Está en la página 1de 10

UNIVERSIDAD POLITCNICA ESTATAL DEL CARCHI INFORME N4 1. DATOS INFORMATIVOS 1.1 Escuela: Administracin de Empresas y Marketing 1.

2 Nivel: Tercero 1.3 Nombre: Evelyn Romn 1.4 Tema: Filtros y tablas dinmicas 1.5 Fecha: 01/11|/2011

2. Objetivo: Investigar sobre las caractersticas generales de filtros y tablas dinmicas para subirla en la wiki. 3. Contenido: Resumen en texto. FILTROS Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) Que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Autofiltro Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna del rango filtrado.

Rango sin filtrar Rango filtrado Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico (como un valor de Davolio).

Filtros Avanzados El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tienes que escribir los criterios (o condiciones) segn los cuales deseas filtrar los datos (en un rango independiente). Los filtros avanzados se utilizan para: - Filtrar criterios complejos en menor tiempo. - Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar (dentro de la misma). - Filtrar slo parte de la lista. Por ejemplo slo algunas columnas en particular. Preparar la base de datos o lista El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de clculo: La base de datos, el rango de criterios y el rango de extraccin (o rango copiar a). 1. La base de datos: Es la lista normal en la que deseamos realizar el filtro. 2. Rango de criterios: Espacio donde se escribirn las condiciones o parmetros que limitan los datos que se filtrarn. En este rango podrs colocar todos o slo algunos de los campos (columnas). 3. Rango de extraccin: Celdas donde Excel realizar una copia de la informacin filtrada. Puedes omitir este rango si decides no copiar los datos filtrados en otro lugar sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original. Procedimiento

Para

realizar

un

filtro

avanzado

sigue

este

procedimiento:

1. Inserta al menos tres filas vacas sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios, o bien escribe las condiciones en un espacio vaco de tu hoja de clculo. El rango de criterios debe tener todos o algunos de los nombres que tienen las columnas de la lista. Compruebe que existe al menos una fila (o columna) vaca entre los valores de criterios y la lista. El aspecto de la hoja de clculo ser ms o menos este:

2. En las filas situadas bajo los rtulos de columna, escribe los criterios (las condiciones) que limitarn tu bsqueda 3. Prepara tu rango copiar a (de ser necesario) 4. Haz clic en una celda de la lista 5. Ve al men Datos 6. Haz clic en la opcin avanzadas.

7. Haz clic Avanzadas. Aparece el siguiente cuadro:

8. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otro rango de la hoja de clculo, haz clic en Copiar a otro lugar. 9. Si elegiste Copiar a otro lugar haz clic en la casilla Copiar a. 10. Escribe referencia de la celda o rango donde deseas pegar las filas filtradas. 11. En la casilla Rango de criterios introduce el rango donde escribiste las condiciones o criterios para el filtrado, incluidos los rtulos de criterios. 12. Haz clic en el botn Aceptar. 13. Revisa el rango de extraccin para verificar que los datos extrados si son los que necesitas. TABLAS DINMICAS Las tablas dinmicas son muy tiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, aadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinmicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos. Una tabla dinmica combina y compara en forma rpida grandes volmenes de datos. Permitiendo el anlisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Lleno desde lo general a lo especfico.

Las tablas dinmicas solo sirven para resumir los datos segn la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opcin posible sera tomar los datos de la tabla dinmica excel con la funcin importar datos dinmicos e incorporarlos a nuestro modelo excel.

Las tablas dinmicas, tambin llamadas pivot tables, son herramientas para el anlisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en la BD. Permiten analizar slo una porcin de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la informacin relevante, con lo que el anlisis se torna ms sencillo. Las pivot tables estn basadas en dos conceptos: sumarizacin y rotacin.

