CAPITULO VI
CICLO DE TRANSFORMACION
Naturaleza y funciones
Este ciclo no es dable en todas las
organizaciones empresariales con la
misma extensión. Es básico o propio de
las empresas industriales y todas aquellas
donde se tengan que desarrollar funciones
de proceso para llegar a un bien final.
Las funciones de un ciclo de
transformación encierran el manejo
combinado de recursos. Son asignables a
este ciclo, las funciones relacionadas con
los inventarios, propiedades y equipos
depreciables, recursos naturales, seguros
prepagados y otros bienes que sean
clasificables como activos no monetarios.
En una empresa industrial la actividad más
importante del ciclo de transformación es
la elaboración de artículos haciendo uso de
los recursos adquiridos con ese propósito,
como materias primas, mano de obra
directa y los factores indirectos del costo ;
por lo tanto, este ciclo abarca las
funciones de proceso y los movimientos
de todos los recursos atinentes a los
inventarios hasta que se obtengan los
productos finales y se realice su
almacenamiento en las instalaciones de la
empresa.
Respecto a un ciclo de transformación, la
contabilidad abarca los procedimientos
indispensables para rendir cuenta del flujo
de recursos dentro del ámbito de la
empresa y su aplicación a los períodos que
benefician. Los inventarios, las
propiedades y equipos en lo que concierne
a la renta o alquiler y depreciación según
sea el caso, gastos prepagados y otros
activos no monetarios y gran cantidad de
pasivos acumulados, se aplican
normalmente dentro del proceso de
transformación.
Relación con otros ciclos. El ciclo de
transformación en lo que respecta a
inventarios se relaciona o enlaza con otros
ciclos, primordialmente con el de
adquisición y pago, ingreso e informe
financiero. En el de informe financiero
produce efectos cuantitativos por las
afectaciones de saldos y con los demás
ciclos, las funciones son de control. Así
se tiene que una verificación física en los
inventarios de productos terminados,
tendrá una incidencia en el ciclo de
informe financiero, por los ajustes
(afectaciones de saldos) que haya
necesidad de efectuar y en el ciclo de
transformación.
Los enlaces de este ciclo con el de
adquisición y pago, están dados en las
operaciones por compra de materias
primas y erogaciones por mano de obra ;
con el ciclo de ingreso, en las ventas y
embarques de productos terminados ; en lo
tocante al ciclo de informe financiero, el
enlace se dá por actividades de resúmenes,
registros, asientos, clasificaciones, etc. en
los libros y demás documentos contables.
Las empresas utilizan diferentes métodos
de contabilidad para la asignación de
costos a los bienes producidos, como
costeo por ordenes específicas, mediante
el cual los elementos del costo (materiales
directos, mano de obra directa, costos
generales de fabricación o carga fabril) se
acumulan por órdenes o lotes. Costos por
procesos continuos o
departamentalización, en el cual la
producción en cierta forma es permanente
y los elementos del costo se acumulan por
departamentos (de servicios o productivos) gastos diferidos, retiros de
durante un período determinado, propiedades, transferencias de
conllevando finalmente la distribución del materias primas a productos en
costo de cada uno de los departamentos de proceso y a productos terminados,
servicios, hacia los departamentos gastos generales de fabricación
productivos. absorbidos, variaciones y
valuaciones.
Otras empresas utilizan el sistema de la c) Documentos y formas : Son diversas
contabilidad de costos estadísticos, que las formas y documentos que se
consiste en tratar los elementos del costo, pueden crear y utilizar en este ciclo.
independientemente de la contabilidad A manera de ejemplo se enumeran
ordinaria. Los resúmenes e informes de los siguientes : Reportes de mano de
costos de producción se convierten en obra, requisiciones de materiales,
tabulaciones o registros estadísticos donde órdenes de producción, cédulas de
se enumeran y totalizan los elementos del movimientos y desperdicios, hojas
costo, sin que se anoten en los libros de trabajo de clases y asignación de
contables. Este sistema implica que para gastos generales de fabricación,
determinar el costo de los productos autorizaciones de ajustes y
manufacturados y vendidos, se deben desembolso capitalizables.
