TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA

FICHA 1852636

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE AA7 EV 5 MANUAL PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS

PRESENTADO A INSTRUCTOR:

NURY MEJIA SALAZAR

INTEGRANTES:

NELSON ANDRÉS SÁNCHEZ LOZANO

DIEGO ANDRES REYES CASTILLO
LUIS ORLANDO CHAVARRO RODRIGUEZ
LUIS ALFREDO ESPINOSA

BOGOTÁ D.C

2019

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 TABLA DE CONTENIDO

Introducción

Objetivos

Diagrama de flujo

Planteamiento del manual de procesos y procedimientos

Manual de procesos y procedimientos

Conclusiones

Bibliografía

P á g i n a 2 | 23
 INTRODUCCIÓN

Los conocimientos y el flujo de información implementada en cualquier empresa

hacen de la misma un organismo competitivo en cualquier proceso logístico que se
emprenda. Cualquier información y su relación con los procesos y políticas de las
empresas las hacen solidas en cualquier toma de decisiones, y todo tipo de sistema
de comunicación y planeación dada debe ser captado para poner en práctica. En
este trabajo se tratan temas relacionados con los procesos logísticos,
aprovisionamiento, y distribución de mercancía de diferentes proveedores teniendo
en cuenta que cada uno de los mismos conlleva a un proceso logístico diferente por
temas de transporte. Ejemplo carga sobredimensionada, productos industriales,
fármacos etc.

De igual manera en esta evidencia podremos ver el manual de procedimiento para

el proceso logístico de una empresa de mensajería, en este se encontraran el
paso a paso del mismo y de sus subprocesos, para tener un énfasis más puntual
de su realización.

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 OBJETIVOS

-Identificar los procesos logísticos y los aspectos relevantes para el diseño de

procesos.

-Diseñar un sistema de información, básico entendible y aplicable por todo el

personal.

-Estudiar un paso a paso de procesos para anteponerse a cualquier eventualidad

saliendo a flote.

- Definir la logística para la distribución estratégica.

-Enfocar a cada miembro activo de TCC “Transportadora Comercial Colombia”

Como un analista de calidad direccionado en mantener una proyección de buenas
prácticas.

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 FLUJOGRAMA DE PROCESO LOGISTICO

PLANEACION CONTROL INTERNO DE

MARKETING
(SOLICITUD DEL CLIENTE )
PLANEACION DE RECOGIDAS PLANEACION DE ENTREGAS
RECEPCIÓN DE
ESTABLECEMOS LA MEJOR RUTA EN SE ASIGNA LA ENTREGA A LA RUTA
EL RUTO GRAMA PARA EVITAR NOVEDADES CORTRESPONDIENTE CON EL FIN DE NO
AVERÍAS Y UN MENOR TIEMPO DE GENERAR CONTRATIEMPOS DE
LLEGADA ENTREGA.

MONITOREO
DIRECCION OPERATIVA
CLASIFICACION DE
NOVEDADES
ALISTAMIENTO DE VEHICULOS

SE REALIZA UN MONITOREO
CONSTANTE DESDE EL MONETO QUE
SE REALIZA LA RECOGIDA HASTA QUE
(AREA DEL PROCESO OPERATIVO ) SE CLASIFICAN LOS CARROS Y SE
ALISTAN CON LA MERCANCIA
CORRESPONDIENTE.
LLEGA AL AREA DE DESCARGUE.

Se clasifica de acuerdo a la MONITOREO

DESCARGUE DE MERCANCIA complejidad de la
novedad. SE REALIZA UN MONITOREO
SE REALIZA AL MOMENTO DE LLEGAR CONSTANTE DESDE EL MOMENTO
A BODEGA ES SU RESPECTIVO QUE SALE DE LA BODEGA HASTA QUE
MUELLE. LLEGA AL CLIENTE.

AREA DE RECOGIDAS
ALISTAMIENTO AREA DE NOVEDADES
Se informa en tiempo
real con el fin de dar una AREA DE ENTREGAS
ENTREGA AL CLIENTE FINAL
SE HACE UN EMBALAJE EN ESTIBAS Y pronta solución
ESTANTES, LUEGO SE ROTULA.

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PLANTEAMIENTO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Este manual nos ayuda a ver cada paso que se elabora en el área operativa de la
compañía así como sus tiempos, personal a cargo y áreas encargadas, de igual
forma ayuda al personal nuevo a tener mayor claridad con cada uno de ellos
facilitando cada proceso y subproceso que deban desarrollar en sus labores, de la
misma manera con esta podemos ver que procesos requieren de un cambio para
mejorar tiempos y condiciones tanto para el cliente como para los colaboradores
de la compañía, brindándonos una oportunidad de mejora continua y un alto grado
de calidad para todos, pero especialmente para nuestros clientes.

