CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.

-
NIT.900.105.069-4

ACTA No 001/2019
ENTREGA DEL CARGO DE ADMINISTRADORA

En la ciudad Villa de San Diego de Ubate, a los quince (15) días del mes de Noviembre del
año 2019, siendo las 12:00 am se reúnen en la oficina de Administracion para realizar la
entrega del cargo de ADMINISTRADORA.

ASISTENTES

LUZ ANGELA GOMEZ GUTIERREZ (Saliente)

ANA LUCIA (Saliente)

1. Solicitar la personería jurídica del Consejo de Administracion, Fiscal, Comité de

Convivencia y Administrador. Anexando copia del Acta de reunión Ordinaria de Asamblea
General de Copropietarios: Nombramiento del Consejo de Administracion, Fiscal y Comité
de Convivencia, copia del acta de Nombramiento de la Administradora, con sus
correspondientes copias de cedula de ciudadanía, carta de aceptación de cada integrante del
consejo de Administracion, fiscal y comité de convivencia, enviarla a la Secretaria general
y de gobierno de la Alcaldia Municipal de Ubate.

2. Cambiar la clave de Correo electrónico cbosquessanfelipe@outlook.com contraseña:

carrera101291

3. Para la DIAN se debe solicitar la cita virtualmente. Se realiza la actualización del RUT
del conjunto y se solicita el cambio de la firma electrinica, se realiza la explicación de
como generar el formulario, cancelar en la entidad bancaria y como archivar.

4. Se informa que en el archivador gris se encuentran las carpetas de los coopropietarios y

en el archivador café las carpetas de usos varios.

5. se entrega el inventario de de bienes del conjunto y de la oficina.

6. se realiza inducción sobre las cámaras de seguridad. Clik derecho en el mousse, para el
menú principal donde se digita el patrón para poder revisar las cámaras según la necesidad
y el horario de la situación que se presente. Hay dos DVR: 1 de dos teras con 16 camaras y
2 de…….. nuevo con 8 camaras. Se realizo la explicación de como exportar a la USB los
eventos realizados, como realizar la reproducción de un video: ingresando la fecha y el
horario inicial y final. Queda pendiente realizar el cambio de claves de ingreso a revisar
cámaras.
8. Se entrega el archivo digital de recaudo el cual debe actualizarse mensualmente con las
consignaciones que realizan los copropietarios según si es cuota de Administracion,
Mantenimiento de parqueaderos adicional, mantenimiento de parqueaderos bahía o multas
y sanciones, allí se refleja el valor de las consignaciones que realiza cada copropietario
mensualmente asi como la cartera. Se entregan paz y salvos y reportes de cartera.

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

9. Se entrega poliza de seguros de la copropiedad la cual se vence en ……………. Con

seguros Mapfre.

10. Se explica el procedimiento para ir a la COOPERATIVA CREDIFLORES (cuenta de

Ahorros No 011025700) y BANCO BBVA (Cuenta de ahorros No 925177818) para el
cambio de firmas por parte del consejo si es el caso y/o presentación de la nueva
administradora.

ENTIDAD FINANCIERA CON CORTE A 31 DE OBSERVACIONES

OCTUBRE DE 2019
BBVA FONDO DE RESERVA
CDT BBVA
CREDIFLORES CUOTAS DE
ADMINISTRACION Y
DEMAS.
 La libreta de Crediflores la maneja la Sra. Esther Gonzalez quien es la tesorer del
Consejo de Administracion.
11. RECAUDOS:Se solicita en la Coperativa Crediflores los recaudos y los movemtos.

Nota: Del 01 al 10 de cada mes se cobra en la actualidad $120.000 como pronto pago y del
11 al 31 de cada mes se cobran $150.000 el valor de la cuota plena de administración.
Teniendo en cuenta que si caen el dia 10 un Domingo o Festivo se recibe el dia siguiente
hábil como pago oportno.

12. Se explica que se deben realizar las cuentas de cobro de los copropietarios dentro de los
5 dias siguientes al mes, informando el valor de la cuota de administración del mes, el
manteniento de parqueaderos y deuda anterior, enviarla por correo o físico y dejar en
portería relación de copropietarios en donde firman el recibido de la misma.