efectuar inventarios físicos para efecto de d) Bases de datos : Los datos más usuales
establecer el costo de los materiales, los de índole dinámica son : Archivos de
productos en proceso y los productos propiedades, análisis de amortizaciones
terminados. También ha cobrado y depreciaciones. De carácter
últimamente fuerza el llamado “costeo relativamente estáticos o de referencia
directo o variable”, que incluye como son : Archivo maestro de productos,
elemento del costo solamente los que comprende información de costo,
variables, constituyendo estos los costos hojas de ruta y enlaces de materiales.
de los productos fabricados, siendo
excluidos por lo tanto los costos fijos, que Objetivos del Control Interno
son considerados gastos operacionales,
esto es, no se capitalizan a los productos. Los siguientes son objetivos del control
El funcionamiento de este sistema implica interno del ciclo de transformación.
una correcta discriminación o separación
de los costos variables y los fijos. Autorización. Debe autorizarse, de
conformidad con los criterios de la
Particularidades del ciclo de Dirección, el plan de producción en cuanto
transformación. Este ciclo encierra una a necesidades a satisfacer, cantidades,
serie de características que bien pueden épocas oportunas de producción y niveles
comprender : de inventarios ; métodos y períodos de
amortización para gastos diferidos ;
a) Funciones especiales : Estas implican : oportunidades y condiciones para las
sistemas de contabilidad de costos, ventas ; ajustes a los inventarios y
controles de producción, propiedades ; creación y mantenimiento de
contabilidad de propiedades, procedimientos de proceso. Igualmente,
actividades de planeación, deben estar autorizados y justificados los
presupuestación, análisis cambios en métodos de determinación del
cuantitativos y cualitativos. costo.
b) Asientos contables : Estos pueden Procesamiento de transacciones. Las
ocurrir por depreciaciones y solicitudes para utilización de recursos y
amortizaciones de propiedades y disposición o venta de activos deben ser
aprobadas conforme a criterios de la
Gerencia o Dirección. Verificación y evaluación. Regularmente
deben verificarse y evaluarse los saldos de
Debe suministrarse información por la inventarios, propiedades, gastos diferidos
utilización de recursos, por la producción y demás actividades relacionadas.
terminada, por la venta y enajenación de
otros bienes. Normalmente debe revisarse la
distribución de costos a las cuentas
Efectuarse con exactitud y de manera respectivas. Igualmente debe hacerse con
oportuna la distribución contable del valor las propiedades y gastos diferidos.
de los elementos del costo (materiales
directos, mano de obra directa y costos Protección física. El paso o acceso a los
generales de fabricación), el costo de los registros y documentos de producción,
productos terminados, la depreciación y contabilidad de producción, inventarios,
gastos diferidos pertinentes. documentos y formas, lugares y
procedimientos de proceso, debe hacerse
Los costos de los productos terminados, de acuerdo con criterios de la Gerencia o
depreciación y amortización de gastos Dirección.
diferidos pertinentes, las facturaciones por
ventas, rendimientos o pérdidas, lo mismo Riesgo al no lograrse los objetivos del
que cualquier ajuste conexo con estos ciclo
conceptos, deben clasificarse, resumirse e
informarse con exactitud. Al no cumplirse o alcanzarse los anteriores
objetivos del ciclo, se puede incurrir en los
Deben aplicarse con exactitud a las siguientes riesgos :
cuentas correspondientes de inventarios y
a los libros o registros auxiliares ; los Autorización. Producirse artículos no
recursos utilizados, la producción autorizados o cantidades por encima de los
terminada, embarques y ventas y los niveles determinados. Esto puede ser
ajustes a que haya lugar. motivo de inventarios obsoletos,
excesivos, como también productos de
Clasificación. Los asientos contables mala calidad. Incurrir también en
deben resumir y clasificar las actividades producciones que no se ajustan a
de transacciones económicas, de situaciones de mercado o adquirir
conformidad con planes de la Dirección o responsabilidades de producción por
Gerencia de la empresa. encima de las capacidades disponibles de
la empresa o viceversa.
