APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE
PROVEDEDORES
MATERIALES DE
CONSTRUCCION

PROFORMAS DE Cemento
ADQUISICION Arena Estructuras
metálicas. Etc.

SE ESTUDIA LA
COTIZACION

SELECCION DE LA
MEJOR PROFORMA
(ORDEN DE COMPRA)

Autorizacion
de Gerencia
NO SI

SE REALIZA LA COMPRA DE
MATERIALES

FACTURA DEP. CONTABILIDA

COPIA
BODEGA

MATERIALES REVISION POR PARTE

DEL AUXILIAR
CONTABLE

BODEGA

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO EN

UNA EMPRESA PEQUEÑA CONSTRUCTORA
FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN
 PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los clientes y
proveedores.

2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario
para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente.

3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de
nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia.

4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios.

5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía.

6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.

7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.

8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional

10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las relaciones
interpersonales con clientes y usuarios.

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA

Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será
llevarlo a la practica

Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la
especialización

Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado

Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior

En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla

Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada

Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones
Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar
proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.
 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

1 2 3 4

TIEMPO TIEMPO COSTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION NORMAL REDUCIDO NORMAL
SEMANAS SEMANAS SEMANAS
A GERENTE 8 0 $ 1,400.00
B RESIDENTE 8 0 $ 700.00
C ASITSENTE 8 0 $ 500.00
D SECRETARIA 8 0 $ 300.00
E PEON 8 0 $ 200.00

4 6
0 0 0 4 5 7
0 0 0 4
1400 700
0 8
INICIO A 500

300

RUTA CRITICA
CAMINO RUTA TIEMPO
X A-B-E 24
Y A-C-E 24
Z A-D 16
 5 6=5-4 7=2-3 8=6/7 9=2-3
ELASTICIDAD
COSTO DE VARIACIÒN VARIACIÒN
(PARA REDCCION
COMPRENSION DEL COSTO DEL TIEMPO
COMPRESION MÀXIMA
$ $ $ DE SEMANAS)
$ 1,350.00 -$ 50.00 8 -6.25 8
$ 650.00 -$ 50.00 8 -6.25 8
$ 450.00 -$ 50.00 8 -6.25 8
$ 250.00 -$ 50.00 8 -6.25 8
$ 150.00 -$ 50.00 8 -6.25 8

8
12
B 7 12
12
200 7 12 0
8 4 7 8 FIN
C 200 E
4 7

8
D
4 5

11 12

PASO 12 SEMANAS
12 $ 2,100.00
12
12
 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” GRAFICA DE GANTT

TIEMPO
ACTIVIDAD DESCRIPCION NORMAL A GERENTE
SEMANAS
A GERENTE 8
B RESIDENTE 8
B RESIDENTE
C ASITSENTE 8
D SECRETARIA 8
E PEON 8
C ASITSENTE

PASO 12 SEMANAS

D SECRETARIA

1 2 3 4 5 6
ASITSENTE

PEON

7 8 9 10 11 12
 Diagrama de Flujo (OTIDA) “A&S CONSTRUCTORES ASOCIA

Area responsable: Gerencia de Ingenieria Responsable: Inge

Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera) Fecha: 21 de aBRIL
Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta. Alcance: Este proc
Personas que Tiempo
No. Actividad
intervienen (hrs.)

1 Recepcion de la copia de las bases de licitacion. 1 0.25

Recepcion del memoradum de solicitud de

2 1 0.25
calculo de volumetrias

Identificacion de los requerimientos de

3 4 18
Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.

4 Visita al lugar de la construccion. 1 18

5 Elaboracion del reporte fotografico de la visita. 1 9

6 Analisis de planos entregados por el cliente. 3 36

Calculo de las volumetrias de cada concepto de

7 3 36
ingenieria civil y electromecanica.

Elaboracion del reporte final de cada concepto

8 3 18
de ingenieria civil y electromecanica.
9 Entrega de los resultados obtenidos. 3 0.5
Total 136 7 2
% 77.8 22.2
T. acumulado 7 9
% acumulado 77.8 100
NSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

Responsable: Ingeniero
Fecha: 21 de aBRIL del 2014
Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.
Agrega valor Es necesario Evaluacion
Decision Observaciones
SI NO SI NO del control

X X Mejorar
No es necesario puesto que
ingenieria conoce las fechas criticas
X X Eliminar
del proyecto al momento en que
las copias de las carpetas

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X X Optimizar
 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”
ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECTOR GENERAL

SECRETARIA CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

AREA TECNICA RESIDENTE DE OBRA RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de
asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos
los departamentos de la organización.