13. Al terminar de ingresar los datos a Excel de las consignaciones estas se archivan en la
carpeta de cada copropietario. (archivador gris). Luego se archivan los formatos de recaudo
de la Cooperativa Crediflores en la A-Z correspondiente (Control de Recaudos).

14. Archivar el movimiento o extracto de cada entidad financiera Crediflores y BBVA, en

la carpeta denominada “Extractos Bancarios” (archivador café)

15. Pasar los gastos al archivo digital de Egresos y al libro de Excel de presupesto como
guía para cumplir con los gastos aprobados en la Asamblea.

16. Se realiza la explicion de como se maneja la correspondecia, si es externa se archiva en

las A-Z de Correspondencia Recibida o Enviada y si es interna va archivada en las carpetas
de cada copropietario o arrendatario.

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

17. Se manejan los siguientes formatos:

 Formato de QUEJAS, SUGERENCIAS, FELICITCIONES Y OTROS.

 Formato para el préstamo de los elementos de dotación del conjunto. (PRESTAMO
DE ELEMENTOS)
 Formato de parqueadero de cada copropietario –(planillas). Este dato lo entregan los
vigilantes ya que ellos lo consignan en las planillas. El OEDINARIO no se cobra,
va dentro de los derechos del residente, se cobra el ADICIONAL a $3.000 por
noche o $50.000 el mes y BAHIA se cobra $10.000 noche o el mes $50.000.

18. Se debe realizar una requisicion de lo que se va a necesitar mensualmente, para tener un
aproximado, en el sistema se denomina “REQUISICION”. El retiro lo hace la tesorera y/o
persona responsable en este caso la Tesorera es la Sra Esther Gonzalez y los otros dos
responsables son la Presidenta Sra Martha Trujillo y el Vice-Presidente el Doctor Alvaro
Briceño.

NOTA: De los retiros que se han realizado desde el mes de Agosto hay unos gastos que
están pendietes por relacionar ya que no se han entregado facuras a la Administradora como
soporte valido para relacionarlos en el formato de gastos y hacer el respectivo EGRESO. A
corte 31 de Octubre los gastos no relacionados por falta de las facturas es de
$........................

19. Por cada pago realizado se debe llevar una planilla de GASTOS y hacer el respectivo
COMPROBANTE DE EGRESO, formato que se encuentra en el sistema.

20. Todo gasto se debe reflejar en el PRESUPUESTO aprobado por la Asamblea General
de Copropitarios, formato denomiado en el sistema como PRESUPUESTO 2019.

21.Se realizan cartas en el formato denominado CARTAS Y OFICIOS.

22. El formato NOMBRES DE COPROPIETARIOS puede utilizarse para los recibidos y

firmas de cada uno de ellos.

23. En el formato CUENTAS DE COBRO se pueden elaborar las cuentas de cobro de las
personas que reaizan algún servicio en el conjunto. Queda pendiente pagar el arreglo de la
planta telefónica por parte de Don Alberto ya que se tuvo que cambiar un fusible.

24. En el formato de ACTAS pueden realizarse las actas de reunione de Consejo.

25. Formato de CONTROL DE PARQUEADEROS, se imprime mensualmente y se dejan

en portería con el fin de que el vigilante consigne la relación de las placas de los autos que
ingresan al conjunto y hacen uso de los parqueaderos en la noche.

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

NOTA: En portería ellos manejan los ingresos de parqueaderos de visitantes- BAHIA, el

control lo llevan el los talonarios, ellos entregan el original al visitante que cancela y la
copia amarilla es para entregar a la administradora junto con el dinero para luego realizar
una consignación y consignar en el Crediflores.

26. El FORMATO REGISTRO DE PROPIETARIOS Y RESIDENTES, se utiliza para

actualizar los datos de los residentes del conjunto. En el formato REGISTRO
PROPIETARIOS Y RESIDENTES Y RELACION DE PLACAS se encuentran los datos
que nos han brindado los residentes.

