Acta de Entrega Asistente Comercial

ACTA DE ENTREGA ASISTENTE COMERCIAL 2016
Cargo: Asistente Comercial
Fecha: Marzo de 2016
Objetivo:
Entregar de manera clara las funciones y tareas a cargo del asistente comercial.
Funciones y/o tareas Asistente Comercial
1. Administración de las bases de datos.

A. Base de datos Clientes
B. Base de datos Referencias
C. Base de datos Maestro
2. Informes:
A. Informe de seguimiento diario.
B. Informe de seguimiento del presupuesto.
C. Informe de despachos.
D. Informe de inventarios Flamingo
E. Informe de seguimiento a presupuesto por mercaderista.
F. Seguimiento 2011-2014
G. Facturación.
H. Consumo per cápita.
I. Gastos operacionales.
J. Gastos según tipo de cliente.
K. Legalización de gastos de asesores y Mercaderistas.
L. Informe de clientes por razón social por grupo (Parettos)
M. Informe histórico de pedidos y facturación.
3. Instructivos:
A. Comunicado Interno Argumentos NO venta de Calcetines.

B. Comunicado Interno Cambio de dirección en planta de Calcetines.
C. Instructivo Actualización Instructivo Alza de precios Septiembre de
2015
D. Instructivo Programación Fin de Año 2015
E. Instructivo Actualización Instructivo Programación Temporada de
Madres II 2015
F. Instructivo Legalización de Gastos
G. Instructivo Para Envió de Gastos
H. instructivo Pasos de la Visita Mercaderista Senior y Junior
I. Instructivo Vacaciones, Licencias y Permisos
J. Instructivo Venta de Cal por Colores y por Media Doc.
K. Pin de Seguridad
L. Instructivo Pasos de la Visita Asesor Junior
M. Notificación Procedimiento Acoso Laboral
N. Procedimiento Devoluciones de Clientes
O. Reglamento interno de TRABAJO INDUSTRIAS MORARBE S A S
4. Estructura comercial.
A. Carpetas electrónicas
B. Asesores Comerciales
C. Mercaderistas Junior
D. Mercaderistas Senior
E. Manejo logístico de clientes especiales
F. Llamados de atención verbales
G. Citación a descargos
5. Telemercadeo.
6. Entrega de códigos de barras de HERPO.
7. Envío de material de empaque a mercaderistas
8. Solicitud de ingreso de personal
9. Envío de evaluaciones de desempeño y terminación de contrato
10. Legalizaciones de gastos y novedades de nomina
11. Retiro de personal del área comercial
12. Autorizaciones y desautorizaciones del personal para envío de paquetes por
COORDINADORA
13. Solicitud de anticipos
14. Cotización de tiquetes aéreos
15. Carnet empresarial y ARL
16. Informe Participación X Ref y por Talla 2015
Para el manejo eficiente de las diferentes funciones del cargo se debe realizar los
siguientes pasos:
1. Administración de las bases de datos Esta base de datos se encuentra en la ruta:

D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\INDICADORES\BASES DE DATOS
A. BASE DE DATOS CLIENTES: Esta base de datos se encuentra en la ruta :

D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\INDICADORES\BASES DE
DATOS\Clientes.xls, se debe actualizar cada mes, con el fin de ingresar
todos los clientes nuevos y se actualiza con el informe descargado del
programa SAG:
1. Entrar a SAG
2. se elige la opción industrias morarbe.
3. Se digita el usuario y la clave se da ENTER.
Se despliega un cuadro de dialogo que se llama “bienvenido”.
4. se da clic en ACEPTAR.
5. Clic en OPERACIÓN
Se inicia programa.
6. Informes
7. Varios.
8. Se elige la opción O3 clientes.
9. Se da clic en la opción 03-B listado de clientes y se elige el informe
03-07 listado detallado de clientes, se debe tener en cuenta que los
siguientes campos se dejan en blanco:
 Rango NIT
 Desde zona
 Hasta zona
 Clase
El campo ORDEN y ORIENTACIÓN DEL PAPEL se dejan con las opciones habilitadas por
defecto del sistema, en el campo ACTIVO se deja la opción TODOS y en el campo ACTIVO
COMERCIALMENTE se habilita la opción ACTIVOS.
10. Se da clic en GENERAR

11. Se abre un cuadro de dialogo llamado FIN DE REPORTE, se da clic en
ACEPTAR.
12. Se da clic en EXPORTAR
13. Se abre un cuadro de dialogo que se llama EXPORTAR INFORME.
14. Se le cambia el nombre “clientes” sin modificar la RUTA y el
DOMINIO.
15. Se da clic en EXPORTAR SOLO DATOS.
16. Clic en ACEPTAR.
17. Se ingresa al MENÚ INICIO
18. EQUIPO
19. Se da clic en Disco local C
20. CARPETA APL
21. Se busca el informe que se descargó con el nombre de “clientes”.
22. Se abre el archivo y se copia en la base de datos de CLIENTES.
B. BASE DE DATOS REFERENCIAS: Esta base de datos se encuentra en la ruta :

D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\INDICADORES\BASES DE
DATOS\Referencias.xls
Se debe actualizar cada que ingresan referencias nuevas al portafolio, y se
actualiza con el informe descargado del programa SAG:
1. Entrar a SAG
Se inicia programa.
6. Informes
7. Varios.
8. Se elige la opción O2 artículos.
9. Se da clic en la opción 02A catálogo de artículos y listas de precios y se elige
el informe 02-05 A CATALOGO DE ARTICULOS , se debe tener en cuenta que
los siguientes campos se dejan en blanco:
 Grupo inicial
 Grupo final
 Subgrupo inicial
 Subgrupo final
 Rango de artículos
El campo ORDEN, CON KARDEX? , ACTIVOS, GLOBAL/local ORIENTACIÓN DEL PAPEL se
dejan con las opciones habilitadas por defecto del sistema.

