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Minería y Minerales Chile JCL-WI-200-08 1 de 10

Revisión y Fecha de Revisión:
Administración y Control de Rev. [0], 20-06-12
Documentos
Departamento de Emisión: Revisión y Fecha de Aprobación :
Área de Ingeniería Rev. [0], 21-06-12

PROPÓSITO
Este instructivo define las actividades y métodos para la recepción, registro, emisión , control,
seguimiento, distribución, y archivo de la documentación técnica generada por los proyectos
realizados por Jacobs Chile S. A. incluyendo los documentos recibidos del Cliente, Consultores y
Proveedores, y la disposición final de ellos al cierre del Proyecto.

ALCANCE
Este instructivo se aplica a todas las actividades relacionadas con el manejo y administración de
documentos técnicos en todos los proyectos desarrollados por Jacobs, Chile S.A. usando
Estructura de Red.

DEFINICIONES
1.1 CLIENTE
La organización o persona con quien se acuerda un contrato para entregar un servicio.

1.2 CONTROL DE DOCUMENTOS (CD)

Responsable individual o grupal del procesamiento del conjunto establecido de documentos
técnicos relacionados con el Proyecto.

1.3 CONTROL DE CALIDAD

Metodología usada para la verificación y aseguramiento de la calidad de la documentación
emitida por Jacobs Chile S. A.

1.4 COORDINACIÓN INTERNA

Método para la coordinación del flujo de información en proyectos multidisciplinarios para
asegurar que la documentación técnica sea conocida por todas las áreas que corresponda en el
Proyecto.

1.5 DOCUMENTACIÓN DE JACOBS

Documentos creados por la disciplinas de ingeniería y diseño de Jacobs Chile S.A., incluyendo
pero no limitado a planos, especificaciones técnicas, hojas de datos, memorias de cálculo,
evaluaciones técnicas, listados, informes y criterios de diseño.

1.6 DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE

Los documentos y planos de propiedad del Cliente, que son entregados para referencia o para
ser modificados por Jacobs Chile S. A.

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1.7 DOCUMENTACIÓN DE TERCEROS

Cualquier documentación o datos, incluyendo planos técnicos, especificaciones, procedimientos,
manuales y otros recibidos de proveedores, subcontratistas, consultores o entidades externas.

1.8 ORIGINADOR
Persona que genera documentación técnica en el Proyecto y asume la propiedad de la misma

1.9 PROVEEDOR
Cualquier persona u organización de quienes se obtiene los bienes o servicios (directamente o
en nombre de un cliente). Los proveedores de equipos, materiales y servicios, incluyendo a los
subcontratistas, son proveedores.

1.10 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS (EDMS)

Software usado por el personal de Control de Documentos (CD) y el equipo del Proyecto para
realizar el seguimiento interno y control a la información de ingeniería y entregables, información
del Cliente, de proveedores y/o subcontratistas. JPI es el principal sistema EDMS usado por
Jacobs para la ejecución de proyectos. Podrán usarse otros EDMS para adecuarse a
requerimientos específicos del Cliente.

RESPONSABILIDADES
Numeral Responsable Acción

4.1 Gerente del Proyecto /  Diseña los requerimientos del Proyecto para el proceso de
Ingeniero de Proyecto Control de Documentos incluyendo los sistemas, procedimientos
y nivel de apoyo a usar.
 Revisa el Procedimiento de Control de Documentos para su
aplicación en el Proyecto.
 Proporciona Notificación de Cierre del Proyecto para el
almacenamiento de archivos.
 Aprueba los documentos Técnicos.
 Asiste en la identificación de los requerimientos del Cliente
 Obtiene la aprobación del Cliente del índice de contenidos para
la entrega final.
4.2 Jefatura de Control de  Identifica y asigna el personal apropiado para el Control de
Documentos (CD) Documentos.
 Asegura el cumplimiento de los procedimientos y procesos de
Control de Documentos en el Proyecto.
 Programa, desarrolla y capacita al personal en los procesos,
sistemas y procedimientos de Control de Documentos del
Proyecto.
 Interactúa con la administración del Proyecto y equipo del
Proyecto en temas relacionados con la documentación técnica.
 Produce informes del Proyecto como sea requerido.
 Registra, procesa, transmite y distribuye documentación técnica de
terceros.
 Asiste y/o facilita los procesos de Coordinación Interna y
Verificación de Calidad.
 Mantiene los documentos del Proyecto
 Archiva todos los documentos técnicos del Proyecto al cierre.