En cada ejercicio deben prepararse los
asientos contables requeridos de Los niveles excesivos de inventarios
materiales, mano de obra y costos pueden rebasar la capacidad de
indirectos de fabricación, correspondientes financiamiento, esto es, producir iliquidez
a la producción. Igualmente se debe y llevar por lo tanto a ventas forzosas.
proceder con los costos de los productos
terminados, depreciaciones, Elaborar productos que no se ajustan a las
amortizaciones y ajustes que sean del caso. especificaciones determinadas, por lo
tanto, de no aceptación por los clientes.
Los impuestos que se originen por efecto
de las actividades de transformación o Puede calcularse o determinarse
proceso deben liquidarse, registrarse e impropiamente la vida útil de las
informarse correcta y oportunamente. propiedades, por fijación de un tiempo de
duración que no se compadece con el
ritmo de su utilización, lo cual puede
inducir en gastos erróneos de depreciación
e incorrectos los costos a cargar a la
producción y sobrestimación de las
propiedades.
Los métodos de depreciación aplicados
pueden ser los menos adecuados, dado que
un bien se inicia depreciándolo por
sistema de línea recta, cuando lo
apropiado es hacerlo en forma acelerada
ya que puede estar perdiendo su capacidad
de servicio o utilización en los primeros
períodos de su vida útil.
métodos de valuación. Esto puede ser
objeto de mostrar valuaciones
inadecuadas en los inventarios y por ende
con incidencia en los estados de
resultados.
No estarse registrando todas las
transacciones. Pueden estarse omitiendo
traspasos de productos en proceso a
terminados, debido a la falta de
coordinación entre los respectivos
Departamentos o Secciones. También
pueden procesarse incorrectamente las
transacciones por personas no competentes
o no autorizadas.

Gastos que deben ser capitalizados al Procesamiento de transacciones. Cabe

costo de los productos, pueden estarse anotar, que riesgos de un objetivo son
cargando al estado de operaciones. aplicables o se repiten para otro(s)
objetivo(s). Así, algunos riesgos del
Llevarse a cabo retiros de activos, lo cual objetivo inmediatamente anterior
puede ser motivo de presentación de (Autorización) se repiten para el presente
cuentas de propiedades infladas o objetivo ; por lo tanto, se hace abstracción
disponerse de tales activos a precios no aquí de ellos y solamente se detallan los
razonables. no comunes. Similarmente debe
entenderse para los demás objetivos.
Extenderse garantías sin los debidos
requerimientos, supeditando por lo tanto a Pueden transferirse recursos a proceso,
la empresa a obligaciones contingentes. pero no registrarse hasta tanto no se
practiquen inventarios físicos y se
Pueden venderse activos que bien pueden efectúen las correspondientes
ser utilizados en detrimento de la propia confrontaciones contra libros. Este hecho
empresa. Igualmente, activos que la puede ser motivo de presentación
empresa puede emplear en otras incorrecta de inventarios y costo de los
actividades, ya que reponerlos productos vendidos.
posteriormente le va a implicar mayores
esfuerzos económicos. También puede terminarse producción,
pero no registrarse oportunamente en
Los inventarios y las propiedades pueden productos terminados, lo cual puede
ser objeto de presentaciones incorrectas ocasionar apreciaciones erróneas para
debido a ajustes o reclasificaciones decisiones de ventas o uso ineficiente de
incorrectos. recursos,.

Puede incurrirse en ajustes impropios ; de Pueden efectuarse salidas no autorizadas,

este modo, variaciones del costo estándar para ocultar irregularidades o manejarse
pueden estarse capitalizando incorrectamente los cortes. También, no
indebidamente a la producción ; registrarse las transacciones, para disponer
inventarios de productos terminados, de propiedades y desechos.
cancelándose impropiamente ; efectuarse
no justificadamente cambios en los
Llegarse a incurrir en contabilizaciones estados financieros pueden emitirse a
inadecuadas a inventarios y propiedades, destiempo.
lo cual conlleva a una presentación
incorrecta de la situación financiera y Puede hacerse uso de datos desacertados
resultados de operaciones. en los cálculos, lo cual conllevará a
incurrir en mayores o menores pagos.
