana – Director de la oficina Jurídica y Planeación.

Hernán Bolillo Gómez – Director de la oficina de Planeación y Diseño.

Iván Andrés Duque – Director de las tecnologías de la información y la

comunicación (TICS).

Álvaro Furibe Bossi – Asesor de la oficina de Control Interno y Talento

Humano.

Roberto Gómez Bolaño – Director de la oficina de Gestión Documental y

Archivo.

Invitados: Será invitados al comité interno de archivo todos aquellos

funcionarios de las diferentes áreas de la entidad y/o especialistas,
historiadores y usuarios externos que puedan contribuir en los asuntos tratados
en el comité. Podrán participar en las sesiones con voz pero sin voto.

Ausentes:
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Orden del día:

I. Verificación de Quórum.

II. Constitución del comité interno de archivo.

III. Funciones del comité interno de Archivo.

IV. Reuniones del Comité interno de Archivo.

V. Verificación y control del comité interno de Archivo. 

VI. Finalización.

Desarrollo:

I. El día 25 de noviembre de 2020 siendo las 8:00 am, en la sala de Gerencia

de Ribo’Colombia, se reunieron el Señor Secretario General, el Director de la
oficina de Gestión Documental y Archivos, con asistencia de todos los citados
a esta reunión.
El Director de la oficina de Gestión documental y Archivo Ricardo Martínez
en sus funciones y con el apoyo del Decreto 2578 de 2012 que en su artículo
14 establece: “Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y
municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de
Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia
archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de
trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de
conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.
Se establece que el Comité interno de Archivo de Ribo’Colombia, como
entidad distrital será un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en
todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los
documentos de una entidad y deberá velar por los procesos administrativos y
técnicos en materia de gestión documental; dando cumplimiento a la Ley
General de Archivos que en su artículo 6 establece los procesos y acciones
que las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar
acabo de acuerdo con el decreto 2578 de 2012.
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II. CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO:

El comité de archivo será presidido por el secretario general de

Ribo’Colombia, que definirá los puntos a tratar en cada sesión, estimara desde
el punto de vista jurídico, disciplinario y legal aquellas decisiones que se
tomen sobre la conservación o no de los documentos y el uso de tecnología
para su conservación.

Director de la oficina de Gestión Documental:

Será el secretario del comité, adelantara propuestas de trabajo para cada sesión
y presentara proyectos relacionados con gestión documental, sistemas de
gestión de información y procesos para el manejo de la correspondencia.

Director de la oficina de Planeación y Diseño:

Será el encargado de evaluar los proyectos desde el punto de vista logístico y

estratégico, presentados en el comité, con el propósito de determinar que sean
acordes a la gestión de la empresa social del estado y que garanticen el
mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos al interior de la
entidad.

Director de la oficina Jurídica y Planeación:

Será el encargado de analizar, proyectar y avalar, los actos administrativos y

consultas que el comité indique y deba suscribir conforme a la constitución
política y la ley. De la misma forma deberá elaborar, estudiar y conceptuar
sobre proyectos de los actos administrativos, contratos y/o convenios que deba
suscribir o proponer la entidad con el propósito de adelantar las diferentes
actividades de administración documental. Asesorara sobre la convivencia o
no de decisiones administrativas que desde el punto de vista jurídico puedan
afectar el adecuado desarrollo de las actividades de gestión documental en la
entidad.
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Director de las tecnologías de la información y la comunicación (TICS):

Será el encargado de asesorar y evaluar los lineamientos que se dicten

relacionados con el uso de las tecnologías de la información, uso de
documentos electrónico, aplicación y seguimiento de las leyes 527 de 1999,
594 de 2000,1437 de 2011 y 1712 de 2016 y la directiva presidencial 04 de
2012 eficacia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la
administración pública. De la misma forma asesorara y liderara la
implementación del software de gestión documental, los procesos de
digitalización documental y trabajara de forma articulada para promover los
lineamientos del plan ambiental institucional.

Asesor de la oficina de Control Interno y Talento Humano:

Será el encargado de acuerdo con el artículo 9 de la ley 87 de 1993 de medir y

evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando
la alta dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación
de los planes establecidos y en introducción de los correctivos necesarios para
el cumplimiento de las metas u objetivos previstos por la entidad.

III. Serán funciones del comité interno de archivo de acuerdo con el decreto
2578 de 2012:

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la

normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la
entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental de la entidad y enviarlas al consejo departamental o distrital
de archivos para su convalidación y el archivo general de la nación Jorge
Palacio Preciado para su registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas
de valoración documental en el registro único de series documentales
que para el efecto cree el archivo general de la nación.
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5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función

archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a
incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos
electrónicos de conformidad con los establecidos en el código de
procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos
presentando por área de archivo de la respectiva entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con mirar a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el archivo
general de la nación Jorge Palacio Preciado y los archivos generales
territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al
interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios
archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la
información en la entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la
función archivística interna y gestión documental.
10.Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11.Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que
requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

12.Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo

referente al impacto de este sobre la gestión documental y de
información.
13.Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional
de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función
archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que
faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico
como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e
internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la
entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
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17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención

documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión
documental.
La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se
relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de
archivos y gestión documental.

IV. Reuniones del comité interno de archivo

El comité interno de archivo de Ribo’, se reunirá ordinariamente el primer

lunes de cada trimestre y extraordinariamente cuando se presenten
circunstancias que ameriten su convocatoria.

V. Verificación y control:

Corresponderá al departamento de Gestión Documental, velar por el

cumplimiento y adecuado funcionamiento de cada una de las estipulaciones
aquí expresadas, como también servir de órgano asesor o consultor para todo
lo que en materia de gestión documental se requiera.

VI. Siendo las 9:30 am se da por terminada la reunión, dejando constituido el

comité interno de archivo sin ninguna novedad según los parámetros exigidos
por nación.

En constancia de lo anterior, se firma en Cartagena de Indias., a los

veinticinco (25) días del mes de noviembre de dos mil veinte (2020)

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Ricardo Martínez

Secretario General.
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Colombia

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Francisco Maturana

Director oficina jurídica y planeación

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Hernán Bolillo Gómez

Director de la oficina de Planeación y Diseño.

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Iván Andrés Duque

Director de las tecnologías de la información y la comunicación (TICS).

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Álvaro Furibe Bossi

Asesor de la oficina de Control Interno y Talento Humano.

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Roberto Gómez Bolaño

Director de la oficina de Gestión Documental y Archivo.