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Numeral Responsable Acción

 Facilita la coordinación de las actividades de Trabajo Compartido

(Work Share) como sea necesario.
 Prepara, monitorea y mantiene el control de las horas de trabajo
de Control de Documentos de acuerdo al presupuesto.
4.3 Abastecimiento  Proporciona apoyo de activación efectiva para recibir de
Compras, Activación proveedores, la documentación que ha sido especificada en los
Administración de acuerdos contenidos en las órdenes de compra.
Materiales, Tráfico y  Envía los requerimientos de documentación a los proveedores.
Logística  Interactúa con Control de Documentos en la recepción y envío de
la información de compras desde y hacia los proveedores.
4.4 Jefes de Disciplina y  Genera y mantiene actualizado el listado de entregables de
Tecnología ingeniería con sus respectivos números y descripción.
 Coordina con Control de Documentos para proceder a la emisión
de planos y documentos en las distintas revisiones.

PROCEDIMIENTO
Control de Documentos comprende las siguientes actividades principales: recepción, registro,
emisión, distribución, seguimiento, control, archivo de los documentos técnicos generados por los
proyectos realizados por Jacobs Chile y la disposición final de ellos al cierre del Proyecto.

Control de Documentos del Proyecto recibe todos los documentos iniciales del Proyecto enviados
por el Cliente y procede a registrarlos, archivarlos e ingresarlos al sistema EDMS.

Control de Documentos del Proyecto se encarga de la emisión de planos y documentos creados

por ingeniería los que serán administrados y almacenados en el sistema EDMS y /o Estructura de
Red.

Control de Documentos del Proyecto realizará actividades relacionadas con el área de

Abastecimiento tales como la emisión de las Órdenes de Compra, recepción de la información de
Proveedores, ingreso de la información al sistema EDMS, distribución, control y seguimiento de
dicha información y posterior archivo.

La distribución de documentos se hará de acuerdo a la Matriz de Distribución de Documentos

publicada en el Manual de Procedimientos del Proyecto.

1.11 DEFINICIONES AL INICIO DEL PROYECTO

1.11.1 LISTA DE ENTREGABLES PARA EL INICIO DE UN PROYECTO
Lista proporcionada por el Gerente de Proyecto que define el alcance inicial de la documentación
técnica para un proyecto.

1.11.2 DEFINICIÓN SISTEMA EDMS

El Gerente de Proyecto definirá el sistema EDMS que se va a utilizar en el control y
administración del flujo de la documentación técnica del Proyecto, para establecer los
requerimientos y procedimientos apropiados.

Si fuera requerido podrán usarse además sistemas propios del Cliente. En este caso de deberán
identificar además los requerimientos y entrenamiento necesarios para interactuar con el sistema
EDMS definido en el Proyecto.

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1.11.3 MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN

Control de Documentos asegurará que el Proyecto proporcione y mantenga una matriz que liste
los tipos de documentos indicando los destinatarios, medios de distribución y cantidad a distribuir
en cada caso.

1.11.4 ARCHIVO ELECTRÓNICO – DENOMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Control de Documentos del Proyecto debe mantener a lo largo del Proyecto el archivo electrónico
de cada una de las revisiones oficiales emitidas por el Proyecto. En general el archivo electrónico
usará el mismo número del documento.

1.11.5 REVISIONES
La revisión de los documentos técnicos del Proyecto seguirá una progresión definida lógica
secuencial, (por ejemplo B sigue a A y 1 sigue a 0). Si los requerimientos del Cliente son
diferentes, estos deben ser documentados en el Plan de Ejecución del Proyecto. Las revisiones
de los documentos técnicos de proveedores y/o terceros seguirán la misma convención.

