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ACTA N° 006

Reunión Ordinaria de la Asamblea General de Copropietarios del Centro


Comercial San Gil Plaza

En la ciudad de San Gil, siendo las 7:30 p.m. del día diez (10) del mes Marzo del año
2016, se llevó a cabo la reunión Ordinaria de Asamblea General de Copropietarios del
Centro Comercial San Gil Plaza, de acuerdo a la convocatoria realizada por la
Administración del Centro Comercial el día 20 de Febrero del año en curso,
desarrollándose el orden del día así:

Orden del día:


1. Inscripción o llamado a lista.
2. Verificación del quórum
3. Lectura y aprobación del orden del día
4. Elección mesa directiva (presidente, vicepresidente, secretario y revisor fiscal.
5. Nombramiento de la comisión de aprobación del acta de Asamblea que se está
desarrollando
6. Lectura Acta de la Asamblea Anterior
7. Informe de Gestión Administrativa
8. Dictamen del Revisor Fiscal
9. Aprobación del informe de Gestión Administrativa
10. Presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015
11. Aprobación de los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2015
12. Presupuesto para la vigencia 2016
13. Elección del Consejo de Administración
14. Elección de Revisor Fiscal
15. Elección de los miembros del comité de convivencia
16. Proposiciones y Varios: derroteros de la asamblea para discutir y tomar
decisiones sobre cuotas plenas de administración y cuotas extraordinarias.

1. Inscripción o llamado a lista.

Se realiza la inscripción de las personas asistentes a la reunión miembros que


conforman la asamblea de copropietarios y representados con poder, con el fin de
realizar la sumatoria de la asistencia según el coeficiente de cada local.

Además se contó con la presencia de los señores: Aylen Maritza Pérez Cediel Gerente
del Centro Comercial, Aníbal Ortiz Rojas Revisor fiscal, Elsy Vesga Vargas Contadora,

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Claudia Patricia Peña Rueda Jefe de Mercadeo y Nohora Cecilia Duarte Patiño
secretaria.

2. Verificación del quorum.

Para la comprobación del quorum se tienen en cuenta la sumatoria del porcentaje del
coeficiente de cada local, posteriormente se procede al llamado a lista y realizada la
sumatoria se pudo comprobar la representación del 61.47%, quórum valido para el
desarrollo de la Asamblea. (Anexo planilla sumatoria de asistencia).

3. Lectura y aprobación del orden del día.

La secretaria del Centro Comercial realiza la lectura del orden del día, el cual fue
aprobado por unanimidad por los integrantes asistentes a la reunión.

4. Elección mesa directiva (presidente, secretario).

Se solicita la colaboración voluntaria de los asistentes para designar Presidente,


Secretario y fiscal de la reunión de Asamblea Ordinaria de Copropietarios del Centro
Comercial, quedando conformada la mesa directiva de la siguiente manera:

 Presidente: Héctor Armando Noriega Carrizoza


 Secretaria: Nohora Duarte Patiño

5. Nombramiento de la comisión de aprobación del acta de Asamblea que se está


desarrollando
 Nelson Ayala
 Oliverio Navas

6. Lectura Acta de la Asamblea Anterior

La secretaria del Centro Comercial realiza la lectura del Acta de Asamblea anterior.

7. Informe de Gestión Administrativa

La gerente del Centro Comercial Aylen Maritza Pérez Cediel procede a exponer el
informe de gestión del año 2015 dando un caluroso saludo a los asistentes.

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Objetivo

Dar a conocer los avances en la gestión adelantada por la Gerencia en la


administración, ejecución y control de los recursos físicos y financieros del Centro
Comercial.

Alcance

Este informe describe las acciones planeación, organización, Integración y control de


las diferentes áreas funcionales para mantener el reconocimiento, posicionamiento y
rentabilidad del Centro Comercial.

Además de seguimiento y control de Facturación, cuentas por pagar, pago de nómina,


proveedores, prestaciones sociales y obligaciones legales y actividades propias de
administración se logró lo siguiente:

 Gestión en el recaudo de las cuotas de sostenimiento ordinaria, extraordinaria;


gestión de cobro de la cartera morosa a través de proceso de cobranza
administrativa.

