LOS SISTEMAS DE COSTOS ALFONSO OSORIO RUSSI

Los sistemas de costos, herramienta

fundamental para la toma de
decisiones gerenciales
CUALES SON LOS DIFERENTES SISTEMAS Y CÓMO SE APLICAN EN UNA PYME

Implementar un buen sistema de costos tiene un impacto positivo en las pymes porque
permite determinar si los recursos se están administrando de manera adecuada y medir la
rentabilidad por producto, línea de producto y total. Este sistema es fundamental para el
proceso de toma de decisiones empresariales. Dado que en las pymes hay deficiencias
en la implantación del sistema de costos, consideramos importante que sus directivas
conozcan los diferentes tipos y enfoques de costos, de manera que si aún no lo tienen, lo
implementen y si ya disponen de él, lo revisen, ajusten y mejoren.

La tendencia mundial de los sistemas de costos se enfoca tanto en los componentes

cuantitativos (mediciones, formatos, fórmulas, informes, entre otros), como en los
cualitativos (la gestión, el clima organizacional, la motivación, los estímulos entre otros,
ver grafica 1)

Grafica 1: Componentes macro de un sistema de costos

Elementos Elementos
cuantitativos cualitativos

SISTEMA DE COSTOS

Fuente: Elaboración de los autores

Normalmente se omiten los elementos cualitativos, pero ellos son decisivos y

determinantes al definir una buena estructura de costos. El empresario debe saber que
está compitiendo en una economía abierta donde el precio lo fija el mercado. Por
consiguiente, debe mostrar eficiencia en la determinación de sus costos para garantizar
su permanencia.
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ELEMENTOS CONCEPTUALES

COSTO, GASTO Y OBJETO DE COSTOS

Costo: “valor” sacrificado en la adquisición de bienes y/o servicios.

Gasto: Es un costo que ha producido o generado los beneficios y que por lo tanto
ha expirado.

Objeto de costo: Todo aquello que es objeto de una medición de los costos,
como por ejemplo, el costeo de un proceso, una actividad, un producto, un
servicio.

CLASIFICACIÓN POR ORIGEN:

• Costos de producción: Son los costos que se originan en el proceso de

transformación o conversión de las materias primas en producto terminado,
(materia prima, mano de obra (horas), depreciaciones, entre otros).
• Gasto de distribución o venta: Rubros en que incurre la compañía para llevar el
producto terminado de la empresa hasta su consumidor.
• Gasto de administración: Partidas que se originan en el área administrativa de la
empresa.
• Gastos financieros: Rubros que se originan por el uso de préstamos financieros.

CLASIFICACIÓN POR IDENTIFICACIÓN CON EL OBJETO DE COSTOS:

• Costos directos: Recursos plenamente identificables económica y fácilmente

asignables con el objeto de costos (proceso, actividad, bien y/o servicio).

• Costos indirectos: Partidas que no son fácilmente identificables y asignables con

el objeto de costos (el consumo de energía, teléfono y agua; el costo de las pólizas
de seguros contra incendio; cada una de las depreciaciones de los activos fijos
comprometidos con la producción).

POR EL MOMENTO EN QUE SON CALCULADOS:

• Costos Históricos: Hechos ocurridos en un período pasado.

• Costos predeterminados: Cifras estimadas a partir de estadísticas o de datos

históricos para elaborar presupuestos como los costos estimados y los costos
estándar.
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POR SU COMPORTAMIENTO:

• Costos fijos: Permanecen constantes e independientes del volumen de actividad.

• Costos variables: Cambian o fluctúan en relación directa con el volumen de
actividad.
• Costos Semivariables: Tienen una parte fija y una parte variable.

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS

La apertura económica, la globalización y los tratados de libre comercio han ocasionado

unos cambios drásticos en el entorno, que obligan a los empresarios a buscar y crear
ventajas competitivas sostenibles (ver grafica 2).

Grafica 2: Aporte de un buen sistema de costos

Globalización
Apertura Tratados de
económica libre comercio

Cambios drásticos en el
entorno

Obliga a las empresas a

buscar y crear ventajas
competitivas sostenibles

Un buen sistema de costos

aporta para lograr
utilidades en el largo plazo
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El sistema de costos juega un papel fundamental como herramienta para ayudar a dueños
y administradores a replantear y monitorear las estrategias necesarias para conducir a
sus organizaciones a un verdadero proceso generador de valor.