1.11.6 DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL

El manejo de la documentación confidencial del Proyecto será determinada por el Cliente y el
Gerente de Proyecto e indicada en e Manual de Procedimiento del Proyecto.

1.12 MANEJO DOCUMENTACIÓN DE JACOBS

Cuando un documento Jacobs está listo para ser emitido, se deben obtener las aprobaciones y
firmas que corresponda. Control de Documentos comprobará que la emisión se ajuste a como
fue definido en el Manual de Procedimientos del Proyecto.

El o los documentos emitidos serán acompañados de un Transmittal y contendrá toda la

información requerida según lo definido en el Manual de Procedimientos del Proyecto.

Los documentos se mantendrán archivados en el Directorio del Proyecto y/o EDMS según lo
definido por el Proyecto.

El proceso de Coordinación Interna y Control de Calidad serán programados y ejecutados como

haya sido definido por el Proyecto. Ver JCL-WI-200-07, “Control de Calidad en la Ingeniería”.

Control de Documentos entregará Informes regulares según se defina en el Manual de

Procedimientos del Proyecto.

1.13 MANEJO DE DOCUMENTOS DE TERCEROS

Control de Documentos recibe de Terceros los planos y/o documentos para aprobación,
comentarios o información.

Los documentos serán ingresados en EDMS y serán procesados para su revisión, según lo
definido por el Proyecto.

El ingeniero a cargo de la coordinación con el Tercero asignará un estatus y devolverá a Control

de Documentos los documentos revisados.

El ingeniero a cargo verificará que todos los comentarios sean legibles y se haya asignado el
estatus correcto de los documentos antes de ser devueltos a Terceros.

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Control de Documentos verificará que todos los documentos sean firmados por el Ingeniero a
cargo. Asimismo Control de Documentos actualizará el sistema EDMS (cuando sea aplicable)
con los códigos de estatus apropiado. Control de Documentos creará un Transmittal que incluya
los códigos de estatus y devolverá a Terceros de acuerdo con la Matriz de Distribución.

Todos los documentos que requieran una acción, serán acompañados con un Transmittal.

Control de Documentos es responsable de archivar todos los documentos de terceros tanto en

formato electrónico como copia dura, según sea aplicable.

Cuando el tercero devuelva los documentos o planos en una nueva revisión con los comentarios
de Jacobs incorporados, Control de Documentos del Proyecto los registrará en el sistema EDMS,
emitirá un nuevo transmittals, y entregará los documentos al ingeniero a cargo adjuntando la
copia anterior comentada para verificación.

El ingeniero a cargo examinará los documentos o planos , chequeará si los comentarios fueron
incorporados en esta nueva revisión y le informará a Control de Documentos del Proyecto si es
necesario hacer una nueva coordinación o bien, aprueba colocando el estatus correspondiente,
firma y fecha en el timbre de “Aprobación” ya sea manual o electrónicamente.

Control de Documentos actualizará el sistema EDMS y preparará el transmittal para devolver al

Tercero.

1.14 MANEJO DE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEL CLIENTE

Los documentos recibidos serán procesados como fuera definido en el Proyecto y serán
mantenidos por Control de Documentos y distribuidos de acuerdo con la Matriz de Distribución.

1.15 CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO

Control de Documentos del Proyecto de la oficina en Santiago entrega a Control de Documentos
en Terreno vía correo electrónico, sitio FTP o valija (CD/DVD, disco duro) todos los planos y
documentos emitidos en revisión 0 y/o superior.

Control de Documentos en Terreno debe mantener un registro actualizado, pero no limitado, los
siguientes archivos de terreno en forma electrónica y/ o copia dura según lo designe el Proyecto:

 Archivo de planos aprobados para construcción con la última revisión, versión electrónica y
en papel tamaño A1 y A3.
 Archivo de los documentos técnicos aprobados para construcción con la última revisión
(versión electrónica y papel).
 Archivo de Planos de Terceros (versión electrónica y papel).
 Archivo de Manuales de Equipos (originales) (versión electrónica y papel).
 Archivo de Notas de Envío (versión electrónica y papel).
 Protocolos topográficos, ordenados por Contratos (versión electrónica y papel).
 RFI (Requisición de Información) (versión electrónica y papel).
 NCR (No conformidad) (versión electrónica y papel).