 Manejo de los recaudos conforme a los procedimientos administrativos y


contables aceptados presentando mensualmente los informes financieros como
el estado de ingresos y egresos, el balance general y la ejecución presupuestal
en apoyo con el Revisor Fiscal y la Contadora.

 Gestión Administrativa en el manejo de la correspondencia, archivo,


documentación legal, elaboración de actas, registro de propietarios, inventarios;
la custodia, actualización y registro del Libro de Actas, documentación contable y
demás documentos del Centro Comercial.

 Convocar a Asamblea y al Concejo para rendir informes, presentar propuestas


en las fechas y términos establecidos por la Ley y el Reglamento, verificar el
buen desarrollo de dichas reuniones; orientar para que las decisiones adoptadas
se encuentren en concordancia a lo establecido por la Ley y el Reglamento; así
mismo promover las gestiones necesarias para la sana convivencia y desarrollo
empresarial.

 Coordinar y ejecutar los contratos para el cuidado y mantenimiento de las áreas


comunes, así mismo el funcionamiento idóneo de los servicios que requiere la
copropiedad en concordancia a lo establecido en el presupuesto ó aplicando los
procedimientos de Ley para atender los imprevistos ó erogaciones
extraordinarias sí los hubiere.

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 Gestión para el control estricto en el mantenimiento preventivo y correctivo de los
equipos que prestan sus servicios a la copropiedad.

 Efectuar la supervisión a los trabajos y al personal que presta los servicios al


Centro Comercial.

Servicio de Administración de Propiedad Horizontal por áreas

 Control y orientación para el cumplimiento por parte de los locatarios y


copropietarios el reglamento de propiedad horizontal, así como los reglamentos y
procedimientos para el seguimiento en los temas de mantenimiento, seguridad y
aseo.
 Celebrar los contratos que se requieran y que sean ordenados por parte de la
Asamblea y/o el Consejo de Administración en las áreas que se requiere; para el
buen funcionamiento de los servicios que se ofrecen a sus clientes y visitantes;
tales contratos como servicio de mantenimiento, aseo, Vigilancia y
mantenimiento de equipos, etc.
 Y todas aquellas que se establezcan por parte del reglamento de propiedad
horizontal y las normas legales que la regulan; para que permitan el bienestar,
tranquilidad y satisfacción por parte de los locatarios y copropietarios.

Área de recaudo y manejo de cuotas de administración

El sistema para recaudar las cuotas de administración tomando como base el


presupuesto aprobado es el siguiente:

1. Dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes se envía a cada local la
correspondiente factura de venta.
2. Las cuotas de sostenimiento, se recaudan dentro de los términos fijados por la
Asamblea General de copropietarios y/o Reglamento de Propiedad Horizontal,
aplicando los descuentos que existen para cada local por pago oportuno; se
desarrolla un sistema de recaudo directo, por correo, consignación o
transferencia a través del banco BBVA donde el Centro Comercial tiene la cuenta
por seguridad y comodidad de los usuarios.
3. Una vez realizado y reportado el pago por parte de los usuarios (presentando
ante la administración el soporte del pago), se registrará en la planilla de control.

Gestión de Cartera Morosa

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Para el manejo de la cartera morosa; se aplican los procedimientos establecidos por el
reglamento de propiedad horizontal, la Asamblea General de Copropietarios y las
normas que regulen dicha gestión; haciendo uso en primera instancia a la gestión de
cobro administrativo, si agotada esta etapa y el deudor no paga la obligación, se
procederá previo estudio el inicio del proceso de cobro jurídico.

Manejo de la Cuenta Bancaria

Se tiene una cuenta bancaria en la cual se manejan los dineros recaudados por
concepto de cuotas ordinarias y extraordinarias, estos dineros son consignados por
cada uno de los locatarios y copropietarios conforme a los procedimientos
establecidos.

Con este dinero se cancelan los gastos fijos como: pago de nómina, prestaciones
sociales, vigilancia, elementos de aseo, mantenimiento preventivo de equipos,
mantenimiento de áreas comunes, servicios públicos y honorarios.

Área de mantenimiento y supervisión de funcionamiento

EQUIPOS:

Una de las funciones más importantes de la administración, es velar por el estado,


funcionamiento y conservación de los equipos como: escaleras eléctricas, ascensor,
plantas eléctricas, secadores, lámparas y la buseta. Con ocasión a ello, la
administración exige el cumplimiento de los contratos de servicios que sean necesarios
para este propósito; elaborar cronogramas y cuadros de control para uso adecuado y
mantenimiento de equipos.

