20/04/2020

SESION 2
CURSO: DIRECCIÓN Y CONTROL
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA GERENCIA Y LA ADMINISTRACIÓN
ADM-II-B
CICLO 2020-I

PROF: Ing. Pedro Enrique Balcázar Chávez

CONCEPTOS
❑PROCESO ADMINISTRATIVO
• flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,
organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo
común.
• ¿QUÉ ES PROCESO?
• Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial.
• ¿Qué es administración?
• Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por
medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las

organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales

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ORIGEN
• El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue
desarrollado por Henri Fayol (1916).
• Desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica
de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos
apropiados y dirigir a la organización hacia su logro.
• Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por
las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

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FASES DEL PROCESOS ADMINISTRATIVO

• MECÁNICA: En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué
hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende
las actividades de planeación y organización.
• DINAMICA: se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se
ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

• PLANEACIÓN:
1. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
2. Pronosticar.
3. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
4. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
5. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
6. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
7. Anticipar los posibles problemas futuros.
8. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
LA PLANEACIÓN ESTA CONFORMADA POR:
❖ MISION
❖ VISION
❖ Propósito
❖ Objetivo
❖ Estrategia

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IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

• ORGANIZACIÓN
1. Subdividir el trabajo en unidades operativas
2. Agrupar las obligaciones operativas en puestos
3. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
4. Aclarar los requisitos del puesto.
5. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
6. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
7. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

LA ORGANIZACIÓN ESTÁ CONFORMADA POR:

❖ División del trabajo
❖ Coordinación

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

• DIRECCIÓN:
1. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la
decisión.
2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
3. Motivar a los miembros.
4. Comunicar con efectividad.
5. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
6. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
8. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
La dirección está conformada por:
❖ Integración
❖ Motivación
❖ Comunicación
❖ Supervisión

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IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

• CONTROL
1. Comparar los resultados con los planes generales.
2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
3. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
4. Comunicar cuales son los medios de medición.
5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
las variaciones.
6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
El Control esta conformado por:
❖ Identificar estándares
❖ Medición de resultados
❖ Comparación
❖ Detección de desviaciones
❖ Corrección
❖ Retroalimentación

LA GERENCIA
• La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene
dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a
terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de
planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos
establecidos.
• El término (gerencia ) es difícil de definir: significa cosas diferentes para
personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por
empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo
particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinónimo del
ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo.
• De allí que, en muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque
la persona que desempeña el rol de gerenciar tiene que desenvolverse
como administrador, supervisor, delegador, etc. De allí la dificultad de
establecer una definición concreta de ese término

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¿Quiénes son los Gerentes y Donde Trabajan?

• Quién es el Gerente?
• Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas
para lograr los objetivos de la empresa.
• No tiene que ver con el logro personal, sino con ayudar a los demás a llevar a
cabo su trabajo.
• Clasificación de Gerentes:
• Gerentes de primera línea.
• Gerentes de nivel medio.
• Gerentes de alto nivel.

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¿Quiénes son los Gerentes y Donde Trabajan?

Gerentes de Alto
Nivel

Gerentes de nivel
medio

Gerentes de
primera línea

Gerentes no
gerenciales
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¿Quiénes son los Gerentes y Donde Trabajan?

• ¿Dónde trabajan los gerentes?
• Es obvio que los gerentes realizan su labor en una organización
• Organización: Conjunto de personas constituido de forma deliberada para
cumplir un propósito específico.

Propósito Estructura
definido deliberada

Personas.

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¿Porqué son importantes los gerentes?

• Las organizaciones requieren de sus aptitudes y habilidades
gerenciales o administrativas.
• Juegan un papel determinante en la identificación de problemas
críticos y en el desarrollo de soluciones creativas.
• Resultan fundamentales para que las cosas se hagan.
• Los gerentes SI IMPORTAN, pueden ejercer y de hecho ejercen un
impacto positivo o negativo

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¿Qué Hacen los Gerentes?

• La administración implica coordinar y supervisar las actividades
laborales de otras personas, de manera que sean realizadas de forma
eficiente y eficaz.
• EFICIENCIA: Se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la
menor cantidad de insumos o recursos.
• EFICACIA: “Hacer lo correcto” efectuar las actividades laborales que
derivan en el logro de los objetivos.