A continuación damos inicio al manual correspondiente para el área logística y los

subprocesos correspondiente, acompañado del personal que desempeña cada
función el Área encargada y las herramientas tecnológicas requeridas para cada
uno de ellos.

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 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA ENTREGAS RECOGIDAS Y NOVEDADES

En este manual se encontraran el debido procedimiento que se debe tener en el

proceso logístico de la empresa transportadora comercial Colombia TCC y en sus
respectivos subprocesos.
A continuación describiremos los procesos principales y sus áreas encargadas:
1 Área Logística de Recogidas, Proceso recogidas y recepción de Mercancía.
2. Área Logística de Novedades. Proceso de Solución de Novedades.
3. Área de Despacho, Proceso de Entrega de Mercancía.

A continuación veremos la descripción paso a paso de cada proceso y

subproceso.

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 PROCESO DE RECOGIDA

El proceso de Recogidas se pretende hacer recepción de la mercancía del cliente

desde el momento de la solicitud de envió, este proceso contempla 4 subprocesos
que son:

1. Planeación de Recogidas
2. Monitoreo.
3. Descargue de Mercancía
4. Alistamiento.

Para llevar a cabo estos subprocesos debemos tener en cuenta el área en el que
se realizará, las personas autorizadas, y los medios tecnológicos.

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1. Planeación de Recogidas

Este subproceso es el que nos permite realizar una debida planeación

estratégica para recoger la mercancía desde el punto que el cliente inicial
disponga, hasta el punto de llegada que sería una de las bodegas autorizadas
de la empresa, para esto daremos un paso a paso:
 Solicitud del cliente. Al momento que el cliente realiza la solicitud de envió
se procede a diligenciar un formato de control con las características del
nombre del cliente, dirección de cliente, dirección del destino, nombre o
razón social del destinatario, número de documento del cliente y
destinatario, número de teléfono y dimensiones al igual que peso de la
mercancía, de igual forma tipo de mercancía.

 El formulario se sube diligenciado al sistema operativo interno de la

empresa.

 El planeador o planeadores disponen de este formulario para realizar la

respectiva ruta que se debe tomar para llegar al cliente y retornar a la
bodega a través de un sistema satelital y ruto grama establecido.

 El programador o programadores deben tomar la mejor ruta garantizando

que la mercancía enviada llegue en el mejor estado para evitar averías y en
el menor tiempo.

 Ya terminado el trabajo de los planeadores se pasa al proceso de

monitoreo.

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2. Monitoreo

Después de realizar el proceso de planeación procedemos a pasar al monitoreo,

este proceso es clave a la hora del seguimiento del vehículo desde el momento
que realiza la recogida hasta el momento que llega al muelle este nos sirve para
evitar posibles robos, novedades improvistas, tiempos de llegada de la mercancía
hasta la bodega.

 Al momento que finaliza el proceso de recogidas el monitor o encargado de

cámaras satelitales, ubica el vehículo por GPS en el mapa que esta en
sistema interno de la compañía.

 Después de ubicarlo le hace un seguimiento paso a paso para evitar

contingencias y riesgos que puedan aparecer de una manera inesperada al
igual que demoras en tiempo real.

 Si se presenta alguna novedad él debe informarla de inmediato al área

encargada de las novedades para darle una solución ágil y oportuna

 Después de presentar la novedad sigue el vehículo hasta le momento de la

solución y da vías alternas para su gestiona miento si se trata de un
taponamiento vial.

 Este proceso finaliza al momento que el vehículo llega a la bodega.

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 2. Descargue de Mercancía

El descargue de mercancía empieza desde le moneo que llega el carro con su

mercancía, esta nos permite tener un mayor orden y saber en qué estado llego la
mercancía del cliente inicial.

 Cuando el vehículo entra a la bodega se debe asignara un muelle donde se

pueda descargar la mercancía, para esto hay un personal encargado que
saben cuáles son los muelles disponibles y en qué orden deben ingresar.

 Cuando el vehículo se encuentra parqueado y seguro se procede a retirar

toda la mercancía que trae un su furgón, esto lo realizan los auxiliares
operativos con ayuda de estibas, gatos hidráulicos y montacargas
dependiendo la mercancía.

 Después del descargue total del vehículo se realiza un inventario

verificando el estado de la mercancía y las unidades que llevaban desde el
momento que se recogió del cliente, para este se debe tener en cuenta el
formulario que diligencio el cliente al momento de la solicitud.