Área de mantenimiento y conservación de áreas comunes

• Garantizar el aseo y conservación de las áreas comunes

• Recolección de basuras y mantenimiento de cuartos de depósito de residuos

• Mantenimiento de las zonas verdes, parqueadero, baños, canaletas, sensores,


caños, tuberías, sifones, lava traperos, lavamanos, puertas, chapas , ventanas,
tanques, domos, lámparas ,sillas, la pintura general, enchapes y estuco.

• Apoyo logístico en todos los eventos

• Mantenimiento de subestación, acompañamiento de la lectura de medidores de


agua y luz, demarcación de parqueadero y frentes

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• Apoyo logístico en eucaristías los domingos e instalación de alumbrado y
decoración navideña. 

• Control periódico en los puntos de trabajo de los contratistas que tienen a cargo
el mantenimiento de las escaleras eléctricas y el ascensor, el aseo en zonas
comunes y el servicio de seguridad a cargo de la empresa de Vigilancia.

• Para el mejoramiento del servicio a nuestros clientes y visitantes en la plazoleta


de comidas se adquirió 2 carros de Servicio y dos secadores de manos para los
baños.

Área de seguridad y vigilancia

La Administración en apoyo con la Empresa de vigilancia VIGILANT SERVICE


COOP C.T.A coordina la prestación del servicio de seguridad, realizando un proceso
de seguimiento, diseño de seguridad en todos los locales y la implementación de las
medidas necesarias para el adecuado desarrollo de su actividad.

Otras Actividades Operacionales y Administrativas.

 Se realizó contrato de concesión de espacios con el Concesionario CAMPESA


por 15 meses para la exhibición y comercialización de sus productos, el cual en
contraprestación hará entrega de un vehículo Chevrolet Spark Lite modelo 2017
por valor de $24.790.000.
 En Convenio con la constructora Noriega Campiño, se hará el sorteo de un
apartamento en el Conjunto Residencial Ciudadela Vista Campestre por valor de
$60.000.000, sorteo que se realizará el 25 de febrero de 2017.
 Se adquirió una buseta para el servicio de transporte de clientes y visitantes del
Centro Comercial por valor $40.000.000.
 Se adquirió un Software “Sistema de Fidelización de Clientes para Centro
Comercial” con la firma Pilonieta Asociados de la ciudad de Bucaramanga por
un valor de $3.500.000, el objetivo de este es tener un registro y control de
clientes con datos básicos de contacto para aplicación de diferentes estrategias,
emite los siguientes informes:
• Estadísticas por compras
• Estadísticas por categoría
• Estadística por Almacenes
• Puntos por clientes
• Distribución de clientes por sexo y edad

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 Se implementó el sistema de Salud Ocupacional del Centro Comercial donde se
encuentra: Reglamento Interno de Trabajo, Manual de Funciones y
responsabilidades, Política de Calidad, Política ambiental, Política de seguridad
y salud ocupacional, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 En el mes de noviembre se ingresó nuevo personal para el cargo de Asistente
de gerencia; y se creó el cargo de Jefe de Mercadeo como apoyo para todas las
actividades comerciales, eventos, publicidad y diseño de estrategias para
contribuir al crecimiento del Centro Comercial.

Área comercial y Mercadeo.

Se brindó el apoyo a los diferentes comerciantes mediante la aplicación de estrategias


comerciales y la realización de diferentes eventos y actividades que contribuyen a
mejorar el flujo de clientes y visitantes a nuestro Centro de Entretenimiento.

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8. Dictamen del Revisor Fiscal

El Revisor Fiscal del Centro Comercial procede a dar su dictamen mediante el cual
expresa que ha examinado el Balance General del Centro Comercial San Gil Plaza
Propiedad Horizontal, a 31 de Diciembre de 2014 y 2015 y los correspondientes
Estados de Resultados, por los años terminados a esas fechas. Dichos estados
financieros son responsabilidad de la Administración de la entidad, reflejo de su gestión.
Una de mis obligaciones consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos.