Un buen sistema de costos debe respaldar la gestión de la administración porque es un

sistema de información cuantitativo y cualitativo que debe satisfacer las necesidades de
los diversos usuarios para tomar las decisiones más adecuadas y así poder evaluar el
desempeño de una empresa (ver grafica 3).

Grafica 3: Campo de acción de un buen sistema de costos

UN BUEN SISTEMA DE COSTOS

Debe respaldar la gestión de la

administración

Debe satisfacer a:

Usuarios internos Usuarios externos

Tomar las decisiones más

adecuadas

Para luego evaluar el

desempeño de la empresa

Fuente: Elaboración de los autores

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DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE COSTOS

El sistema de costos de considera un sistema de información que busca registrar,

acumular, analizar, interpretar e informar todos los costos relacionados con la producción,
operación, administración y financiación del negocio (ver grafica 4).

Grafica 4: Objetivos de un buen sistema de costos

UN BUEN SISTEMA DE COSTOS ES

Un sistema de información gerencial que

sirva para:

Registrar – Acumular – Analizar –

Interpretar – Informar y
Tomar Decisiones

Hechos económicos relacionados con:

El entorno – Producción – Operación -

Administración - Financiación – Inversión

Fuente: Elaboración de los autores

Además debe permitir conocer mejor el costo de un bien o de un servicio. También es

importante resaltar que la contabilidad de costos es un sistema de información que sirve
de apoyo logístico al sistema de costos, el cual está interrelacionado con otros sistemas
de información (ver grafica 5).
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Grafica 5: La contabilidad de costos y su relación con otros sistemas de

información

Contabilidad
financiera

Reportes de
Mercadotecnia
producción

CONTABILIDAD Administración de
Control de calidad
DE COSTOS inventarios

Investigación y Planeación y
desarrollo programación de la
producción

Fuente: Robert Mcllhattan, “The parth to Total Cost Management”. Emerging practices in Cost Management,
Barry J. Brinker, ed (Boston, warrent, Gorham & Lamont, 1990), p.178.Reimpreso con permiso de RIA.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE COSTOS:

• Generar información para ayudar a planear, evaluar y controlar las operaciones de

la empresa.
• Facilitar la elaboración de presupuestos.
• Determinar el costo de los recursos involucrados en las estrategias de la empresa.
• Apoyar procesos de toma de decisiones encaminados a crear valor.
• Suministrar información que genere indicadores para monitorear, proyectar, y
ajustar los costos.
• Identificar y medir fácilmente los componentes del producto para cuantificar y
asociar el costo al producto.
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CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS

• SEGÚN EL MÉTODO DE ACUMULACIÓN DE INFORMACIÓN

Básicamente existen dos, los sistemas de costos por órdenes de producción y los
sistemas de costos por procesos. Aquéllos se conocen como sistemas de costos por
lotes o por pedidos, utilizados por empresas cuya producción en bajo pedido o por
producción intermitente (talleres de mecanizado, fabricantes de muebles y ropa bajo
pedido). Los sistemas de costos por procesos los utilizan empresas cuya producción es
continua o en donde partes específicas de un producto o el producto en su totalidad se
elaboran en forma continua (fabricantes de vehículos, procesadores de leche y
embotelladoras de gaseosas). Algunas compañías utilizan ambos sistemas dentro de la
misma empresa: hasta cierto punto del proceso utilizan un sistema de acumulación por
procesos y luego un sistema de acumulación por pedidos (algunas textileras y
siderúrgicas).

• SEGÚN LA BASE DE ACUMULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Se presentan dos sistemas, el de costos históricos o reales y el de costos

predeterminados. En aquéllos la acumulación de la información se hace sobre hechos
económicos ocurridos en el pasado; los recursos ya han sido consumidos y la información
de costos es real. En los sistemas de costos predeterminados se usan los costos
estimados o estándar, costos en los que se espera que la compañía incurra dadas unas
condiciones normales de los procesos, es decir, para unas eficiencias definidas por la
empresa, las cuales determinan lo que deberían costar los bienes y/o servicios. Cuando
se utilizan ambos sistemas de acumulación, se pueden efectuar análisis de variaciones
con el fin de calcular las causas de las diferencias entre costos reales y los costos
estándar, para efectuar una mejor gestión y control de las operaciones y procesos.

