HISTORIA DEL SISTEMA ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

En los 70: No existía el concepto de ERP. SAP desarrollo un software el cual era

capaz de gestionar datos de procesos (compras, ventas, producción) en tiempo real y los

grababa en una base de datos central, todo ello mediante un sistema llamado R/1.

En los 80´s: Se empezaron a conocer como sistemas ERP Estándar, y el único

pionero en ese campo era SAP el cual se convirtió en líder para dicho mercado

A comienzos del 2003 SAP redefinió el concepto de ERP ya no seria un sistema con

una base de datos, sino una combinación de productos que abarcan procesos básicos

como compras, ventas y producción, el cual entrelaza los diversos departamentos de una

organización.

Que es SAP ERP

Por las siglas en ingles significa planificador de recursos empresariales, el cual

combina todas las actividades de negocios y procesos técnicos de una empresa en una

solución informática:

 Simple: Fácil manejo

 Integrada: Combina cualquier actividad que impacta en otros módulos, es

decir permite compartir datos entre departamentos.

 Robusta: Base de datos única, se maneja gran cantidad de información para

así poder analizarlas

 Confiable: Cuenta con información a la mano y en tiempo real.

Que es SAP:

Es una herramienta de gestión informática que utilizan las compañías para mejorar

eficientemente sus procesos organizacionales. Por sus siglas es Sistema Aplicaciones y

Productos es un sistema informático, compuesto por varios módulos entrelazados, para

poder abarcar todas las funciones de una empresa en todas sus áreas o departamentos.

Este sistema se basa en el concepto de combinar una serie de aplicaciones para

administrar la cadena de valor de una empresa, brindando al usuario flexibilidad para

enfrentar situaciones dinámicas propias del mercado.

Ventajas de usar SAP

1. Optimización de los procesos empresariales: al ser un sistema sencillo de usar, se

reducirá el tiempo por ende se optimizarán los procesos a realizar.

2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna: confiable por que la

información aparece en nuestro reporte, precisa porque contamos con

información que nosotros mismos ingresamos y oportuna porque podemos

consultar en cualquier momento.

3. Posibilidad de compartir información entre diversos departamentos o

componentes de la organización (sistema integrado)

4. Eliminación de datos y procesos innecesarios: Al realizar una operación y al ser

un sistema integrado ayuda a que dicha información llegue al área

correspondiente sin que esta área realice algún nuevo proceso, sino la

continuación del mismo.

5. Disposición de información en tiempo real

6. Capacidad predictiva: En base al stock el sistema te alerta para poder realizar

nuevas solicitudes u OC.

7. Reducción de tiempos y de los costos de los procesos: SAP ya tiene el registro y

almacena datos históricos de tiempo y costos de mantenimientos a algunas

maquinas o equipos.

8. Permite estandarizar los procesos sin mayores ajustes salvo a las particularidades

que requiera la empresa: Al ser procesos estandarizados quiere decir que se

adapta a cualquier tipo de empresa.

9. Uso de transacciones enjoy o amigables

Desventajas

1. El éxito se basa en la tecnología de implementación, ya que depende de las

mejoras practicas del SAP para garantizar el éxito del funcionamiento, sin el

correcto uso y aplicación de la metodología no se puede garantizar el uso

correcto de esta aplicación.

2. Resistencia al cambio y la disposición de gestionar las actividades bajo el nuevo

entorno SAP puede limitar la eficiencia en la ejecución de las operaciones. Se

da cuando estas acostumbrado a usar otros sistemas distintos a SAP

3. Baja habilidad para realizar las labores en el entorno SAP lo cual limita su

eficiencia, ya que un usuario mal capacitado no aprovecha el sistema

4. Costos de implementación muy altos

5. La aplicación solo podemos verla en empresas medianas y grandes, por que son

quienes pueden asumir los grandes costos de implementación

Concepto de integración de SAP

SAP está compuesto por módulos que permiten segmentar o sub dividir las

aplicaciones por áreas o funciones, pero trabajando coordinadamente y en tiempo real

En resumidas cuentas, integra o une a las diferentes áreas entre sí para optimizar la

gestión de procesos.

Que esa SAP MM

1. Es el módulo logístico encargado de administrar y controlar los materiales y

servicios que posee y requiere una organización.

2. Cubre todas las tareas relacionadas con el área de aprovisionamiento, incluyendo,

planificación logística, evaluación de proveedores y verificación de facturas.

 3. Incluye además gestión de stock de los materiales, con la finalidad de optimizar

el ciclo de aprovisionamiento de la empresa.