La información financiera anteriormente mencionada, es preparada y certificada por el


representante legal y el contador de la entidad, quienes son los responsables de la

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preparación, certificación, integridad y presentación de los estados financieros a las
diferentes instancias que los requieran; de mantener una estructura efectiva de control
interno para el logro de sus objetivos; así como del cumplimiento de las Leyes y
regulaciones que afectan a la entidad.
Mi obligación es examinarlos y auditarlos permanentemente, expresando mis
conclusiones sobre cada una de las áreas cubiertas según el alcance de mis
actuaciones, para lo cual he utilizado los procedimientos que he considerado
necesarios para la obtención de evidencias apropiadas, con el propósito de obtener una
seguridad razonable al emitir mis opiniones.

Para el cumplimiento de mis funciones de Revisoría Fiscal obtuve las informaciones


necesarias, llevando a cabo mi labor de acuerdo a las normas de auditoria
generalmente aceptadas en Colombia. Considero que mi auditoria proporciona una
base razonable para expresar mi opinión.

OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

En mi concepto, los Estados Financieros mencionados adjuntos a este informe,


presentan razonablemente la situación financiera del CENTRO COMERCIAL SAN GIL
PLAZA, al 31 de Diciembre de 2014 y 2015. Considerando la planta de personal, el
monto de sus activos y el valor de los ingresos anuales, San Gil Plaza para efectos de
aplicabilidad de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, pertenece
al grupo 3. Razón está que no le obliga aplicar NIIF, sino el régimen simplificado de
contabilidad de causación para microempresas NIF.

OPINION SOBRE DISPOSICIONES LEGALES

Con base a mi evaluación de control interno a los resultados de la aplicación de los


procedimientos de trabajo de revisoría y a las evidencias obtenidas conceptúo que mi
revisión no puso de manifiesto ninguna deficiencia de importancia en cuanto a las
siguientes disposiciones legales:

 La contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la técnica contable.

 Los actos de los administradores del CENTRO COMERCIAL SAN GIL PLAZA se
ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de
Copropietarios y del Concejo de Administración.

 La correspondencia, los comprobantes de las cuentas, los libros de actas y de


registros de asociados se llevan y se conservan debidamente.

 Existen medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de


sus bienes y de los terceros que pueden estar en su poder.

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 La información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes al
sistema de seguridad social se liquidaron correctamente y se cancelaron en
forma oportuna.

 El software utilizado por el CENTRO COMERCIAL SAN GIL PLAZA tiene sus
respectivas licencias cumpliendo con las normas relacionados y los derechos de
autor y los equipos de computación donde se procesa la información cuentan
con un adecuado mantenimiento y actualización que garantizan la conservación
de la información.

INFORME DE GESTION

La Información contenida en el informe de gestión correspondiente al periodo terminado


en diciembre 31 de 2015, con el propósito de facilitar análisis adicionales, conocer el
futuro de la entidad y para dar cumplimiento a disposiciones legales; y aunque no forma
parte integral de los estados financieros, en mi opinión, concuerda con la expuesta en
los estados financieros y esta presentada razonablemente.

9. Aprobación del informe de Gestión Administrativa

Luego de realizada la lectura del informe de Gestión Administrativa, el cual fue


aprobado por unanimidad por los integrantes asistentes a la reunión.

10. Presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015

La contadora del Centro Comercial, Elsy Yolanda Vesga Vargas, procede a su


presentación de los estados financieros a 31 de Diciembre de 2015, certificando que los
procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados
uniformemente con los del año inmediatamente anterior y reflejan razonablemente la
situación Financiera del Centro Comercial a 31 de Diciembre de 2015, así como los
resultados de sus operaciones.

Posteriormente hace una exposición detallada del Balance general, del Estado de
resultados y las notas de revelación a los estados financieros a 31 de Diciembre de
2015. (Documentos anexos a la presente acta). Los anteriores estados financieros son
examinados por la Asamblea General de Copropietarios y puestos a consideración de
esta, siendo aprobados unánimemente.

Seguidamente se presenta la ejecución presupuestal detallada del año 2015,


evidenciándose lo presupuestado, lo ejecutado y la variación de los rubros.

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11. Aprobación de los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2015

Expuestos a consideración ante todos los asistentes a la reunión y analizados cada uno
de los puntos quedan aprobada la ejecución presupuestal y los estados financieros a 31
de Diciembre de 2015. (Documentos anexos a la presente acta).