ACEPTAR.

14. Se le cambia el nombre “informe de referencia” sin modificar la RUTA y el
DOMINIO.
19. EQUIPO
20 Se da clic en Disco local C
21 CARPETA APL
22 Se busca el informe que se descargó con el nombre de “informe de
referencia”.
23 Se abre el archivo y se copia en la base de datos de referencias.
C. BASE DE DATOS MAESTRO: Esta base de datos se encuentra en la ruta:

D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\INDICADORES\BASES DE DATOS\BD INFORMES\BD
Maestro.xls Se debe actualizar de forma manual :
PARA ACTUALIZAR la hoja CLIENTES:
1. Entrar a SAG
Se inicia programa.
6. Informes
7. Varios.
8. Se elige la opción O3 clientes.
9. Se da clic en la opción 03-B listado de clientes y se elige el informe 03-07 listado
detallado de clientes, se debe tener en cuenta que los siguientes campos se dejan
en blanco:
 Rango NIT
 Desde zona
 Hasta zona
 Clase
defecto del sistema, en el campo ACTIVO se deja la opción TODOS y en el campo ACTIVO
COMERCIALMENTE se habilita la opción ACTIVOS.

11. Se abre un cuadro de dialogo llamado FIN DE REPORTE,

15. Se le cambia el nombre “clientes” sin modificar la RUTA y el DOMINIO.
19. EQUIPO
21. CARPETA APL
22. Se busca el informe que se descargó con el nombre de “clientes”.
23. Se abre el archivo BD MAESTRO y se copia en la hoja CLIENTES.
PARA ACTUALIZAR LA HOJA MERCADERISTAS esta hoja se actualiza de forma manual

teniendo en cuenta el NIT del CLIENTE (razón social). Nombre de la Mercaderista, cargo,
detalle de la zona estos datos se toman teniendo en cuenta el rutero de la Mercaderista.
PARA ACTUALIZAR LA HOJA DE ZONAS esta hoja se actualiza de forma manual teniendo
en cuenta como esta creado el cliente en el SAG STARUS hoja de DATOS.
2. INFORMES
2.1. Informe de seguimiento diario:
Se encuentra en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN

OSPINA\INDICADORES\2015\Presupuesto\Asesores\2015-Seguimiento Diario al
Presupuesto.xlsx , este informe es de frecuencia diaria y se debe entregar antes
de las 7:00 AM, se debe enviar a todos los asesores comerciales y el líder de
ventas nacionales.
Para actualizar este informe descargado del programa SAG STARUS:
1. Entrar a SAG STARUS.

4. Se despliega un cuadro de dialogo que se llama “bienvenido”.
Se inicia programa.
7. Informes
8. Varios.
9. Otros informes
10. Se da clic en ST-B LISTADOS DE PEDIDOS,
11. Se da clic en C-1G LISTADO DE PEDIDOS PENDIENTES X POR DESPACHAR POR
ARTICULO.
12. En el campo RANGO FECHA se digita la fecha del día anterior al día en que se
está descargando el informe los campos RANGO NIT , RANGO REFERECIA ,
RANGO DE PEDIDO, RANGO ARTICULO, CUAL y ORIENTACIÓN DEL PAPEL se
dejan con las opciones habilitadas por defecto del sistema.

ACEPTAR.

17. Se cambia el nombre a “p/ fecha del informe” sin modificar la RUTA y el
DOMINIO.
Ejemplo: c:/apl/p2110.xls
21. EQUIPO
20 Se da clic en Disco local C
21 carpeta APL
22 Se busca el informe que se descargó con el nombre de “p2110”.
23 Se abre el archivo y se copia en el archivo Informe de seguimiento diario en
la hoja DATOS.
24 Se selecciona las formulas y se arrastran hacia abajo.
25 Se hacen filtros para actualizar los N/A, se reemplazan los registros de CAL se
hace un filtro en referencia se dejan las de PSC.
26 clic en la hoja del mes en curso.
Ejemplo: (TD octubre)
27 se actualiza las tablas dinámicas y se filtran las fechas que están entre el corte
“20-21”
2.2. Informe de seguimiento del presupuesto.
Este archivo se alimenta del informe diario que se encuentra en la ruta

D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\INDICADORES\2015\PRESUPUESTO\ASESORES\2015-
SEGUIMIENTO DIARIO AL PRESUPUESTO.XLSX ( ver paso anterior)
El informe diario de seguimiento del presupuesto se encuentra en la ruta

