INFORME

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS.

INDICE

OBJETIVO: Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización

de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior
tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrega de
productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización.

ALCANCE: Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición

de necesidades de compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios,
finalizando con la recepción de los mismos en la empresa.

RESPONSABILIDADES: El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la

mercadería necesaria para la venta de parte de los jefes de bodega, por los
elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones
o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la
conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por
los trámites correspondientes de contratación y ejecución instalación de las
solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor
general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos
relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general

reunirá toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para
el caso en particular.

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DEFINICIONES:

 Característica de la calidad: Característica inherente de un producto,

proceso o sistema, relacionada con un requisito.
 Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.
 Comprador: El cliente en una situación contractual.
 Contratista: El proveedor en una situación contractual.
 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o
especificado.
 Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un
producto o prestación de un servicio.
 Especificación: Documento que establece requisitos con los que un
producto debe estar conforme.
 Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y
dictamen, acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba
o comparación con patrones.
 Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para
llevar a cabo las actividades diarias del negocio.

DESARROLLO

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe

asegurarse de:

a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente

definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables
de la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas
responsables de su aprobación.

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¿CÓMO SERÍA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS?

Como en todo proceso se deben generar unos factores que impulsen las siguientes
situaciones que describiremos a continuación:

 NECESIDAD DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los

requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el mismo, y a
partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán
cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende los que se
tienen que comprar, definiendo cuales son las características y
especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si
dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario,
se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad
es responsabilidad del Responsable de Compras.

 IDENTIFICAR LOS PRODUCTOS CRÍTICOS A COMPRAR: Los productos

críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van
relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos
son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa,
y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también
a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el
producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría
provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien
se puede llamar índice de criticidad.

 DEFINIR ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO A COMPRAR: en toda

organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida
al proveedor. las especificaciones para el proceso de compra están
encadenados con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad,
material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en
función del sector y necesidades de la organización.

 PLANEAR LAS COMPRAS: A partir de la previsión de lo que se pretende

vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo
de una mejor forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico

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de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual

establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los
tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de
los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello
la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor
a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el
inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que
se le brinda al producto en comercialización, en caso de las características
entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como
los que se pueden vencerse estando en comercialización.

 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales

e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los
proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del
procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y re-evaluación de
proveedores externos.

 EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES: Toda empresas u

organización en funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una
lista destacada en donde se encuentran seleccionados los proveedores
capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las necesidades de
compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias.
Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una
evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el
suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la
empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras
cuya características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente
también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se
deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto
lleva a la breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma
sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada
proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no
conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos
de servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado,
que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es

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como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son

los que trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener
en cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la
selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente
se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto
depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los
datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para
poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

 RE-EVALUAR PROVEEDORES: la mayoría de las organizaciones tienen

a lrede do r de cient os de p ro vee do re s y sin embargo, los
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su
impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos
proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser
permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control
sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son

los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización
por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones,
eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido
se realizará según el formato “SGC-F-044 Requisición de Compra”, el cual
debe ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente.

 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia o

Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de
Compra según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá contener
toda la información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega,
forma de pago, responsable, entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes
de compra, una para el Responsable de compras, una para el registro de
pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha
orden por e-mail. Es tarea del Responsable de compras, realizar el
seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con los plazos
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Establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura

de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia
o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.

 REALIZAR EL TRÁMITE DE COMPRA: Una vez ha sido seleccionado el

proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra"
y obtiene la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar
con la aprobación de la Junta Directiva

 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción del

material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual
debe revisar sus características especificadas en el pedido y orden de
compra verificando que cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así
se procederá a realizar la devolución, especificando al proveedor las razones
del rechazo.

 VERIFICAR EL PRODUCTO COMPRADO: Los productos que han sido

entregados por los proveedores previamente seleccionados deben seguir
supervisión previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser
incluidos en los procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha
acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve
inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto.
Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se
tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello
que no coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos
en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa.
Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden
de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores,
Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que
son esencial en toda verificación.

 Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de

la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u
otra característica que incapacite la mercadería para su venta o distribución
debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor
general.
 La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa
al inventario como disponible. Lista para su comercialización.

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 En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios: La Gerencia

General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.
 Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para
cotizar y el factor de compra será el proveedor que cumpla con las
especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor tiempo de entrega.
Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido.
 Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha
contratado, se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso
de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica
que no sea la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al
Supervisor general.
 Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago
de la misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o
contrato.

 TOMAR ACCIONES EN EL PROCESO DE COMPRA (CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y MEJORA): La medición del proceso de compras nos
permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello la
consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda
empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más
fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos
adelantar.

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS
EXTERNOS
Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde acoplan las
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, características estándares que
cantidad, criticidad entre otros debe tener cada producto.
Catálogos de los equipos,
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y
necesarios para obtener el
subcontrataciones.
producto o/y servicio a realizar.
Hojas de seguridad, Hojas de
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y
utilidad de la materia prima o
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los
insumos, con las cuales se
que están en el proceso evaluativo.
obtendrá el producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo
Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de
Registros de lo comprado
entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y
equipo, el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para subcontrataciones).
El propósito de este informe es aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir
de las temáticas tratadas en la presente actividad y durante todo el curso, se realizó
este informe donde describo las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, incluyo un
cuadro en el cual relaciono los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

Durante un Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición

de insumos o bien llamados como materias primas, importantes para función
pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de
suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el departamento
de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de
carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente
en los resultados que busca la empresa porque su importancia va ajustada
principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto
final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

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