12. Presupuesto para la vigencia 2016

La contadora del Centro Comercial Elsy Vesga Vargas presenta a los asistentes a la
reunión el proyecto del presupuesto de ingresos y gastos para el año 2016, resaltando
que este presupuesto no ha tenido incremento en sus cuotas de administración, por
consiguiente el valor de la administración y en general a los gastos se les ha
presupuestado un incremento tasado en el porcentaje que aumento el salario mínimo
para este año, es decir del 7%.

La Gerente Aylen Maritza Perez Cediel toma la palabra y expone:

En cuanto al proyecto de presupuesto para el año 2016 y la fijación de cuotas de


administración, teniendo en cuenta lo ejecutado en el año 2015, los ingresos
gestionados por parte de la administración y la posición de cada uno de los
inversionistas que cada día ponen su granito de arena para sacar adelante el Centro
Comercial, propongo incrementar el 7% de la cuota de administración, ya que estos
recursos son los que cubren los gastos para la existencia, entretenimiento, seguridad y
sostenimiento de los bienes comunes del Centro Comercial, este valor es aprobado por
los asistentes.

13. Elección del Consejo de Administración de Copropietarios año 2016

El señor presidente de la Asamblea invita a las personas asistentes a la reunión a


postularse voluntariamente para ser parte del Consejo de Administración de
Copropietarios del Centro Comercial para el año 2016.

El Ingeniero Héctor Armando Noriega Propone que elijamos la plancha con los
asistentes y en la próxima reunión de Consejo si alguien quiere postularse lo puede
hacer.

Para la elección se presenta una única plancha conformada de la siguiente manera:

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PRINCIPAL SUPLENTE
Héctor Armando Noriega Carrizoza Oliverio Navas Rodríguez
Martha Cecilia Campiño Acosta Eliseo Silva Becerra
Diana Lizarazo Yadira Ferrer
Gustavo Adolfo Macías Sandra Milena Casas Afanador
Nancy Rocio Arenas Carlos Ariel Pinzón

La anterior plancha fue aprobada con el voto de la mayoría de los coeficientes de la


copropiedad, resaltando que se debe someter a consideración del Consejo de
Administración esta plancha.

14. Elección de Revisor Fiscal

El presidente de la reunión de Asamblea solicita posibles postulados para el cargo de


revisor Fiscal del Centro Comercial.

No hubo postulados para Revisor Fiscal lo cual por unanimidad de los asistentes se
elige al Señor Aníbal Ortiz Rojas para el año 2016, con unos honorarios iguales a los
del año anterior es decir de UN MILLON DE PESOS .($1.000.000).

15. Elección de los miembros del comité de convivencia

El presidente de la reunión de Asamblea propone elegir este comité en la próxima


reunión de Consejo de administración.
Los asistentes a la reunión aprueban esto, lo cual queda pendiente para elegir comité
de convivencia en la próxima reunión de Consejo.

16. Proposiciones y varios.

El presidente de la reunión invita a los asistentes a exponer sus inquietudes o


sugerencias.

Señor. Eliseo Silva Becerra: Expone no está de acuerdo con el cobro de la multa para
los locales que aún no han hecho su apertura y propone que la Administración debe
apoyar a estos locatarios en la búsqueda de nuevos negocios y no aumentar el cobro
de esta multa.

Ante este tema, toma la palabra la Gerente enfatizando que la Administración y el área
de mercadeo ya ha enviado varias propuestas a diferentes empresas las cuales se está
esperando la respuesta de estas; por lo cual también no queremos que paguen esta
multa y que próximamente estén todos los locales ocupados.

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Algunos de los copropietarios (Oliverio Navas Rodríguez, Nelson Ayala) no están
conformes con la multa del 50% por no ejercer actividad comercial, enfatizan que hay
que buscar la forma de ocupar esos locales.

Toma la palabra, Claudia Patricia Peña, jefe de mercadeo señalando que la oficina
administrativa ya está haciendo labores en el envío de propuestas a diferentes
empresas locales y nacionales.

Siendo las 10:30 Pm se da por terminada la reunión Ordinaria de la Asamblea General


de Copropietarios del Centro Comercial San Gil Plaza.

Para constancia firman,

HECTOR ARMANDO NORIEGA CARRIZOZA NOHORA DUARTE PATIÑO


Presidente Asamblea Secretaria Asamblea

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