Las distribuciones contables de los costos
pueden hacerse erradamente debido a que Verificación y evaluación. Los informes
conceptos integrantes de los elementos del que se rinden, pueden adolecer de
costo, que deben capitalizarse al costo de deficiencias o presentar situaciones que no
la producción, se registran como gastos y corresponden a la realidad.
viceversa.
Errores y omisiones en la protección
Los coeficientes usados en la valuación de física, autorización y procesamiento de
inventarios pueden ser inadecuados como transacciones, pueden pasar inadvertidos y
consecuencia de una deficiente selección por ende no ser corregidos.
de los gastos de fabricación, por inclusión
de dicho concepto de valores o cifras que Los saldos registrados representativos de
deben afectar los inventarios o por el hechos históricos, pueden no estar
cálculo errado de estos, lo cual va a reflejando las evaluaciones reales a una
producir una afectación adversa en los fecha determinada, así los valores netos de
estados de operaciones. realización de los inventarios, pueden estar
por debajo del costo o viceversa.
Los informes de producción pueden ser
inexactos, así una producción o línea de Los gastos de sostenimiento y
artículos, clasificarse en otra diferente. reparaciones, pueden llegar a capitalizarse
impropiamente. Asimismo, pueden
Los valores por depreciaciones y llevarse a inventarios o diferirse cargos
amortizaciones pueden ser inadecuados, que corresponden a gastos del ejercicio. El
llevando esto a una presentación impropia incurrir en estos riesgos puede afectar el
de los costos reales y por consecuencia la presupuesto del período y siguientes ;
situación financiera. También, las cuentas además, causar también determinaciones
de los libros fundamentales, estar de precios de venta de mercancías o
incompletas por exclusión de informes de servicios a niveles no rentables o
producción. disminución en el volumen de las ventas.

Pueden tomarse decisiones con base en Protección física. Pueden sustraerse,

informaciones incompletas o inexactas ; perderse, destruirse o distraerse los
así, se tiene que pedidos de clientes activos, o ser utilizados temporalmente de
pueden ser rechazados o retardados por manera impropia. También presentarse
efecto de datos incorrectos en los pérdida o destrucción de registros, lo cual
inventarios. ocasionará obstáculos en la preparación de
los estados financieros o en la disposición
Clasificación. Los estados financieros de activos.
pueden prepararse incorrectamente por ;
omisión de asientos contables ; Los documentos y registros pueden ser
codificaciones erradas ; asientos contables usados indebidamente por persona son
duplicados ; cortes impropios, etc. Por autorizadas, en detrimento de la entidad o
efecto de clasificaciones inadecuadas, los de terceros relacionados. Igualmente, los
programas y archivos maestros del
computador, ser modificados o alterados u razón de obsolescencia o cualquier otra
ocasionarse daños en los equipos. causa se han excluido. Esto se subsana
separando físicamente las cantidades
Prácticas contables inadecuadas motivo de retiro o eliminándolas de los
registros una vez efectuado el conteo de
Inventarios los artículos.

En el ciclo de transformación, son Cortes impropios de compras y ventas.

numerosas las posibilidades de Las fallas más comunes suceden por : a)
presentación incorrecta de los inventarios Englobar en las relaciones o listado de
y por consecuencia la contabilidad, por la inventarios, los valores o precios de
importancia y significado de estos tienen artículos iguales o idénticos ;
económica y financieramente para la b)Ponderación de precios por unidades
empresa. Los casos más frecuentes de físicas, que no corresponden ; c)Cálculos y
presentación inadecuada son ocasionados sumas errados o inexactos ; d)Ajustes
por : impropios o inadecuados en los
inventarios según los libros respecto a los
Determinación no correcta de cantidades inventarios físicos. Es conveniente por
físicas ; errores en las labores o medida de control interno, que las
actividades de rutina ; cortes indebidos de operaciones para la determinación de los
compras y ventas ; métodos impropios de inventarios sean verificadas por personal
valuación. Teniendo en cuenta este orden diferente a las que realizan los cálculos y
de ideas, seguidamente se tratan las causas labores originales.