27. Realizar los llamados de atención cuando los residentes comentan una falta al
Reglamento de Propiedad Horizontal. Después del segundo llamado de atención se cita a
reunión junto con el COMITÉ DE CONVIVENCIA, con el fin de realizar acuerdo y
firmarlo.

28. Cuando un copropietario entrega poder por 3ra vez se le cobra sanción económica que
es una cuota de Administracion plena.

29. En la hoja de calculo Excel de REQUISICION se encuentran dos hojas una para los
gastos de servicios y honorarios y la otra para los gastos de materiales, útiles y otros.

30. En la hoja de calculo PRESUPUESTOS se encuentra el presupuesto del año 2018,

presupuesto 2019 y gastos.

31. Se entrega el siguiente archivo:

 A-Z
 FORMATO PARQUEADEROS VOLUMEN No.1
 FORMATO PARQUEADEROS VOLUMEN No.2
 COMPROBANTES DE EGRESOS E INGRESOS VOLUMEN No.1
 COMPROBANTES DE EGRESOS E INGRESOS VOLUMEN No.2
 CONTROL RECAUDOS VOLUMEN No.1
 CONTROL RECAUDOS VOLUMEN No.2
 CONTROL RECAUDOS VOLUMEN No.3
 CONTROL RECAUDOS VOLUMEN No.4
 CORRESPONDENCIA RECIBIDA
 CORRESPONDENCIA ENVIADA
 DIAN
 FORMATO REGISTRO PROPIETARIOS Y RESIDENTES
 ACTAS DE REUNION DE ASAMBLEA GENERAL VOLUMEN No.1
 ACTAS DE REUNION DE ASAMBLEA GENERAL VOLUMEN No.2
 ACTAS DE REUNION DE ASAMBLEA GENERAL VOLUMEN No.3
 ACTAS DE REUNION DE ASAMBLEA GENERAL VOLUMEN No.4
 ACTAS DE CONSEJO ADMINISTRACION Y ACTAS DE ENTREGA

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

 COMITES DE CONVIVENCIA.
 DOCUMENTOS ADMINISTRADOR.

 ARCHIVADOR GRIS METALICO

 CAJON No.1: COPROPIETARIOS DEL 101 AL 205

 CAJON No.2: COPROPIETARIOS DEL 301 AL 422
 CAJON No.3: RESMAS DE PAPEL, SOBRES, DOS PARLANTES, CABLE
ENERGIA COMPUTADOR, CABLE DE IMPRESORA USB.

 ARCHIVADOR CAFÉ (MADERA)

 CAJON No1.
o LIBRO DE CREDIFLORES
o LIBRO DE CAJA
o COTIZACIONES RECIBIDAS
o CREDIFLORES
o DOCUMENTOS ADMINISTRADOR
o EQUIPO DE SONIDO CONSOLA, CABINAS, MICROFONOS Y
REGULADOR.
o EMPRESA DE SEGURIDAD BTWIN LTDA
o EMPRESA DE SEGURIDAD LAGUS LTDA
o ESCRITURAS DE BOSQUES DE SAN FELIPE-REGLAMENTO
o EXTRACTOS BANCARIOS BBVA Y CREDIFLORES
o FIRMAS DE RECIBIDO
o FORMATOS Y AUTORIZACIONES DE USO DE ELEMETOS
o MANUALES DE EQUIPOS
o HOJAS DE VIDA
o PAGOS DE RETE FUENTE DESDE 2007 A 2014
o PERSONERIA JURIDICA 2007 AL 2017
o POLIZAS DE SEGUROS COPROPIEDAD DE 2014 AL 2019
o PROPUESTAS DE EMPRESAS DE VIGILANCIA
o CODENSA
o COTIZACIONES RECIBIDAS

 CAJON No.2
o 10 TALONARIOS CREDIFLORES DESDE EL 19 DE FEBRERO DEL 2009
AL………..
o ACTIVIDADES BOSQUES DE SAN FELIPE
o ASUNTOS ESPECIALES
o ASUNTOS ALCALDIA MUNICIPAL
o INSTALACION CONCERTINA 2010-2011

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

o RECAUDOS DE ENERO A JUNIO DE 2015

o PLANILLAS PARQUEADEROS 2015
o COMPROBANTES DE INGREOS Y EGRESO DE 2015
o 4 LIBROS PARA ACTAS
o CARPETA CON DOCUMENTOS DE EPOCA DE YESENIA
o CARPETA HOJA DE VIDA MIRYAM
o TALONARIOS DE PARQUEADEROS 26-04-2010 AL 29-04-2017
o 10 REGLAMENTO DE BOLSILLO 2006.