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Eficiencia (medios) Eficacia (fines)

Uso de recursos Logro de objetivos

Poco desperdicio Grandes logros

La administración se esfuerza por:

Desperdiciar pocos recursos (alta eficiencia)
Lograr grandes objetivos (alta eficacia)

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NIVELES ADMINISTRATIVOS

Nivel Estratégico: es la administración del nivel

superior (alta Dirección), que tiene el mayor poder y
lleva la responsabilidad total de una empresa.
Nivel Estratégico

Nivel Táctico: conjunto de gerentes, jefes de línea u

oficina, que reportan a la administración del nivel más
alto el funcionamiento detallado de la empresa;
además de desarrollar planes para implementar las
Nivel Táctico metas generales establecidas por la Alta Dirección.

Nivel Operativo: constituido por el personal

Nivel Operacional operativo y por quienes supervisan directamente
sus operaciones (supervisores, coordinadores de
turno, capataces, etc.)
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LAS HABILIDADES GERENCIALES

• Conjunto de capacidades y conocimientos que el emprendedor debe
poseer o desarrollar para realizar las actividades de administración y
liderazgo en el rol de gerente o director de una organización.
• Entre estas habilidades se encuentran:
• Manejo y administración de recursos humanos
• Gestión de tiempo
• Capacidad de análisis
• Capacidad de negociación
• Gestión de proyectos
• Toma de decisiones
• Trabajo en equipo

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LAS HABILIDADES GERENCIALES

• Varias características definitivas demarcan las Habilidades Gerenciales y las
diferencian de otro tipo de características y prácticas Gerenciales:
• Primero, las Habilidades Gerenciales son conductuales. Consisten en acciones que
los individuos llevan a cabo y que conducen a ciertos resultados.
• Segundo, las Habilidades Gerenciales son controlables. El desempeño de estas
conductas se encuentra bajo el control del individuo, son conductas que la gente
puede controlar por sí mismas.
• Tercero, las Habilidades Gerenciales se pueden desarrollar. Los individuos pueden
mejorar su desempeño a través de la práctica y retroalimentación.
• Cuarto, las Habilidades Gerenciales están interrelacionadas y sobrepuestas. Es difícil
demostrar una sola habilidad aislada de las demás. Las habilidades no son conductas
simples y repetitivas, son un conjunto integrado de respuestas complejas
• Quinto, las Habilidades Gerenciales a veces son contradictorias o paradójicas. No
todas son humanistas, ni todas son centradas, no están orientadas exclusivamente al
trabajo en equipo, ni al trabajo individual. Todos los Gerentes tienen una mezcla de
habilidades.
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IMPORTANCIA DE LAS HABILIDADES

GERENCIALES
Solamente quien es capaz de asumir responsabilidades es capaz de tener autoridad real y dirigir a un equipo de
manera eficiente de ahí la importancia de contar con un conjunto de técnicas específicas que permitan administrar
eficientemente a tu equipo de trabajo tales como la comunicación, el liderazgo, la motivación, la negociación, la
toma de decisiones

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BENEFICIOS DE ADQUIRIR HABILIDADES

GERENCIALES
• Influir positivamente con líderes dentro de tu empresa y sus equipos de
trabajo.
• Atraer, retener y desarrollar personal talentoso.
• Desarrollar y conducir eficazmente a los equipos de trabajo.
• Utilizar técnicas y recursos (conocimientos, habilidades y actitudes) para
promover la resolución y manejo de conflictos dentro de tu empresa.
• Desarrollar habilidades para la negociación en diversos ámbitos del trabajo.
• Integrar equipos de trabajo eficientes y enfocados a resultados.
• Planificar estrategias enfocadas al servicio de calidad que permita
incrementar la satisfacción del cliente.

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TIPOS DE ADMINISTRADORES
• La figura del administrador tiene un
papel protagonista dentro de una
empresa, ya que es la persona
encargada de dirigir y tomar una
serie de decisiones, que influirán
directamente en el devenir de una
sociedad.
• Dentro de una empresa pueden
existir diferentes tipos de
administradores, en función de las
circunstancias y necesidades que
presente cada organización
empresarial, cuyo principal objetivo
es obtener buenos resultados y
garantizar el funcionamiento de la
propia empresa.

