Soacha, Cundinamarca, junio 20 de 2022.

Señores:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONJUNTO RESIDENCIAL ELVERDE II
Bogotá Cundinamarca

REF. PROPUESTA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN

Cordial saludo, De manera atenta, me dirijo a ustedes por medio del

presente escrito, con el fin de presentar PROPUESTA DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PERSONALES como Administradora de Propiedad Horizontal,
para este conjunto residencial sometido a la ley 675 de 2001, para que
sea conocida, considerada y estudiada por el consejo de administración,
al momento de tomar la decisión de contratar el administrador o
administradora de la copropiedad.

Propuesta que se ha estructurado y construido tomando como referencia

los aspectos más relevantes en este tipo de propiedad, como lo son la
Convivencia, las buenas relaciones vecinales, aspecto económico,
financiero y de cartera, así como los de seguridad, seguridad, servicios
de aseo y mantenimiento, culturales, recreativos, deportivos. Respetuosa de
los aspectos legales, en especial las nuevas normatividades que aplican
a la propiedad horizontal en las áreas tributaria, contable, manejo de
datos y SG-SST.

PERFIL:

Tecnólogo en Gestión de Propiedad Horizontal, en formación por el

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA, con capacidad de dialogo,
manejo de auditorio, técnicas de negociación y conciliación, así como
precursor de buenas relaciones interpersonales, vecinales e
interinstitucionales, Proactiv, colaborador, emprendedor, dinámico,
liderazgo positivo y de construcción, directo y locuaz entre otras
habilidades, y características; Capaz de integrarme al grupo de trabajo,
con bases de confianza, transparencia, lealtad y diversidad garantizando
un excelente servicio a la comunidad.

Previo a dar a conocer la propuesta o proyecto de trabajo ante ustedes,

es importante precisar las funciones más importantes que estarían bajo
mi responsabilidad en la Administración:
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  Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y
someter a su aprobación el inventario y balance general de las
cuentas del ejercicio anterior y el presupuesto detallado de gastos
e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual.
 Llevar libros de acta de asamblea y ponerlos a consideración de
los residentes.
 Someter a consideración del consejo de Administración el informe
para la asamblea general el presupuesto de ingresos y egresos, el
balance general y el estado de resultados con sus respectivos
comparativos del ejercicio anterior, y la respectiva ejecución
presupuestal.
 Llevar la contabilidad del ejercicio o conjunto.
 Cuidar y vigilar los bienes comunes, con el personal
mantenimiento, aseo y vigilancia.
 Cobrar y recaudar directamente o a través de apoderado, cuotas
ordinarias y extraordinarias, multas y en general, cualquier obligación
de carácter pecuniario a cargo de los propietarios y ocupantes de
bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando
oportunamente el cobro judicial de las mismas.
 Notificar a los propietarios las sanciones impuestas en su contra por la
asamblea general o el consejo de Administración, según el caso
por incumplimiento de obligaciones.
 Hacer efectivas las sanciones por obligaciones previstas por la ley
o en el reglamento de Propiedad Horizontal.
 Las demás funciones previstas en la ley y en el Reglamento de
Propiedad Horizontal así como las que defina la asamblea general de
propietarios.

No solo estaré limitado a prestar mis servicios basado en el Régimen Legal

de Propiedad Horizontal, sino que además, contribuiré en la función
social estipulada en el reglamento, con el fin de mejorar el papel que
desempeñan los individuos o grupos en el seno de una sociedad. Mi
coacción ayudara a valorizar los bienes privados de los copropietarios,
además de continuar brindar herramientas para optimizar una convivencia
sana y pacífica.

ADMINISTRACIÓN OPERATIVA POR OBJETIVOS.

