Recursos Humanos - La definición de funciones

  Organigramas

Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de

autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el
nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de un
organismo social.

Pasos para elaborar un organigrama:

1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;

2. Compararla con una lista de comprobación;
3. Preparar cuadros o plantillas, y
4. Diseñar el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada
de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de elaboración,
aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.

Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:

a) Contenido  Estructurales. Tiene por objeto la

representación de los órganos que integran el
organismo social.

 Funcionales. Indican en el cuerpo de la

gráfica, además de los órganos, las funciones
principales que éstos realizan.

 De integración de puestos. Señalan en cada

órgano, los diferentes puestos establecidos,
así como el número de puestos existentes y
requeridos.

b) Ambito de  Generales. Representan sólo a los órganos

aplicación principales de la empresa y sus
interrelaciones.

 Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre

determinados aspectos de la organización de
una unidad o área de la empresa.

c) Presentación  Vertical. Es el que muestra la jerarquía

orgánica en sus diferentes niveles desde el
 más alto hasta el más bajo.

 Horizontal. Se aprecia y se interpreta de

izquierda a derecha más bien que de arriba
hacia abajo.

 Mixtos. Se representa la estructura de una

empresa utilizando combinaciones verticales
y horizontales.

 De bloque. Tienen la particularidad de

representar un mayor número de unidades en
espacios reducidos.

 Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de

un círculo con líneas horizontales de la
gráfica vertical, formando una serie de
círculos concéntricos alrededor del ejecutivo
jefe.

Manual de organización

Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja

un organigrama. Los manuales de organización exponen la estructura de la empresa;
señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura
funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y
coordinación y las actividades de los órganos de la empresa.

El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos

correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las
limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los
demás de la empresa.

Tipos de manuales de organización:

a. Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la

empresa.
b. Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad
administrativa en particular.

El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay
dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los
manuales, las descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos
instrumentos muestra las líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de
cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones
primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales de organización suelen
incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa.

Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se

encuentran:

 Presentación o identificación
 Indice o contenido
 Prólogo o introducción
 Directorio
 Antecedentes históricos
 Objetivo
 Estructura orgánica
 Organigrama
 Estructura funcional

Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:

 Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje

los objetivos que se pretenden alcanzar.
 Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales
de la empresa.

El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la

mayoría de los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios
pueden solicitar ayuda de expertos, éstos por lo general deben tomar las principales
decisiones a partir de la estructuración de la empresa.

El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y

humanización de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y
flexibilidad para los propietarios.

Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios

estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinámicas y
flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en día.
Tipos de Organigramas
Conozca cuáles son los diferentes tipos de organigramas y que características generales
tiene cada uno de ellos...

Por: Ivan Thompson

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u

organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría [1].

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad
para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que
todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los
diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el
presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores,
con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos
tipos de organigramas y de sus características generales.

Tipos de Organigramas:
Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro
"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la
Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente
clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito,
4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman [2].

o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].

o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término
 mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en
el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2].

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se

diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello,
solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones [3].

o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].

o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad
Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el
Directorio de la S.A. [3].

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo

planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación
[3].

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el
sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su
 equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina [2].
Ejemplo:

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización [2].
Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes [2].
Ejemplo:
o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de
gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general [2].
Ejemplo:

o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos

y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
 También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide

en cuatro tipos de organigramas:

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos
en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración,
por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].

o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
 de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
líneas dispuestas horizontalmente [2].

o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en
la base [2].
o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos [2].

o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada
uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso,
indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están
indicadas por las líneas que unen las figuras [3].