 CAJON No.3 ELEMENTOS DE ASEO

o 1 TRAPERO
o LIQUIDO LIMPIAPISOS
Los demás elementos de aseo se sacaron para la portería por orden del consejo como los
son: 2 bolsas de jabon en polvo, 1 Rounda up bolsas para la basura.

 ARCHIVADOR DEL ESCRITRIO

 CAJON No.1

o CAJA GANCHOS LEGAJADOR

o CAJA DE GANCHOS O GRAPAS COSEDORA
o SELLO (JUNTA DE ADMINISTRACION CONJUNTO CERRADO BOSQUES
DE SAN FELIPE)
o CD IMPRESORA LASER JET PROFESIONAL P1100/P1560/R1600 SERIES
o CD DE RUPTURA DE VIDRIOS INT 401
o 1 USB NEGRA (ENTREGADA A LA ADMINISTRADORA)
o 1 USB GRIS (ENTREGADA A LA ADMINISTRADORA)
o 1 CALCULADORA NEGRA PEQUEÑA
o 13 LLAVES COPIAS DE TOMAS DE ENERGIA, EXTINTORES Y OTRAS
ANTIGUAS.
o 1 TARJETA PLASTIFICADA DEL NIT 832005376-5 CUANDO ERA
ASOCIACION DE USUARIOS BOSQUES DE SAN FELIPE UBATE.
o PILAS RECARGABLES PARA EL CITOFONO INALAMBRICO DE LA
PORTERIA.
o 1 BISTURI
o 1 TIJERAS
o CINTA TRANSPARENE PEQUEÑA Y ANCHA
o 1 SACA GANCHOS
o 1 PISTOLA DE SILICONA

 CAJON No.2

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

o CONSIGNACIONES EN BLANCO CREDIFLORES

o PISTOLA DE SILICONA
o CONTROL DE TV
o BONMBILLOS FLACHER DE MUESTRA
o CONVERTIDOR GRIS EN CAUCHO DE 3
o 1 VELA
o FOTOS DE LA PORTADA
o 1 METRO

 CAJON No.3

o RESMA DE PAPEL CARTA

o RESMA DE PAPEL OFICIO
o 2 SOPORTES DE MONITOR DE PORTERIA
o DIRECTORIO COMERCIAL Y DE SERVICIOS 2011
o CODIGO PENAL Y CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL
o CABLE DE MONITOR
o DOS AVISOS SALIDA DE EMERGENCIA Y PUNTO DE ENCUENTRO
o DOS AVISOS PELIGRO DE RIESGO ELECTRICO
o 7 SILICONAS DELGADAS

Se anexa inventario.

El equipo de sonido esta pendiente para enviar a bogota para su arreglo.

Esta pendiente por encontrar dos extensiones que son del equipo de sonido largas y gruesas
que se refundieron en el aseo que adelanto la sra Esther, una colaboradora que llevo, don
Javier Sarmiento y yo como Administradora, don Javier y yo nos retiramos antes de
terminar el aseo ya que teníamos asuntos pendientes y quedo a cargo la Sra Esther
Gonzalez.

Firman los que en ella intervienen, hoy 15 de Noviembre de 2019.

LUZ ANGELA GOMEZ GUTIERREZ ANA LUCIA

ADMINISTRADORA SALIENTE ADMINISTRADOR
ENTRANTE

TESTIGOS:

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.
 CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.-
NIT.900.105.069-4

______________________________ __________________________

LUZ ANGELA GOMEZ GUTIERREZ

ADMINISTRADORA: CONJUNTO RESIDENCIAL BOSQUES DE SAN FELIPE.

Cra.10 No.13-07 E-MAIL: cbosquessanfelipe@outlook.com

UBATE – CUNDINAMARCA.