Es el servicio que se presta a los propietarios o copropietarios de inmuebles
que viven bajo el reglamento de Propiedad Horizontal o régimen de
copropiedad, con el propósito de ejecutar las decisiones de la asamblea y

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velar por el cumplimiento del Reglamento de Propiedad Horizontal, Manual

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de Convivencia y demás reglamentos que se encuentran vigentes en la
copropiedad, tales como uso de salones comunales, parqueaderos,
ascensores, parques existentes.

Como administrador soy un colaborador más de la copropiedad, que

realizare las actividades propias de la Administración como son: Control de
Vigilancia, Aseo, Zonas comunes, recaudos, reportes de residentes,
asistencia a las reuniones de Consejo, actas, control de cartera, servicio
al cliente, trámites legales, internos, externos y todo lo referente al
buen funcionamiento del conjunto.

REPRESENTACIÓN LEGAL

Es reconocimiento que realiza la Alcaldía Municipal al administrador para

que además tenga la calidad de representante legal de la copropiedad,
proceso para el cual poseo el conocimiento técnico y normativo
suficiente para cumplir los requisitos exigidos por la entidad para otorgarlo.

El administrador es quien asume la representación legal de la copropiedad,

lo que se traduce en el único responsable del giro ordinario de la
persona jurídica en todas las áreas: Administrativa, Contable, Tributaria,
Financiera, Social, Legal y en general en todos los aspectos que puedan
afectar los intereses de los copropietarios.

FACTURACIÓN Y RECAUDOS

El objetivo principal es continuar aprovechando el sistema contable con

que cuenta la copropiedad, realizando a través del señor contador de
forma mensual la causación de las cuotas de administración conforme al
presupuesto aprobado por la asamblea general, para emitir la respectiva
cuenta de cobro de cada uno de los copropietarios, la cual seguirá
siendo enviada a cada unidad , para que el propietario realice el pago
respectivo, Una vez obtenido el pago del propietario emitir dentro de un
plazo prudencial los recibos de caja correspondientes con el consecutivo
normativo.

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CARTERA MOROSA

Mensualmente se continuaran realizarando los cobros persuasivos a los

propietarios que se encuentren en mora de pagar sus obligaciones con la
copropiedad entre los 31 y 90 días de mora, a partir del día 91 de atraso es
prudente iniciar cobro pre jurídico para evitar un crecimiento acelerado
de la CARTERA MOROSA.

Así mismo se realizará como siempre un control efectivo de los

parqueaderos comunales tanto de carro como de moto y bicicletero, a
fin de restringir el disfrute de estos espacios a los propietarios o
arrendatarios que se encuentren igualmente en mora con las cuotas de
administración, puesto que es un requisito encontrarse totalmente al día
para disfrutar estos espacios.

Cuando el propietario persista en su estado de morosidad se remitirán a la

casa de cobranza especializada en propiedad horizontal contratada con
el fin de recuperar por su intermedio estos valores de difícil recuperación.

VIGILANCIA

Realizare el análisis permanente de la empresa de vigilancia contratada

a fin de continuar identificando falencias, fortalezas y oportunidades de
mejora en la ejecución de sus procesos y el servicio que presta a la
copropiedad con el objeto de maximizar los beneficios, la percepción de
seguridad interna y la convivencia pacífica entre los residentes.

ASEO Y MANTENIMIENTO

Este aspecto para el conjunto requiere un alto nivel de atención con el

fin de velar adecuadamente por el cumplimiento del objeto contractual a
la limpieza y aseo de las torres, mantenimiento de zonas verdes y jardines,
en general de todas las instalaciones físicas de la copropiedad.

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Como administrador soy la responsable de la adecuada conservación del

archivo documental de la copropiedad, así como de la información bajo
la normativa de la protección de datos personales y la norma de archivo
nacional, por lo tanto este debe mantenerse de forma ordenada, en el
que se pueda verificar cualquier información que requiera ser consultada, o
que deba ser objeto de algún tratamiento específico conforme a la
normatividad vigente.

PARQUE AUTOMOTOR.

Mantener la organización del parque automotor es importante para la

seguridad y convivencia del conjunto, por lo cual se dará continuidad al
registro actualizado de los vehículos.