D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\INDICADORES\2015\PRESUPUESTO\ASESORES\SEGUI
MIENTO DIARIO AL PRESUPUESTO 2015 OCTUBRE XLSX Este informe es de frecuencia
diaria y se debe entregar antes de las 7:00 AM, se debe enviar a todos los asesores
comerciales y el líder de ventas nacionales con copia a mercadeo@morarbe.com.co
Para alimentar este informe se deben realizar los siguientes pasos:
1. En la hoja TOTAL VTAS NAL OCT, en el campo días corridos se digita los días que
van corridos del presupuesto.
2. Del informe de seguimiento diario al presupuesto de la hoja del presupuesto
en curso ejemplo: TD OCTUBRE (mes en curso). Se ingresan los pedidos en
unidades y en pesos en los campos VENTAS ACUMULADAS tanto de PSC como de
CAL esto se hace asesor por asesor.
3. La hoja SEG REF NUEVAS se alimenta Del informe de seguimiento diario al
presupuesto de la hoja del presupuesto en curso ejemplo: TD OCTUBRE (mes en
curso). Se ingresa la cantidad de referencias nuevas y claves pedidas tanto en PSC
como de CAL (si aplica) esto se hace asesor por asesor.
4. La hoja RESUMEN GRAL se alimenta automáticamente de las hojas mencionadas
en los pasos anteriores (2 y 3).
2.3 Informe de despachos.
Este informe es de frecuencia diaria se debe enviar a todos los asesores con copia a líder
nacional se debe realizar los siguientes pasos:
1. Entrar a SAG
Se inicia programa.
6. Informes
7. Varios.
8. Se elige la opción O5 facturas y movimiento de inventario.
9. Se da clic en 05B – otros.
10. Se elige el informe 05- 13f ventas por clientes, sucursales vendedores,
artículos, en el rango fecha se ingresa la fecha del día anterior o de los días en que
se va a generar el informe, se debe tener en cuenta que los siguientes campos se
dejan en blanco:
 Rango de números
 Rango de clientes
 Rango de vendedores
 Rango de artículos
defecto del sistema

12. Se abre un cuadro de dialogo llamado FIN DE REPORTE, se da clic en ACEPTAR.
15. Se cambia el nombre a “despachos y la fecha” sin modificar la RUTA y el
DOMINIO.
19. EQUIPO
21. CARPETA APL
22. Se busca el informe que se descargó con el nombre de “despachos y la fecha”.
23. Se abre el archivo y se crea una tabla dinámica teniendo en cuenta los campos:
código fuente, nombre 2, nombre, detalle articulo y cantidad.
24. En el campo nombre 2 se elimina los ítems o asesores que no pertenezcan a
ventas nacionales.
25. Si hay devoluciones se realiza una tabla dinámica teniendo en cuenta los pasos 22
y 23.
26. Se envía a todos los asesores con copia a líder de ventas nacionales.
2.4 Informe de seguimiento a presupuesto por mercaderistas
Este informe se encuentra en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN

OSPINA\INDICADORES\2016\Presupuesto\Mercaderistas\Seguimiento Diario a
Mercaderistas Agosto.xlsx.
Informe de Facturación.
Este informe es de frecuencia mensual se debe realizar los siguientes pasos:
27. Entrar a SAG

Se inicia programa.
32. Informes
33. Varios.
34. Se elige la opción O5 facturas y movimiento de inventario.
35. Se da clic en 05B – otros.
36. Se elige el informe 05- 24 ventas por zona, cliente, artículo, en el campo zona se
deja en blanco el campo Grupo se digita la línea a descargar ejemplo (PRENDAS
SIN COSTURA) rango fecha se ingresa la fecha inicial del mes a descargar y la fecha
fin del mismo, ejemplo 01/01/2016 hasta 31/01/2016 o de los días en que se va a
generar el informe, se debe tener en cuenta que los siguientes campos se dejan
en blanco:
 Rango Artículos
 ORDEN y ORIENTACIÓN DEL PAPEL se dejan con las opciones
habilitadas por defecto del sistema
38. Se abre un cuadro de dialogo llamado FIN DE REPORTE, se da clic en ACEPTAR.
41. Se cambia el nombre a “Facturación y la fecha” sin modificar la RUTA y el
DOMINIO.
45. EQUIPO
47. CARPETA APL
Se busca el informe que se descargó con el nombre de “Facturacion01/16”. Y este se pega

en el informe Facturación 2014-2015 que se encuentra ubicado en la ruta:
D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\INDICADORES\2016\Seguimiento Facturación.
Informe de clientes Parettos por grupo por razón social.
En la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\PARA DAVID\Parettos. Este informe de

sede de actualizar de manera mensual desde el archivo de facturación.
Informe HISTORICO PEDIDOS Y FACTURACION ENE 2015.
En la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\PARA DAVID\ HISTORICO PEDIDOS Y

FACTURACION ENE 2015. Este informe de sede de actualizar de manera mensual
teniendo en cuenta el archivo de facturación y el seguimiento diario de pedidos.
Informe Participación X Ref y por Talla 2015.

En la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\PARA DAVID\Participación X Ref y por
Talla 2015 Este informe de sede de actualizar de manera mensual teniendo en cuenta el
presupuesto del mes a realizar este archivo realiza la distribución del presupuesto
automáticamente cuando se ingresa en el campo PPTO DE UND.
6 ENTREGA DE CODIGOS DE BARRA DE HERPO
Cada vez que se genere un pedido de CAL de almacenes HERPO (CHICOS, DAMASCO Y
HOBE) la asesora comercial de la zona sur occidental realiza el envió al asistente comercial
de los códigos de barras correspondientes a dicho pedido. Este a su vez hace entrega al
COORDINADOR DE CAL dichos códigos se entregan debidamente remisionados por
referencia, talla y cantidad (no existe un formato para dicha información hasta el
momento se realiza en el formato de remisión de entrega de artículos y dotación)
7 ENVÍO DE MATERIAL DE EMPAQUE A MERCADERISTAS
La Mercaderista envía un correo al asistente comercial con la solicitud del material

que está necesitando, estos pedidos no tienen frecuencia de envío definida y se
deben de registrar en el formato de seguimiento de material de empaque teniendo
en cuenta la cantidad enviada en el último despacho.
Esta solicitud de material de empaque se debe enviar al coordinador de despachos

y empaque al correo coordinadorpdn@morarbe.com.co y si el material que
solicitan es de CAL se debe enviar coordinadoralmacen@morabe.com.co y con
copia a líder de ventas nacionales con las especificaciones del material solicitado y
adicional los datos a quien se debe realizar el despacho, los materiales de empaque
son:
 Ruanas y caballetes (CAL Y PSC )