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TIPOS DE ADMINISTRADORES
• Administrador Mancomunado:
• El tipo de administrador mancomunado suele
ser el más habitual en aquellas empresas con
capital dividido al 50%, o porcentajes
similares.
• Se caracteriza porque no cuenta con un
margen de maniobra demasiado amplio para
la toma de decisiones, puesto que necesita el
apoyo de todos los miembros que formen el
consejo, para llevar a cabo cualquier tipo de
acción.
• Puede darse el caso de que existan diferentes
administradores mancomunados dentro de
una empresa, cada uno de ellos especializado
en un área distinta.
• Se trata de una figura que ofrece un mayor
control a cada una de las partes de la
empresa, en cuanto a la toma de decisiones
se refiere, y que además favorece que dichas
decisiones sean tomadas bajo consenso.
• Es habitual que el papel de administrador
mancomunado lo ejerza una persona que no
tenga ningún tipo de vínculo con ninguno de
los socios, con el objetivo de garantizar
imparcialidad a la hora de actuar.
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TIPOS DE ADMINISTRADORES
• Administrador Solidario:
• La figura del administrador solidario es totalmente
opuesta a la del administrador mancomunado, ya que
este sí que tiene total libertad para tomar decisiones
sin necesitar el apoyo de los socios.
• Podríamos decir que el administrador solidario tiene
poder total en cuanto a la toma de decisiones se
refiere, pudiendo firmar un contrato para la
realización de tareas con otras compañías externas, en
nombre de la propia empresa.
• Los administradores solidarios son nombrados en
consenso por todos los socios que forman el consejo
empresarial, otorgándoles plenos poderes para dirigir
la empresa, siempre dentro de la legalidad.
• La función del administrador solidario es ofrecer una
mayor ligereza a la toma de decisiones, ya que podrá
tomar cualquier tipo de decisión, aunque el resto de
socios estuvieran en desacuerdo. Esto, aunque
debería traducirse en una mayor rapidez resolutiva,
también tiene el riesgo de dejar la gestión de toda la
empresa a una única persona. Profesor: Ing. Pedro Enrique Balcázar Chávez 25

TIPOS DE ADMINISTRADORES
• Administrador Concursal:
• La figura del administrador concursal,
aparece en el momento en el que una
organización empresarial entra en concurso
de acreedores. Una situación excepcional,
que requiere además de una serie de
medidas concretas, que garanticen el
cumplimiento de las obligaciones por parte
de una empresa, al entrar en concurso.
• Tal y como establece la vigente Ley
Concursal, la persona que ejerza el cargo de
administrador concursal, debe ser un
abogado con al menos cinco años de
experiencia profesional, un economista, un
titulado mercantil o un auditor de cuentas,
con experiencia en el ámbito concursal a lo
largo de su trayectoria.
• El principal objetivo de los administradores
concursales es supervisar que se cumplen
las obligaciones de la Ley Concursal, y para
ello deberá analizar exhaustivamente la
relación entre créditos y acreedores, para
tratar de encontrar la reordenación de
deuda más eficaz, además de un inventario
de la organización.

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FUNCIONES PRINCIPALES DE UN ADMINISTRADOR

• Aunque el administrador adecúa sus actividades a la naturaleza y las

necesidades de la organización para la que trabaja, se podría decir
que sus principales funciones son:
1. Planeación: Esta es una de las primeras funciones de un administrador,
puesto que implica razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad
de una idea de negocio. debe diseñar los planes a partir de información
sobre el entorno y la meta del negocio. Estos planes deben contener
objetivos claros a corto y largo plazo.
2. Organización: Esta función implica la coordinación de los esfuerzos y los
recursos de una empresa hacia una o varias metas colectivas. Se trata de
adecuar la estructura organizacional y asignar los recursos financieros y
humanos de acuerdo con el plan definido

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FUNCIONES PRINCIPALES DE UN ADMINISTRADOR

3. Representación: El administrador puede representar a la empresa
en las gestiones con los entes reguladores de un país, y también en
los asuntos fiscales de la organización. En fin, se trata de actividades
legales, ceremoniales y simbólicas en nombre de la organización.
Algunas de ellas pueden ser firmar documentos oficiales, atender a
clientes, compradores y a las visitas oficiales, y presidir ciertas
reuniones y ceremonias.
4. Administración del Presupuesto: Esta función es inherente a su
cargo y tiene que ver con la propia tarea de administrar y/o
gestionar el presupuesto de la empresa, procurando las mayores
ganancias con la inversión óptima de recursos financieros,
materiales y humanos.

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FUNCIONES PRINCIPALES DE UN ADMINISTRADOR

5. Rendición de Cuentas: El administrador debe rendir cuentas de su

gestión ante el presidente y los accionistas de la empresa. También
rinde cuentas ante los entes reguladores a fin de mantener al día la
actuación ciudadana de la organización, dado que él es el
representante legal de la empresa.
6. Liderazgo: Ese liderazgo también implica que debe ser propositivo
con relación a las mejores formas de cumplir con su misión. Esto
implica que lo ideal es que el administrador asuma un rol
emprendedor y creativo, planteando nuevas y mejores formas para
que la empresa opere.