 Si se presenta alguna novedad se envía al área de novedades para que

den solución y poder seguir con el siguiente proceso.

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3. Alistamiento

Este proceso lo iniciamos al momento de tener toda la mercancía

completamente descargada en el muelle, el cual nos permite tener un
mayor control de inventario y almacenamiento hasta el momento de
enviarlo despacho, y mejor manejo de la mercancía para evitar averías
futuras.

1. En este punto nos disponemos a realizar una asignación para su

respectiva ubicación.

2. Después de tener la ubicación procedemos a encajar la mercancía

en pallets para así poderla unificar y realizar su respectivo picking.

3. Luego la ubicamos en los racks anteriormente asignados.

4. Para la ubicación en los racks se usa las montacargas y estas están

dirigidas por un personal autorizado y certificado para su manejo.

5. Para finalizar este proceso concluimos con subir la información al

sistema interno sobre el inventario y estado de la mercancía que ya
esta asignada.

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 PROCESO DE NOVEDADES

El proceso de Novedades abarca desde el momento que el cliente genera

el pedido y realiza su debida inscripción, hasta el momento de la entrega al
cliente final, esta área es de vital importancia puesto que ella nos permite
dar solución en tiempo real a los contratiempos que se puedan presentar en
los otros procesos y así evitar una demora o una perdida tanto para la
empresa como para el cliente.

Para este proceso contamos con unos subproceso que son tres

1. Recepción de Novedades
2. Clasificación de Novedades
3. Solución de Novedades

Para llevar a cabo estos subprocesos debemos tener en cuenta el área en el que
se realizará, las personas autorizadas, y los medios tecnológicos.

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 Recepción de Novedades:

En la oficina de recepción de novedades los auxiliares logísticos así como la gente

de servicio al cliente entregan todas las novedades que se presenten en los
procesos, aquí los reciben el personal encargado de la notificar dichas
eventualidades y recepcionarlas dando un formato a todos aquellos que las
radiquen, indicando el motivo, la hora, el cliente, el nombre del funcionario y otros
datos que en este se encuentren, para que de esta manera el ellos puedan
ingresarla al sistema y enviarla a los operadores asignados para su respectiva
clasificación.

Este subproceso se lleva a cabo en las oficias ubicadas en los muelles de cada
bodega de la compañía, y se encuentran a cargo del director operativo al igual que
los dos líderes de área y seis operarios que manejan turnos rotativos, pues esta
área debe funcionar las 24 horas del día.

El paso a paso debe ser el siguiente:

 Acercarse al área de recepción de Novedades.

 Diligenciar el formato que le operario le entrega el cual debe tener

nombre del funcionario, Nombre del clilente, descripción de la
novedad, hora y fecha.

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  Debe estar correctamente diligenciada sin tachones ni
enmendaduras.

 Se hace la respectiva radicación, de la novedad.

Clasificación De Novedades

Cuando ya tenemos una novedad recepcionada la pasamos al área de

clasificación la cual evalúa, que tipo de novedad es, pues se pueden clasificar por
tiempo de entrega y /o tipo de mercancía cuando se clasifica la planteamos en
tiempo real, para que el cliente remitente brinde una pronta respuesta y no pierda
la trazabilidad de la mercancía, teniendo en cuenta que cada unidad debe
presentar un cambio de ubicación con el fin de tener conocimiento de su posición.

 Se recibe de la recepción de novedades.

 La clasificamos respectivamente y daos aviso al cliente remitente.

 El Cliente remitente nos brinda una respuesta y esta la ingresamos al

sistema al igual que los pasos anteriores para verificar un control
interno de calidad.

 Al terminar la clasificación remitimos a área de solución de

novedades.

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Solución de Novedades

Esta área se encarga de dar solución a todas las novedades que se presenten el
menor tiempo posible para evitar retrasos en la operación y dificultades tanto para
el cliente remitente como para el cliente final.
Este se debe llevar acabo de la siguiente manera:

 Se remite las novedades al área de solución de novedades.

 Estas novedades que ya están clasificadas se evalúan para hallarla

la solución más adecuada, ejemplo si se trata de un vehículo que es
el que está transportando la mercancía se procede a enviar otro para
trasferir dicha mercancía al que lo reemplace, y si es por temas de
entrega se evalúa con el cliente remitente para que este nos informe
cual debe ser el procedimiento con el cliente final.

 Al terminar se notifica todo el proceso y la solución dada en el

sistema interno de la empresa, y a las áreas correspondientes que
generaron la novedad.