Sumarizacin Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. Rotacin Es la posibilidad de colocar, quitar y/o mover la cantidad de campos seleccionados a cualquier posicin que se requiera, siempre y cuando estos campos estn contenidos en la base de datos. Las tablas dinmicas proporcionan un modo de resumir y analizar fcilmente grandes volmenes de datos. Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar su disposicin reordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, rpida y fcilmente. Las tablas dinmicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinmicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa. Preparar datos para su representacin grfica: Los grficos basados en tablas dinmicas cambiarn automticamente cuando cambie la tabla dinmica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear grficos, las tablas dinmicas son ideales para este propsito. Anlisis de datos adecuado: Se analizarn de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinmicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rpidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee. Crear Informes: Es uno de los usos ms habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir.

Lista o base de datos: Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica. Botones de campo para reordenar los datos: Una tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales resume mltiples filas de informacin de los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podr ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas. Tabla dinmica resultante: Para crear una tabla dinmica, utilice el Informe de tablas y grficos dinmicos como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos... del men Datos. Datos Resumidos: La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica.

Dentro de la tabla dinmica se pueden distinguir los siguientes elementos:

Campo de Pgina: Un campo de pgina es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de pgina en una tabla dinmica. En el ejemplo, Regin es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de pgina, la tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento. Elemento de un campo de Pgina: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla ser un elemento en la lista de un campo de pgina. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de pgina Regin y la tabla dinmica muestra nicamente los datos resumidos para dicha regin. Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los ms prximos al rea de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, estn situados a la izquierda de los campos de la fila interior. Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de columna en una tabla dinmica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos ms prximos al rea de datos; los campos

de columna exteriores estn encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra nicamente un campo de columna).

Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinmica mediante la funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma. Elementos: Los elementos son una subcategora de un campo de la tabla dinmica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rtulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos. rea de Datos: El rea de datos es la parte de la tabla dinmica que contiene los datos resumidos. Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del rea de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2. Para comenzar, puedes utilizar tus propios datos ordenados en forma tabular o puedes ejemplo. Con datos ordenados en forma tabular nos referimos a que cada registro ocupe una lnea de excel, adems de que la primera lnea sea el encabezado de las columnas. Si bajaste el archivo de ejemplo debers ver una pantalla como la siguiente:

En la pestaa "Insertar" de la banda de opciones se encuentra el botn "Tabla dinmica" al hacer clic en este botn aparecer la siguiente pantalla que es la pantalla de opciones para la creacin de la tabla dinmica, la cual como podrs notar, es similar a las versiones anteriores de excel. En esta pantalla podrs configurar las opciones de rango de celdas y ubicacin donde se colocar la tabla dinmica.

Tabla o rango: Es el rango de las celdas donde se encuentra la informacin que se quiere agregar a la tabla dinmica. Ubicacin: Dnde se colocar la tabla dinmica que se va a crear, las opciones son en una hoja nueva o una celda de alguna hoja existente donde se escribir la primera celda de la tabla dinmica. Al hace clic en aceptar nos aparecern dentro de la hoja de excel la tabla dinmica sin datos as como la ventana de propiedades de la tabla dinmica. En esta tabla de propiedades podremos arrastrar los campos para formar la tabla de acuerdo a los resultados que estamos buscando. En este ejemplo hicimos un clculo de total vendido para cada persona en las diferentes regiones.

La ventana de propiedades nos queda como sigue:

4. Conclusin : Mediantes los filtros nos podemos ayudar para buscar de una manera rpida informacin que deseemos, y con las tablas dinmicas nos sirve tambin para obtener informacin que requiera de operaciones matemticas y lo arroja inmediatamente lo que escogimos. Lincografas: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx http://www.pedvirtual.com/index.php?option=com_content&view=artic le&id=29%3Aexcel-filtros-avanzados&catid=16%3Aexcel&limitstart=8 http://excelforo.blogspot.com/2010/08/tablas-dinamicas-ocultarregistros-sin.html http://www.tutorialesytrucos.com/tablas-dinamicas-excel-2010-2.html