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FUNCIONES PRINCIPALES DE UN ADMINISTRADOR

7. Enlace o comunicación: La labor del administrador también va a

servir de enlace entre la gerencia y el resto de empleados de la
empresa. De igual modo, tiende puentes entre la organización y los
actores de su entorno externo, especialmente con los entes
gubernamentales. Para cumplir esta función a cabalidad, el
administrador debe poner la información relevante a disposición de
todos los involucrados en la organización.
En definitiva, el administrador cumple funciones vitales dentro de una
organización puesto que contribuye a que todo y todos dentro de una
empresa se orienten al logro de una meta común.

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ROLES DEL ADMINISTRADOR

ROLES INTERPERSONALES

representante Líder Enlace

ROLES INFORMATIVOS
Emprendedor
Monitor
ROLES DE DECISIÓN

Roles
Solucionador de gerenciales
conflictos según Difusor
Mintzberg
Asignador de recursos
Portavoz

negociador

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ROLES DEL ADMINISTRADOR: INTERPERSONALES

1. Representación: Se refiere las actividades legales, ceremoniales y simbólicas en
nombre de la organización. Entre las principales actividades se encuentran:
❑Firmar documentos oficiales.
❑Recibirá clientes o compradores y acompañará visitantes oficiales.
❑Presidir ciertas reuniones y ceremonias.
2. Líder: Esta es una de las funciones de un administrador de empresas, de la cual
más se adolece. Se refiere a la interacción que tiene con los seguidores:
❑Escuchar y entrenar.
❑dar instrucciones y capacitar.
❑evaluar el desempeño.

3. Enlace: Se refiere a la interacción con personas externas la organización.

Significa crear toda una red de contactos para fomentar las relaciones y
obtener información y aceptación. Algunas de las actividades de la función de
enlace son:
❑Formar parte de comisiones.
❑Asistir a reuniones de asociaciones profesionales o comerciales.
❑Convocar y reunirse con personas para mantenerse comunicación.
Profesor: Ing. Pedro Enrique Balcázar Chávez 32

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ROLES DEL ADMINISTRADOR: INFORMATIVOS

4. MONITOR: Los líderes desempeñan la función de supervisión cuando
tienen información. La mayor parte de información se analiza para
detectar problemas y oportunidades. La información se puede llegar a
recabar mediante acciones como:
❑Lectura de memorandos, informes, publicaciones profesionales y comerciales,
diarios, etc.
❑Hablar con los demás, asistir a juntas.
❑Observar. Visitar, por ejemplo, tiendas de la competencia para comparar productos,
precios y procesos de negocios
5. DIFUSOR: Corresponde a mantener informado al resto del personal:
❑De manera oral ya sea a través de pláticas personales o reuniones de grupo.
❑Por escrito, diente por electrónico, boletín, etcétera.
6. PORTAVOZ: Los líderes desempeñan esta función cuando rinden informes
a personas externas. Los líderes cabildean y fungen como representantes
de relaciones públicas de su área:
❑Reunirse con el jefe para negociar presupuesto de área.
❑Informar instituciones de gobierno estadístico de la empresa.
Profesor: Ing. Pedro Enrique Balcázar Chávez 33

ROLES DEL ADMINISTRADOR: DE DECISIÓN

7. EMPRENDEDOR: Innovar y hacer mejoras, involucra saber escuchar, planear y
ser creativo.
❑Crear nuevos productos y servicios, mejorar los existentes.
❑Idear nuevas formas de procesar productos y servicios.
8. SOLUCIONADOR DE CONFLICTOS: Los líderes desempeñan esta función cuando
realizan acciones correctivas durante situaciones de crisis
❑Manejo de prioridades.
❑Aumento salarial por méritos.
9. ASIGNADOR DE RECURSOS: e refiere la programación, autorización y
realización de tiempo y presupuesto y lo relacionado con ello:
❑Manejo de prioridades.
❑Aumento salarial por méritos.
10. NEGOCIADOR: Cuando no hay precios, pagos o condiciones fijos, los líderes
tratan de llegar a un buen arreglo para conseguir los recursos que se requieren.
❑Negociar contratos con sindicatos.
❑Negociar contratos con clientes o proveedores.

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