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1.16 DOCUMENTOS GENERADOS POR INGENIERÍA DE TERRENO

Control de Documentos en Terreno recibe todos los esquemas emitidos, los cuales deben tener
las firmas del ingeniero responsable de la modificación y del Gerente de Construcción.

Control de Documentos ingresa esta información al sistema EDMS, hace la distribución y

posterior archivo.

Toda la documentación entregada a Terceros debe hacerse por Control de Documentos Terreno
con el Transmittal correspondiente y la aprobación del Gerente de Construcción.

1.17 TRASPASO DE LA DOCUMENTACIÓN

Al cierre del Proyecto Control de Documentos en Terreno debe hacer un traspaso de toda la
documentación oficial relevante generada en terreno, en forma clasificada y ordenada al Jefe de
Control de Documentos en Santiago a través de un Informe, entregando una copia al Gerente de
Construcción, al Gerente de Proyecto y al Gerente de Ingeniería (Ver JCL-WI-100-05, “Cierre de
Proyecto”)

Además del Informe, Control de Documentos en Terreno debe hacer entrega al Jefe de Control
de Documentos en Santiago, del Listado Final de Planos y Documentos indicando sólo la última
revisión oficialmente emitida.

1.18 CIERRE DE PROYECTO Y DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Al término del Proyecto, Control de Documentos del Proyecto debe hacer entrega al Jefe de
Control de Documentos de la documentación generada en esta etapa y realizar la Disposición
Final de los documentos enviándola al sistema de almacenamiento y archivo, definido por
Jacobs S. A. durante 5 años (formulario JCL-F-200-08.AA, “Disposición Final de Documentos”)

1.19 ENTREGA FINAL AL CLIENTE (TRANSFERENCIA)

El método de transferencia será determinado de común acuerdo entre el Cliente, el Proyecto y
considerando el sistema EDMS en uso.

El proceso de transferencia agrupará la información por Equipo, Sistema, Área, Construcción,

Disciplina, Orden de Compra u otro, según sea definido por los requerimientos del Proyecto.

El Proyecto deberá retener una copia de los Registros de Transferencia.

REGISTRO
La creación de un nuevo plano o documento se realiza a través de la Estructura de Red y/o del
Sistema EDMS en uso.

1.20 EMISIÓN DE PLANOS Y DOCUMENTOS USANDO ESTRUCTURA DE RED

1.20.1 PLANOS
El Jefe de Disciplina o de Tecnología o el Ingeniero de Proyecto o Proyectista instruye vía
notificación, correo electrónico o teléfono a Control de Documentos del Proyecto sobre los planos
que desea emitir y en qué revisión.

El plano debe ser almacenado por el proyectista originador en la carpeta Emisión.

P:\Cxxx\04_Eng_Dwg\disciplina\01_InPro\EMISION

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El proyectista originador debe CONSOLIDAR una copia del plano en cada revisión y dejar esta
copia en el directorio:

P:\Cxxx\Ing_Planos\disciplina\01_InPro\CONSOLIDADO

Control de Documentos del Proyecto localiza dicho plano en la carpeta:

P:\Cxxx\04_Eng_Dwg\disciplina\01_InPro\EMISION

Y los copia temporalmente a la carpeta:

P:\Cxxx\04_Eng_Dwg\disciplina\02_Int_App

El proyectista originador plotea el plano desde la carpeta 02 y una vez que ha completado el
proceso de firmas lo entrega a Control de Documentos del Proyecto para su emisión.

La carpeta P:\Cxxx\04_Eng_Dwg\disciplina\02_Int_App es el directorio oficial de donde se deben

plotear los planos.

Control de Documentos del Proyecto mueve el archivo desde la carpeta 02_Int_App a la carpeta:

P:\Cxxx\04 Eng_Dwg\disciplina\I03_Apprv

La carpeta 03_Apprv corresponde al directorio oficial del Proyecto, donde se genera el histórico
de revisiones con referencias activas.

