PROCEDIMIENTO DE ALMACEN BOGOTA

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1.0 OBJETIVO 3
2.0 ALCANCE 3
3.0 REFERENCIAS 3
4.0 DEFINICIONES 4
5.0 ACCIONES Y METODOS 5
5.1 Funciones del Almacén Base 5
5.2 Recepción de Materiales 5
5.3 Preservación 5
5.4 Manejo de Entradas de Almacén Base 6
5.5 Control de Inventarios 6
5.6 Salidas de Almacén y Despacho de Suministros 6
5.7 Actas de Baja 7
5.8 Unidades de Medida 7
5.9 Traslado de Materiales entre almacenes 7
5.10 Condiciones de envío de los Equipos de Cómputo 7
5.11 Aprobación del sitio para bodegas y/o almacén en los proyectos 8
6.0 DISPOSICIONES GENERALES 8
7.0 CONSIDERACIONES H.S.E 8
8.0 RESULTADOS 9
9.0 DOCUMENTOS APLICABLES 9

1. OBJETIVO

El propósito del presente procedimiento es describir las funciones básicas del Almacén
General Bogotá; para recibo, verificación de cantidad y calidad, embalaje, almacenamiento,
preservación y despacho de los productos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los productos tales como:

 Materiales: aquellos que afectan directamente el producto final en los proyectos de
construcción o mantenimiento; ejemplo perfilaría en acero, pinturas, soldaduras,
geotextiles, etc.
 Consumibles: aquellos productos utilizados en la transformación o adecuación de los
materiales dentro de los proyectos de construcción o mantenimiento; ejemplo: discos
para pulidora, gases como oxigeno, acetileno y gas propano, kit para ensayos no
destructivos, películas para radiografías, arena para sand blasting, etc.
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 Herramientas: elemento manual para la ejecución de trabajos dentro de las

actividades propias en los proyectos de construcción o mantenimiento; ejemplo:
atornilladores, alicates, marcos para segueta, hombresolos, etc.
 Equipos: como pulidoras, taladros, hornos para soldadura, high tork, exposímetros,
medidores de presión y temperatura, motobombas, etc. que se manejan en el Almacén
General Bogotá en desarrollo de todos los contratos que LA EMPRESA, este
ejecuntando.

3. REFERENCIAS

 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad.

Vocabulario

 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad.

Requisitos.

 Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad

y Salud Ocupacional.

 Procedimiento de Compras COS-PR-C&A-001.

 Procedimiento de Producto o Servicio no Conforme COS-PR-QHSE-005

 Norma Tecnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestion Ambiental.

Requisitos

4. DEFINICIONES

Actas de Baja: Documento donde se relacionan los materiales, consumibles, herramientas y

equipos que salen del inventario por deterioro o fecha de vencimiento, debidamente
autorizado por la revisaría fiscal y alta gerencia de acuerdo al procedimiento de
ADMINISTRACION Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Remisión: Documento donde registra el envío de materiales, consumibles, herramientas y

equipos por parte del proveedor.

Reporte de Material Recibido, RMR:, documento donde se registra la inspección, cantidad

y calidad del material, consumibles, herramientas y equipos que se reciben de los
proveedores en el paquete de Software corresponde al reporte numero 008 y que a su vez
valida la entrada al inventario del almacén.

Requisito Legal Ambiental: Cumplimiento de la normatividad legal ambiental aplicable a

nuestra organización.
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Materiales y/o servicios con carácter ambiental: Se refiere a los productos y o servicios
que para el desarrollo de su actividad deben contar con permisos ambientales emitidos por la
autoridad competente.

Producto o Servicio no Conforme: documento donde se registra la no conformidad por

calidad, fechas de vencimiento del material, consumibles, herramientas y equipos que se
reciben de los proveedores.

Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme COS-F-P-Q-

008, con los requisitos especificados.
Notas: Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene
características no conformes dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad
acordadas

Salida de Materiales:, para nuestro Sistema de Gestión de Calidad y dentro del paquete de
SOFTWARE es el reporte numero 011 y que corresponde al registro de retiro de material,
consumibles, herramientas y equipos del almacén.

Transferencias:, documento utilizado como guía de transporte para los diferentes elementos
como material, consumibles, herramientas y equipos, movilizados entre los almacenes o
enviados a proveedores particulares, dentro del paquete de SOFTWARE es el reporte
numero 011

Tarjeta Cargos Personales:, es el registro de herramientas y equipos entregados en

custodia a los trabajadores.

5. ACCIONES Y METODOS

5.1 Funciones del Almacén Central

El Almacén Central tiene a cargo la administración y control de los inventarios, propios y de

las bases que incluye todas las actividades propias de los proyectos, recepción,
organización, almacenamiento, preservación y despacho de los materiales, consumibles,
herramientas, equipos y de todos los bienes que se encuentran a su cargo.

5.2 Recepción de Materiales

La recepción de los productos se realizara en la zona del Almacén Principal asignada para
entregar las mercancías, o en las instalaciones del proveedor previo acuerdo con él.