• SEGÚN COMO SE CALCULAN LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN

De acuerdo con el cálculo tenemos los sistemas de costeo absorbente o también

denominado total y el costeo variable. En esta clasificación es vital la separación de los
costos y gastos fijos de los costos y gastos variables. Un costo o gasto es fijo cuando su
valor permanece constante independientemente del volumen de actividad y se considera
variable cuando cambian con el volumen de producción. Ejemplos de costos y gastos fijos
son el alquiler de la planta, el impuesto predial, los seguros, entre otros. En cambio la
materia prima, la mano de obra cuando se paga por unidad terminada y las comisiones de
ventas son variables.
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En el costeo absorbente o total de los bienes producidos se cargan tanto los costos fijos
como los costos variables de producción, es decir, el inventario “absorbe” todos los costos
de producción y se consideran rubros inventariables, mientras que en el costeo variable
solamente los costos variables de producción son inventariables y por ende, los costos
fijos de producción se tratan como costos de período en el que se incurrieron.

El método de costeo aceptado legalmente para fines de uso externo es el absorbente,

pero a su vez es limitado para apoyar el proceso de toma de decisiones gerenciales, por
ello se utiliza el costeo variable que brinda a la administración ventajas tales como:

• Facilitar el proceso de planeación, mediante la utilización del modelo costo –

volumen –utilidad.
• Ayudar en la identificación de áreas y unidades estratégicas de negocios que
afectan más significativamente los costos, utilizando los conceptos de márgenes
de contribución.
• Efectuar análisis marginal a diversas líneas y así poder determinar la composición
óptima de productos.
• Suministrar información para determinar mediante el análisis marginal cuáles
líneas deben apoyarse y cuáles deben eliminarse por estar subsidiadas por otras.
• Determinar reducciones e incrementos de precios, descuentos especiales,
ingresos de productos nuevos al mercado.
• Ayudar a toma de decisiones respecto a fabricar o comprar materias primas,
exportar, eliminar y retirar líneas, entre otros.
• Plantear estrategias para optimizar la capacidad instalada de la empresa.

MODELO COSTO VOLUMEN UTILIDAD

El modelo de costo- volumen-utilidad permite analizar la magnitud de las utilidades de las

empresas según el comportamiento de sus costos, gastos y los volúmenes de venta.

El modelo considera unos supuestos principales:

• Los ingresos o las ventas de la compañía tiene un comportamiento lineal.

• Es posible realizar una perfecta separación de los costos y gastos fijos de los
variables.

El desarrollo de este modelo parte de la siguiente ecuación:

Ingresos – Egresos = Utilidades

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(Ventas * precio de venta) – (Costos fijos + Gastos fijos + Costos

variables – Gastos variables) = Utilidades

Al utilizar el costeo variable la ecuación anterior se convierte en el siguiente estado de

resultados:

+Ingresos

- Costos variables de producción

= Margen de contribución bruto

- Gastos variables de operación

= Margen de contribución total

- Costos fijos de producción

- Gastos fijos de operación

= Utilidad Operacional

+Otros ingresos

- Otros Egresos

= Utilidad antes de intereses e impuestos

- Gastos financieros

=Utilidad antes de impuestos

- Impuestos

= Utilidad neta

El estado de resultados por costeo variable permite analizar el desempeño de la empresa

a partir del estudio de los siguientes elementos:
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Margen de contribución bruto: Es la parte que contribuye al cubrimiento de los gastos

variables de operación y todos los costos y gastos fijos del negocio y que proporcionen
utilidades.

Margen de contribución total: Es la parte que contribuye al cubrimiento de todos los

costos y gastos fijos del negocio y que proporcionen utilidades. A partir del costeo variable
es posible determinar el punto de equilibrio de la empresa.

El punto de equilibrio operacional es aquel en el cual los ingresos de la compañía son

iguales a los costos totales de producción (tanto fijos como variables) más los gastos
totales de operación (tanto fijos como variables).

En las actividades de gestión este aspecto es importante, ya que permite establecer un

punto de referencia a partir del cual la operación del negocio comienza a ser rentable.

El punto de equilibrio operacional está dado por la siguiente ecuación:

Punto equilibrio operacional = Costos y Gastos Fijos totales / Margen

de contribución unitario

El margen de contribución unitario: Precio de venta unitario –

(Costos + gastos variables unitarios).