Luego Control de Documentos debe copiar el archivo desde la carpeta

P:\Cxxx\04_Eng_Dwg\disciplina\01_InPro\CONSOLIDADO,

Y dejarlo en la carpeta:

P:\Cxxx\04_Eng_Dwg\disciplina\04_Final

IMPORTANTE:

El proyectista originador debe asegurar que la versión consolidada es idéntica a la versión que
está en la carpeta 02_In_In_App

1.20.2 EMISIÓN EN REVISIÓN A

Para la emisión de un plano en revisión A Control de Documentos del Proyecto exigirá la copia
de chequeo y el formulario JCL-F-200-08.AD, “Formulario Revisión CAD”, según corresponda.

El plano debe llevar las firmas del Ingeniero, Proyectista, Revisor y Jefe de Disciplina.

Control de Documentos del Proyecto procede a:

 Sacar una copia en color rosado para Coordinación Interna y otra copia en color celeste
para Verificación de Calidad si corresponde. Cada proyecto debe especificar en el Manual
de Procedimientos del Proyecto los documentos y/o planos que se someterán a la
Verificación de Calidad. El Jefe de Disciplina será el responsable de indicar a Control de
Documentos el ruteo de la Coordinación Interna.
 Timbrar los documentos y planos (fechador, Coordinación Interna y Verificación de
Calidad si corresponde)

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 Hacer seguimiento y ruteo de cada plano.

 Archivar el plano original.

Terminado el ruteo de Coordinación Interna y Verificación de Calidad, Control de Documentos del

Proyecto registra en el sistema de control que se está utilizando, la fecha de término y devuelve
ambas copias al Jefe de Disciplina para la incorporación de comentarios y posterior emisión.

1.20.3 EMISIÓN EN REVISIÓN B

Para la emisión de un plano en revisión B, Control de Documentos exigirá la copia de
Coordinación Interna (copia rosada) y la copia de Verificación de Calidad (copia celeste) si
corresponde.

El plano debe llevar las firmas del Ingeniero de Proyecto, Proyectista, Revisor, Jefe de Disciplina,
Ingeniero de Proyecto, Gerente de Ingeniería y Gerente de Proyecto.

Algunas de estas firmas podrán omitirse dependiendo de la organización del Proyecto.

La entrega de planos al Cliente en forma electrónica debe ser de acuerdo al instructivo JCL-WI-
200-01, “Preparación de de Planos”.

Si el plano en revisión B es aprobado por parte del Cliente, Control de Documentos del Proyecto
lo entrega al Jefe de Disciplina para información y posterior emisión en revisión 0.

Si el plano en revisión B tiene comentarios por parte del Cliente, Control de Documentos del
Proyecto lo entrega al Jefe de Disciplina para información y posterior emisión. Esta nueva
emisión debe ser en letras: C, D, E, etc. según corresponda para ser enviado nuevamente al
Cliente para su aprobación.

1.20.4 EMISIÓN EN REVISIÓN 0 O SUPERIOR

Para emitir un plano en revisión 0, Control de Documentos del Proyecto exigirá la copia del plano
aprobado por el Cliente en la revisión anterior, firma correspondiente para cerrar el proceso de
Verificación de Calidad (JCL-WI-200-01 punto 4.5.2) y el Formulario JCL-F-200-01.AB, “Revisión
CAD V8” o el Formulario JCL-F-200-01.AC Revisión CAD V7, según corresponda.

El plano en revisión 0 debe llevar las siguientes firmas:

 Ingeniero
 Proyectista
 Revisor
 Jefe de Disciplina
 Ingeniero de Proyecto
 Gerente de Ingeniería
 Gerente del Proyecto
 Gerente de Disciplina en el timbre de Control de Calidad (si corresponde)
 Control de Documentos del Proyecto (firma y timbre)
 Cliente

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El plano en revisión 1 o superior debe llevar las siguientes firmas:

 Ingeniero
 Proyectista
 Revisor
 Jefe de Disciplina
 Gerente de Ingeniería
 Gerente del Proyecto

Algunas de estas firmas podrán omitirse dependiendo de la organización del Proyecto.