En el momento de la recepción, el Almacenista exige la remisión, factura o documento de

despacho a quien hace entrega de la mercancía, inspecciona el producto de acuerdo con lo
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especificaciones solicitadas, determina las características de empaque y transporte, concilia

la información del despacho con la información de la orden de compra o pedido, y acepta o
rechaza la mercancía. Si acepta, el Almacenista, firma sobre la requisición, coloca la fecha y
el número de la Orden de Compra; si presenta signos de daño o deterioro, o si establece la
no conformidad del producto con lo solicitado, no se recibe el producto dejando la
observación en la remisión, si el proveedor realiza una conciliación con LA EMPRESA, se
diligencia el formato de registro de producto no conforme, enunciando el acuerdo.

Todo producto almacenado deberá estar identificado, protegido y será manipulado con los
medios apropiados para garantizar su integridad y así prevenir un posible daño.

5.3 Preservación

Para la preservación de equipos, herramientas, materiales y consumibles se aplica las

recomendaciones dadas por el fabricante las cuales van incluidas dentro del manual de
instrucciones del equipo o material, así como revisiones periódicas para verificar la condición
del producto y así detectar posibles deterioros. Si durante la verificación visual se detecta
una condición no aceptable de un producto se registra en el formato de producto no
Conforme y se identifica como producto no conforme para evitar el uso indebido del mismo y
darle el tratamiento correspondiente.

Para productos perecederos, los fabricantes dan los tiempos de vigencia, así como las
fechas de expiración de los mismos, los cuales una vez vencidos hacen que el producto sea
clasificado como producto no conforme y se registra en el formato correspondiente ,
con el fin de especificar el tratamiento para los mismos.

5.4 Manejo de Entradas de Almacén Base

Como norma general y de estricto cumplimiento, todos los elementos que compre o reciba el
almacén tales como materiales, herramientas, papelería, útiles de oficina, muebles equipos,
etc., antes de ser utilizados en el proceso o proyecto interesado deben entregarse al
almacén, con referencia en la remisión o facturas, oficializándose a través del RMR como
entrada al inventario del almacén y en el programa SOFTWARE reporte numero 008.

Si en el momento de ingresar material, herramienta, etc., no se tiene la factura; se tomará

como base la remisión aunque no este valorizada.

Para la compra de algunos materiales especiales en materia ambiental hay que tener en
cuenta el cumplimiento de requisitos legales ambientales para su uso y manejo, para mayor
información dirijase al Instructivo de evaluación y selección de proveedores donde
encontrata la información pertinente.

5.5 Control de Inventarios

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El almacén será controlado por el módulo de inventarios del programa SOFTWARE, el cual
es suministrado por LA EMPRESA; el módulo será manejado por el almacenista, quien se
responsabiliza de mantenerlo actualizado y consolidado con los muestreos físicos.

Los saldos se revisarán contra existencias mensualmente y se enviaran los listados al

Gerentes y Líderes de Proyecto.

5.6 Salidas de Almacén y Despacho de suministros

Si el producto se envía a uno de los proyecto se diligencia el formato de transferencia ,

dentro del paquete de SOFTWARE es el reporte numero 011 donde se especifica el
producto; la transferencia descarga el inventario del almacén y a la vez es la entrada a los
almacenes de los proyectos. El producto se despacha una vez se han realizado la
inspección de acuerdo con el ítem 5.2. Para el despacho se debe tener en cuenta las
recomendaciones de envío de acuerdo con el medio de transporte utilizado para el mismo.

Para Principal:
Al igual que las entradas de almacén, es norma general y de estricto cumplimiento que todos
los elementos tales como material, herramientas, papelería, útiles, muebles, etc., que salgan
del almacén tengan como soporte su respectiva salida de almacén, debidamente
diligenciado y autorizado por el Almacenista y Jefe de Compra y Almacén.

Por medio de la Tarjeta de Cargos Personales, se controlarán los equipos y herramientas a

cargo, en la cual se anotará la fecha, la descripción de lo que se entrega, la firma del
trabajador en señal de recibido y cuando los reintegre se colocará la fecha y firma del
encargado del Almacén; dicha tarjeta se diligencia por cada una de las personas vinculadas
a la organización, en esta misma se autoriza el descuento por nómina en caso de NO
reintegrarlas al Almacén.

5.7 Actas de Baja

Periódicamente se realizarán auditorias con el encargado del Almacén a todos los materiales
y herramientas dañados, oxidados, rotos, etc., elaborará y dará de baja mediante un acta, la
cual será el documento base para que se proceda a descargarlo del inventario.

5.8 Unidades de medida

Para efectos de elaboración de solicitudes de material, requisiciones, órdenes de compra,

manejo de KARDEX, Transferencias, y en general todo documento concerniente al manejo
de materiales se utilizara las siguientes abreviaturas en las unidades de medida así:
Libra Lb
Kilogramo Kg
Unidad Ud
Rollo Rl
Metro Lineal Ml
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Global Gb
Metro Cuadrado M2
Metro Cúbico M3
Par Par
Juego Jg
Caja Cj
Paquete Pq
Litro Lt.