más comunes de presentación contable
inadecuada de estas ordenaciones. Un corte impropio en las compras, puede
llevar a una incorrecta presentación de los
Fijación y cálculo incorrecto de inventarios, ya que en estos pueden
cantidades. Si no se cuenta con incluirse mercancías o artículos que van a
procedimientos adecuados o estos no son quedar registrados en el siguiente período
puestos en práctica para el conteo y o lo contrario, no incluirse en los
registro de las cantidades de los inventarios mercancías que se encuentran
inventarios, las existencias pueden registradas en el período o ejercicio
determinarse incorrectamente como vigente.
consecuencia de :  a)Errores de conteo,
distinción y descripción deficiente de los Métodos impropios de valuación. La
productos, especialmente en lo tocante a presentación incorrecta de los inventarios
su grado de terminación y unidad de por la aplicación inadecuada de métodos
medida, lo cual puede estar originado en el de valuación, regularmente implica
empleo de personal incompetente para la cambios en los principios de contabilidad
toma de inventarios y una carente o relacionados con los inventarios. Este
deficiente supervisión ; b)Errores en los aspecto puede comprender errores
recuentos de artículos idénticos u omisión motivados en lo siguiente : a)Dejar de
en la toma de los inventarios, de artículos, acreditar a las cuentas de inventarios,
locales o bodegas, por imprecisiones en especialmente a productos en proceso y
los planes e instrucciones para el terminados, todos los conceptos del costo,
desarrollo de los inventarios físicos. debido al empleo de unidades de costeo
incorrectas ; b)Omisión de costos
Con fines no claros o de conveniencia, se indirectos o inclusión de estos, cuando no
pueden incluir en los inventarios, corresponde aplicarlos ; c)No tener en
cantidades que en años anteriores por cuenta y no tomar las determinaciones del
caso en lo atinente a partidas obsoletas, efectivo. También se configura el hurto y
defectuosas, excesivas o de lento crean inventarios inflados o ficticios por
movimiento, en cuanto a los ajustes a intercepción o desviación de las
efectuar, para que de esta forma sean mercancías, esto es, no permitiendo que
representativas de un valor razonable de estas lleguen hasta su destino final, ya sea
realización ; d)Deficiencias o falta de en su totalidad o en parte.
consistencia en la aplicación de los
métodos de valuación (Lifo, Fifo, Costo o Igualmente, se pueden hurtar mercancías
Promedio) ; e)La no contabilización de las en las entregas o despachos, incluyendo
provisiones adecuadas para la protección cantidades por encima de las negociadas.
de inventarios.
Otras formas de efectuar hurto de
Entre los aspectos importantes que son mercancías consisten en formular nota de
objeto de omisión en la emisión y venta, no registrando la salida de los
presentación de los estados financieros, inventarios ; embarcando pedidos a
respecto a los inventarios, se tienen : a)NO clientes ficticios o no abriendo la cuenta
indicar cambios en los métodos de respectiva en los libros contables, para
valuación y los efectos en tales estados ; recoger posteriormente las mercancías. Se
b)Omitir señalar gravámenes o incurre también en apropiación indebida
pignoraciones que pesan sobre los de mercancías, efectuándolo en pequeñas
inventarios ; c)NO detallar las partidas que cantidades que se hace aparecer como
integran los inventarios, según se trate de diferencias no localizadas o aclaradas. El
empresas industriales o comerciales hurto así planeado se puede estar
(materias primas y materiales, productos cometiendo durante mucho tiempo. Esta
en proceso y artículos terminados ; es una de las formas del llamado “Hurto
anticipos a proveedores y mercancías en Continuado”.
tránsito) ; d)Omitir indicar los gastos fijos
de producción absorbidos en el período o La colusión puede realizarse entre dos o
no revelar el costo de ventas, el de más empleados de la empresa o entre estos
producción más el costo variable de y terceros. Así se tiene que los registros
distribución y ventas, cuando se utiliza el contables de inventarios se pueden falsear
sistema de costeo directo o variable. pretendiendo diversos fines, como
presentar una posición financiera y de
Estafas, Desfalcos, Fraudes y otras resultados favorables o de conveniencia.
irregularidades Estas situaciones se pueden efectuar
independientemente de si se ha realizado o
Inventarios no el hurto de inventarios o de efectivo,
etc.