Control de Documentos del Proyecto actualiza el sistema de control que se está utilizando para
cada emisión, prepara la Nota de Envío, distribuye y archiva el plano original (copia papel y/o
electrónica).

1.20.5 DOCUMENTOS DE DISEÑO

El Jefe de Disciplina o Tecnología instruye mediante una notificación, correo electrónico o
teléfono a Control de Documentos del Proyecto, el o los documentos a emitir y en qué revisión.

Control de Documentos del Proyecto localiza dichos documentos en el directorio:

P:\Cxxx\05_Eng_Doc\Disciplina\Tipo Documento\01_Inproces

Y lo copia al

P:\Cxxx\05_Eng_Doc\Disciplina\Tipo Documento\02_Int_App

Para el proceso de impresión y firmas.

Una vez impreso y firmado el documento el ingeniero debe entregar el documento a Control de
Documentos del Proyecto para su emisión.

Control de Documentos del Proyecto copia el archivo a la carpeta:

P:\Cxxx\05_Eng_Doc\Disciplina\Tipo Documento\03_Apprv

Y elimina el archivo de la carpeta:

P:\Cxxx\Ing_Planos\Disciplina\Tipo Documento\02_Int_App

En esta etapa Control de Documentos del Proyecto verifica que el número de la revisión, las
firmas y las fechas sean las correctas.

Ningún documento puede ser emitido sin la entrega de la emisión anterior a Control de
Documentos del Proyecto, salvo indicación contraria por escrito del Gerente del Proyecto.

La emisión en Revisión A, corresponde a Coordinación Interna y Verificación de Calidad.

La emisión en Revisión B, corresponde a la emitida para aprobación del Cliente.

La emisión en Revisión 0, corresponde a la emitida para Construcción.

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La emisión en Revisión P corresponde a la emitida para Informe Final.

Si alguna emisión es considerada como informal, ésta no debe indicar número de revisión, debe
ir timbrada indicando el objetivo de la emisión ya sea “preliminar”, “sólo para información” u otra;
la emisión debe quedar registrada por Control de Documentos del Proyecto y debe contar como
mínimo con la aprobación del Ingeniero de Proyecto.

1.21 EMISIÓN DE PLANOS Y DOCUMENTOS USANDO SISTEMA EDMS – JPI

Ver Instructivo JCL-WI-200-18, “Administración y Control de Documentos en Sistema EDMS-JPI”.

REGISTRO
Control de Documentos debe llevar un registro histórico en papel y/o electrónico, según sea
definido en el Proyecto, de cada una de las revisiones emitidas del documento o plano, junto con
la copia de Coordinación Interna, Verificación de Calidad, Copia aprobada por el Cliente, Copia
de Chequeo, Chequeo CAD.

REFERENCIAS
 GSOP-100, “Project Management and Execution”
 JCL-WI-100-05, “Entrega del Proyecto al Cliente y Cierre de Proyecto”.
 JCL-WI-200-01, “Confección de Planos”.
 JCL-WI-200-02, “Preparación de Especificaciones Técnicas de Equipos”.
 JCL-WI-200-03, “Confección de Listado de Equipos”.
 JCL-WI-200-04, “Confección de Memorias de Cálculo”.
 JCL-WI-200-06, “Planificación y Control de Actividades de Ingeniería”.
 JCL-WI-200-07, “Control de Calidad en la Ingeniería”
 JCL-WI-200-10, “Confección de Requisiciones”.
 JCL-WI-300TI-04, “Administración de la Red”.
 JCL-F-200-08.AD, “Formulario Revisión CAD”

ANEXOS
 JCL-F-200-08.AA, “Disposición Final de Documentos”
 JCL-F-200-08.AB, “Coordinación Interna (Formato de Ruteo)”
 JCL-F-200-08.AC, “Verificación de Calidad (Formato de Ruteo)”
 JCL-F-200-08.AD, “Formulario Revisión CAD”

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