4. Proporciona información de apoyo a gerencia con el propósito de informar y

monitorear las operaciones logísticas del negocio.

Ciclo de aprovisionamiento en SAP MM

1. Determinación de requerimientos: es la necesidad de aprovisionar algún material

o servicio que requiera nuestra organización (Solped)

2. Determinación de la fuente de aprovisionamiento: Determinar quién será nuestro

proveedor o proveedores (a quien le vamos a comprar)

3. Selección de proveedores: depende de factores como precio, tiempo de entrega,

calidad del bien o servicio. Estos factores se evalúan, comparan y eligen al

proveedor.

4. Procesamiento de orden de compra: esta OC esta referenciada a una petición de

oferta generada en la determinación de fuente de aprovisionamiento o solicitud

de pedido generada en la determinación de requerimientos

5. Seguimiento del pedido: aquí se ven los tiempos de entregas, condiciones de

pago, fletes todo ello es realizado por el analista de compras

6. Recepción de materiales: Recibir materiales o servicios

7. Verificación de facturas logísticas: verificar factura en base a nuestra entrada de

mercancía, aquí se genera la cuenta por pagar y se envía a finanzas para la

ejecución del pago.

8. Ejecución del pago (encargado es el módulo de finanzas)

Estructura SAP MM

Sub módulo de compras

 Solped

 Estrategia de procura

 Petición de oferta

 Pedidos / contratos marco

Sub módulo de gestión de stock

 Entradas de mercancías

 Movimiento interno de materiales (transferencias)

 Toma de inventario físicos

 Salida de mercancías

 Creación de documentos materiales

Sub módulo de verificación de facturas

 Creación de la factura logística

 Generar cuentas por pagar

 Creación de documento financiero

Toda esta estructura detallada se integra con los DATOS MAESTROS:

 MAESTRO DE MATERIALES y MAESTRO DE PROVEEDORES

Maestro de materiales:

Contiene toda la información de todos los materiales que una empresa compra, vende

o almacena.

Maestro de proveedores:

Contiene toda la información de los proveedores que van a aprovisionar dichos

materiales.

Maestro de materiales en SAP

Están divididos en vistas, las cuales hacen referencia a cada una de las informaciones

que nosotros requerimos de ese material:

 Vista de información general: Contiene o asocia el código de material,

descripción del material y la unidad de medida de dicho material.

 Vista de planificación del material: tiempo de aprovisionamiento, cantidad

de stock mínimo, característica de planificación

 Vista de Stock centro/almacén: nos permite saber que cantidad de cierto

material hay en determinad centro o almacén en particular. Nos permite ver

en tiempo real la cantidad de ese material.

  Vista de contabilidad: se guarda información de la valoración del material

(precio, categoría de valorización, poder visualizar el valor de ese material en

un centro en particular)

 Vista de compras: se guarda información de los grupos de compras que

gestionan el material, precios y unidad de medidas)

 Vista de ventas: se guarda información de los canales de distribución, grupo

de carga o transporte que usa algún material, indicador de impuesto de

ventas.

 Vista de programación de la producción: información de hoja de ruta,

disponibilidad de un material para un proceso productivo.

 Vista de control de calidad: brinda información de la gestión de calidad.

Nota: El maestro de materiales siempre es gestionado por el módulo MM

Maestro de proveedores en SAP

1. Datos generales: dirección, teléfono, datos de control (RUC), datos bancarios y

personas de contactos

2. Datos de sociedad: información contable, operaciones de pago (tipos de bancos,

tipo de pago cheque o transferencia), impuestos correspondientes (retenciones)

3. Datos de organización de compras: información para las compras (condiciones

de pago, verificación de factura en base a entradas de mercancías, cantidad

mínima de compras a ese proveedor (línea de crédito), importe mínimo para una

compra), interlocutor comercial.

Estructura organizativa de SAP MM

 Mandante: es una unidad dentro de un sistema SAP que es autónoma en el

aspecto legal y organizativo como en lo que se refiere a datos, con registros

maestros independientes, así como un conjunto de tablas independientes.

Desde el punto de vista empresarial, el mandante representa un grupo de

empresas.

 Sociedad: es la unidad organizativa mas pequeña de las finanzas externas

para la que se pueda reproducir un sistema completo y autónomo de

contabilidad. Esto incluye la entrada de todos los eventos que precisen ser

contabilizados en las cuentas y la creación de un log completo para balances

y cuentas de perdidas y ganancias

 Centro: es una unidad organizativa dentro de la logística que sub divide una

empresa de el punto de vista de la producción, el aprovisionamiento y la

planificación de necesidad. Un centro puede representar una variedad de

entidades dentro una empresa como, por ejemplo: instalación de producción,

centro de distribución, oficina de ventas regional, etc.