El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de
los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual
está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio
de par de flechas con sentido contrario
El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los
niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa
 XV. MIPYMES: Las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificación establecida
en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el
Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de
junio de 2009;

ESTRATIFICACION:

Rango de monto de
Rango de número de Tope máximo
Tamaño Sector ventas anuales
trabajadores combinado*
(mdp)

Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6

Desde $4.01 hasta

Comercio Desde 11 hasta 30 93
$100
Pequeña
Desde $4.01 hasta
Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 95
$100

Comercio Desde 31 hasta 100

Desde $100.01 hasta
235
$250
Servicios Desde 51 hasta 100
Mediana

Desde $100.01 hasta

Industria Desde 51 hasta 250 250
$250

Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

imo
o*

PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL
GÉNERO:
EDAD:
ESTADO CIVIL:
EXPERIENCIA:
ESCOLARIDAD:
MANEJO DE IDIOMA (%):
MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN:
REQUERIMIENTOS:
NOMBRE DEL PUESTO:
DESCRIPCIÓN GENÉRICA:
UBICACIÓN FÍSICA:
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:
TIPO DE CONTRATACIÓN:
JEFE INMEDIATO:
SUBORDINADOS DIRECTOS:
FUNCIONES GENERALES:
“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”
CAPACIDADES FÍSICAS
MASCULINO:
30 A 45 AÑOS
CASADO
HABILIDADES MENTALES
ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO
INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA
DESEABLE
INGLES 75%
CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL,
WORD, POWER POINT
OTROS
EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD
GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR
TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE
MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE
ADAPTACIÓN
DIRECTOR GENERAL
DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA
EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD
SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA
QUE ÉL MISMO DETERMINE.
DIRECTOR GENERAL
SECRETARIA CONTADOR
AUXILIAR CONTABLE
AREA TECNICA RESIDENTE DE OBRA RESIDENTE DE OBRA
AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO
CHOFER
PERMANENTE
NO APLICA
TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE
SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN
LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN:
• ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
• CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA
• CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS
• CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
• RELACIONES PUBLICAS
 FUNCIONES ESPECÍFICAS

DIARIAS SEMANALES ESPORÁDICAS

• RECORRIDO POR LAS OBRAS
• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE
QUE DESARROLLA LA EMPRESA
A PROVEEDORES OBRA
• CHECAR QUE LOS AVANCES DE
• REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS
OBRA CUMPLAN CON LOS
NOMINAS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES
PROGRAMAS DE EJECUCIÓN
• ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A •ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA
• VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS
LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA
EN EJECUCIÓN, CUMPLAN CON LA
EMPRESA
CALIDAD ESPECIFICADA
• REVISAR EL INFORME DE LOS
RESIDENTES DE OBRA
• REVISAR LOS REPORTES DE
ESTIMACIONES DE OBRA
• VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE
LA EMPRESA SE USEN
ADECUADAMENTE
• REVISAR LAS CUENTAS
BANCARIAS
• AUTORIZAR LAS COMPRAS DE
MATERIALES
• ATENDER A CLIENTES Y
PROVEEDORES
• VIGILAR EL AVANCE EN LA
TRAMITACIÓN DE COBROS

DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS
CAMIONETA RAM PICK-UP
VEHÍCULO PARA TRASLADO
MODELO 2001
BIENES BAJO SU COMPUTADORA PORTÁTIL COMPUTADORA PERSONAL
RESPONSABILIDAD: MODELO APOLO
EN GENERAL DEFORMA
INDIRECTA TODOS LOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS

DECISIONES QUE RUEDE TOMAR: QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA

RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN:

Tipo de Informe o reporte A quién Para Qué

AVANCE Y PROBLEMÁTICA
RESIDENTE DE OBRA VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS
(VERBAL) DIARIAMENTE
ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE
FLUJOS DE EFECTIVO A EL MISMO LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU
OPERACIÓN

ESTADO DE AVANCES FÍSICOS VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS

A EL MISMO
Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS PROGRAMAS APROBADOS

VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA

ESTADOS FINANCIEROS DE LA
A EL MISMO EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA
EMPRESA
TOMA DE DESICIONES
COMPARATIVO DE LA PREVENIR POSIBLES
EXPLOSIÓN DE INSUMOS DE DESVIACIONES Ó DETECTAR
A EL MISMO
CADA OBRA CONTRA LOS DIFERENCIAS DE VOLUMEN
CONSUMOS PRESUPUESTADO
COMUNICACIÓN INTERNA
CON: PARA:
RESIDENTE DE OBRA MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
AREA DE COMPRAS CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS
DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU
CHOFER
MANTENIMIENTO
SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE
CONTABILIDAD
EL IMSS

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS

AREA TÉCNICA
CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS
CQMUNICACIÓN EXTERNA
CON: PARA:

CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE

OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN
ENTIDADES CONTRATANTES
EJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS
SOBRE PROYECTOS

PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓN

PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA
PRESENTACIÓN DE ACUERDOS
CUENTES
SOLICITUD DE RECURSOS
COMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS
CUENTES REVISIÓN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS

PROVEEDORES COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”
PUESTO: DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

CON QUIEN LO HACE QUE HACE CON QUE LO HACE PERIODO

Herramienta o medió Cada

No. Puesto Acción que se realiza
que utiliza cuándo

Control, seguimiento y coordinación de todas las Con el apoyo de todo el

Todo el personal de
1 actividades inherentes al desarrollo de la empresa de personal que labora en Diario
la empresa
la ejecución de las obras que se realizan la empresa

Presencial en unión del

residente de obra y/ó
2 Residente de obra Recorrido físico en el lugar donde se realiza la obra. Diario
subcontratistas, si es el
caso

Presencial en unión del

Inspección visual de los trabajos realizados ya sea residente de obra ó
3 Residente de obra Diario
internos o bien de subcontratistas. subcontratistas, si es el
caso

Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de los Nivel flexómetro,

4 Semanal
diferentes conceptos de obra plomada, planos, etc.

inspección visual en
Verificación del personal de obra, en cuánto a que sea
5 Residente de obra conjunto con el Semanal
el adecuado en número y calidad
residente de obra

Inspección visual en
Verificación de las existencias de material en obra y
6 conjunto con ei Diario
su adecuado uso
residente de obra

Programa de obra
7 Revisión de avances de obra contra lo programado. Semanal
establecido

Inspección ocular y
Venficacion de los procedimientos constructivos
8 Residente de obra comentarios con el Semanal
utilizados e indicar cambios o adecuaciones
residente de obra

Escrito solicitud bitcora

9 Reprogramacion de obra programada de obra Variable
establecida

10 Revision de la Bitácora de Obra Bitacora Diario

Reporte de numeroa
11 Venficacion de obra ejecutada y generada Quincenal
Generadores

Relaciones Publicas de la empresa mediante la

12 Presupuesto asignado Variable
atención a clientes
 Control y distnbucion de los recursos financieros de la
13 Contador Apoyo contable Semanal
empresa

14 Secretaria Control y manejo de bancos y chequeras Apoyo secretarial Diario

15 Secretaria Control y seguimiento de tramite de estimaciones Apoyo secretarial Semanal

Apoyo secretarial Apoyo

16 Secretaria Control y manejo de cuentas por cobrar Diario
legal

17 Secretaria Control y manejo de cuentas por pagar Apoyo secretarial Semanal

18 Secretaria Autonzacion y firma de cheques Apoyo secretarial Semanal

Estados financieros
Revisión y aprobación de estados financieros de la elaborados y
19 Contador Mensual
Empresa presentados por el
contador

Declaraciones
20 Contador Revision y pago de impuestos generados elaboradas por el Mensual
contador

Cuadros comparativos
21 Area tecnica Revisar y autonzar las compras de la empresa de los dferentes Diario
proveedores

Revision detallada de las

matrices de precios
22 Area tecnica Revision y autonzacion de presupuestos de obra Variable
unitarios y cantidades de
obra

Reporte elaborado por el

23 Area tecnica Establecer controles de obra y revisión periodica Semanal
area tecnica
arta de distribucion de trabajo)

FRECUENCIA TIEMPO NORMATIVIDAD FUNDAMENTO

Criterios /
Tiémpo
No. De Veces políticas de Législación
Estimado
Operación

Manual de
100%
Organización

Avances, según
programa Calidad
1 ó 2 Veces 30 minutos
de Obra Uso de
materiales

Avances, según
programa Calidad
1 ó 2 Veces 30 minutos
de Obra Uso de
materiales

Según avance de
Variable Variable
obra

Variable Variable Control interno

1a5
Variable Control interno
minutos

Ley de Obra
De acuerdo al
1 vez 20 minutos Publica.
programa de obra
Contrato
Ley de Obra
De acuerdo al
2 Veces 30 minutos Publica.
programa de obra
Contrato

Ley de Obra
1 Vez 1 hora Contrl interno
Publica.

1 Vez 1 dia

1 Vez 1 dia
 1 vez 3 horas

1 vez 15 minutos

Contrato Ley
3 Veces 1 hora de Obra
Publica.

De acuerdo al
1 Vez 30 minutos
reporte contable

De acuerdo al
1 Vez 2 horas
reporte contable

2 Veces 3 a 4 horas

Control area de
1 Vez 1 hora Finanzas,Politicas Codigo Fiscal
de pago

Control area de
Finanzas,Politicas
1 Vez 1 hora Codigo Fiscal
de pago de
sueldos

Al mejor precio
1 a 2 Veces 1 hora cumpliendo
especificaciones

Utilidades acordes
al tamaño de cada
obra

Supervision y
1 Vez 2 a 3 horas control de costos
de obra