El punto de equilibrio neto se obtiene en aquellos volúmenes de ventas donde los

ingresos obtenidos por la organización producen una utilidad neta igual a cero, es decir,
donde se obtiene un equilibrio entre los ingresos por ventas y los egresos conformados
por los costos de producción, los gastos operacionales, los gastos financieros, los
impuestos y otros egresos no provenientes de la operación del negocio.
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El modelo costo – volumen y utilidad permite a su vez determinar el margen de seguridad

de la compañía, el cual define el porcentaje máximo en que pueden disminuir las ventas y
aún generar utilidades.

EL MARGEN DE SEGURIDAD ES CALCULADO ASÍ:

Margen de seguridad = (ventas actuales o planeadas - ventas en el

punto de equilibrio) / (ventas actuales o planeadas) * 100

• Según los enfoques de costos:

En este grupo se encuentran el enfoque de costos tradicional y el enfoque de costos

denominado de costeo basado en actividades. El costeo basado en actividades surgió a
mediados de la década de los años ochenta. Posteriormente, Robert Kaplan y Cooper
(1992) definieron que el costo de un bien o servicio está dado por las actividades que son
consumidas para poder obtenerlo.

Los sistemas de costos tradicionales presentan las siguientes deficiencias:

• Poca precisión y subjetividad en la asignación o distribución de los recursos a los

bienes y/o servicios.
• Dificultad en la obtención de rentabilidades por productos individuales que
permitan tener confianza en el aseguramiento de la rentabilidad de la empresa.
• Desconocimiento en el costo de procesos o actividades de la empresa al efectuar
un costeo de una manera funcional.

El costeo basado en actividades, pretende ser un sistema gerencial que permite

determinar cuáles recursos son consumidos durante los procesos, que a su vez están
conformados por una serie de actividades, las cuales son consumidas por los objetos e
costos (bienes y/o servicios). Este sistema tiene la gran ventaja de poder apreciar a la
empresa como un conjunto de procesos.

Por medio de este sistema los costos y gastos indirectos son asignados al objeto de
costos por medio de conductores de costos (cost-drivers: bases de asignación utilizadas
para distribuir los recursos a los objetos de costos en el costeo basado en actividades).
Estos procedimientos permiten hacer una asignación menos subjetiva y más directa a los
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objetos de costos intermedios y luego a los objetos de costos finales, logrando que el
costeo sea más preciso y más confiable (ver grafica 6).

Grafica 6: Esquema de sistema de costos basado en actividades

Actividad 1
Proceso 1

Actividad n

Actividad 1

Proceso 3

Actividad n
Recursos

Objetivo de
costos

Actividad 1

Proceso 3

Actividad n

Actividad 1
Proceso 4

Actividad n

LOS SISTEMAS DE COSTOS Y LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA

La rentabilidad de una empresa es la mayor preocupación de todo inversionista porque

esta variable indica la buena gestión de la administración, la transparencia, la motivación
del personal, su calidad humana, el uso inteligente de los recursos y otros aspectos más
que imprimen confianza para prosperar y crecer sólidamente. Los anteriores son
elementos generadores de información valiosa para determinar si la organización va por
buen camino (ver grafica 7).
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Grafica 7: Los sistemas de costos y su relación con la rentabilidad de la empresa

La rentabilidad tiene relación con:

• La gestión de la administración
• Uso inteligente de los recursos
• Motivación del personal
• La transparencia
• Calidad humana

Implica armonizar los elementos cualitativos

y cuantitativos del sistema de costos

Su impacto se analiza a través de

indicadores financieros y no financieros

Fuente: Elaboración de los autores

No se debe sacrificar la estabilidad para obtener resultado de corto plazo. La verdadera

gestión siempre se proyecta en el largo plazo sin descuidar los compromisos financieros
en el corto y mediano plazo.

Pero el empresario normalmente realiza la siguiente pregunta: ¿Cómo alcanzar esa

anhelada rentabilidad? La respuesta es sencilla: pues entregando a los clientes los
productos y servicios que desean, a tiempo y a precios razonables que cubran los costos
y dejen el margen suficiente para crecer y modernizarse. Dentro del análisis de la
rentabilidad es importante realizarla por producto y línea, entendiéndose como línea de
productos un grupo amplio de productos que se crea para usos fundamentalmente
similares y que posee características físicas razonablemente similares. Para poder
efectuar este análisis es indispensable tener a disposición un sistema de costos que
permita monitorear constantemente el comportamiento de esta variable.