 Almacén: es una unidad organizativa que permite diferencias los stocks de

material dentro de un centro. La gestión de stocks se realiza en el nivel de

almacén del centro al igual que el proceso de inventario.

 Organizaciones de compras: es una unidad dentro de la logística que sub

divide la empresa según las necesidades de compra (bien o servicio). Una

organización de compras adquiere materiales o servicios, negocia condiciones

de compras con los proveedores y asume la responsabilidad de estas

transacciones.
  Grupo de compras: es una clave para un encargado de compras o grupo de

encargados de compras responsables de determinadas actividades de compras

internamente, el grupo de compras es responsable del aprovisionamiento de

un material o una clase de materiales.

Sub módulos de SAP MM

a) MPR = Planificación de necesidades de materiales: Realiza la

planificación para la generación de ordenes previsionales, solped, en función

de las necesidades de aprovisionamiento de materiales para la fabricación o el

abastecimiento del producto final a tiempo y en la cantidad requerida. El

planificador de necesidades responde a las preguntas de cuanto y cuando

aprovisionarse de los materiales requeridos.

b) PUR = Gestión de compras: Compras PUR es un componente de la gestión

de materiales que brinda soporte a la fase de gestionar la solicitud de pedido

formal a un proveedor, para que suministre determinadas mercancías y

servicios de acuerdo con los términos y condiciones estipuladas.

Aprovisionamiento externo de materiales o servicios. Determinación de

posibles fuentes de aprovisionamiento para una necesidad identificada por el

sistema de planificación y control de necesidades o surgida directamente

dentro de un área de especialización

c) IM = Gestión de inventarios: Comprende las siguientes actividades:

movimiento de mercancías, entradas, salidas, traslados, traspasos, proceso de

inventario físico, gestión de stock.

d) IV= Verificación de facturas logísticas: Es la culminación del proceso de

aprovisionamiento, aquí se genera la cuenta por pagar al acreedor, luego de

culminar la gestión de compras, la gestión de stock, finalmente se verifica las

facturas en función a nuestra entrada de mercancías.

e) IS = Sistema de información: Permite analizar los datos en tiempo real. La

estructura de información forma la base de datos para análisis de grupos de

compras, gestión de stock, movimiento de materiales y repostes pronósticos.

La estructura de información forma la base para grupos de materiales,

proveedor y análisis de material.

 A nivel de imputación quiere decir que el material solicitado va directo a stock, y no

es imputada a un área de finanzas sino será imputada directamente a nuestra cuenta de

inventario.
 TEMA 2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA SAP MM

Mandante

 Unidad autónoma tanto en el aspecto legal y organizativo como en los datos,

con registros maestros independientes, como un conjunto de tablas

independientes.

 Desde el punto de vista empresarial, representa un grupo de empresas

 Desde el punto de vista SAP es el nivel jerárquico mas alto dentro del

sistema.

El mandante es una empresa que tiene varias sociedades independientes:

Ejemplo: General Motors el cual el mandante seria General Company y debajo de

ello están las sociedades.

Sociedades:

 Unidad organizativa más pequeña de las finanzas externas

 Se puede reproducir un sistema completo y autónomo de contabilidad

 Incluye todos los elementos relevantes para la contabilidad

 Representa una entidad contable independiente que realiza su propio balance

(empresa dentro de un grupo de empresas)

Ejemplo: Sociedades independientes dentro de General company, que se dedican a

ciertas actividades como fabricación de piezas o compontes

Centro:

 Unidad organizativa de logística que subdivide una empresa desde el punto

de vista de la producción, el aprovisionamiento y la planificación de

necesidades.
  Representa entidades dentro de una empresa: instalación de producción,

centro de distribución, oficinas de ventas regional, sede central de la empresa,

ubicación de mantenimiento.

En un centro se pueden realizar movimientos logísticos, compras, ventas, despachos

y traslados (movimiento de materiales)

Almacén

 Unidad organizativa que permite diferenciar los stocks dentro de un centro

 La gestión de stock por cantidades en el centro se realiza a este nivel

 El proceso de inventario también se realiza a este nivel

Dentro del almacén se realiza diferenciación de stock por tipo de material, actividad

de proceso de inventario, conteo

Organización de compras

 Unidad organizativa que sub divide la empresa según las necesidades de

compra (materiales o servicios) nacionales o de exportación

 Adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compras con los

proveedores y asume las responsabilidades de esas transacciones.

