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Manual de Usuario Asiste Libros 03-2015 PDF
Manual de Usuario Asiste Libros 03-2015 PDF
Adicionalmente esta herramienta cuenta con opción de impresión de los libros del IVA según
parámetros legales, puesta a disposición del público en general, para lo cual es necesario que los datos
se graben en la herramienta y contar con folios autorizados por la SAT para la impresión en hojas
movibles.
Primero...
MENÚ CATÁLOGOS
Ejemplo: Juan Pérez, Establecimiento 1 Panadería la Mejorcita (números sin guiones y espacios)
Segundo...
MENÚ ARCHIVO
Allí podrá seleccionar el NIT de los libros a trabajar, es decir en la herramienta puede trabajar más de
una empresa, las que necesite para el envío de los libros. Solo debe seleccionar:
1. NIT a trabajar
2. Mes
3. Año
4. Presiona el botón Fijar y listo, todas las pantallas a las que ingrese sin salirse de la herramienta se le
presentará el encabezado que usted recién fijó. Si se sale, será necesario nuevamente fijar una
empresa y periodo a trabajar.
Tercero...
MENÚ CATÁLOGOS
Importante: En esta opción puede Guardar, modificar, Limpiar, registros de sus clientes / proveedores.
Cuarto...
Para el ingreso manual de los documentos, es decir uno a uno, debe dirigirse al menú Libros y
seleccionar una de las opciones que se le presentan:
Libros de Compras o
Libros de Ventas
Los valores que se ingresan en estas pantallas son positivos, enteros de dos decimales, aún cuando el
resultado sea restar al total del libro que se operé, en el caso particular de la nota de Crédito, en ambos
libros. Y también tomar en cuenta que las Constancias de retención del IVA, de Adquisición de Insumos
y Exención, solo se colocan como referencia en el Libro de Ventas, no restan al total del Libro de Ventas,
ni se cuentan como parte del resultado del total de documentos presentados a la SAT.
Libros de compras
En el libro de compras puede realizar el ingreso uno a uno de los 10 diferentes documentos de Compras:
1) Factura=FC, 2) Factura Electrónica=FCE, 3) Factura Pequeño Contribuyente=FPC, 4) Factura
Especial=FE, 5) Nota de Débito=ND, 6) Nota de Crédito=NC, 7)Declaración Aduanera=DA, 8) FAUCA=FA,
9) Formulario SAT=FO y 10) Escritura Pública; siguiendo los pasos que se presentan a continuación.
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del mismo, es decir con IVA
incluido, en las casillas con el título Total de Documento Gravado, ya que el sistema realizará la
separación de la base y el Impuesto. Las Casillas con título Total de Documento Exento, no se les realiza
ninguna separación o calculo. La casilla del IVA está disponible para cambios toda vez sea para más
valor del calculado, esto se puede presentar en los casos en que facturan por línea de producto y al
totalizar el documento existe por diferencia en decimales que el monto del IVA es mayor al calculado
sobre el total del documento. Los documentos registrados en un mes en el libro de compras, pueden
tener fecha de hasta dos meses anteriores al que se esté trabajando.
Libros de Ventas
En el libro de ventas puede realizar el ingreso uno a uno de los 5 diferentes documentos de Ventas:
1) Factura=FC, 2) Factura Electrónica=FCE, 3) Factura Especial=FE, 4) Nota de Débito=ND, 5) Nota de
Crédito=NC; siguiendo los pasos que se presentan a continuación.
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del mismo, es decir con IVA
incluido, en las casillas con el título Total de Documento Gravado, ya que el sistema realizará la
separación de la base y el Impuesto. Las casillas con título Total de Documento Exento, no se les realiza
ninguna separación o cálculo. Los documentos registrados en un mes en el libro de ventas, no pueden
tener fecha mayor o menor a la del mes que se está trabajando.
OTROS MENÚS
MENÚ PROCESOS ESPECIALES
Esta opción es dirigida a las empresas que cuentan con bases de datos de los documentos que integran
los libros del IVA y que por medio de una instrucción a sus sistemas pueden conformar la estructura
necesaria para la carga masiva de datos al aplicativo, únicamente para verificar que cumplen con los
información correctos por cada línea, libro y tipo de documento, para el envío de la información a la
SAT.
Si usted no cuenta con apoyo técnico informático, puede elaborar en un formato Excel, respetando el
contenido de la estructura.
Este archivo Excel al concluir de vaciar la información requerida deberá trasladarla a formato texto con
nombre de extensión .asl, para obtener el instructivo de traslado de archivo Excel a texto dar clic aquí.
Al tener listo el archivo de carga, debe proceder con los siguientes pasos:
CONSOLIDACIÓN DE DATOS
PROCEDIMIENTO No. 1 Cuando existen varios archivos de carga de diferentes establecimientos o
sucursales.
1. Es recomendable que el usuario que este en otra máquina prepare el archivo de carga, lo valide
asegurando que toda la información está bien.
2. Cada uno de los usuarios debe traslada la información previamente validada de sus registros de
los libros de compras y ventas en el archivo de carga correspondiente, a quien será el encargado
de consolidar y realizar el envío a la SAT.
3. Luego de recibir la información de todos los usuarios, el encargado de consolidar la
información, traslada todos los archivos a Texto (extensión .ASL) y los unifica creando un solo
archivo de texto.
4. Cuando se tiene preparado el archivo de Texto unificado, el usuario encargado ingresa a la
Herramienta Asiste Libros siguiendo el proceso de Carga y Envío Electrónico de Libros.
PROCEDIMIENTO No. 2 Cuando los archivos de carga son grandes.
1. La herramienta para efectos de guardar archivos después de validar la información, solo acepta
hasta diez mil líneas.
2. Derivado de lo anterior, el o los usuarios de la Herramienta, podrán elaborar más de un archivo
de carga de documentos en formato .asl.
3. Los archivos podrán ser validarlos y guardarlos uno a uno, para que todos los registros de
compras y ventas estén en una misma base de datos dentro de la herramienta, para ello debe
seguir los pasos de Carga y Envío de Libros.
MENÚ IMPRESIÓN
La herramienta cuenta con la opción para imprimir los Libros de Compras y de Ventas, para lo cual debe
proceder con los pasos siguientes.
MENÚ AYUDA
En este menú le indicará la versión con la cuenta de la herramienta, con la cual podrá saber si está
actualizada a la que se tenga publicada en el portal de la SAT. Debe recordar que una vez se conecte al
internet, la herramienta se actualizará automáticamente, cuando exista en el portal disponible una
actualización. Se le recomienda que si usted va a correr manualmente un proceso de
actualización o instalación, copie su base de datos por seguridad de que en su proceso manual
puede existir un falló, evitando con ello perder toda su información.