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Fecha: 25-06-2012
PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y CARTERA Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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PROCESO: Gestión Financiera

SUBPROCESO: N.A.
PROCEDIMIENTO: Facturación y Cartera

1. OBJETIVO. Recaudar el conjunto de activos de las facturas emitidas por los servicios prestado
a las empresas de la Jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cartagena

2. ALCANCE. Aplica a todas las facturas emitidas y cobro de las mismas, de todos los procesos de
la Cámara de Comercio de Cartagena

3. PALABRAS CLAVES
Cartera
Factura
Concepto
Pago
Causación
Centro de costo

4. POLÍTICAS DE FACTURACIÓN Y CARTERA

• El tiempo establecido para la elaboración de facturas es de 16 horas hábiles.

• Los servicios que se facturan son los servicios privados.
• No se financiaran los servicios de venta de bases de datos, formaciones tales como conferencias y
seminarios, conciliaciones y arbitrajes.
• Se recibirán pagos posteriores del servicio de formación solo a los afiliados y empresas medianas y
grandes que envíen carta de compromiso para la facturación.
• Si un empresario no ha cancelado un servicio, este servicio se suspenderá y si se encuentra en
mora con la Cámara, no podrá beneficiarse de apoyos particulares, como la participación en ferias,
misiones y macro ruedas, y otros servicios que la Cámara le pueda brindar para el fortalecimiento
de su empresa. Sin embargo si podrá participar de los eventos gratuitos que desarrolle la entidad.
• Se facturará a Comerciantes (personas naturales y jurídicas) y entidades sin ánimo de lucro
legalmente constituidas.
• La cartera se castigará anualmente.
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5. FLUJOGRAMA

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

Recibir solicitud Se recibe la solicitud de facturación por parte Asistente II E-mail.
1.
de facturación del vendedor. contable Formato
Se analiza la solicitud, si cumple con los
Analizar
requisitos para facturar (validar formato). En Asistente II
2. solicitud de Formato
caso de no cumplir con lo especificado se contable
facturación
devuelve.
Se elabora la factura en el sistema de
información contable así: se crea el NIT, se
parametriza (se crea como cliente y se le asigna
una cuenta por cobrar), se graba la factura Asistente II
3. Elaborar factura ERP
llenando los datos (centro de costos, tipo de contable
cartera, vendedor, valor, concepto,
especificaciones de pago y causación), esta
factura se imprime
Se da aprobación del jefe financiero partir de la
4. Aprobar Jefe Financiero Factura
firma sobre la factura
Se envía factura al cliente solo por el área de
archivo y correspondencia en la cual se manejan
Archivo y
los procedimientos establecidos (horario de
5. Enviar factura correspondenc
entrega de facturas por parte de archivos es de
ia
8 a 8:30 y de 2 a 2:30. Y luego se envía
constancia de recibido al área financiera a
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

través del DOCUWARE.
Se realiza la primera llamada de confirmación
Confirmar Asistente II
6. del recibido de la factura dos días después que
recibido contable
se entregue la factura a archivo
Una segunda llamada como recordatorio de
Recordatorio de Asistente II
7. pago. Se realiza cobro por escrito antes de
pago contable
finalizar el mes
Deben hacer seguimiento a pago de la factura,
Seguimiento Responsable
8. durante la ejecución del contrato los
pago de factura del proceso
encargados de realizar la venta del servicio.
Se realizará la gestión de cobro, mediante
llamadas telefónicas por parte del
Gestión de Asistente II
9. Departamento Financiero, una vez la factura se
cobro contable
encuentre vencida, es decir a los 30 día de
emitida la factura
Si dentro de los 45 días posteriores a la emisión
de la factura, no se ha efectuado el pago,
Suspensión del mediante comunicación escrita se realizará el Jefe del área
10.
servicio cobro y se dará aviso a la suspensión del solicitante
servicio por parte del responsable del proceso
que emitió la factura
Después de 60 días de emitida la factura y no se
haya efectuado el pago, se dará traslado a la Secretaria
11. Cobro jurídico
Secretaría General de la entidad, para que el General
cobro se realice bajo esta instancia