Grupo de compras

 Grupo encargado y responsable de las actividades de compras

 Internamente es el responsable del aprovisionamiento de un material o clase

de material (materia prima, embalajes, materiales de consumo, productos

terminados)
  Externamente: canal principal para las relaciones comerciales con los

proveedores

 El grupo de compras no es equiparable a otras unidades de la estructura de la

empresa

El grupo de compras no está atado a ninguna de las estructuras mencionadas, es

independiente.
Organización de compras descentralizada.
Maestro de materiales

Comprende todos los registros de materiales individuales guardados en el sistema, el

cual contiene descripciones de todos los materiales que una empresa obtiene, produce y

gestiona en stock.
 Datos básicos: información de la descripción del material, texto breve,

unidad de medida (und, kg.), peso del material.

 Planificación de necesidades: información relacionadaa si el material se

planifica y cuál es su característica de planificación, si el material se

aprovisiona interna o externamente dentro de la empresa o si tiene un stock

mínimo para el proceso de aprovisionamiento (información de pronostico

para no quedarnos sin stock en nuestros almacene)

 Stock centro/almacén: vistas relacionas a una actividad especifica dentro del

dato maestro. Aquí hay información de la cantidad de unidades que hay en un

almacén, como están distribuidas.

 Finanzas del material: cuando a sido comprado el material, a que proveedor

hemos comprado y cuál es el valor del material

 Almacén: información de donde se ha creado el material (a nivel de centro y

almacén)

 Gestión de almacén: en esta vista tenemos información del número de

almacén, cual es la ubicación especifica dentro del almacén donde se ubica el

material

 Compras: información de organización de compras y grupo de compras

encargados de realizar el aprovisionamiento del material

 Ventas: procesos de ventas directa al cliente, impuestos, canales de

distribución

 Planificación: información relevante a proceso de aprovisionamiento

planificado en lo que viene a ser suministro futuro de un material

 Gestión de calidad: información de los planes de inspección sujetos al

material. (proceso de inspección de calidad)

  Pronostico: como se ha consumido el material, demanda historia a nivel de

estadística lo cual va muy relacionado al proceso de planificación

 Clasificación: va relacionado a un proceso de gestión de almacenes, aquí se

guarda información de lo que son gestión de lotes de un material.

Nivel de partida:

 aquí se coloca el número o código de material ya sea interno (automático) o

externo (manual)

 Tipo de material (materia prima, producto terminados, etc.)

 Rama a la que se dedica la empresa (automotriz, farmacia, etc)

Tipo de material

SAP MM clasifica los materiales de la siguiente manera:

 Materias primas

 Materiales auxiliares y de consumo

 Productos semi acabados

 Productos elaborados

¿Qué datos controla el tipo de material?

 Asignación de numero: es el código, puede ser externo (generado de forma

manual) o interno (generado automáticamente por el sistema)

 Clase de aprovisionamiento: aquí se determina si el material se produce

internamente (lo realiza la misma empresa) o lo compramos a través de un

proveedor externo.

 Área de especialización: material creado o comprado para un área especifica

 Selección de campos: determina si el material es para el campo de

producción o consumo, de acuerdo al tipo.

 Determinación de cuentas: al recibir la mercadería determina cuenta de

inventario de forma automática.

 Parametrizaciones: nos permite tener información predeterminada, para la

creación de un dato maestro. (se parametriza con la finalidad de ya tener

seleccionadas las vistas que vamos a crear y el tipo de material)

 Material de referencia: podemos crear un material con referencia a otro, para

ello copiamos información de ese material de referencia, para realizar la

creación del nuevo material.

 Perfiles: a nivel de usuario se determina que tipo de material vamos a usar o

crear.

 Entrada colectiva de datos de almacén: nos permite crear o ampliar de forma

colectiva a nivel de almacén sin necesidad de ingresarlos de manera individual.

(crear un material de forma colectiva en distintos almacenes)

 Actualización en masa: SAP permite actualizar materiales o códigos de forma

masiva.
 Maestro de proveedores

Es la base de datos que almacena y registra información financiera, condiciones de

pagos, datos de contacto y condiciones de compra de acreedores. En SAP se puede crear

maestro proveedor a nivel de organización de compras y a nivel de centro (contable y

financiera)
A nivel de mandante (datos generales)

 Dirección del proveedor

 Comunicación: teléfonos, correos electrónicos.

 Datos de control: domicilio fiscal, RUC.