 Cubre vestidos (CAL Y PSC )
 Plastiflechas
 Etiquetas
 Sizer
 Ganchos lisos y chuzo
8 SOLICITUD E INGRESO DE PERSONAL
Cada vez que se retire o ingrese personal al área comercial Ya sea por un nuevo
cargo o por un reemplazo o por una renuncia se debe diligenciar el formato
ubicado en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\FORMATOS\FO-Solicitud de
Personal e Ingreso.xlsx, este formato se dirigencia se imprime y se entrega a
departamento de gestión humano y se archiva en la ruta
D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\EQUIPO COMERCIAL\SOLICITUD DE
PERSONAL
PARA EL INGRESO: si es el ingreso de una Mercaderista se las herramientas a

entregar son las siguientes (revisar estos elementos conforme a los pasos de la
visita de Mercaderista senior):
 Cartas de Presentación  Borrador

 Rutero o información del  Morral Brick (Mercaderista
cliente Senior)
 Hojas de Talonario de Pedidos  Calculadora
 Hojas de Talonario de Visitas  Cosedora-Ganchos
 Hojas para Manejo de  Sacudidor
Inventarios (PSC-CAL)  Tijeras
 Catalo de PSC  Plastiflechadora
 Carnet de la Compañía  Plastiflechas
 Carnet ARP  Celofanes
 Carpeta o Tabla con Ganchera  Cubre vestidos
 Lapicero  Caballetes
 Portaminas  Ruanas
 Minas  Ganchos
Personal que visita Flamingo: Cuando ingresa personal nuevo para Flamingo se debe:
a. Solicitar verificación de la cedula de la aspirante sin contratar para constatar que no
tenga pendientes de cartera con ellos, se envía un correo a
sechavarria@flamingo.com.co y promotoras@flamingo.com.co
b. Cuando de Flamingo den el visto bueno se debe solicitar cita a este mismo correo para
entrevista, validación, capacitación e ingreso.
c. Cuando la persona pase este proceso y deba asistir al ingreso ella debe llevar:
 Carta de presentación (mirar ejemplo en la carpeta de alguna
impulsadora) Ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\EQUIPO
COMERCIAL\IMPULSADORAS\PERSONAL ACTIVO\CAROLINA ESTEFANIA
Archivo Carta de Presentación Impulsadora- Flamingo
 Carnet de Brick (Solicitar a mercadeo que lo haga)
 Certificado de afiliación ARL (Solicitar a Lizzeth)
 Certificado de afiliación EPS (Solicitar a Lizzeth)
 Fotocopia del diploma de bachiller (solicitarlo al aspirante)
Correos Flamingo: en el caso de este cliente se debe informar por correo electrónico
cualquier cambio de ruta, horario, permiso o ausencia de las impulsadoras, esto se debe
hacer al correo sechavarria@flamingo.com.co y a promotoras@flamingo.com.co
Si es el ingreso de un Asesor Comercial se las herramientas a entregar son las

siguientes (revisar estos elementos conforme a los pasos de la visa de asesores
comerciales):
 Cartas de Presentación  Maleta y bolso Brick

 Rutero o información del  Calculadora
cliente  Cosedora-Ganchos
 Informe de cartera  Sacudidor
 Hojas de Talonario de Pedidos  Tijeras
 Hojas de Talonario de Visitas  Plastiflechadora (Para las
 Hojas para Manejo de Junior)
Inventarios (PSC-CAL)  Plastiflechas (Para las Junior)
 Portafolio de Productos (PSC-  Celofanes
CAL)  Cubre vestidos
 Carnet de la Compañía  Caballetes
 Carnet ARP  Ruanas
 Carpeta o Tabla con Ganchera  Ganchos
 Lapicero  Muestrarios (PSC y CAL)
 Portaminas  Informes pertinentes de la
 Minas zona(promedio de compra de
 Borrador los clientes, referencias por
 Catálogo de Productos clientes, estado de clientes,
 Carta de Colores rutero…ETC)
9. SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACION DE GASTOS
ANTICIPOS.
Cada vez que un asesor comercial o una Mercaderista programa una correría se
debe realizar un anticipo con los gastos aproximados a realizar en dicha correría,
estos gastos son por concepto de alimentación, hospedaje y transporte.se debe
tener en cuenta la cantidad de dinero que tenga el asesor o la Mercaderista al
momento de iniciar la correría, este saldo se verifica en el archivo de seguimiento de
anticipos que se encuentra en la ruta:
D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\EQUIPOCOMERCIAL\ANTICIPOS\SEGUIMIENT
O ANTICIPOS.xls. Y en este mismo archivo se asienta el valor a consignar.
Se diligencia el formato de autorización de anticipos que se encuentra en la carpeta