Presentación incorrecta de inventarios.
Las irregularidades que ordinariamente Faltantes de inventarios. Los faltantes de
llevan a la presentación incorrecta de los inventarios pueden ocultarse no
inventarios son el hurto, colusión y descargando cantidades expiradas o
falsificación de los registros de inventarios vendidas o incluyendo cantidades ficticias
y de la contabilidad. en los registros ; falseando documentos
tales como informes de recepción de
Puede realizarse el hurto de manera materiales y documentos de embarque o
directa o sea desde los inventarios o despacho de mercancías.
indirectamente, mediante la constitución
de datos y registros ficticios, con el objeto Subestimación de medidas de control
especialmente de ocultar faltantes de interno. Cuando se mantienen relaciones
comerciales continuas o frecuentes entre casas o establecimientos de empleados,
vendedor y comprador, se suele crear una para su propio beneficio.
sana confianza y consideraciones
recíprocas, subestimando muchas veces las Saqueos en embarques y mercancías en
medidas de control interno, situación que tránsito. Por circunstancias que en
es aprovechada en ocasiones por ocasiones se escapan al control y
empleados o ex-empleados para solicitar a prevenciones que puedan ejercer y
nombre de la empresa el envío o embarque extender las empresas, se comenten actos
de mercancías sin las debidas irregulares en detrimento de sus intereses,
autorizaciones de los niveles jerárquicos especialmente en sus inventarios en
correspondientes, apropiándose tránsito (importaciones, etc.), debido a la
ilegítimamente de esta manera de los carencia de medidas de seguridad y
artículos. También se pueden cometer protección en los puntos de embarque o
irregularidades en los inventarios, desembarque, originándose el saqueo y
cambiando mercancías de buena calidad y otros actos delictivos de manera insolente,
condiciones, por obsoletas, quedadas o de que las aseguradoras se restringuen al
especificaciones diferentes. máximo o se niegan a extender pólizas
para cubrir tales situaciones o si lo llegan
Distribución y entrega de artículos. a efectuar, sus primas son demasiado
Mediante la distribución y entrega de onerosas y la franquicia excesivamente
artículos se puede efectuar apropiación alta.
indebida de aquellos productos que por su
naturaleza (especialmente líquidos) Sobornos o pagos en efectivo y
requieren de envases o empaques frágiles. apropiación de desperdicios.
Para el cometimiento del ilícito, una vez Regularmente los fraudes comprenden
trasegado el producto se procede a pagos en efectivo que efectúan terceros a
deteriorar o romper el envase, presentando los empleados de la empresa, que tienen
luego muestras o partes de él como responsabilidad y funciones de compra o
justificantes de una pérdida en las ventas de productos, incluyendo los
actividades de distribución y obtener de desperdicios. De esta manera,
esta manera la restitución del artículo. colusivamente con un empleado de
También suele llegarse al hurto de recepción o almacén y el proveedor se
artículos de esta naturaleza y condiciones, entregan artículos o materiales de menor
solicitando su reposición, pero en este calidad o de especificaciones diferentes o
caso para justificar el hecho, se recurre a una menor cantidad de la que se factura y
la obtención de envases desocupados de cobra. Igualmente, pueden alterarse los
marca del mismo, los cuales son ingresos provenientes de ventas de
deteriorados para que sirvan como medios desperdicios, reportando pesos o medidas
justificatorios de una pérdida en la incorrectos u omitiendo obtener un precio
distribución o entrega. razonable de venta. En ocasiones, para la
venta de sobrantes o desperdicios se
Facturaciones en beneficio propio. procede mediante la formulación y recibo
Puede efectuarse también hurto de de propuestas. En estos casos es muy
mercancías, facturando en beneficio probable la componenda o colusión entre
personal y cargando su importe a cuentas empleados de la empresa y los oferentes,
ficticias o despachando las mercancías a para hacerse a los elementos a precios
rebajados o exiguos.

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