Buenas Prácticas Para el Manejo Correcto de un Sistema de Inventarios en SPI

Presentación.
El presente documento es de carácter informativo y tiene como objetivo dar una orientación, sobre la forma
como se debe llevar forma correcta el manejo de un sistema de inventarios.

El No atendimiento de estas recomendaciones da como resultado, los descuadres de inventario, la falta de

costeo, los informes descuadrados en temas de rentabilidad y en fin un sin número de problemas que
obedecen a una mala manipulación del sistema y en ningún momento a fallas del sistema SPI.

Si por cualquier motivo no se entiende o se desconoce la funcionalidad o procedimiento para seguir algún ítem
especifico, favor elevar la consulta a SPI soluciones por alguno de los canales habilitados por nuestra empresa:

 Contacto telefónico Línea Única de soporte 311 7110926

 Contacto telefónico con los asesores de soporte 314 7929589 / 300 5147193
 Correo electrónico soporte@spisoluciones.com

Recomendaciones.

1. Tener definida la forma de liquidación del valor de venta de cada referencia.  Esto es.  El valor de venta
es Neto IVA Incluido?  o se factura el Valor Más IVA?.  Una vez definido el tema, se debe configurar
esto en el archivo correspondiente a la configuración del sistema SPI. Esto para que se tenga la
claridad necesaria al momento de generar los informes y saber cómo se está visualizando la
información en el sistema.

2. Tener definidos previamente todos los archivos de organización del inventario. Impuestos,
Retenciones, Línea, Grupo y Sección.  Adicionalmente, cada referencia que este organizada y asociada
a Línea, Grupo, Sección, Impuestos (IVA y Rete-fuente).

3. Todos los documentos deben ser diligenciados completamente. Y sobre todo aquellos relacionados con
los movimientos de ENTRADA, siempre deben llevar el valor del COSTO. Ningún documento debe
quedar con el valor de costo en Cero.

4. SIEMPRE para todas las referencias, se deben ingresar primero los documentos de ENTRADA, antes de
elaborar los documentos de SALIDA de mercancías, esto por organización cronológica a la hora de
realizar auditorías sobre el movimiento de alguna referencia.

5. Todos los documentos de inventario, una vez elaborados y revisados deben marcarse como IMPRESOS.
Esto no implica que se deben imprimir Físicamente, sino que deben pasar por una pre visualización
semejante a la impresión de tal forma que queden cerrados a cualquier tipo de modificación voluntaria
o involuntaria de cualquier funcionario.

6. Antes de la realización de cualquier procedimiento de inventario físico es necesario que no esté ningún
funcionario trabajando en el sistema y se deben ejecutar los procesos de actualización, previos a
cualquier proceso de inventarios.
7. Es necesario, siempre, previo a cualquier proceso de inventario físico, realizar una copia de seguridad
del sistema, con el fin de que si se llegara a presentar cualquier inconveniente en el tema de saldos,
haya siempre un respaldo de información, el cual se pueda insertar nuevamente y devolver el proceso
realizado.

8. Nunca se deben entrar o entregar mercancías sin el diligenciamiento de los documentos que avalen
dicho movimiento (entrada o salidas de productos) en el sistema SPI, y como se mencionó en el punto
No. 2. Estos deben quedar “marcados” o “cerrados” de tal forma que se asegure que ninguna persona
los pueda modificar.

9. Nunca se deben “desmarcar” los documentos “cerrados” para ser modificados, pues de esta forma
nunca se podrá asegurar la calidad de la información almacenada.

10. Nunca se debe modificar el tercero del encabezado de los documentos una vez guardada la
información. Si se requiere, es necesario ANULAR el documento y elaborar uno nuevo con la
información correcta.

11. Mantener COPIAS DE SEGURIDAD periódicas, con una frecuencia mínima de una semana por cada
copia, con el fin de mantener un respaldo de la información. Adicionalmente, revisar que se cuente
con una copia FUERA del equipo donde se encuentra el sistema, es recomendable en dispositivo
externo, adicional a la copia frecuente que se hace en el equipo.