Gestión de

proyectos

Metodología de
Administración de
Proyectos

1
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos requiere de interdisciplinariedad para lograr sus
objetivos. Este concepto no es disímil en la administración pública, pues los
proyectos que se ejecutan en esta deben contar con el respaldo de sólidos
equipos técnicos y de asesoría social y política, con el propósito de
mantenerse en el tiempo y lograr sus objetivos.

Nada hay más perjudicial para la gestión de cualquier país que dejar el
desarrollo de planes, programas y proyectos a agentes militantes del partido
del gobierno, que solo llegan a puestos de poder por esta razón y que
carecen de la formación necesaria. Tampoco es recomendable permitir que
solo equipos extremadamente técnicos y ajenos a las vicisitudes políticas y
sociales del entorno sean los ejecutores.

Los dos extremos son perjudiciales, por lo que es necesario desarrollar una
mezcla de actores con fuerte experiencia social y política, que permitan la
sólida continuidad de los programas y proyectos, como así también su
ejecución en manos de técnicos expertos que trabajen de acuerdo con
lógicas de cumplimiento de objetivos y medición de logros a través de
indicadores, sistemas de calidad y cuentas claras. Este es el fin de la
administración pública: contar con actores preparados para estas tareas,
que permitan bajar las aspiraciones gubernamentales a acciones concretas
en la garantía de derechos de los ciudadanos.

Si se combina esta concepción con la definición de gerencia de proyectos

que ofrece el Project Management Institute (PMI) (“es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del
proyecto con el objetivo de atender sus necesidades” (Oldenburg Basgal,
2008, p. 8) es posible aplicar conceptos de Project Management al desarrollo
de proyectos públicos y, así, brindar mayores posibilidades de éxito a través
del control y la delegación de responsabilidades enfocados en los resultados.
Para lograr dicho objetivo, es necesario brindar a los funcionarios
conocimientos en cuatro áreas específicas:

 Metodologías de gerencia de proyectos: a través de las cuales se

permita el control y la medición de los resultados a través del tiempo,
por ejemplo, a partir de una matriz de marco lógico.

 Prácticas y conocimientos en gerencia de personal: para desarrollar

un liderazgo asertivo con énfasis en la comunicación y confianza.

2
  Comprensión de los impactos humanos de los stakeholders sobre el
proyecto: teniendo en cuenta que es un proyecto público y que está
sujeto a cambios constantes del entorno político, social y económico,
como así también de la población a la cual se dirige, es necesario
comprender cada cambio y lograr la flexibilidad necesaria para que
esto no entorpezca el desarrollo del proyecto.

 Conocimientos sobre el área del proyecto: es necesario un fuerte

componente técnico para lograr el objetivo del desarrollo
(Oldenburg Basgal, 2008).

Las áreas de conocimiento en gerencia de proyectos se dividen en nueve,

que en forma matricial desarrollan en conjunto sus conocimientos y
capacidades:

1. Integración: se requiere de la integración continua de los planes, programas

y proyectos.

2. Gerencia de alcance: es el objetivo del proyecto y también comprende el

control del alcance.

3. Gerencia de tiempo: teniendo en cuenta la importancia del tiempo en el

desarrollo de un proyecto, este punto requiere hacer una completa
definición de las actividades y su alcance, definir secuencias e
interdependencias, estimar duraciones y definir, con base en esto,
cronogramas de ejecución.

4. Gerencia de costos: en este proceso se debe analizar si los resultados

financieros son los esperados, si los costos proyectados en la matriz de
planeación inicial corresponden, y si las partidas presupuestales se están
aprovechando como corresponde. Este componente tiene tres partes
(planificación de recursos, estimativa de los costos y presupuesto).

5. Gerencia de calidad: se esperan dos aspectos de calidad. Primero, que el

bien o servicio que se va a brindar cuente con las especificaciones de calidad
requeridas por el ciudadano. Segundo, que el servicio, la atención brindada
y los procesos alcancen la satisfacción necesaria.

6. Gerencia de recursos humanos: se basa en tres procesos, donde el factor

más importante es la colaboración de los funcionarios y el desarrollo de
equipos en torno a las responsabilidades:

3
  Planificación organizacional, donde se organizan los equipos y sus
responsabilidades.
 Formación del equipo: durante ese proceso, se organizan en cada
equipo las diferentes profesiones y oficios que cada quien puede
desarrollar de acuerdo con su perfil.
 Desarrollo del equipo: buscar la multidisciplinaridad de los equipos
para crecer profesionalmente.

7. Gerencia de comunicación: en esta área se hace énfasis en la necesidad de

crear una estrategia de comunicación clara y comprensible para todos los
funcionarios. Se compone de cuatro etapas:

 Planificación de la comunicación, para responder estos

interrogantes: ¿quién necesita saber algo del proyecto?, ¿cuándo? y
¿en qué formato?

 Distribución de la información: aspectos para definir en el plan de

comunicación.

 Informe de desempeño: tipo de información que se va a distribuir,

estado del proyecto a la fecha, recomendaciones para seguir.

 Finalización administrativa: corresponde al desarrollo de

divulgaciones y publicaciones alrededor del proyecto y sus
resultados.

8. Gerencia de riesgos: se debe definir a qué corresponden los riesgos del

proyecto, es decir, aquellas situaciones inciertas que pueden suceder y cuyas
consecuencias traen efectos negativos para el proyecto. Por lo tanto, se
deben identificar y analizar los riesgos, para así conocer su probabilidad de
ocurrencia, los factores provocantes y el tratamiento que es preciso seguir.

9. Gerencia de contratación: en esta área se trabaja con recursos externos a la

organización que son añadidos como apoyo a la función principal del
proyecto. Se requiere un análisis considerable ante la elección de un tercero,
debido a que debe cumplir con condiciones de calidad y experiencia que no
afecten la operación del proyecto ni la entrega adecuada de los bienes y

4
servicios prestados a los ciudadanos. Para esto, se recomienda desarrollar
las siguientes fases:

 Planificación del requerimiento que se va a contratar.

 Planeamiento del requisito: teniendo en cuenta las opciones posibles

para contratar dentro del mercado, contemplar las ventajas
competitivas de cada ofertante.

 La selección de las fuentes de acuerdo con los requerimientos del

proyecto y la administración del contrato, donde el proveedor
trabaja codo a codo con la organización para asegurarse el
cumplimiento cabal de sus obligaciones.

 La finalización del contrato, donde solo si se cumple con las

expectativas iniciales, se hace el cierre y se crean alianzas para el
futuro.

5
Referencias
Oldenburg Basgal, D. (2008). Gerencia de proyectos. Misiones. Visión del Futuro -
Universidad Nacional de Misiones