de cada asesor, este debe ir con la firma del asesor, el desembolso de este anticipo
se debe programar mínimo un día antes del inicio de esta correría. El formato debe
de ir con la firma del líder de ventas nacionales y después de su firma se pasa a
tesorería mínimo dos días antes de la fecha programada en el formato para que se
proceda con la programación del desembolso.
Nota: cuando la correría está programada para uno o dos días después de la nómina
validar con tesorería si este anticipo se pasa con las novedades de nómina.
10. LEGALIZACION DE GASTOS
Esta información se alimenta semanalmente, con las planillas de legalizaciones de

gastos que envían las Mercaderistas y los asesores; Según los instructivos Ins-
Instructivo Para Envío de Gastos y el Ins-Instructivo Legalización de Gastos
actualización 2016.
El total de los gastos registrados en las planillas se descarga en el archivo

SEGUIMIENTO ANTICIPOS y se encuentra en la siguiente ruta:
D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\EQUIPO COMERCIAL\ANTICIPOS. Al abrir el
archivo encontramos diferentes hojas con los nombres de los integrantes del equipo
a los cuales se les ha realizado anticipos.
Nos ubicamos en al nombre de la Mercaderista o asesor al cual se le va a legalizar el

gasto. En la columna fecha reporte escribimos la última fecha reportada en la
planilla, y en el campo reporte, la suma del total gastado en la correría y
automáticamente en la siguiente celda nos arroja el saldo disponible a cada
Mercaderista o asesor.
11. NOVEDADES DE NOMINA

Dichas novedades se deben pasar cinco días antes de la nómina es decir; los días 15 y 30
de cada mes.
 El 15 de cada mes se debe de pasar el reporte con los incentivos de las

Mercaderista y los auxilios de rodamientos correspondientes para las quincenas.
RODAMIENTOS: Estas novedades se diligencian en el archivo Novedades Nomina

Auxilio de Transporte ubicado en la ruta: D:\TELEMERCADEO\JOHN
OSPINA\EQUIPO COMERCIAL\NOMINA con base al archivo de seguimiento de
anticipos teniendo en cuenta el valor autorizado que tiene cada Mercaderista o
asesor para la correría y el saldo disponible a la fecha se calcula de cuánto debe ser
el anticipo a realizar hasta el corte de nómina siguiente.
INCENTIVOS: (Este incentivo solo aplica para la Mercaderista senior) esta información se
diligencia en el formato TABLA DE INCENTIVOS y se encuentra en la ruta
D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\EQUIPO COMERCIAL\NOMINA antes de diligenciar
este formato se debe de tener actualizado el informe de facturación (ver # 2-G de este
instructivo).
 El 30 de cada mes se debe de pasar el reporte con los auxilios de rodamientos

correspondientes para las quincenas.
Estas novedades se diligencian en el archivo Novedades Nomina Auxilio de

Transporte ubicado en la ruta: D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\EQUIPO
COMERCIAL\NOMINA con base al archivo de seguimiento de anticipos teniendo
en cuenta el valor autorizado que tiene cada Mercaderista o asesor para la correría
y el saldo disponible a la fecha se calcula de cuánto debe ser el anticipo a realizar
hasta el corte de nómina siguiente.
Nota: antes de realizar estas novedades se debe tener todos los gastos legalizados
12. ENVÍO DE EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Y TERMINACIÓN DE CONTRATO
Cada que está próximo a vencerse un contrato gestión humana envía un correo
al asistente comercial informando la fecha de la terminación de este, sobre
este correo se envía el formato ubicado en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN
OSPINA\FORMATOS\FO-Evaluación Desempeño xlsx, para el debido
diligenciamiento por parte del jefe inmediato (asesor comercial).
Con base en la respuesta y el resultado obtenido en la evaluación se debe

proceder con él envió a gestión humana con la correspondiente renovación o
terminación de contrato.
Nota: antes de terminar un contrato se debe de contar con la autorización del

líder de ventas nacionales.
13. Retiro de personal del área comercial.
Cada vez que se retire personal (asesores y mercaderista) se debe tener en

cuenta los elementos y comodatos que tengan en su poder:
 Cartas de Presentación  Carta de Colores

 Rutero o información del (Mercaderista)
cliente  Morral Brick (Mercaderista)
 Hojas de Talonario de Pedidos  Calculadora
 Hojas de Talonario de Visitas  Cosedora-Ganchos
 Hojas para Manejo de  Sacudidor
Inventarios (PSC-CAL)  Tijeras
 Portafolio de Productos (PSC-  Plastiflechadora
CAL)  Plastiflechas
 Carnet de la Compañía  Celofanes
 Carnet ARP  Cubre vestidos
 Carpeta o Tabla con Ganchera  Caballetes
 Lapicero  Ruanas
 Portaminas  Ganchos
 Minas  Códigos
 Borrador  Muestrarios (asesores
 Catálogo de Productos comerciales)
(Mercaderista)  Cartas de colores.
Después de que hagan la devolución de dichos elementos, se debe diligenciar los
siguientes formatos que se encuentran en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN
OSPINA\FORMATOS:
 Fo-Paz y Salvo Operativo (mercaderista)