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 PROCESO DE ENTREGA

Teniendo en cuenta la planeación de entregas se realiza un enrutamiento a cada

uno de los vehículos de acuerdo a la zona correspondiente con el fin de dar
cumplimiento a las entregas en sus horarios correspondientes o pactados con los
clientes.

 Al tener la planeación de la ruta procedemos a hacer el cargue de los

vehículos con las unidades asignadas verificándolas por una planilla
de entregas y con medios tecnológicos que nos indica si la
mercancía corresponde o no a nuestras entregas con el fin de
minimizar el cargue de mercancía trocada.

 Al realizar en fin del cargue (verificación de papelería, unidades,

estado del vehículo) no dirigimos a los clientes según el plan de ruta.

Para este proceso debemos tener en cuenta los siguientes

subprocesos:

 Planeación de Entregas
 Alistamiento de vehículos
 Monitoreo

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  Entrega final

Planeación De Entregas

Al realizar la verificación de las direcciones y la complejidad de la entrega se

asignan a los vehículos correspondientes (Ejemplo, Centros comerciales, Puerta a
Puerta, Citas, Grandes Superficies.) con el fin de no afectar la promesa de entrega
al cliente.

 Se verifican a que destino va la mercancía y se toma las rutas

indicadas en el ruto grama.

 Se plantea en el sistema interno de la empresa cual es la ruta a

seguir y el tiempo estimado de llegada.

 Se verifica que cada vehículo asignado previamente con la

documentación correspondiente para realizar la entrega.

 Se indica al os correspondientes auxiliares logísticos y conductor del

vehículo la entrega que se deben realizar durante el día.

 Para esta área se encuentra encargado el líder de área y los cuatro

paneados que están asignados con horarios para estar dispuestos
las 24 horas.

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ALISTAMIENTO DE VEHÍCULOS
7. En el momento de realizar el enrutamiento se imprime una planilla de entregas
correspondiente a cada uno de los vehículos con el fin de hacer una verificación
del cargue de cada uno de los ellos, contando con el apoyo de dispositivos
móviles quienes indican cuantas unidades a cargado, ubicación de las unidades
faltantes y unidades cargadas.

 Realizamos una exhaustiva revisión a los vehículos con el fin de brindar

seguridad a nuestro personal.

 En cada uno de los vehículos se deben realizar una inspección con el fin de
constatar que el cargue sea correcto.

 Tomamos reportes de las entregas que llevan a realizar y las que

presentaron algún tipo de novedad.

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MONITOREO
8. El monitoreo se le realiza a cada una de las rutas desde el momento que sale
de las instalaciones de la empresa con el fin de tener un control sobre los tiempos
de entrega, novedades, contratiempos y brindar mayor seguridad a cada uno de
los colaboradores.

 Se toma el registro de salida de los vehículos, los cuales desde que salen
de la empresa se les ase un seguimiento riguroso con el fin de constatar
que la información que brinden sea la correcta.

 El monitoreo también se realiza con el fin de verificar que los colaboradores

no se evadan de las rutas y no tengas perdida deliberada de tiempo.

 Cada uno de los vehículos cuenta con un botón de pánico que indica
cuando se presenta una situación insegura y poder actuar desde el centro
de operaciones.

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ENTREGA FINAL
9. Cada ruta cuentas con dispositivos móviles que nos permiten cumplir las
remesas o documentos soportes en línea con el fin de que el cliente pueda tener
constancia física y virtual.

 Los funcionarios deben verificar que la persona que les recibe la mercancía
sea la indicada con el fin de evitar robos, fraudes, suplantaciones.

 Cada una de las entregas debe ser reportada en tiempo real con el fin de
que los clientes la puedan constatar on line.

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  Nuestros medios tecnológicos tienen la función de capturar fotos y subirlas
a nuestra página web para que el cliente constate la efectividad de la
entrega.

CONCLUSIONES

Con este trabajo podemos ver que los manuales de procesos y procedimientos de
una empresa son claves para el desarrollo de cada uno de ellos, describiendo
detalladamente como se deben realizar y así mismo mostrar a los trabajadores
dichos procesos para que se efectúen de una manera sólida y así evitar
reprocesos perdidas finales para la empresa y para el cliente de igual forma
evidenciar cuales se pueden modificar para hacer más eficiente cada proceso.

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 BIBLIOGRAFÍA

https://www.tcc.com.co/proceso-de-envio-y-recepcion-de-mercancias/

https://docplayer.es/9391877-Flujograma-del-servicio-de-transporte-de-carga-traslados-y-
logistica-peru-s-a-c-trasladosperu.html

http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/4769/2/QuirogaHortaJohnJairo2016.pdf

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