Implementación de un sistema Artextil Ltda.

La compañía Artextil Ltda. es una sociedad de carácter familiar con 25 años de existencia,
que emplea 180 trabajadores, dedicada a la prestación de servicios para el sector textil
confección, en los procesos de tintorería, estampación y acabados de telas. Efectuó el
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proceso de implementación del sistema de costos entre el 2004 y el 2005 con el fin de
tener información suficiente para poder mejorar su competitividad.

En el proceso participaron el gerente de la compañía, ingeniero Guillermo Aristizabal

Giraldo, el gerente financiero, contador Luis Alejandro Orrego Peláez, Claudia Patricia
Aristizabal, Santiago Saldarriaga Botero y Jorge Vidal, quienes contaron con el apoyo de
empleados de las áreas de producción y gestión administrativa. Para la implementación
se llevaron a cabo las siguientes etapas:

Primera etapa: Diagnosticar el sistema actual para determinar la información de costos

utilizada y definir los precios de venta.

Segunda etapa: Conocer el proceso de producción, identificando los recursos y las

actividades utilizadas en la transformación de los productos.

Tercera etapa: Clasificar los recursos consumidos en las actividades, su asociación con
los productos elaborados, diferenciando los recursos humanos, maquinaria y equipos,
materiales, dinero y métodos de trabajo.

Cuarta etapa: Separar costos y gastos en fijos y variables, para asociar las cantidades
con los volúmenes de actividad, lo cual garantiza una apropiada asignación de los
recursos que permitan efectuar el análisis costo –volumen –utilidad y así determinar el
punto de equilibrio, el apalancamiento y el margen de seguridad.

Quinta etapa: Definir los inductores para utilizar en la distribución de los costos y gastos
indirectos de la organización. En esta etapa se depuran todos los costos y gastos hasta
llegar a obtener los costos totales de los productos, con el fin de definir los precios de
venta y así poder elaborar el análisis marginal que sirva para determinar la viabilidad de
otros negocios adicionales.

Sexta etapa: Implementar el sistema realizando ajustes a los diferentes objetos de costos
que se habían definido. Para esta implementación se seleccionó el software “PyA” el cual
armonizó con las necesidades de programación de producción y de costos y además
permitió integrarse con el resto de la información de cartera, inventarios, compras,
proveedores y parcialmente con la nómina. Actualmente, se está trabajando en la
adaptación del programa de mantenimiento productivo total (TPM). Se dio inicio al sistema
y se desarrolló la retroalimentación con base en los resultados obtenidos. Vale la pena
mencionar que el sistema de costos utilizado es el costeo variable, el cual hace parte del
enfoque el costeo tradicional, aplicado fundamentalmente a las órdenes de producción.
Se proyectó como etapa posterior la implementación del costeo basado en actividades,
con el fin de fortalecer aún más el sistema de información gerencial.
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En la actualidad se está empezando a generar información en línea, la cual sirve para
hacer análisis de variaciones de manera oportuna para la toma de decisiones. Asimismo,
el sistema genera reportes automáticos utilizados en la reposición de inventarios de
acuerdo con la programación de necesidades de producción.

El sistema de costos implementado facilita determinar precios de venta y hacer mejoras

en los procesos de producción y compras, disminuir la estructura de costos y aumentar la
competitividad de la empresa.

Los beneficios obtenidos en la empresa con la puesta en marcha del sistema son el
mejoramiento de procesos, aumento de la rentabilidad, incremento en la eficiencia,
eficacia y efectividad en el uso de los recursos humanos y técnicos como los aspectos
más destacados.

Conclusiones

1. Es fundamental conocer el marco conceptual de los costos para un buen

entendimiento de los principios de un sistema de costos y su relación con la
rentabilidad.
2. Antes de implementarlo se debe conocer muy bien la naturaleza de la empresa, su
contexto, posición competitiva dentro del sector y las características de sus
productos o servicios.
3. Un buen sistema de costos permite identificar las actividades que agregan valor y
las que generan costos.
4. Un sistema de costos es un proceso en construcción permanente, por tanto, es
necesario ajustarlo constantemente.
5. Su aplicación permite preparar informes para la toma de decisiones gerenciales.
6. Una empresa sin un buen sistema de costos es un barco a la deriva.
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Bibliografía

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