 Fo-Paz y Salvo Administrativo (asesores)
 Fo-Entrevista de retiro (Mercaderista y asesores)
 Fo-Carta examen de retiro (Mercaderista y asesores)
Estos formatos se le entregan diligenciados al departamento de gestión humana, para

el caso de los asesores quien debe de firmar el formato de paz y salvo es el líder
comercial en el caso de las mercaderista lo firmara el asistente comercial.
Con la documentación anterior se debe entregar a gestión humana la solicitud de

ingreso de personal punto #8 de este instructivo.
Nota: cuando un asesor se desvincula se debe de entregar el muestrario a publicidad y

este debe de pasar un correo notificando si se encuentra alguna diferencia con el
muestrario entregado.
También se debe tener en cuenta enviar el correo a coordinadora informando que la

persona desvinculada ya no labora para la compañía y por tal motivo no está
autorizada para el envío de documentos a nombre de Industrias Morarbe.
17. Autorizaciones y desautorizaciones del personal para envío de paquetes por

COORDINADORA
Cuando ingresa personal nuevo a la compañía fuera de la ciudad de Medellín

(asesores y mercaderista) se debe enviar un correo a coordinadora autorizando
el envío de paquetes a nombre de Industrias Morarbe. Este correo se debe
enviar a las siguientes direcciones: fletealcobromd@coordinadora.com;
qyrmed@coordinadora.com ; diegoc@coordinadora.com ; en este correo se debe
especificar el nombre, cedula, ciudad, número telefónico y dirección del
empleado a autorizar.
En el caso de que un miembro del equipo comercial se retire se debe de pasar
la novedad a coordinadora desautorizando el envío de paquetes
18. Envío de inventarios y ventas de Flamingo.
Estos archivos se envían todos los lunes al Asesor de Antioquia y al Líder de Ventas de
Full Paket (paquete completo) para descargar estos informes se deben de seguir los
siguientes pasos:
 Mi equipo
 Sidel
 Icode – ejecutar
Login: Admon
Password: Admon – aceptar
 Informes – Inventarios – Excel grupo (ciudad almacén) detalle(referencia color
talla) aceptar - aceptar
Nombre: Inventarios e igualmente los mismos pasos para descargar el informe de
ventas.
19. Envió de Dotación.
Según las instrucciones de gestión humana se dan 3 dotaciones al año (Abril, agosto y
diciembre) al momento de pasar las unidades a pedir de blusas, pantalón y zapatos Se
debe de tener en cuenta las cantidades que se tiene en inventario (unidades que se piden de mas,
con el fin de tener unidades disponibles para el personal nuevo que ingresa al área comercial)
Se debe de entregar a cada Mercaderista:
1 blusa
1 Pantalón
1 Par de zapatos (Para este artículo se debe de validar con gestión humana si se va a seguir
manejando como herramienta de trabajo o como dotación, ya que de manejarse como
herramienta solo se les dará zapatos cuando ya estén muy deteriorados los que tienen; para
proceder con el envío de estos zapatos deben enviar foto para validar el estado de este)
Para realizar la solicitud se debe de diligenciar el formato que se encuentra en la ruta:

D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\EQUIPOCOMERCIAL\DOTACIO\ TALLAJE BLUSAS
DOTACION IMPULSADORAS Y MERCADERISTAS se crea una pestaña con el nombre del mes en
el que se va entregar la dotación y se digitan los nombre de las Mercaderistas a las cuales se les va
entregar dotación relacionando talla de blusa, talla de pantalón y talla de los zapatos (se deben de
pedir 1 una dos unidades de más en las tallas más comunes con el fin de tener una pequeña
reserva máximo 3 unidades por talla)
En el momento en que gestión humana tiene los uniformes este los entrega al área comercial
separa por Mercaderista y el asistente comercial procede con el envío esta, debida mente
relacionado en el formato que pasa gestión humana como comprobante de entrega de dotación
este lo firman las Mercaderistas y devuelve al departamento de gestión humana.
La dotación de debe de solicitar a gestión humana con un mes de anticipación.
20. COTIZAR TIQUETES AÉREOS
Se deben cotizar los tiquetes aéreos para los asesores en las páginas web de las aerolíneas
colombianas.
POLITICAS TIQUETES AEREOS
 Se deben de realizar las consulta del vuelo a realizar por varias aerolíneas
 Se Compara el valor cotizado del vuelo en la web con el costo en bus más el valor del
transporte (colectivo) al aeropuerto. Se debe de tener en cuenta que los tiquetes deben
de estar sin escalas.
 Solicita la aprobación del trayecto a la Gerencia Comercial
 Se Envía una fotos de los tiquetes a comprar con la aprobación del líder de ventas a
Tesorería para que proceda con la compra los tiquetes aéreos.
21. EQUIPO COMERCIAL: Cada representante del equipo comercial (asesores,

Mercaderistas e impulsadoras) tiene una carpeta física asignada esta carpeta contiene.
 Remisiones de entrega donde se relaciona todo el material de trabajo que le fue

entregado al empleado.
 Visitas diarias: semanalmente las Mercaderistas e Impulsadoras deben enviar por
correo físico (coordinadora) el informe de visitas diarias, este se debe archivar en
la carpeta del empleado.
 Instructivos firmados
 Llamados de atención verbal firmados por el empleado y por David.
22. DATOS ESTRUCTURA COMERCIAL: en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\EQUIPO