Hacer seguimiento al método de control establecido para que el guarda

ejerza con autoridad la función, controlando el ingreso de los vehículos que
pertenecen y los que no a la copropiedad.

ZONAS VERDES

Conjuntamente con el consejo de administración se debe definir un

programa de embellecimiento de la copropiedad desde el entorno
natural del conjunto, estableciendo un patrón en los jardines que
observen uniformidad de ambientes y que permitan disfrutar las zonas
comunes.

PORTERIA

El embellecimiento e imagen de nuestro acceso es primordial para generar

sentido de pertenencia en la comunidad, por lo cual se propone dentro
del plan de trabajo el desarrollo de diferentes actividades de
embellecimiento de esta área, consistente en pintura, adecuación de
portería en lo que se refiere al área de trabajo de los guardas de
seguridad para evitar que se vea deteriorado y en desaseo, mejorar la
iluminación y vista estética, mejoramiento de jardín externo del conjunto
residencial.

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 ESTRATEGIAS DE DESARROLLO DE LA
PROPUESTA

Gerencia Estratégica

 Identificación de fortalezas y debilidades en todas y cada una las

áreas comunes de la copropiedad y su entorno.
 La organización, ejecución y control de las actividades y objetivos
trazados por la agrupación y la misma administración.
 Ejercer control y evaluación de la administración periódicamente
con miras a evidenciar los resultados dentro de los términos previstos
 Identificar las fallas, irregularidades en procedimientos, responsables,
servicios, etc
 Brindar las alternativas de solución ajustadas a las normativas y
reglamentos internos de la copropiedad
 Estimular el mejoramiento continuo y valorización de la copropiedad,
logrando estabilidad en el bienestar de la comunidad.
 Alcanzar el un punto óptimo, resultante del logro a satisfacción a
las necesidades y expectativas de la copropiedad

Actividades específicas a desarrollar

 Elaboración y presentación de presupuestos y flujo de caja

 Control a la ejecución ajustada, conforme real capacidad del
presupuesto de la copropiedad,
 Control y administración del personal y/o contrato de servicios
generales
 Control y administración del contrato suscrito con empresa de
vigilancia
 Elaboración y optimización de controles y registros generales
 Optimización adecuada en la prestación y responsabilidades de las
empresas prestadoras de Servicios públicos, zonas comunes y
entornos públicos

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Manejo de los Recursos Económicos:

 Facturación y recaudo de cuotas de administración

 Dinámica de recuperación de cartera morosa
 Ejecución Cobro pre-jurídico
 Manejo, conjunto y restringido de cuentas bancarias

Relaciones y contacto con la Comunidad

 Atención personalizada a los copropietarios, residentes y visitantes

 Estrecha, amplia y oportuna comunicación con la comunidad.
Política de Puertas abiertas
 Elaboración y redacción de reglamentos internos, manual de
convivencia, manuales de uso
 Dinámica de encuentros comunitarios educativos, formativos y
preventivos

CONTRATACIÓN, TIEMPO DE SERVICIO Y HONORARIOS.

Por el valor de los honorarios propuesto se tendrá una atención presencial

4 días en la semana, pero manteniendo atención diaria
personalizada mediante atención telefónica y correo electrónico entre las
9 am y las 4 pm. Beneficio que ha quedado para la comunidad como
enseñanza de la pandemia, de ampliar los canales de atención y de
servicio, En cuanto a los temas del conjunto siempre la disponibilidad
sera 24/7, manteniendo comunicación permanente con el personal de
seguridad, aseo y miembros del consejo de administración.

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Agradezco la atención prestada y espero poder tener la oportunidad de
continuar prestando el servicio a la copropiedad, para poder finalizar
procesos iniciados y seguir buscando el crecimiento de la copropiedad.

Atentamente

Carlos Andrés Espinosa Martínez

80146272 Bogotá
Cel: 3138264659

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