ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DECOMPRAS

INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de
origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

DESARROLLO

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o insumos,

importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y acertado de una organización o
empresa es necesario tener muy presente la relación existente con la gestión de calidad por
cuanto es de suma importancia; por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a
dudas el departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de representación misional como
procesos de carácter de apoyo que despliega una organización. Ya que la gestión impacta
directamente en los resultados y logros que la empresa busca, si se tiene en cuenta que la
importancia va concertada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad
del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se da cuenta que tiene
una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para resolverla.

 Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen
parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al
identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que
son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello
entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a que proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra
en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico
que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.
 Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se deben
establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las
necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología
sea transmitida al proveedor, las especificaciones para el proceso de compra están
encadenados con requisitos de manera definida: por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y
necesidades de la organización.
 Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda
definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la
comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen
un tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior,
es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha
acción de compra.
 Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en funcionamiento
debe disponer siempre de una lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias.
Para la selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que las empresas
igualmente pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a empresas
que brinden servicios.
 Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el jefe de
Compra elabora lo que se le llama la “orden de compra” y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva.
 Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados inspeccionados antes de
ser incluidos en los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al
recibido solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto.
 Re-evaluar proveedores: La mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de
proveedores y, sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en
función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta
específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el
producto final.
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición
del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y
con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa,
resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

Documentación del Proceso de Compras

INTERNOS EXTERNOS

Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas

específicas del producto o servicio a
vender, siendo cuantitativos o
cualitativos pertenecientes al producto
a vender, comprar, cantidad, y
criticidad entre otros.
internacionales, donde se ajustan las
características estándares que debe
tener cada producto.
Donde se carga cada metodología del Catálogos de los equipos, necesarios
proceso de compra y para obtener el producto o servicio a
subcontrataciones. realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación materia prima o insumos, con las cuales
de proveedores que hacen parte de la se obtendrá el producto y servicio.
empresa y los que están en el proceso
evaluativo.
En este se describe tanto el producto La orden de compra, facturas y
como el plazo solicitado, así como otros registros de lo comprado.
condicionantes entre los que se
encuentran el presupuestos, plazos de
entrega, y características del producto
entre otros.
Todos aquellos que contengan la
realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para
la aprobación del producto, del sistema
de calidad, para la cualificación del
personal, procedimientos, procesos y
equipo, el plazo solicitado, otros datos
como el presupuesto, condiciones de
entrega, requisitos para la aprobación
del productos.
Documentos de las órdenes de compra/
subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos
especificados.
Formato de la Hoja de pedido de
compra, formato de la hoja de pedido
de subcontratación, formato de la hoja
de evaluación de proveedor, que son el
registro de la información solicitada a
los proveedores para su aceptación,
formato de la hoja de no conformidad
de producto(para compras), formato de
la hoja de no conformidad de servicio
(para subcontrataciones).