COMERCIAL\ESTRUCTURA COMERCIAL se encuentra el archivo DATOS ESTRUCTURA
COMERCIAL en este se puede consultar la información de los miembros del equipo
comercial, este archivo debe actualizarse cada que haya un cambio de personal o que
ingrese personal nuevo y se debe compartir con las diferentes dependencias de la
compañía (asistente de gerencia, cartera, publicidad gestión humana y el líder de ventas
nacionales)
La información del personal que ya no labora más en la compañía se debe copiar en la

pestaña INACTIVOS de este mismo archivo, con el fin de si se hace necesario consultar esta
información más adelante.
23. LLAMADOS DE ATENCIÓN VERBAL: Se deben realizar los llamados de atención

correspondientes cuando sea necesario, este se debe hacer de forma verbal por
teléfono y enviar formato por escrito (se toma como muestra uno que se le haya
generado a otra Mercaderista)
24. SOLICITUD DE DESCARGOS, con la debida autorización del líder comercial se debe de
enviar un correo a gestión humana manifestando los motivos por los cuales el empleado
será citado a descargos, el envío de la citación la realiza dicho departamento, este
correo y el proceso de descargo se archivara en la hoja de vida de vida del empleado.
25. LISTAS DE PRECIOS:
Ruta: D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\LISTASDEPRECIOS
Se deben enviar solo a los asesores comerciales, las Mercaderistas y las Impulsadoras no
tienen autorización para manejar listas de precios.
Existen tres tipos de listas de precios, Lista 1, 2 y 3
26. ENVIAR CARNET ARL DESPUÉS DEL INGRESO: Cuando ingresa personal nuevo se debe
solicitar a Salud Ocupacional el carnet de afiliación de ARL, normalmente este llega ocho
días después de la afiliación, este carnet se debe enviar por correo físico al empleado y
por correo electrónico se le debe notificar su envío y la recomendación de que debe
cargarlo diariamente con sus documentos de presentación personal, con este carnet el
empleado será atendido en caso de tener un accidente de trabajo.
NOTA: Explicarle muy bien al empleado que en el caso de tener un accidente de trabajo
debe notificar de ser posible inmediatamente a la compañía.
27. CARNET DE PRESENTACIÓN Y TARJETAS DE PRESENTACIÓN (PARA ASESORES): Se debe

solicitar al empleado una foto 3x4 fondo blanco para el carnet, esta foto se debe enviar
escaneada al correo publicidad@morarbe.com.co solicitando este carnet con la
siguiente información:
Nombre completo: JINA ALEXANDRA CASTILLA ZAPATA

Cargo: IMPULSADORA
Cedula: C.C 1.110.451.328
Tipo de Sangre: RH O+
Las tarjetas de presentación solo se les entregan a los asesores comerciales, con la siguiente
información:
Nombre: LUZ ADRIANA MÚNERA PATIÑO

Cargo: EJECUTIVA DE CUENTAS ESPECIALES
E-mail: asesor.antioquia@une.net.co
Celular: 314 681 60 60
28. CARPETA DE CLIENTES: En esta ruta hay carpetas por clientes con documentos que se
han enviado o información que ellos nos han enviado.
D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\CLIENTES
29. CATÁLOGO DE DESPACHO DE CLIENTES ESPECIALES:
Ruta: D:\TELEMERCADEO\JOHNOSPINA\CLIENTES\CATALOGO DE CLIENTES ESPECIALES
En este archivo se debe de diligenciar todos los requerimientos logísticos de empaque de los
clientes que requieran que la mercancía vaya empacada de una manera diferente.
30. TELEMERCADEO:
Clientes Actuales del canal.
El canal de Telemercadeo cuenta en este momento con un total de 9 clientes Activos distribuidos
geográficamente de la siguiente manera, en la base de datos de clientes se encuentra la
información de la lista de precios que maneja cada uno hasta el momento no tiene facturas
pendientes por pagar ya que los clientes de este canal se manejan con ventas de contado:
Cliente Ciudad
BAYONA OSORIO JOSEFINA - DISTRIBUIDORA SEXTO SENTIDO Arauca
RIOS DORA ISLENI Belén De Umbría
MARTINEZ GUEVARA MARIA ARLEDIS Pitalito

CARDENAS CABALLERO SIRLEY - CENTROMODA FASHION Gigante
MUÑOZ CALVO ALEXANDRA Piedecuesta
FONSECA GARAVITO DORA INES - MAIVAR ESTILOS Barbosa
BOTERO SALAZAR JAVIER Rionegro
MARROQUIN RUIZ DERLY ARLEDIS Tolima
ALVAREZ DEL PINO HENAO MARCELA Medellín
9
Funcionamiento: una vez por semana en horas de la tarde se deben de llamar a los clientes
(información registrada en el sistema o en informe BD Clientes) mencionados anterior mente con
el fin de validar que mercancía necesita.
Se deben de seguir los pasos de la visita del asesor comercial contemplados en el Instructivo Pasos
de la Visita Asesor Junior. Y en el pedido que se toma se debe de poner la forma de pago del
(Cliente es decir si es crédito o si es contado pago 50/50).
Tener en cuenta el archivo que es consignado en la ruta D:\JOHN OSPINA\PARA DAVID\Tres