5.9 Traslado de Materiales entre almacenes

Cuando se trate del envío de materiales del almacén de un proyecto, en desmovilización a

Bogotá o a cualquier otra ciudad, es obligatorio la presencia de un funcionario delegado por
el Director de Compras y Almacén; quien verificará las cantidades, el estado de los
materiales, herramientas y equipos; además acompañará al transportador a dejar los
materiales en su ubicación final; en el caso que el funcionario no pudiera acompañar al
transportador deberá asegurarse que el envío no sea alterado durante el viaje.

5.10 Condiciones de envío de los Equipos de Cómputo

Los equipos de cómputo (Monitor, CPU, Mouse, Teclado, UPS, entre otros); deben viajar
siempre lo suficientemente protegidos así:
 Primera capa con papel burbuja
 Segunda capa cartón corrugado
 Tercera capa papel vinipel
 Finalmente se empaca en una caja de cartón debidamente sellada y
con la indicación de “DELICADO” y/o “ESTE LADO ARRIBA”.
 Si el equipo posee alguna clave esta deberá ser mencionada en la
respectiva transferencia.

5.11 Aprobación del sitio para bodegas y/o almacén en los proyectos

Cualquier sitio elegido para el almacenamiento de materiales, activos, equipos de medición y

ensayo, entre otros; deberá ser aprobado por el proceso de compras Bogotá, quienes
certificarán las condiciones de seguridad y maniobrabilidad de la misma.

6.0 DISPOSICIONES GENERALES

El cumplimiento de este procedimiento tiene incidencia en todos los procesos de la empresa

y su aplicación requiere de la participación de los Líderes de Proceso, para las recepciones y
verificaciones de los elementos que así lo requieran.

Los activos salvaguardados en el almacén de Bogotá o de los proyectos, se les deberá

realizar el mantenimiento requerido por cada uno de ellos; la responsabilidad del mismo
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estará a cargo del Almacenista, quien coordinará las actividades con el líder del proceso que
tenga la competencia para realizar los mismos y custodiar los registros.

Cuando los activos sean transferidos entre almacenes deberá informarse su estado y cada
cuanto se realiza el mantenimiento; es conveniente entregar copia del historial del activo.

7.0 CONSIDERACIONES H.S.E

Es importante que la persona responsable del almacén conozca el procedimiento para el

manejo de los productos químicos, y el decreto 1609 de 2002, y aplicar los siguientes
controles:

 Antes de descargar un producto químico, se debe solicitar la ficha toxicológica y la

tarjeta de emergencia de la sustancia, con el fin de usar los elementos de protección
personal que se requieren para su manipulación.
 Los recipientes deben estar etiquetados con la norma OSHA y con los emblemas de
las Naciones Unidas.
 Los productos se deben almacenar de acuerdo a la reactividad de cada producto
separando los que son incompatibles.
 Los productos químicos se deben almacenar en un lugar ventilado, y con dique que
controle cualquier derrame accidental de las sustancias.
 Los envases vacíos tienen el mismo tratamiento que los envases llenos.
 Los elementos pesados se deben almacenar en la parte baja de los estantes, con el
fin de evitar sobre esfuerzos durante su manipulación.
 Se debe tener presente que una sola persona solo debe manipular hasta 20Kg de
peso, entre 20 y 40 Kg se debe manipular entre dos personas, y más de 40 Kg de
debe usar ayuda mecánica, y para esta actividad, se debe hacer revisión de los
aparejos de izaje , y cumplir con todo lo relacionado a levantamiento mecánico de
cargas.
 Se debe elaborar un panorama de riesgos donde se identifiquen los principales
peligros que se tienen dentro del almacén, se debe estar actualizando a medida que
cambian las condiciones.
 Se debe elaborar la matriz de identificación de Aspectos e Impactos ambientales
significativos para el almacen y actualizarla cada vez que las condiciones varien y asi
identificar los impactos mas significativos del almacen (Ver Procedimiento
Identificación Aspectos e Impactos Ambientales)
 Solicitar a proveedores fichas guia para el almacenamiento de los productos que se
encuentran en el almacen.
 Se debe dar aplicación al procedimiento para el manejo y clasificación de los residuos
sólidos.
 Las herramientas y equipos deben estar en buenas condiciones de operación, y las
que no cumplan con los estándares de seguridad, se deben almacenar en un sitio
diferente que impida su uso accidental, mientras son retiradas a un lugar para su
disposición final.

8.0 RESULTADOS
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Se obtiene como resultado de la aplicación de este procedimiento el correcto manejo de las

funciones de recibo, almacenamiento, preservación y despacho de los materiales,
consumibles, herramientas y equipos, los cuales están bajo custodia del Almacén.

9.0 DOCUMENTOS APLICABLES

 Salida de Materiales
 Tarjeta de Cargos Personales
 Transferencias de Equipo Herramienta y Materiales
 Identificación de materiales y repuestos
 Producto o servicio no conforme.
 Reporte de Material Recibido, RMR
 Actas de Baja.
 Procedimiento de requerimientos y evaluacion a subcontratistas