A nivel de organización de compras (datos de compra)

 Condiciones: línea de crédito, descuentos

 Incoterms: condiciones para procesos de importación

 Valor mínimo de pedido: cantidad mínima de pedido que recepcionaremos

al proveedor

A nivel de sociedad (contable)

 Datos de banco: en que banco hacemos el pago al proveedor

 Control de pagos: si el pago se realiza en cheque o transferencias.

 Gestión de la cuenta: la cuenta contable a la cual nosotros hacemos la

recepción del material o la que hacemos el pago al proveedor

 Retenciones: de impuestos que se realizan al proveedor al momento de hacer

el pago al proveedor.
Proveedor CPD = Proveedor esporádico
 En el modulo MM el unico y mas usado es el interlocutor PROVEEDOR DE

MERCANCIA

Maestro de servicios

Es la data que se usa para el aprovisionamiento de servicios.

Maestro de compras

Es una base de datos de información que se utiliza para realizar el proceso de

adquisición dentro del proceso de aprovisionamiento. Lo mas importante son las

condiciones de compra.
 Las condiciones de compras son datos maestros donde guardamos información del

precio, descuentos o recargos de acuerdo al tipo de condición que se registra.

Contrato marco: de define condiciones de precio a lo largo del tiempo, a lo largo de un

año de tal fecha a tal fecha, y el precio va a ser variable a lo largo del periodo que es

temporal.
Esquema de cálculo:

El esquema de calculo esta conformado por distintas clases de condiciones que van a

sumar o van a restar al precio de acuerdo a la definición de cálculo de cada condición.

Registro info de compra: Es un registro que asocia información de un proveedor y un

material especifico y se procede a guardar en una organización de compra (es como un

historial del proveedor, el cual determina que material provee, en que tiempo lo provee

y las condiciones que ofrece, además de cuál fue el último pedido o compra que se le

realizó)
Evaluacion tema 2 – maestro de materiales y proveedor
 TEMA 3 – APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL DE STOCK

Solicitud de pedido para material de stock

1. ME51N Solicitud de pedido: Transacción estándar de SAP, Es un documento de

requisición interno donde se solicita a gerencia o área de compras la adquisición

de material o servicios. “Cuando se habla de material de inventario es un

material que vamos a ver en cantidades y en valor”

a) Creación manual a través del usuario

b) Automática en la planificación de necesidades / ordenes de fabricación

Si anteriormente se ha realizado algún pedido, solicitud de pedido o contrato marco,

estos documentos se pueden tomar como referencia para la nueva solicitud de pedido

que se realizará.
Características de la solicitud de pedido:

a. Cuando se crea la solicitud de pedido de un material valorado, el precio se

extrae del registro maestro de materiales.

b. El material no valorado o sin registro maestro, se debe colocar la valoración

de forma manual

c. La liberación se puede referir al valor de la posición individual

d. Si existe una estrategia de liberación definida, puede crear una solped o puede

crear un pedido con referencia a una solped, solo después que halla sido

liberado la misma

Liberación de solicitud de pedido

Es un proceso de aprobación que realiza una persona autorizada para liberar,

basándose en la información y criterios correspondientes a las posiciones de pedido (se

puede liberar de forma individual y colectiva)

Tres condiciones de liberación

- Estrategia de liberación: debe definirse una estrategia de liberación para las

solicitudes de pedido en el cuztomizing para compras en solicitudes de pedido

- Versión concluida: si ha activado la gestión de versiones en el cuztomizing para

compras, para solicitudes de pedidos y liberación por posición

- Parámetro de seguridad: se asigna un grupo y código de liberación para los

usuarios liberadores en su perfil de seguridad, como parámetro de autorización

único para cada nivel de liberación.

ME41N Petición de oferta

Documento mediante el cual la organización de compras solicita al proveedor una

propuesta de cotización para la adquisición de un material o servicio

Estructura:

a) Cabecera de la petición de oferta: contiene información general sobre la

petición de oferta (dirección del proveedor)

b) Posiciones: contiene las cantidades totales y las fechas de entrega para los

materiales o servicios especificados en la petición de oferta.

Nota: a diferencia de otros documentos de compras, el usuario no puede introducir

imputaciones en la petición de oferta

Petición de oferta – número de licitación

El N° de licitación vincula varias peticiones de ofertas que pertenecen a la misma

solicitud, facilitando el análisis de las ofertas en función a este número, el mismo puede

ser alfanumérico.
ME21N Pedido de compras

Formas de realizar un pedido

Evaluación tema 3
EXAMEN TEMA 4
EXAMEN TEMA 5
EXAMEN TEMA 6