pilares.
Todas las llamas que se hagan a los clientes se deben de registrar en el formato Telemercadeo
ubicado en la ruta D:\JOHN OSPINA\PARA DAVID\Telemercadeo.
Condiciones del canal: hasta el momento se tiene estipulado que todos los clientes nuevos que
ingresen a este canal se les ofrece precio de lista 2, para proceder con un cliente nuevo se deben
de seguir las políticas que la compañía tiene estipulado para el ingreso de clientes nuevos.
Si el cliente desea realizar el pago del pedido de contado en el momento en el que se está
tomando el pedido se le informa que debe de consignar el 50% del valor del pedido, cuando el
cliente entregue el soporte de la consignación se procede con la entrega de estos al área de
cartera, y se escribe en el pedido que antes de realizar el despacho el cliente debe de pagar el
excelente, al momento de realizar el despacho patricia informa al asistente comercial con el fin de
que este llame al cliente para informar el saldo a consignar, nuevamente cuando el cliente envíen
el soporte de pago se informa a cartera para que realice la validación pertinente en el banco y
procedan con el despacho
(Por favor reunirse con el líder de ventas nacionales con el fin de establecer y validar las políticas
del canal)
NOTA: Está pendiente el envío de solicitud de crédito para todos los clientes del canal ya que estos
se han manejado con pedidos de
Recibo conforme la información y firmo como constancia de que este Instructivo me quedo claro
y que me comprometo a cumplirlo, en el caso de no ejecutarlo me puede generar un proceso
disciplinario.
_____________________________________________
Nombre de quien recibe el Procedimiento.
_____________________________________________
Firma y C.C
______________________________________________
Cargo
______________________________________________
Fecha
Entrego la información consignada en este instructivo y firmo como constancia de las funciones
y tareas estipuladas como diarias y otras tareas estipulas sin frecuencia por el líder de ventas
nacionales.
_____________________________________________
Nombre de quien recibe el Procedimiento.
_____________________________________________
Firma y C.C
______________________________________________
Cargo
______________________________________________
Fecha

Acta de Entrega Asistente Comercial

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ACTA DE ENTREGA ASISTENTE COMERCIAL 2016

Cargo: Asistente Comercial

Fecha: Marzo de 2016

Funciones y/o tareas Asistente Comercial

1. Administración de las bases de datos.

A. Comunicado Interno Argumentos NO venta de Calcetines.

1. Administración de las bases de datos Esta base de datos se encuentra en la ruta:

A. BASE DE DATOS CLIENTES: Esta base de datos se encuentra en la ruta :

10. Se da clic en GENERAR

B. BASE DE DATOS REFERENCIAS: Esta base de datos se encuentra en la ruta :

10. Se da clic en GENERAR

12. Se da clic en EXPORTAR

C. BASE DE DATOS MAESTRO: Esta base de datos se encuentra en la ruta:

PARA ACTUALIZAR la hoja CLIENTES:

10. Se da clic en GENERAR

13. Se da clic en EXPORTAR

PARA ACTUALIZAR LA HOJA MERCADERISTAS esta hoja se actualiza de forma manual

2.1. Informe de seguimiento diario:

Se encuentra en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN

Para actualizar este informe descargado del programa SAG STARUS:

1. Entrar a SAG STARUS.

13. Se da clic en GENERAR

15. Se da clic en EXPORTAR

2.2. Informe de seguimiento del presupuesto.

Este archivo se alimenta del informe diario que se encuentra en la ruta

El informe diario de seguimiento del presupuesto se encuentra en la ruta

Para alimentar este informe se deben realizar los siguientes pasos:

2.3 Informe de despachos.

11. Se da clic en GENERAR

2.4 Informe de seguimiento a presupuesto por mercaderistas

Este informe se encuentra en la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN

Este informe es de frecuencia mensual se debe realizar los siguientes pasos:

27. Entrar a SAG

Se busca el informe que se descargó con el nombre de “Facturacion01/16”. Y este se pega

Informe de clientes Parettos por grupo por razón social.

En la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\PARA DAVID\Parettos. Este informe de

Informe HISTORICO PEDIDOS Y FACTURACION ENE 2015.

En la ruta D:\TELEMERCADEO\JOHN OSPINA\PARA DAVID\ HISTORICO PEDIDOS Y

Informe Participación X Ref y por Talla 2015.

6 ENTREGA DE CODIGOS DE BARRA DE HERPO

7 ENVÍO DE MATERIAL DE EMPAQUE A MERCADERISTAS

La Mercaderista envía un correo al asistente comercial con la solicitud del material

Esta solicitud de material de empaque se debe enviar al coordinador de despachos

 Ruanas y caballetes (CAL Y PSC )

8 SOLICITUD E INGRESO DE PERSONAL

PARA EL INGRESO: si es el ingreso de una Mercaderista se las herramientas a

 Cartas de Presentación  Borrador

Si es el ingreso de un Asesor Comercial se las herramientas a entregar son las

 Cartas de Presentación  Maleta y bolso Brick

9. SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACION DE GASTOS

Se diligencia el formato de autorización de anticipos que se encuentra en la carpeta

10. LEGALIZACION DE GASTOS

Esta información se alimenta semanalmente, con las planillas de legalizaciones de

El total de los gastos registrados en las planillas se descarga en el archivo

Nos ubicamos en al nombre de la Mercaderista o asesor al cual se le va a legalizar el

11. NOVEDADES DE NOMINA

 El 15 de cada mes se debe de pasar el reporte con los incentivos de las

RODAMIENTOS: Estas novedades se diligencian en el archivo Novedades Nomina

 El 30 de cada mes se debe de pasar el reporte con los auxilios de rodamientos

Estas novedades se diligencian en el archivo Novedades Nomina Auxilio de

12. ENVÍO DE EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Y TERMINACIÓN DE CONTRATO

Con base en la respuesta y el resultado obtenido en la evaluación se debe

Nota: antes de terminar un contrato se debe de contar con la autorización del